Přehled
U mnohých dohod (například daňových dokladů, dokumentů pro katastrální úřad, plných mocí, převodů majetku apod.) je nutné, aby příjemce podepsal dohodu za přítomnosti osvědčujícího. Osvědčujícím může být téměř jakákoli fyzicky přítomná osoba, která sleduje podepisujícího, jak připojuje svůj podpis.
Služba Acrobat Sign poskytuje v procesu konfigurace volitelnou „roli“, která vloží příjemce s funkcí „podepisujícího“ s přidruženým příjemcem s funkcí „osvědčujícího“, kterého musí podepisující definovat.
- Než si podepisující může dohodu prohlédnout, musí uvést jméno a e-mailovou adresu osvědčujícího.
- Poté, co podepisující dokončí proces podepsání, obdrží osvědčující e-mail s žádostí o osvědčující ověření procesu podepsání. Osvědčující je před zahájením interakce s dohodou vyzván, aby zkontroloval své jméno a e-mailovou adresu.
- Osvědčujícímu lze přiřadit další pole pro zaznamenání jakýchkoli informací, které jsou požadovány v souladu s předpisy.
Dostupnost:
Role Podepsat s osvědčujícím je dostupná pouze pro podnikové licenční plány.
Rozsah konfigurace:
Roli osvědčujícího lze aktivovat na úrovních účtu a skupiny.
„Osvědčující“ je někdo jiný než „notář“.
„Osvědčujícím“ může být jakákoli osoba, která je:
- plnoletá
- duševně zdravá
- nezávislá, nezaujatá a není stranou dohody
- fyzicky přítomná v okamžiku, kdy podepisující připojí svůj podpis k dohodě
Za osvědčující ověření podpisu nesmí být osvědčujícím vyplácena odměna.
„Notář“ je obvykle typem osvědčujícího, který je pověřen řídícím orgánem (např. státem). Proces notářského ověření bývá podstatně formálnější, pokud jde o doložení totožnosti podepisujícího, a obvykle vyžaduje poplatek za provedení.
Služby elektronického notáře jsou také dostupné prostřednictvím služby Acrobat Sign.
Ve spolupráci s právním oddělením si ověřte, zda je v souladu s předpisy vyžadován osvědčující nebo notář.
Jak odesílatelé přidají elektronického osvědčujícího do dohody
Jakmile je role povolena, odesílatelé najdou roli Podepsat s osvědčujícím ve výběrovém seznamu Role na stránce Vytvořit.
Když podepisující vybere roli Podepsat s osvědčujícím, bude pod záznam příjemce doplněn další záznam, který udává, že je vyžadován osvědčující a že podepisující poskytne údaje o osvědčujícím.
Vzhledem k povaze procesu osvědčení a způsobu indexování osvědčujících je podporován pouze sekvenční postup podepisování.
Možnost Podepsat s osvědčujícím není v současné době dostupná v novém prostředí Požádat o podpis.
Pro případy použití, kdy je po osvědčujícím vyžadováno jednorázové heslo (OTP) pro dvoufaktorové ověřování (např. u listin HMLR) je dostupné telefonické ověření.
Telefonické ověření konfiguruje odesílatel při vytváření dohody, ale odesílatel není vyzván k zadání telefonního čísla osvědčujícího. Toto telefonní číslo uvede podepisující při identifikaci osvědčujícího.
Osvědčující musí k ověření použít mobilní telefon, na který je mu doručena textová zpráva (možnost telefonního hovoru je potlačena).
Pokud je použita pevná linka, zobrazí se chybová zpráva informující osvědčujícího, že musí použít mobilní telefon.
Funkce, která zkontroluje, zda je telefon mobilní zařízení, je ve vývoji a očekává se, že bude k dispozici ve verzi připravované na březen 2024.
Ověření osvědčujícího pomocí jednorázového hesla pro dvoufaktorové ověřování je v rozhraní odesílatele volitelné, ale pro firemní použití může být vyžadováno. Informace související s dodržováním předpisů získáte od svého právního týmu.
