Navrhněte vlastní stránku Vytvořit pomocí nástroje Návrhář vlastních pracovních postupů.
V podnikových účtech mohou všichni uživatelé vytvářet vlastní stránky Vytvořit pomocí nástroje Návrhář vlastních pracovních postupů , je-li tato možnost povolena.
Vlastní stránky Vytvořit mohou sahat od jednoduchých, přizpůsobených šablon kompozice (včetně detailů podpisu, doby vypršení platnosti, osobních zpráv atd.) až po složité hybridní pracovní postupy s více podpisy, které prosazují přísné dodržování zásad společnosti.
- Správci účtů mohou vytvářet pracovní postupy pro celý účet nebo konkrétní skupiny.
- Správci skupin mohou vytvářet pracovní postupy pro přiřazené skupiny.
- Uživatelé se správnými oprávněními mohou vytvářet a sdílet osobní pracovní postupy se svými skupinami.
Přístup k nástroji Návrhář vlastních pracovních postupů:
- Na horním navigačním panelu vyberte kartu Pracovní postupy.
- Dostupné pracovní postupy zobrazíte výběrem možnosti Vlastní pracovní postupy v levé nabídce.
- Výběrem možnosti Vytvořit pracovní postup začněte konfigurovat nový postup.
Když otevřete nový pracovní postup, pod logem se zobrazí záhlaví aplikace Návrhář pracovních postupů.
V horní části stránky naleznete několik ukazatelů a ovládacích prvků:
- Ukazatel stavu – zobrazuje aktuální stav pracovního postupu:
- Koncept/neaktivní – označeno jako „Koncept“.
- Aktivní – označeno jako „Aktivní“.
- Název pracovního postupu – zobrazí název pracovního postupu (např. Nový pracovní postup).
- Klonovat pracovní postup – vytvoří kopii pracovního postupu s novým názvem.
- Odstranit pracovní postup – odstraní pracovní postup z účtu.
- Zavřít – ukončí pracovní postup. Pokud obsahuje neuložené změny, zobrazí se výzva.
- Uložit – uloží všechny změny.
- Aktivovat/deaktivovat – slouží k přepínání stavu pracovního postupu:
- Aktivováno – pracovní postup je označen jako „Aktivní“ a je dostupný pro přiřazené uživatele, skupiny nebo organizaci.
- Deaktivováno – pracovní postup zůstane ve stavu „Koncept“ a může k němu přistupovat pouze jeho vlastník či správce.
Vytvoření pracovního postupu zahrnuje nastavení následujících podrobností:
- Informace o pracovním postupu – pojmenujte pracovní postup, přidejte vlastní pokyny pro odesílatele a přiřaďte oprávnění.
- Informace o dohodě – umožňuje upravit, jak se podrobnosti dohody zobrazí na vlastní stránce Vytvořit.
- Příjemci – definujte pořadí podepisování přidáním podepisujících a dalších typů příjemců.
- E-maily – v každé fázi procesu podepisování můžete zadat e-mailová upozornění pro různé účastníky.
- Dokumenty – vyberte dokumenty, které mají být do pracovního postupu zahrnuty.
- Vstupní pole odesílatele – před odesláním dohody přidejte pole, do kterých mají odesílatele zadat informace. Tento vstup se sloučí s dohodou předtím, než dorazí k podepisujícím a schvalovatelům.
Vše, co je konfigurováno v nástroji Návrhář pracovního postupu, pomáhá automatizovat vlastní stránku Vytvořit, čímž snižuje ruční vstup odesílatelů. Povinná pole jsou označena hvězdičkou (*), volitelná pole lze upravit nebo ponechat prázdná.
Cílem je vyplnit co nejvíce informací předem, aby byl proces odesílání rychlejší, jednodušší a méně náchylný k chybám.
Nastavení a vlastnosti definované ve vlastním pracovním postupu přepisují všechna nastavení na úrovni skupiny/účtu. To platí pro všechny konfigurovatelné prvky v pracovním postupu.
