Splnění požadavků HMLR pro listiny podepsané elektronicky

• Všechny strany souhlasí s použitím elektronických podpisů a platformy pro elektronické podpisy (platforma) ve vztahu k listině.
• Všechny strany mají právní zástupce pro převody nemovitostí (s výjimkou úzce vymezených případů).
• Pracovník v oblasti převodu nemovitostí je odpovědný za nastavení a kontrolu procesu podepisování prostřednictvím platformy.

Proces podepisování a datování stanovený v části 13 Příručky 8 je následující:

Advokát, který podává žádost u HMLR, tak činí elektronickými prostředky – obvykle prostřednictvím portálu HMLR – a k žádosti přikládá PDF dokončené listiny.V případě žádosti o první registraci však může být podán výtisk PDF dokumentu s osvědčením, že se jedná o věrnou kopii dokončené listiny.

Advokát podávající žádost (včetně žádosti o první registraci) poskytne následující osvědčení: „Osvědčujem, že podle mých nejlepších znalostí a přesvědčení byly splněny požadavky stanovené v praktickém průvodci 8 pro vyhotovení listin pomocí elektronických podpisů."

Jakýkoli advokát s účtem Acrobat Sign může zahájit tento proces pro všechny strany.Podepisující a svědek nemusí mít vlastní účet Acrobat Sign.

Správce Acrobat Sign pro advokáta může změnit nastavení v aplikaci Acrobat Sign a povolit pracovní postupy, které splňují kroky 1-6 v sekci Přehled pracovního postupu HMLR výše.Tato nastavení jsou uvedena níže v sekci Konfigurace účtu Acrobat Sign.

Oddíl Příprava listiny k podpisu obsahuje důležité pokyny pro:

• přípravě listiny k podpisu před zahájením procesu podepisování;
• zahrnutí předepsaných doložek o vyhotovení a osvědčení do listiny; a
• ochraně důvěrnosti pomocí jedinečné funkce v aplikaci Acrobat Sign nazvané „Omezená viditelnost dokumentu"

Acrobat Sign umožňuje správci účtu změnit nastavení, aby bylo zajištěno, že pracovní postup odpovídá požadavkům sekce 13.3 Praktického průvodce 8.Před odesláním listin k elektronickému vyhotovení pomocí aplikace Acrobat Sign doporučujeme provést následující změny:

• Vyžadovat výslovný souhlas s podepisováním pomocí aplikace Acrobat Sign.Správci účtu mohou nakonfigurovat nastavení Podmínek použití a zveřejnění pro spotřebitele tak, aby vyžadovaly výslovný souhlas (prostřednictvím zaškrtávacího pole) s použitím aplikace Acrobat Sign.To lze vyžadovat buď před zobrazením listiny, nebo před podpisem listiny.
  • Přejděte do části Skupina v nabídce správce
  • Klikněte na skupinu, kterou chcete nakonfigurovat (zobrazí se dostupné akce v horní části seznamu)
  • Klikněte na Nastavení skupiny
    

• Vyberte kartu Předvolby podpisů
• Zaškrtněte možnost Přepsat nastavení účtu pro tuto stránku
  
• Přejděte dolů do sekce Podmínky použití a klikněte na odkaz pro Podepisující
  
• Vyberte jinou možnost než výchozí pro povolení výslovného souhlasu
• Změny uložte

• Zapnout omezenou viditelnost dokumentu: Omezená viditelnost dokumentu (LDV) umožňuje převodníkovi chránit důvěrnost tím, že zajistí, aby svědek mohl zobrazit pouze stránku s podpisem nebo vykonáním (nikoli celou smlouvu) a mohl obdržet pouze kopii auditní stopy související s procesem podepisování; svědek nezíská kopii podepsané smlouvy samotné. Správci účtu mohou povolit nastavení LDV následovně:
  • Přejděte do sekce Skupina v nabídce správce
  • Klikněte na skupinu, kterou chcete nakonfigurovat (zobrazí se dostupné akce v horní části seznamu)
  • Klikněte na akci Nastavení skupiny
    
