Přejděte na stránku Microsoft AppSource pro balíček Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 a vyberte možnost Získat nyní.
Naposledy aktualizováno
2. 6. 2025
Přehled
Acrobat Sign nabízí řešení integrace plug-and-play s aplikací Microsoft Dynamics CRM, které poskytuje následující výhody:
- Urychluje proces od nabídky po platbu odesíláním smluv, jako jsou kontrakty a prodejní dokumenty.
- Automaticky slučuje data z entit aplikace Dynamics (jako jsou účty a kontakty) do smluv a odesílá data shromážděná od podepisujících během procesu podepisování zpět do aplikace Dynamics.
- Umožňuje mobilní funkce prostřednictvím centra Sales Hub. Tato funkce je k dispozici pouze pro instalace v aplikaci Dynamics 365 9.x a novější.
- Umožňuje příjemcům snadné podepisování kdykoli, kdekoli a z jakéhokoli zařízení.
- Umožňuje odesílatelům sledovat dokumenty odeslané k podpisu zevnitř aplikace Dynamics.
- Maximálně automatizuje celý proces.
Adobe Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365 online: Příručka k instalaci poskytuje pokyny k:
- Instalaci aplikace Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365
- Konfigurace aplikace Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365
- Implementace volitelných nastavení
- Přidání vlastních entit CRM do aplikace Acrobat Sign
Další zdroje
Chcete-li upgradovat již nainstalovaný balíček Adobe Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365 na nejnovější verzi, přečtěte si Příručku pro upgrade.
- Pokud používáte Microsoft Dynamics 365 ve vlastních prostorách, přečtěte si Příručku k instalaci v9 ve vlastních prostorách.
- Nejnovější aktualizace vydání naleznete v Poznámkách k vydání.
- Chcete-li se naučit používat aplikaci Acrobat Sign pro Microsoft 365 online, přečtěte si Příručku uživatele.
- Chcete-li se naučit přizpůsobovat a automatizovat pracovní postupy podepisování, přečtěte si Příručku procesů a pracovních postupů.
Kontaktujte zákaznickou podporu, pokud máte jakékoli otázky nebo obavy týkající se procesu instalace.
Předpoklady
Abyste mohli úspěšně nainstalovat a používat aplikaci Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365, musíte zajistit, že:
- Požadované jazykové sady jsou nainstalovány v aplikaci Dynamics 365.
- Uživatel má licencovaný účet Acrobat Sign na podnikové úrovni.
E-mailová adresa správce aplikace Acrobat Sign musí být stejná jako adresa použitá pro instalaci správce aplikace Dynamics CRM.Pokud správce na úrovni skupiny vytvoří klíč integrace, uživatelé musí mít členství v primární skupině tohoto správce, aby měli přístup k aplikaci.
- Jsou zahrnuty všechny možné uživatelské domény. Nezahrnujte veřejné domény jako gmail.com, yahoo.com a další.
- Je nutné získat seznam všech uživatelů v systému Acrobat Sign pomocí vlastněných domén a požádat o přesunutí platných uživatelů do účtu Acrobat Sign propojeného se systémem CRM.
Poznámka: Všechny e-mailové adresy uživatelů se musí shodovat s primárním e-mailem uživatele CRM. Jinak musíte změnit e-mailovou hodnotu služby Acrobat Sign. - Uživatelům a správcům Acrobat Sign jsou přiřazena licenční oprávnění CRM Cal pro čtení/zápis v prostředí Dynamics.
- CRM konfiguruje limit velikosti nahrávání souboru (výchozí hodnota je 5 MB). Pokud se uživatel pokusí přiložit větší soubor než je nastavená maximální velikost, zobrazí se chybová hláška. Pokud je podepsaný dokument PDF větší než nastavená hodnota, systém Dynamics zabrání přiložení souboru k nadřazenému (nebo propojenému) objektu.
Poznámka
Uživatel může mít licencovaný účet Acrobat Sign na podnikové úrovni nebo zkušební účet na podnikové úrovni.