Pokud například nastavení na úrovni skupiny určuje pětidenní vypršení platnosti dokumentu, ale šablona pracovního postupu nastaví třídenní termín dokončení, platnost dohody vyprší za tři dny.
Když se Návrhář pracovního postupu otevře, zobrazí se panel Informace o pracovním postupu:
Na stránce Informace o pracovním postupu zadejte následující údaje:
- Název pracovního postupu – zadejte jedinečný název pracovního postupu.
- Kdo smí použít tento pracovní postup – určete, kdo smí získat k danému pracovnímu postupu přístup a používat jej.
- Pokyny pro odesílatele – přidejte pokyny k používání pracovního postupu na obrazovce pro odesílatele.
Tato nastavení definují, jak je pracovní postup reprezentován v nabídkách a uživatelském rozhraní, poskytují přístup uživateli nebo skupině, která by jej měla používat, a v případě potřeby zahrnují možnost vyjasnění pokynů odesílateli.
Definování názvu pracovního postupu
Název pracovního postupu slouží k identifikaci šablony pracovního postupu v rozhraní služby Acrobat Sign. Zobrazuje se v následujících oblastech:
- Při výběru pracovního postupu ze seznamu.
- V seznamu Vlastní pracovní postup.
- Při použití filtru Pracovní postup v okně Zprávy a Exporty dat.
Název pracovního postupu se nikdy nezobrazí příjemcům, takže jej můžete použít pro správu verzí, úrovně služeb nebo jinou klasifikaci relevantní pro vaši organizaci.
Konfigurace položky Kdo smí použít tento pracovní postup
Nastavení Kdo smí použít tento pracovní postup určuje, kteří uživatelé mohou získat přístup k pracovnímu postupu a používat jej. K dispozici jsou následující možnosti:
Pouze já – pracovní postup je k dispozici pouze pro tvůrce.
- Tato možnost je k dispozici pouze v případě, že je přístup k vlastnímu pracovnímu postupu udělen všem uživatelům.
- Uživatelé ve více skupinách si mohou vybrat, do které skupiny se pracovní postup přiřadí.
Vybraná skupina – uděluje přístup ke konkrétní skupině vybrané z rozevíracího seznamu.
- Uživatelé ve více skupinách mohou vytvářet pracovní postupy pro každou skupinu, do které patří.
- Pracovní postupy jsou svázány s jednou skupinou; volič skupiny je na stránce Vytvořit potlačen.
- Chcete-li sdílet pracovní postup s více skupinami, nejprve dokončete testování a poté naklonujte pracovní postup pro každou skupinu, která potřebuje přístup.
- Členové skupiny mohou pracovní postup používat a pokud je přístup k vlastnímu pracovnímu postupu udělen všem uživatelům, mohou pracovní postup klonovat a upravovat pro vlastní použití.
- Správci skupin mohou upravovat pracovní postupy sdílené v rámci své skupiny. Správci účtu mohou upravovat pracovní postupy sdílené ve všech skupinách.
Každý uživatel v mé organizaci – pracovní postup je k dispozici všem uživatelům v rámci účtu Acrobat Sign.
- Pracovní postupy na úrovni účtu lze odesílat z jakékoli skupiny, do které odesílatel patří.
- Správci na úrovni účtu mohou upravovat jakýkoli pracovní postup sdílený na úrovni organizace.
Zvolte vhodné nastavení podle toho, jak široce by měl být pracovní postup sdílen.
Nástroj pro výběr pracovního postupu uspořádá pracovní postupy do tří složek na základě nastavení přístupu. Tyto složky jsou:
- Pouze já – zobrazí pracovní postupy, které uživatel vytvořil pro osobní použití.
- Moje skupina – obsahuje pracovní postupy, které jsou dostupné přiřazené skupině uživatele. Pokud má uživatel členství ve více skupinách, zobrazí se všechny přiřazené pracovní postupy na úrovni skupiny.
- Organizace – zahrnuje pracovní postupy přístupné všem uživatelům v účtu Acrobat Sign.
Pokud uživatel nemá v určité složce žádné pracovní postupy, složka se nezobrazí, aby bylo rozhraní přehledné a bez zbytečností.