  • Klikněte na možnost Group Settings v nabídce skupiny
  • Zaškrtněte možnost Přepsat nastavení účtu pro tuto stránku
    
  • Přejděte dolů do sekce Omezená viditelnost dokumentu
    
  • Povolit:
    • Podepisující uvidí pouze soubory obsahující podpis, iniciály nebo pole pro zadávání dat, která jim byla přiřazena
    • Autoři podpisu a příjemci kopií v mém účtu uvidí všechny soubory
  • Uložte změny
    

• Vytvořte šablonu zprávy (volitelné): Můžete si vytvořit šablonu zprávy, která pomůže právníkům zabývajícím se převody nemovitostí ušetřit čas při odesílání dokumentu k podpisu.Šablona může automaticky naplnit tělo e-mailu standardní zprávou a předmětem.
  • Přejděte do sekce Skupina v nabídce správce
  • Klikněte na skupinu, kterou chcete nakonfigurovat (zobrazí se dostupné akce v horní části seznamu)
  • Klikněte na akci Nastavení skupiny
    
  • Klikněte na možnost Šablony zpráv v nabídce skupiny
  • Klikněte na + pro vytvoření nové zprávy a postupujte podle pokynů pro vytvoření nové šablony

Konečná verze listiny by měla být nahrána do Acrobat Sign právníkem, aby strany mohly podepsat v souladu s předepsanými kroky uvedenými v části 13 Praktického průvodce 8.

Část 13 předpokládá, že signatář podepisuje ve fyzické přítomnosti svědka, který podpis osvědčuje.Čas a datum každého podpisu je zaznamenán v digitální auditní stopě Acrobat Sign.Po dokončení procesu podepisování musí právník datovat listinu v platformě Adobe Acrobat Sign datem, kdy nabývá účinnosti.Datování listiny bude představovat předání dokumentu jako listiny stranami.

Existují tři důležité aspekty pro právníka řídícího proces podepisování:

• Pro využití nastavení LDV by měla být konečná verze listiny a její stránka s podpisy připraveny jako samostatné soubory a nahrány společně do Acrobat Sign.Acrobat Sign automaticky kombinuje více souborů do jednoho dokumentu během procesu podepisování.Nastavení LDV umožňují právníkům prezentovat různé části dokumentu signatářům a svědkům během procesu podepisování.
• Část 2.2 Praktického průvodce 8 předepisuje formu klauzulí pro vykonání a osvědčení pro ruční vykonání listin jednotlivci.Tyto klauzule by měly být také použity, když je listina vykonána elektronicky.Pro zajištění jistoty, že svědek byl fyzicky přítomen, když signatář podepsal, by měl právník zahrnout přímo pod údaje svědka v samotné listině následující prohlášení od svědka: „Byl jsem fyzicky přítomen jako svědek, když signatář připojil svůj podpis k této listině".
• Část 13 Praktického průvodce 8 také zavazuje právníka osvědčit, že požadavky HLMR byly řádně splněny.Osvědčení právníka je podáno společně s žádostí do HMLR o registraci listiny.V části 16 Praktického průvodce 8 HMLR uvedl, že následující osvědčení by bylo ‚vhodné':

„Osvědčujem, že podle mého nejlepšího vědomí a přesvědčení byly splněny požadavky stanovené v praktickém průvodci 8 pro vykonání listin pomocí elektronických podpisů."

Dodržováním procesu podepisování uvedeného níže - a spoléháním na digitální auditní stopu Acrobat Sign - může být právník jistý poskytnutím svého osvědčení do HMLR.

Řízení procesu podepisování

Ceremonie podpisu se může konat se všemi stranami ve stejné kanceláři nebo s podepisujícím a svědkem na vzdáleném místě. Níže uvedená sekce o Protokolu auditu podrobně popisuje, jak může Acrobat Sign ověřit, že svědek byl fyzicky přítomen při podpisování listiny podepisujícím.

Když jsou podepisující a svědek na vzdáleném místě (tj. nejsou na stejném místě s advokátem), Adobe Acrobat Sign je nakonfigurován tak, aby poskytl advokátovi ujištění, které potřebuje, že proces podepisování dodržuje požadavky Příručky postupů č. 8.

