Skupina oddílů
Naposledy aktualizováno
15. 7. 2026
Umožnit odesílatelům zadat datum vypršení platnosti, aby se dohoda po uplynutí stanovené doby automaticky zrušila.
Funkce Datum ukončení platnosti ve službě Acrobat Sign umožňuje odesílatelům nastavit časový limit pro příjemce na dokončení podpisu, než bude dohoda automaticky zrušena. To pomáhá kontrolovat termíny podepisování, zejména u časově citlivých dohod, jako jsou sezónní dohody nebo speciální nabídky. Zjednodušuje se také správa dohod tím, že se ze seznamu Probíhá odebírají staré dohody nebo dohody, které pravděpodobně nebudou dokončeny, což usnadňuje sledování aktivních dohod.
Odesílatelé mohou nastavit datum vypršení platnosti až na 365 dní od odeslání smlouvy. Ve výchozím nastavení je platnost dohod naplánována na 23.59 místního času serveru, ale odesílatelé mohou toto nastavení upravit. V zájmu optimalizace výkonu systému vyprší platnost dohod vždy mimo špičku pro přiřazenou skupinu serverů. Pokud je ukončení platnosti nastaveno v době špičky, systém automaticky přidá 12 hodin, čímž zajistí, že k ukončení platnosti dojde v době mimo špičku.
Poznámka
Pokud není ručně nastaveno žádné datum ukončení platnosti, platnost dohod automaticky vyprší po 365 dnech ve stavu Probíhá, čímž se zajistí, že dlouhodobé dohody nezůstanou neomezeně otevřené.
Všechny časy ukončení platnosti jsou založeny na časovém pásmu skupiny serverů (viz Časté dotazy v dolní části stránky).
Konfigurace
Dostupnost:
- Acrobat Standard a Acrobat Pro: Není podporováno
- Acrobat Sign Solutions: Podporováno
- Povoleno pro účty VIP, VIPMP a ETLA do $100K
- Zakázáno pro všechny ostatní účty ETLA
- Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno; ve výchozím nastavení zakázáno
Rozsah konfigurace:
Správci mohou aktivovat tuto možnost na úrovních účtu a skupiny.
Tuto funkci otevřete v nabídce konfigurace správce Nastavení odeslání > Ukončení platnosti dokumentu
Konfigurovatelné options pro funkce vypršení platnosti dokumentu jsou:
Pokud je povolena možnost Ukončení platnosti dokumentu, musí být také vybrána možnost Povolit uživatelům nastavení nebo úpravy ukončení data platnosti u jednotlivých dokumentů nebo Omezit počet dnů, do jejichž uplynutí budou podepisující muset podepsat dokumenty.
Tím se zpřístupní hodnota Termín dokončení v nastavení dohody.
Pokud je nastavení zakázáno, možnost Termín dokončení je uzamčena a nelze ji upravit.
Pokud je tato možnost povolena, odesílatelé mají možnost změnit datum vypršení platnosti na jakýkoli den do 365 dní od vytvoření smlouvy.
Nové smlouvy automaticky nastaví datum vypršení platnosti na 365 dní od dne odeslání (pokud není definován omezený počet dní).
Odesílatel si může svobodně vybrat jiné datum vypršení platnosti do 365 dní.
Poznámka
Všechny smlouvy automaticky vyprší 365 dní po vytvoření, pokud zůstanou ve stavu Probíhá.
Pokud je tato možnost povolena, mají dohody ve stavu Probíhá možnost upravit datum termínu na stránce Správa.
Pole Datum ukončení platnosti v metadatech dohody zobrazuje ikonu tužky, která otevře rozhraní Přidat nebo Upravit pro daný termín.
Pokud je tato možnost povolena, nové dohody automaticky přijmou termín dokončení měřený počtem dní definovaným ve vstupním poli.
Pokud není povolena možnost umožnit odesílateli nastavit nebo upravit datum ukončení platnosti, bude výběr data vpravo od pole pro datum ukončení platnosti uzamčen a bude vynuceno pouze výchozí okno pro ukončení platnosti.
Když je tato možnost povolena, datum vypršení platnosti smlouvy se vztahuje také na interní příjemce. Interní příjemci jsou uživatelé ve stejném účtu Acrobat Sign jako původní odesílatel.
Když je tato možnost zakázána, datum vypršení platnosti se nevztahuje na současného příjemce, pokud je interní vůči účtu Acrobat Sign původního odesílatele.
To umožňuje externím příjemcům řídit se lhůtou vypršení platnosti zobrazenou v podrobnostech smlouvy a e-mailových oznámeních, zatímco interním spolupodepisujícím poskytuje více času k dokončení svých akcí před vypršením platnosti smlouvy.
Pokud je tato možnost povolena, vloží se informace o termínu do všech e-mailových sdělení adresovaných příjemci.
Níže uvedené příklady ukazují žádost o podpis a e-mail s připomenutím s viditelnými informacemi o termínu.
Pokud je tato možnost zakázána, informace o ukončení platnosti nebudou zahrnuty do šablony e-mailu.
Poznámka
Příjemci s účtem Acrobat Sign vidí datum vypršení platnosti upravené podle časového pásma definovaného v jejich uživatelském profilu.
U příjemců bez účtu Acrobat Sign je výchozí časové pásmo nastaveno na US_PACIFIC.
Čas ukončení platnosti
K ukončení platnosti dokumentu dochází vždy v době mimo špičku na základě serveru, který dohodu odeslal. Mimo špičku jsou hodiny od 19.00 do 7.00 v místním časovém pásmu serveru.
