Vytvoření hybridního pracovního postupu příjemců

Spojte postupné směrování s paralelní účastí, aby se složité smlouvy dostaly ke správným lidem ve správný čas.

Hybridní pracovní postupy příjemců pomáhají odesílatelům vytvářet smlouvy, kde někteří příjemci jednají postupně a jiní jednají během stejného kroku směrování. Použijte tento pracovní postup, když jeden příjemce musí dokončit svou akci před tím, než může jednat skupina, nebo když několik příjemců musí jednat před tím, než se smlouva přesune k dalšímu kroku.

Adobe Acrobat Sign podporuje hybridní pracovní postupy kombinací postupného směrování se skupinami příjemců. Skupina příjemců představuje jeden krok příjemce v pořadí směrování a obsahuje více příjemců, kteří získají přístup ke smlouvě současně. Smlouva se posune vpřed poté, co skupina příjemců dokončí požadovanou akci.

Na úvod

• Hybridní směrování příjemců musí povolit administrátor.
• Zahajte smlouvu jako postupný tok podepisování před přidáním kroku skupiny paralelních příjemců.
• Před odesláním smlouvy potvrďte pořadí příjemců.
• Pro optimální výkon a správu udržujte hybridní pracovní postupy pod 50 celkovými účastníky.
• Elektronická razítka nejsou podporována v hybridních pracovních postupech podpisů.

Jak fungují hybridní pracovní postupy příjemců

Hybridní pracovní postup začíná strukturou postupného směrování. Jeden nebo více kroků v této sekvenci může zahrnovat skupinu příjemců, což umožňuje více příjemcům jednat během stejného kroku.

Například hybridní pracovní postup může směrovat takto:

• Příjemci 1-3 jsou skupina pro paralelní podpis se třemi členy. 
  • Tři členové skupiny jsou upozorněni současně a mohou dokončit své akce v jakémkoli pořadí v rámci skupiny.
  • Všichni členové musí dokončit své akce před tím, než se proces podpisu přesune k dalšímu příjemci.   
• Příjemce 4 je individuální příjemce.
• Příjemce 5 je skupina příjemců se třemi členy.  
  • Všichni tři členové skupiny jsou upozorněni současně. 
  • K přesunutí toku podpisů k dalšímu příjemci je potřeba pouze první člen, který dokončí akci skupiny.
• Příjemce 6 je individuální příjemce.

(Viz vzorek 3 níže)

Vytvořit hybridní pracovní postup

Hybridní pracovní postup začíná sekvenčním pořadím podepisování. Po povolení pořadí podepisování může každý krok směrování obsahovat jednotlivého příjemce, paralelní skupinu příjemců nebo skupinu příjemců.
Použijte skupinový krok všude tam, kde musí jednat více lidí, než se smlouva posune vpřed.

Zkontrolovat počet účastníků před odesláním

Pro optimální výkon by hybridní pracovní postupy měly zahrnovat méně než 50 účastníků celkem. Počítejte každého jednotlivého příjemce a každého člena skupiny příjemců do celkového počtu.

Například:

• 5 jednotlivých příjemců = 5 účastníků.
• 1 skupina příjemců s 10 členy = 10 účastníků.
• 1 paralelní skupina se 3 členy = 3 účastníci.
• 5 individuálních příjemců plus jedna 10členná skupina příjemců plus jedna 3členná paralelní skupina = celkem 18 účastníků.

Větší hybridní pracovní postupy mohou být obtížněji kontrolovatelné, upravitelné a řešitelné. Jejich zpracování může také trvat déle, zejména pokud je dohoda upravena poté, co je odeslána.

Pokud pracovní postup vyžaduje 50 nebo více účastníků, zvažte rozdělení procesu na samostatné dohody nebo zjednodušení struktury směrování před odesláním.

Osvědčené postupy

• Použijte hybridní pracovní postupy, když záleží na pořadí podepisování, ale více příjemců musí jednat během stejné fáze.
• Použijte paralelní skupinu příjemců, když každý příjemce v kroku musí dokončit svou akci.
• Použijte skupinu příjemců, když kterýkoli povolený člen skupiny může jednat v rámci jednoho kroku příjemce.
• Použijte jasné názvy skupin, aby odesílatelé a správci mohli později porozumět sekvenci směrování.
• Udržte počet účastníků pod 50, kdykoli je to možné.
• Zkontrolujte pořadí příjemců před odesláním.
• Použijte vlastní pracovní postupy odesílání pro opakovatelné, obchodně kritické vzorce směrování, které by neměly být pokaždé znovu vytvářeny ručně.
• Vyhněte se přidávání velkých skupin, pokud členové skutečně nepotřebují účastnit se stejného kroku dohody.

Co je třeba vědět před odesláním

• Hybridní pracovní postup musí začínat jako postupné podepisování.
• Paralelní skupina příjemců obsahuje více individuálních příjemců ve stejném kroku směrování. Všichni příjemci v paralelní skupině příjemců musí dokončit své úkony před tím, než se smlouva posune vpřed.
• Členové paralelní skupiny příjemců mohou dokončit své akce v libovolném pořadí.
• Skupina příjemců je jeden krok s více členy skupiny.
• Dokončení skupiny příjemců závisí na konfiguraci skupiny. Pokud je vyžadován pouze jeden člen, dohoda se posune vpřed poté, co jeden člen dokončí akci skupiny.
• Hybridní pracovní postup může zahrnovat jednu nebo více paralelních skupin příjemců nebo skupin příjemců v závislosti na potřebách směrování dohody.
• Spočítejte každého individuálního příjemce a každého člena skupiny příjemců při kontrole celkového počtu účastníků.
• Doporučení méně než 50 účastníků je doporučení osvědčených postupů pro výkon a spravovatelnost, ne pevný systémový limit.
• Rozsáhlejší hybridní pracovní postupy může být obtížnější kontrolovat, upravovat a řešit jejich problémy, zejména po odeslání.
• Elektronická razítka nejsou v hybridních pracovních postupech podpisu podporována.