Zadejte pokyny na vlastní stránce Vytvořit
Pro nové a složité procesy mohou být vhodné některé pokyny vložené na stránce Vytvořit.
Pokyny můžete formátovat pomocí následujících značek HTML a atributů:
- Formátování textu: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Seznamy: <ul> (neuspořádaný seznam), <ol> (uspořádaný seznam), <li> (položka seznamu)
- Obrázky: <img src="fully qualified path">
- Odkazy: <a href="fully qualified path">
Cesty musí být výslovně povoleny, pokud do obrázku nebo tagů odkazů zahrnete atributy src nebo href. Adresy URL zašlete týmu zákaznické podpory ke schválení.
Pokyny se zobrazí v horní části vlastní stránky Vytvořit. Uživatelé mohou pokyny rozbalit nebo sbalit pomocí tlačítka Více/méně.
Tyto pokyny jsou viditelné pouze na vlastní stránce Vytvořit a příjemcům se nikdy nezobrazí.
Definování informací o dohodě pro vlastní stránku Vytvořit
Při konfiguraci Informací o dohodě zadejte podrobnosti, které se při použití pracovního postupu zobrazí na stránce Vytvořit.
Podrobnosti dohody
- Název dohody – zadejte název dohody. Zobrazí se na stránce Správa a v záhlaví e-mailu Podepište prosím/Schvalte prosím.
- Zpráva – zadejte zprávu pro příjemce. Zobrazí se na stránce Vytvořit.
Nastavení CC (kopie)
- CC – zadejte e-mailové adresy příjemců kopie. Více adres oddělte čárkou ( , ) nebo středníkem ( ; ).
- Minimum – nastavte minimální povolený počet e-mailových adres pro kopie.
- Maximum – nastavte maximální povolený počet e-mailových adres pro kopie.
- Lze upravovat – povolením této možnosti umožníte odesílatelům upravovat adresy pro kopie na stránce Vytvořit.
Jazyk příjemce
- Toto nastavení určuje, zda je na stránce Vytvořit dostupný výběr jazyka a nastaví výchozí jazyk příjemce.
- Nezobrazovat výběr jazyka – použije se výchozí jazyk příjemce definovaný na úrovni skupiny.
Možnosti odeslání
- Nastavit heslo k otevření staženého PDF – povolením této možnosti umožníte odesílateli nastavit heslo pro stažený soubor PDF.
- Požadováno – pokud je tato možnost povolena, musí odesílatelé nastavit heslo a tuto možnost nelze vypnout na stránce Vytvořit.
- Termín dokončení – umožňuje nastavit termín dokončení na stránce Vytvořit.
- Dny pro dokončení dohody – definuje výchozí počet dní, po které musí příjemci dokončit podepsání. Tuto hodnotu lze vždy upravit na stránce Vytvořit.
- Povolit vytváření dokumentů před odesláním – umožňuje odesílatelům upravovat pole formulářů ve vývojovém prostředí pomocí možnosti Náhled a přidání polí podpisu.
- Povolit vytváření ve výchozím nastavení – automaticky aktivuje pole Náhled a přidání polí podpisu na stránce Vytvořit.
Vyberte vhodná nastavení, která zjednoduší proces odesílání a zároveň zajistí flexibilitu odesílatelů.
Úprava popisků polí
Některé popisky polí lze upravit, což je znázorněno ikonou tužky 
.
- Po výběru ikony tužky můžete zadat vlastní popisek, který se zobrazí na stránce Vytvořit, když se pracovní postup používá.
- To vám umožní přejmenovat pole tak, aby byla v souladu s interní terminologií, se kterou jsou uživatelé obeznámeni.
- Vlastní popisky mají limit 500 znaků, takže v případě potřeby můžete zahrnout i stručné pokyny.
- Chcete-li se vrátit zpět k původnímu popisku, vyberte ikonu vrácení
.
Například štítek Název dohody lze přejmenovat na Název smlouvy:
Výběrem možnosti Příjemce na levém panelu přejdete do části Směrování příjemců.