Ve výchozím nastavení je dohodám odeslaným prostřednictvím moderního procesu Požádání o podpisy přiřazen čas ukončení platnosti do 23:59, odesílatelé však mohou mít možnost nastavit vlastní data a časy ukončení platnosti. Dohody odeslané prostřednictvím rozhraní API, integrací nebo starších rozhraní však nemají výchozí čas 23.59; místo toho přebírají časové razítko původního odeslání dohody.
Pokud je nastaveno, že platnost dohody skončí v době špičky, je zařazena do fronty na ukončení platnosti, ale je automaticky odložena o 12 hodin, čímž je zajištěno, že událost ukončení platnosti bude zpracována mimo špičku.
Stav a úpravy během čekání ve frontě na ukončení platnosti
- Dokud je dohoda ve frontě na ukončení platnosti, zůstává její stav na stránce Správa a v odpovědích rozhraní API ve stavu Probíhá.
- Příjemci nemohou podepsat dohodu ve frontě a obdrží chybovou zprávu, že dohodu nelze podepsat.
- Během dvanáctihodinového okna fronty může odesílatel na stránce Správa upravit Datum ukončení platnosti, aby prodloužil termín a poskytl příjemcům další čas na podepsání.
Osvědčené postupy
Obvykle se doporučuje nastavit alespoň výchozí datum ukončení platnosti. To pomáhá udržovat dohody uspořádané a v souladu s aktuálními zásadami. Ukončení platnosti dohod, které pravděpodobně nebudou dokončeny, zvyšuje efektivitu tím, že redukuje nepřehlednost filtru Probíhá na stránce Správa a usnadňuje sledování a správu aktivních dohod.
Pokud povolíte datum konce platnosti, zvažte následující:
- Povolení možnosti Zahrnout informace o datu ukončení platnosti do e-mailů odesílaných autorům podpisů – informuje příjemce o termínu, což podporuje včasné dokončení a objasňuje, že platnost dohody skončí, pokud nebudou jednat.
- Zakázání možnosti Při aplikaci termínů ukončení platnosti dokumentu zahrnout interní podepisující – termíny mají obvykle větší dopad na externí příjemce než na interní uživatele. Zakázáním této možnosti zabráníte tomu, aby platnost dohod skončila jen proto, že interní druzí podepisující nedokončili své akce včas.
- Povolit možnost Povolit změnu nastavení doby platnosti po odeslání dokumentu – povolení změn obvykle závisí na požadavcích na dodržování předpisů. Pokud váš proces nevyžaduje striktní časová omezení, zapnutí této možnosti poskytuje flexibilitu a dává odesílatelům možnost uložit dohodu, jejíž platnost brzy skončí.
Hodiny mimo špičku jsou od 19.00 do 7.00 podle nejvíce centrálního časového pásma skupiny oddílů, ze které byla dohoda odeslána. Časová pásma používaná pro každou skupinu oddílů jsou:
|
|
Časové pásmo pro dobu špičky (7.00 – 19.00) |
|---|---|
|
NA1, NA2, NA3, NA4 |
Amerika/Chicago |
|
EU1, EU2 |
Evropa/Berlín |
|
AU1 |
Austrálie/Sydney |
|
JP1 |
Asie/Tokio |
|
IN1 |
Asie/Kalkata |
|
SG1 |
Asie/Singapur |
Poznámka
Některé skupiny oddílů zahrnují více oddílů, které pokrývají více časových pásem. Všechny oddíly ve skupině používají stejné okno ukončení platnosti mimo špičku.
Například NA1, NA2, NA3 nebo NA4 dodržují stejnou dobu mimo špičku podle centrálního času (GMT -6).
Platnost dohody skončí podle plánu, obvykle do několika minut po uplynutí nastavené doby platnosti.
Odkazuje na oddíl, do kterého byla dohoda odeslána, na základě prostředí odesílatele. (Zjistěte, ve kterém oddíle jste >)
Podepisující nebude moci podepsat dohodu po uplynutí doby platnosti, i když ještě nepřešla do stavu EXPIRED. Zobrazí se chybová zpráva:
Pokud byla dohoda zařazena do fronty na ukončení platnosti, ale platnost ještě nebyla zpracována, odesílatel může stále upravit datum ukončení platnosti. Příjemce tak získá dodatečný čas na podpis dohody před uplynutím její platnosti.
Dokud systém nezpracuje ukončení platnosti (do 12 hodin), zůstává dohoda ve stavu IN_PROCESS. Po zpracování události ukončení platnosti se změní na EXPIRED.
Ano, dobu ukončení platnosti můžete kdykoli upravit, dokud není ukončení platnosti zpracováno. Neexistují žádná omezení týkající se úpravy doby platnosti před přechodem dohody do stavu EXPIRED.
Ano, ale prodleva se může v závislosti na zatížení systému lišit o několik minut.
Při nastavování data/času ukončení platnosti na stránce Požádání o podpisy je výchozí hodnota 23.59, což zajistí, že k ukončení platnosti dojde v době mimo špičku a bude zpracováno v tuto dobu nebo krátce po ní. To můžete upravit v části Nastavení dohody.
Dohoda se bude zobrazovat jako Probíhá, dokud nebude ukončení platnosti zpracováno, obvykle o 12 hodin později.
Správa dat začíná až po přechodu dohody do konečného stavu (např. EXPIRED). Opožděné ukončení platnosti také zpozdí začátek doby uchovávání.
Událost ukončení platnosti je zaznamenána po zpracování ukončení platnosti, které může být zpožděno až o 12 hodin, pokud doba ukončení platnosti spadá do hodin špičky.
Tato aktualizace optimalizuje výkon systému tak, aby vyhovoval rostoucí poptávce.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