Podporované prohlížeče
- Chrome – aktuální verze
- Firefox – aktuální verze
- Safari – aktuální verze
- Edge – aktuální verze
Prohlížeče Edge
Aby aplikace Microsoft Dynamics fungovala bezproblémově v prohlížeči Microsoft Edge, musíte v konfiguraci zabezpečení prohlížeče důvěřovat následujícím webům:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://cc-api-data.adobe.io
- Při použití systému správy identit třetí strany je třeba přidat také adresu URL
V dialogovém okně Potvrzení podrobností, které se zobrazí, ověřte podrobnosti uživatele a zkontrolujte podrobnosti oprávnění.Po dokončení vyberte Získat nyní.
V dialogovém okně Install Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365, které se otevře:
- V rozbalovací nabídce „Vybrat prostředí" vyberte příslušné prostředí, do kterého chcete nainstalovat službu Acrobat Sign.
- Zaškrtněte políčko „Souhlasím s právními podmínkami a prohlášením o ochraně osobních údajů od Microsoftu".
- Zaškrtněte políčko „Souhlasím s prohlášením o ochraně osobních údajů a právními podmínkami pro import balíčků do služby Dynamics 365".
- Klikněte na Instalovat.
Poznámka
Pokud již je nainstalován předchozí balíček Adobe Acrobat Sign for Dynamics, pak se balíček upgraduje na novou verzi.
Na stránce Centra pro správu Power Platform , která se otevře, ověřte průběh instalace. Může to trvat přibližně 30 minut. Obnovte stránku pro aktualizaci stavu.
Poznámka
Pro bezplatnou zkušební verzi služby Adobe Acrobat Sign požádejte o 30denní bezplatnou zkušební verzi Adobe Acrobat Sign pro Dynamics CRM.
Po instalaci balíčku Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365 musíte implementovat následující konfigurační nastavení:
Při první instalaci Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365 online musíte vygenerovat integrační klíč v Acrobat Sign a zadat jej do online prostředí Dynamics 365.Integrační klíč je přístupový token, který ověřuje prostředí Acrobat Sign a Dynamics, aby si vzájemně důvěřovala a sdílela obsah.
Generování integračního klíče v Acrobat Sign:
Přihlaste se do Microsoft Dynamics 365 pomocí přihlašovacích údajů svého účtu správce.
Váš účet správce v Acrobat Sign obsahuje integrační klíč.
Přejděte na Účet > Acrobat Sign API > Informace o API.Dále vyberte Integrační klíč.
Poznámka
Pokud nevidíte odkaz Integrační klíč na své stránce Informace o API, kontaktujte Zákaznickou podporu pro úpravu nastavení účtu a zpřístupnění této požadované funkcionality.
V rozhraní Vytvořit integrační klíč:
- Zadejte intuitivní název klíče, například Dynamics CRM.
- Povolte následující prvky:
- user_read
- user_write
- user_login
- agreement_read
- agreement_write
- agreement_send
- library_read
- library_write
- Vyberte možnost Uložit.
Na stránce Přístupové tokeny, která se otevře:
- Vyberte klíč, který jste právě vytvořili.Zobrazí se odkaz Integrační klíč, jak je znázorněno níže.
- Vyberte Integrační klíč.
- Zkopírujte tento klíč a uložte si ho pro následující krok.
- Vyberte možnost OK.
Vraťte se do prostředí Dynamics CRM a proveďte následující kroky:
- Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Domů.
- Do pole Integrační klíč vložte klíč, který jste dříve zkopírovali, a poté vyberte Ověřit.
Na stránce Acrobat Sign Domů, která se zobrazí:
- Vložte svůj klíč do pole Integrační klíč.
- Vyberte Ověřit.
Jakmile se stránka aktualizuje, integrační klíč je uzamčen (se zeleným zaškrtnutím označujícím úspěšnou instalaci) a tlačítko Ověřit se změní na Spustit Adobe Acrobat Sign.