V části Směrování příjemců můžete určit příjemce a pořadí směrování podle svých požadavků. Můžete vytvořit velmi složité pracovní postupy se sériovým, paralelním, hybridním nebo vnořeným hybridním směrováním. V následujících pokynech jsou zvýrazněny funkce dostupné pro Směrování příjemců.
- Pokud chcete přidat dalšího příjemce před stávajícího příjemce, nebo za něj:
- Klikněte na ikonu přidání
. - Vyberte roli, kterou chcete použít (k dispozici jsou všechny role povolené pro účet).
- Klikněte na ikonu přidání
13.3 verze 10-21
- Pokud chcete nastavit paralelní větev, vyberte ikonu přidání nad příjemcem a zvolte Paralelní větve.
- Pokud chcete příjemce odstranit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a zvolte ikonu odstranění.
- Pokud chcete příjemce přizpůsobit, najeďte kurzorem na bublinu příjemce a vyberte ikonu
úprav
.
Při upravování Příjemce můžete konfigurovat následující položky:
- Popisek příjemce – přizpůsobte popisek příjemce. Můžete například změnit výchozí popisek Příjemce na Kupující.
- Popisky příjemců musí být v rámci pracovního postupu jedinečné.
- Příjemce – zadejte výchozí e-mailovou adresu příjemce.
- Přidat skupinu příjemců – výběrem tohoto tlačítka přidáte opakovaně použitelnou skupinu příjemců ze seznamu skupin příjemců, které máte k dispozici.
- Označit jako skupinu příjemců – po zaškrtnutí je vytvořena skupina příjemců z e-mailových adres uvedených v poli Příjemce namísto standardního e-mailového záznamu příjemce. Skupina příjemců může zůstat prázdná nebo může být vyplněna jednou či více e-mailovými adresami z pole E-mail (oddělenými čárkou).
- Tento příjemce je odesílatel – po zaškrtnutí bude odesilatel vložen jako příjemce.
- Požadováno – tuto možnost aktivujte, pokud je podpis příjemce povinný.
- Lze upravovat – aktivací této možnosti umožníte odesílateli aktualizovat e-mailovou adresu příjemce na stránce Odeslat.
- Přidat soukromou zprávu – výběrem této možnosti poskytnete příjemci soukromou zprávu. Soukromé zprávy budou vloženy do e-mailu příjemce (ke globální zprávě) a na stránku elektronického podpisu.
- Příjemci kopie – Zahrne jednu nebo více stran uvedených v kopii, které budou o dohodě informovány současně s příjemcem. Tato kopie je propojena pouze s individuálním příjemcem.
- Role –aktualizujte roli příjemce (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.).
- Ověření – vyberte typ ověření totožnosti, které bude požadováno pro podepisujícího. Zobrazí se pouze možnosti, které byly povoleny.
- Jednofaktorové ověřování: žádné (e-mail), Acrobat Sign, jednorázové heslo na e-mail.
- Dvoufaktorové ověřování: telefon, KBA, heslo a průkaz totožnosti.
Nezapomeňte všechny provedené konfigurace příjemce Uložit.
Níže je příklad informací o Příjemci a směrování, kde byly přizpůsobeny popisky pro podepisující osoby (Podepisující a Spolupodepisující) i interní příjemce (schválení obchodního zástupce a vedoucího).
Výběrem možnosti E-maily na levém panelu přejdete do části E-maily.
V části E-maily můžete spravovat, která oznámení se během procesu podepisování a schvalování odešlou na základě různých událostí.
Můžete například nakonfigurovat, že se v případě zrušení dohody odešle oznámení příjemcům a příjemcům kopií.
Výběrem možnosti Dokumenty na levém panelu přejdete do části Dokumenty.
V části Dokumenty můžete definovat, jak jsou dokumenty připojovány a spravovány v pracovním postupu.
- Název dokumentu – zadejte název dokumentu. Tento název se zobrazí v části Dokumenty na stránce Vytvořit.
- Soubory – výběrem ikony Přidat soubor připojíte dokument ze své knihovny šablon služby Acrobat Sign. Dokument se automaticky zahrne při použití pracovního postupu.