Pro osvědčujícího lze také přidat soukromé zprávy:
Navrhování vlastních pracovních postupů odesílání
Uživatelé, kteří navrhují vlastní pracovní postupy odesílání, najdou možnost Podepisující s osvědčujícím při výběru nového příjemce v diagramu příjemců.
Při nastavení role Podepisující s osvědčujícím jsou nainstalovány jak objekt podepisující (příjemce), tak objekt osvědčující podepisující (osvědčující příjemce).
Očekává se, že konfigurace osvědčujících v nástroji Návrhář pracovního postupu bude zavedena ve verzi připravované na březen 2024. Současná verze programu Insider Access tuto funkci zatím nepodporuje.
Zkontrolujte, zda dohoda obsahuje požadovaná pole pro osvědčujícího
Tato pole je nutné vložit do dokumentu, pro který je vyžadován podpis osvědčujícího. Pokud není vloženo pole pro podpis osvědčujícího, bude automaticky umístěno na konec dokumentu.
Některé případy použití mohou k provedení platného osvědčení vyžadovat od osvědčujících další informace. O které informace se jedná, určete ve spolupráci s právním týmem. Přidejte pole pro zaznamenání těchto informací, přiřaďte je osvědčujícímu a označte je jako povinná.
Pravidla omezené viditelnosti dokumentů se vztahují na osvědčující, stejně jako na kteréhokoli jiného účastníka. Zobrazit lze pouze soubory, které obsahují pole pro osvědčujícího.
Vytváření v aplikaci: Přiřazení polí osvědčujícímu
Prostředí pro vytváření v aplikaci identifikuje osvědčující v pořadí postupu podepisování a poskytuje jim barevné identifikátory v seznamu Příjemci.
Textové značky
Osvědčující jsou s ohledem na indexaci účastníků příjemci. Pokud máte dva příjemce, z nichž každý vyžaduje osvědčujícího, pak:
- První podepisující je _es:signer1
- Osvědčující přiřazený k prvnímu podepisujícímu je _es:signer2
- Druhý podepisující je _es:signer3
- Osvědčující přiřazený k druhému podepisujícímu je _es:signer4
Přiřazení identifikátorů textových značek je v souladu s postupem podepisování příslušné dohody. Indexování na stránce Vytvořit však nezohledňuje osvědčující v rozhraní. (Osvědčující jsou prezentováni jako pomocný záznam identifikovaného příjemce.)
Věnujte čas pečlivému návrhu a testování formulářů, abyste zajistili správné zpracování toku podpisů a přístup účastníků ke správným polím.
Postup podepisujícího příjemce
Postup podepisujícího začíná e-mailem s oznámením, že mu byla zaslána dohoda a že tato dohoda vyžaduje osvědčujícího.
Po výběru tlačítka Zkontrolovat a podepsat a přijetí podmínek použití musí podepisující poskytnout informace o osvědčujícím. Přístup k dohodě bude udělen až po shromáždění informací o osvědčujícím.
Mezi požadované informace o osvědčujícím patří:
- Celé jméno
- E-mailová adresa
- Volitelně: Číslo mobilního telefonu (pokud je pro osvědčujícího nakonfigurováno dvoufaktorové ověřování)
- Telefonní čísla pevných linek vyvolají u osvědčujícího chybu.
Pokud je proces podepisování ukončen před řádným dokončením a je nutné jej opětovně spustit, informace o osvědčujícím budou ztraceny a musí být znovu zadány.
Všimněte si, že pole Potvrďte e-mail nepřijme hodnotu vloženou ze schránky. E-mailovou adresu je nutné zadat ručně.
Postup osvědčujícího
Jakmile podepisující dokončí svůj podpis, je na e-mailovou adresu osvědčujícího odeslán e-mail.
Osvědčující obdrží e-mail, který identifikuje žádost o potvrzení pro dohodu a také podepisujícího, který osvědčujícího navrhl.