V dialogu Povolit informační kanály aktivit Adobe Acrobat Sign, který se otevře, můžete vybrat Povolit a povolit tak informační kanály aktivit Adobe Acrobat Sign.
Informační kanály aktivit můžete ručně povolit nebo zakázat na stránce Nastavení správce > Konfigurace.
K používání služby Acrobat Sign musíte zakázat starší vykreslování formulářů.Postupujte takto:
Na stránce Dynamics 365 CRM vyberte Nastavení > Správa (v části Systém).
V dialogu Systémová nastavení se ujistěte, že nastavení Použít starší vykreslování formulářů je nastaveno na Ne. Poté vyberte OK.
Každý uživatel Dynamics, který má používat aplikaci Acrobat Sign, musí mít nakonfigurovanou jednu z následujících bezpečnostních rolí v prostředí Dynamics:
- Acrobat Sign Reader – Umožňuje uživateli přístup pouze pro čtení k záznamům smluv.
- Acrobat Sign User – Umožňuje uživateli pracovat se smlouvami a dalšími entitami aplikace. Tato role umožňuje uživateli zobrazit pouze své záznamy a umožňuje přístup na uživatelské úrovni k vestavěným záznamům CRM, jako jsou kontakty, účty, zájemci, příležitosti, objednávky, faktury a nabídky.
- Acrobat Sign Administrator – Tato role zahrnuje další oprávnění kromě role Acrobat Sign User, jako je úprava globálních nastavení, migrace dat a umožnění viditelnosti všech smluv v rámci celé aplikace.
Jak nastavit bezpečnostní role:
Na stránce Dynamics 365 CRM vyberte Nastavení > Zabezpečení (v části Systém).
Na stránce Zabezpečení, která se otevře, vyberte Uživatelé.
Na stránce Uživatelé, která se otevře:
- Vyberte všechny uživatele, které chcete povýšit na jeden typ role zabezpečení.
- V horní nabídce vyberte Správa rolí.
- V dialogu Spravovat uživatelské role, který se zobrazí, zaškrtněte políčko pro požadovanou roli zabezpečení.
- Vyberte možnost OK.
Můžete povolit funkci „Automatické aktualizace stavu v reálném čase", která používá Acrobat Sign webhooky ke spuštění toku Power Automate při každé změně stavu smlouvy.
Jak zapnout aktualizaci stavu dohody v reálném čase:
Na stránce Dynamics 365 vyberte spouštěč aplikací v pravém horním rohu a poté vyberte Power Automate.
Na stránce Power Automate, která se otevře:
- V levém panelu vyberte Konektory.
- V panelu pro vyhledávání konektorů vyhledejte Adobe Acrobat Sign a poté ze seznamu dostupných možností vyberte Adobe Acrobat Sign.
Přidá konektor Adobe Acrobat Sign do seznamu konektorů v Power Automate.
V levém panelu vyberte Šablony a poté použijte vyhledávací panel k vyhledání a přidání Aktualizace záznamu smlouvy Dynamics při změně stavu smlouvy v Adobe Acrobat Sign.
Ověřte se v následujících službách šablon:
- Společná datová služba – Toto je společná datová služba v systému Dynamics. Správci se mohou ověřit výběrem ikony + vedle názvu služby.
Pokud nejste automaticky ověřeni, musíte se ověřit pomocí ID uživatele správce Dynamics. - Adobe Acrobat Sign - Tím se otevře OAuth ověření ke službě Adobe Acrobat Sign. Ujistěte se, že se ověřujete se stejným e-mailem správce na úrovni účtu, který byl použit k vytvoření integračního klíče.
Po úspěšném ověření ke službám se vedle ověřené služby zobrazí zelená značka zaškrtnutí.Po dokončení vyberte Pokračovat.
Na stránce s podrobnostmi šablony, která se otevře:
- V části „Při změně stavu smlouvy" do pole Název zadejte název aktivátoru.
- V části „Aktualizovat záznam" vyberte správné prostředí (s nainstalovaným Acrobat Sign).