- Pokud není zvolen žádný soubor, bude muset odesílateli nahrát dokument při odesílání dohody.
- Pokud je dokument označen jako Povinný, bude připojen vždy, když se spustí pracovní postup.
- Odstranit soubor – chcete-li odebrat připojený soubor, vyberte ikonu křížku (X) vedle názvu souboru.
- Název dokumentu – zadejte smysluplný název, podle něhož má odesílatel identifikovat dokument. Výchozí název je založen na nahraném souboru, ale lze jej upravit.
- Povinný – určuje, zda musí být dokument zahrnut do dohody.
- Přidat dokument – výběrem možnosti Přidat dokument zahrnete další soubory. Každý dokument musí mít jedinečný název.
- Odstranit řádek – chcete-li odebrat dokument, vyberte ikonu křížku (X) v příslušném řádku.
Při připojování šablony knihovny služby Acrobat Sign k pracovnímu postupu mohou uživatelé přistupovat pouze k šablonám, které splňují následující kritéria:
- Odesílatel je osobně vlastní.
- Jsou přiřazeny do stejné skupiny jako pracovní postup.
- Jsou přiřazeny organizaci (šablony na úrovni účtu), kterou dědí všechny skupiny.
Toto omezení platí proto, že pracovní postupy mají vzájemný vztah se skupinami – což znamená, že jsou vždy svázány s jednou skupinou.
To se liší od způsobu, jakým uživatelé s členstvím ve více skupinách (vztah jednoho s více skupinami) používají knihovnu šablon. Tito uživatelé mohou zobrazit všechny šablony spojené s každou skupinou, do níž patří. Pracovní postupy však mají nadále omezený rozsah a zobrazují pouze šablony týkající se přiřazené skupiny.
Níže je příklad konfigurované části Dokumenty:
Výběrem možnosti Vstupní pole odesílatele na levém panelu se dostanete do části Vstupní pole odesílatele.
Tato vstupní pole jsou namapována na pole formuláře v připojených dokumentech – ať už jsou předem definovaná v pracovním postupu nebo nahraná odesílatelem.
Odesílatelé mohou tato pole použít k předvyplnění informací před odesláním dohody příjemcům.
Na panelu Vstupní pole odesílatele vyberte možnost Přidat pole pro každé pole, které musí odesílatel zkontrolovat a případně vyplnit.
U každého přidaného řádku nakonfigurujte následující nastavení:
- Zobrazovaný název – zadejte název pole. To se zobrazí na stránce Vytvořit jako reference pro odesílatele.
- Název pole formuláře – zadejte název pole tak, jak se zobrazuje v připojeném dokumentu z knihovny. Název musí přesně odpovídat poli formuláře v dokumentu.
- Výchozí hodnota – (volitelné) – zadejte výchozí hodnotu pole.
- Požadováno – tuto možnost povolte, pokud je nutné pole vyplnit před odesláním dohody.
- Upravitelný – povolením této možnosti umožníte odesílateli změnit výchozí hodnotu.
- Odstranit řádek – výběrem ikony křížku (X) řádek odeberete.
Níže je příklad Vstupních polí odesílatele:
Až budete připraveni pracovní postup nasadit, vyberte možnost Aktivovat a zpřístupněte jej.
Během testování nastavte možnost ,Kdo může tento pracovní postup použít na Pouze já a ujistěte se, že všechny konfigurace fungují podle očekávání.
Jakmile si budete jisti, že je pracovní postup správně nastaven, aktualizujte možnost Kdo může tento pracovní postup použít na příslušné produkční nastavení a Uložte změny.
Další obsah týkající se vlastních pracovních postupů odeslání:
- Přehled a možnosti konfigurace pro vlastní pracovní postupy odeslání
- Jak vytvořit novou šablonu pracovního postupu pro dohody
- Jak upravit existující šablonu pracovního postupu dohody
- Jak aktivovat nebo deaktivovat šablonu pracovního postupu dohody
- Jak odesílat dohody pomocí šablony pracovního postupu dohody pro zákazníky.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