Poté, co osvědčující vybere tlačítko Zkontrolovat a podepsat a přijme podmínky použití, je požádán o ověření svých údajů. Teprve poté mu bude udělen přístup k interakci s dohodou.
Po udělení přístupu k dohodě může osvědčující vyplnit všechna pole, která jsou po něm požadována, a připojit svůj podpis.
Během procesu podepisování nesmí osvědčující měnit hodnotu jména, kterou uvedl podepisující, jenž osvědčujícího navrhl.
Osvědčující nemá v žádném okamžiku možnost stáhnout si dohodu a po dokončení procesu osvědčení k ní již nemůže přistupovat. Osvědčujícímu není zaslána žádná příloha e-mailu, a pokud má účet Acrobat Sign, dohoda se na jeho stránce Správa nezobrazí.
Do dokumentu, pro který je vyžadován podpis osvědčujícího, je nutné vložit pole pro osvědčujícího. Pokud není vloženo pole pro podpis osvědčujícího, bude automaticky umístěno na konec dokumentu.
Pokud v místním okně pro ověření osvědčujícího nejsou zjišťovány povolání a adresa osvědčujícího, musíte je přidat jako povinná pole přiřazená osvědčujícímu. Pokud tak neučiníte, může to mít za následek nedodržení předpisů pro osvědčující potvrzení k dohodě.
Pravidla omezené viditelnosti dokumentů se vztahují na osvědčující, stejně jako na kteréhokoli jiného účastníka. Zobrazit lze pouze soubory, které obsahují pole pro osvědčujícího.
Vytváření v aplikaci: Přiřazení polí osvědčujícímu
Prostředí pro vytváření v aplikaci identifikuje osvědčující v pořadí postupu podepisování a poskytuje jim barevné identifikátory v seznamu Příjemci.
Textové značky
Osvědčující jsou s ohledem na indexaci účastníků příjemci. Pokud máte dva příjemce, z nichž každý vyžaduje osvědčujícího, pak:
- První podepisující je _es:signer1
- Osvědčující přiřazený k prvnímu podepisujícímu je _es:signer2
- Druhý podepisující je _es:signer3
- Osvědčující přiřazený k druhému podepisujícímu je _es:signer4
Přiřazení identifikátorů textových značek je v souladu s postupem podepisování příslušné dohody. Indexování na stránce Vytvořit však nezohledňuje osvědčující v rozhraní. (Osvědčující jsou prezentováni jako sekundární záznam identifikovaného příjemce.)
Věnujte čas pečlivému návrhu a testování formulářů, abyste zajistili správné zpracování toku podpisů a přístup účastníků ke správným polím.
Konfigurace
Ovládací prvky pro tuto funkci zpřístupníte přechodem na položku Nastavení účtu > Nastavení odesílání > Povolené role příjemce
Zaškrtněte políčko Umožnit odesílatelům označit příjemce jako podepisující s osvědčujícím.
Tato role je buď povolena, čímž je k ní udělen přístup, nebo nikoli. Žádné další ovládací prvky nejsou k dispozici.
Je-li tento ovládací prvek aktivován, zobrazí se role Podepsat s osvědčujícím v seznamu rolí, který má odesílatel k dispozici na stránce Vytvořit a v návrháři vlastního pracovního postupu odesílání:
Stav na stránce Správa
Když podpisový cyklus čeká na dokončení potvrzení osvědčujícím, je pro dohodu na stránce Správa uveden stav Odesláno k osvědčení.
Uvědomte si, že pro příjemce, kteří nejsou osvědčujícími, je nadále zobrazován stav odpovídající jejich roli v dohodě (Odesláno k podpisu, Odesláno ke schválení atd.).
Seznam Aktivita poskytuje stejné události jako zpráva o auditu, ovšem ve zkrácené formě. Aktivity osvědčujícího jsou jasně označeny, ale událost podepisujícího nezahrnuje požadavek na osvědčujícího.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