- Vyberte možnost Uložit.
Pomocí nástrojů pro správu a konfiguračních nastavení dostupných na stránce Nastavení správce Adobe Acrobat Sign můžete vytvářet šablony, mapovat data a vytvářet vlastní pracovní postupy.
Pro přístup k Nastavení a jejich úpravě:
Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Nastavení správce.
Na stránce Nastavení správce získejte přístup k požadovaným nástrojům v různých kartách, jak je popsáno v následujících krocích.
V části Účet a nastavení můžete:
- Získat přístup k integračnímu klíči pro počáteční nastavení účtu.
- Zkontrolovat stav nastavení účtu.
- Zobrazit následující kontrolní seznam nastavení účtu:
- Propojení Adobe Sign s Dynamics 365 – zobrazuje zelené zaškrtnutí při úspěšné instalaci integračního klíče.
- Zobrazit vykreslování starších formulářů v Dynamics 365 – zobrazuje zelené zaškrtnutí, pokud je vykreslování starších formulářů zakázané.
- Automatické aktualizace stavu v reálném čase pomocí Power Automate – zobrazuje se zelené zaškrtnutí, když jsou nakonfigurovány aktualizace v reálném čase.
V části Konfigurace mohou správci povolit nebo zakázat následující nastavení:
- Povolit automatické zřizování uživatelů – Automaticky zřídí všechny nové uživatele, kteří získají přístup k entitě Adobe Acrobat Sign při prvním použití.Zřizování je založeno na primární e-mailové adrese uživatele, nikoli na uživatelském jménu, a probíhá na pozadí bez dalších akcí ze strany uživatele nebo správce účtu.
Noví uživatelé, kteří jsou automaticky zřízeni v aplikaci Acrobat Sign, mají náhodně vygenerované heslo.Protože integrace funguje jako ověřená aplikace prostřednictvím API, v prostředí Dynamics nevznikají žádné funkční problémy.Pokud se však chce uživatel přihlásit do aplikace Acrobat Sign, musí si resetovat heslo prostřednictvím odkazu „Zapomněl jsem heslo" na domovské stránce aplikace Acrobat Sign. - Připojit podepsané dokumenty k entitě smluv– Vloží PDF kopii dokončeného dokumentu zpět do aplikace Dynamics, připojenou k záznamu smlouvy (v části Poznámky).Autoritativní původní dokument je uchováván na serverech aplikace Acrobat Sign.
- Připojit kombinovaný záznam auditu s podepsanou smlouvou – Připojí PDF záznam auditu aplikace Acrobat Sign k záznamu smlouvy (v části Poznámky), jakmile je smlouva podepsána a dokončena.Záznam auditu výslovně uvádí události (zobrazeno, podepsáno a delegováno) smlouvy, časovou osu těchto událostí a IP adresu, kde byly události provedeny.
- Připojit záznam auditu – Připojí zprávu auditu k záznamu smlouvy (v části Poznámky) jako samostatný soubor.
- Zobrazit obrázky náhledu dokumentu – Připojí obrázek podepsaného nebo dokončeného dokumentu k záznamu pro snadné zobrazení bez nutnosti stahování a otevírání PDF souboru.Připojený obrázek se zobrazí v dolní části záznamu smlouvy.
- Povolit kanály aktivit u entity smlouvy Adobe - Povolí kanály aktivit pro entitu smlouvy.
- Blokovat přístup k dokumentu smlouvy - Když je povoleno, zakazuje uložení kopie podepsaného dokumentu v aplikaci Microsoft Dynamics a brání uživatelům v náhledu nebo stahování kopie z prostředí Dynamics.
Poznámka
Když povolíte nastavení „Blokovat přístup k dokumentu smlouvy":
- Automaticky zakáže následující nastavení:
- Připojit podepsané dokumenty k entitě smluv
- Připojit kombinovaný záznam auditu s podepsanou smlouvou
- Zobrazit obrázky náhledu dokumentu
- Nemění stav stávajících smluv.Nastavení se aplikuje pouze na smlouvy, které jsou podepsány po povolení nastavení.