Otevřete e-mail
První podepisující obdrží e-mail do své schránky.

• Podepisující klikne na tlačítko Zkontrolovat a podepsat

• Pokud právník vybral ověření telefonem během fáze přípravy listiny, kliknutí na tlačítko Zkontrolovat a podepsat zahájí proces ověření jednorázovým kódem
• Podepisující klikne na Odeslat kód

Acrobat Sign odešle šestimístné jednorázové heslo na telefonní číslo určené právníkem během procesu přípravy listiny.

• Podepisující zadá kód a klikne na OK

• Podepisující vyplní všechna přiřazená pole v dokumentu a poté připojí svůj elektronický podpis pomocí jedné z možností poskytovaných aplikací Acrobat Sign:
  
  • Napsáním svého jména
    
  • Kreslením na dotykovou obrazovku zařízení, které drží
  • Nahráním obrázku podpisu
    
• Po podpisu kliknou na tlačítko Použít

• Pokud byly nastaveny zásady výslovného souhlasu, podepisující je vyzván k přijetí Podmínek použití, které může právní zástupce přizpůsobit.

• Podepisující osoba je přesměrována na novou webovou stránku, která ji informuje o tom, že její podpis byl použit a která uvádí, kdo bude podepisovat jako další.

• Podepisující, který určí svědka, poté obdrží druhý e-mail vyzývající ho k delegování pole podpisu na svědka
  
  • Kliknou na tlačítko Zkontrolovat a delegovat k podpisu a zahájí proces delegování

• Delegující podepisující pak poskytuje:
  • E-mail pro svědka
    
  • Telefonní číslo pro svědka
  • Volitelnou zprávu pro svědka
• Po konfiguraci delegování klikněte na Delegovat
  

• Svědek obdrží e-mail od aplikace Acrobat Sign na e-mailovou adresu poskytnutou podepisujícím, která jej vyzývá k kontrole a podepsání smlouvy.

• Svědek je vyzván k identifikaci pomocí šestimístného jednorázového hesla odeslaného na číslo zadané podepisujícím

• Smlouva se otevře přímo na stránce podpisu a zbytek smlouvy pro svědka není viditelný.

• Nakonec je smlouva předána právníkovi, který do vyhrazeného pole přidá datum, kdy nabývá účinnosti.
• Když všechny strany dokončí proces podepisování, obdrží e-mail s výzvou ke stažení kopie finální elektronicky podepsané smlouvy a související digitální auditní stopy.
• Svědek má naproti tomu nárok pouze na stažení stránky s podpisem a auditní stopy související se stránkou podpisu.

Auditní zpráva je úplným záznamem každé události vztahující se k procesu podepisování. Obsahuje důležité důkazy pro právníky týkající se mimo jiné identity podepisujících a svědků, času podpisu, e-mailových a IP adres.

Zobrazuje:

• Komu byl dokument (listina) odeslán e-mailem a v kolik hodin byl odeslán.
• Kdo dokument zobrazil a kdy.
• Skutečnost, že byl povolen režim „Omezená viditelnost".
• Skutečnost, že signatář (a případní svědci) získali přístup k dokumentu po ověření mobilního telefonu (Upozorňujeme, že telefonní číslo je částečně skryto kvůli dodržování GDPR)
• Skutečnost, že signatář souhlasil s podmínkami použití.
• Čas a IP adresa použitá při podpisu dokumentu.
• E-mailová adresa svědka a použití ověření mobilního telefonu.
• Čas, kdy byl finální dokument (listina) odeslán e-mailem příslušným stranám.

Odborníci na převod nemovitostí by měli mít na paměti, že IP adresa nemůže být vždy považována za průkazný důkaz toho, že se jednotlivci nacházeli na stejném místě v okamžiku podpisu, pokud například signatář používá mobilní připojení a svědek používá síť Wi-Fi.

Proto může být vhodnější zorganizovat proces podepisování na jednom zařízení nebo požadovat, aby byla všechna zařízení připojena ke stejné síti Wi-Fi a aby nebyla použita žádná funkce VPN.