Nakonfigurujte pro uživatele přístup k vytváření opakovaně použitelných šablon knihovny a jejich sdílení s jejich skupinou nebo účtem.
Přehled
U uživatelů, kteří často odesílají standardní dohody, může možnost vytvářet šablonu znamenat zásadní vylepšení rychlého vytváření dohod a konzistence výsledné dohody po jejich použití.
Šablony umožňují uživateli předem definovat pole a umístění podpisu, čímž zkrátí (nebo eliminuje) dobu potřebnou k přizpůsobení dohody pro jednotlivé zákazníky.
Věnovat čas úplnému definování šablony se správně pojmenovanými a ověřenými poli má řadu výhod, zejména pokud se exporty dat používají k pochopení trendů dat ve vašich formulářích.
Dostupnost:
Šablony knihovny jsou ve výchozím nastavení aktivovány pro účty s individuální nebo týmovou licencí
Podnikové licenční plány mohou uživatelům zobrazit možnost vytvářet šablony nebo si tuto možnost vyhradit pouze pro správce.
Rozsah konfigurace:
Funkce lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
Jak se používá
Když má uživatel přístup k vytváření šablon knihovny, zobrazí se na jeho kartě Domovská stránka dlaždice Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu.
Tato dlaždice spustí konfigurační proces tím, že poskytne přístup k rozhraní, které přijímá základní soubory, na jejichž základě má být šablona sestavena.
Osvědčené postupy
U účtů, které mají aktivovanou možnost Uživatelé ve více skupinách, zvažte vytvoření jedné skupiny pro sestavování šablon. Poté poskytněte omezenému počtu uživatelů členství v této skupině, aby mohli navrhovat dokumenty knihovny, které ostatní skupiny vyžadují.
- Pokud povolíte vytvářet vlastní šablony všem uživatelům, otevřete tím prostor pro uživateli řízené odchylky od standardizovaných dokumentů a znemožníte řádnou kontrolu verzí.
- Navíc pokud může šablony vytvářet a sdílet příliš mnoho uživatelů, vzniká riziko existence více verzí téhož dokumentu a celkového nárůstu objemu knihovny.
- Existence menší vyhrazené skupiny uživatelů, kteří navrhují všechny šablony, v konečném důsledku zajistí konzistentní vytváření šablon, pokud jde o konfiguraci polí, což výrazně usnadní následné vytváření sestav
Konfigurovatelné možnosti jsou:
Pokud je tato možnost pro skupinu povolena, možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu se zobrazí na domovské stránce uživatele.
Pokud je tato možnost zakázaná, dlaždice Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu je skrytá. To nemá žádný vliv na existující šablony, zablokuje pouze vytváření nových šablon.
Povolením toho, aby vaši uživatelé mohli sdílet své šablony s účtem, můžete využít investované úsilí uživatelů o vytvoření vlastních šablon pro celou organizaci.
Pokud je tato možnost zakázaná, uživatelé, kteří nejsou správci, mohou vytvářet dohody pouze pro sebe a své skupiny.
Pokud je toto nastavení povoleno, mohou správci sdílet šablonu s více skupinami, včetně těch, jejichž členy nejsou. Sdílená šablona je vzorová šablona, která je přístupná všem přiřazeným skupinám.Jakékoli aktualizace vzorové šablony se vztahují na všechny skupiny, které mají přístup.
Pokud je tato možnost zakázána, mohou správci udělit oprávnění k používání pouze sobě, jedné ze skupin, které jsou členy, nebo organizaci.
Pokud je tato možnost povolená, uživatelé, kteří nejsou správci, mohou sdílet šablony, které vytvářejí, s jednou nebo více skupinami v organizaci.Členství ve skupině není vyžadováno.
Pokud je tato možnost zakázána, mohou uživatelé, kteří nejsou správci, udělit oprávnění k používání pouze sobě, jedné ze skupin, které jsou členy, nebo organizaci.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