- Neodstraňuje stávající smlouvy z prostředí Microsoft Dynamics.
Povolení požadovaných metod ověřování identity uživatelů ve vašem účtu Acrobat Sign:
- Přihlaste se do účtu aplikace Acrobat Sign pomocí údajů správce.
- Přejděte do Účet > Nastavení účtu > Nastavení odesílání.
- Na stránce Nastavení odesílání, která se otevře, posuňte se dolů na sekci Možnosti identifikace podepisujících a zaškrtněte políčka pro metody ověřování identity, které chcete povolit.
- Vyberte možnost Uložit.
Další informace o metodách ověřování Acrobat Sign.
Pokud váš pracovní proces vyžaduje podpisy v souladu se standardem CFR 21 část 11, musíte nakonfigurovat nastavení Bio-Pharma v účtu Adobe Acrobat Sign.Postup:
- Přihlaste se do účtu Acrobat Sign pomocí přihlašovacích údajů správce.
- Přejděte do Účet > Nastavení účtu > Nastavení Bio-Pharma.
- Na stránce Nastavení Bio-Pharma zaškrtněte políčka pro nastavení, která chcete povolit.
- Vyberte možnost Uložit.
Pro další informace o nastavení Bio-pharma viz Konfigurace nastavení bio-pharma.
Z vašeho prostředí Dynamics můžete odebrat aktuální integrační klíč a přerušit tak vztah důvěry mezi Dynamics CRM a Adobe Acrobat Sign, čímž zastavíte všechny nové transakce a aktualizace stávajících transakcí. Odebraný klíč lze za účelem obnovení komunikacemi mezi těmito dvě systémy kdykoli znovu vložit.
Odebrání klíče
- Přejděte do Adobe Acrobat Sign > Nastavení správce.
- V horní liště vyberte Odebrat klíč.
Integrační klíč můžete také zrušit ze svého účtu Acrobat Sign. Zrušení klíče trvale znemožní používání klíče v Acrobat Sign.
Jak zrušit platnost klíče:
- Přihlaste se jako správce do účtu Adobe Acrobat Sign.
- Přejděte do Účet > Osobní předvolby > Přístupové tokeny.
- Vyberte definici klíče pro integrační klíč, který chcete odvolat. Tím se zobrazí odkaz Odvolat.
- Vyberte možnost Odvolat.
- Po zobrazení výzvy vyberte Ano.
Mapování dat můžete použít k:
- Vylepšení procesu generování smluv a zajištění správného obsahu v polích dokumentů načítáním hodnot polí přímo z aplikace Dynamics CRM.
- Odeslání nového obsahu z dokončených smluv zpět do aplikace Dynamics, což umožňuje cenné aktualizace vašeho CRM bez nutnosti ruční manipulace s daty.
Pro úspěšné mapování dat musíte mít předem vytvořené formuláře s definovanými názvy polí, abyste mohli logicky propojit pole CRM s polem formuláře Adobe Acrobat Sign.
Na obrázku níže vidíte jednoduchý formulář. Pole jsou definována dvojicemi složených závorek na jedné straně (definuje šířku pole) a názvem pole (řetězec znaků mezi složenými závorkami).
Textové značky mohou kromě hodnoty názvu obsahovat i další argumenty, například ověřování, výpočty a regulární výrazy.
Podívejte se jak vytvářet formuláře a zlepšit kvalitu dat, která zachytíte během procesu podepisování.
Podívejte se, jak vytvářet formuláře ve formátu PDF.
Poznámka
Při návrhu formuláře a mapování polí může být velice užitečná funkce Zkrácení textové značky, protože vytváří zásadu pro názvy polí, které se opakují v každém dokumentu (a šetří čas, protože nemusíte znovu vytvářet formální značku). Tím se zlepšuje mapování dat ve více formulářích a vytváří kotva pro budoucí formuláře.
K definování šablony mapování dat můžete použít jeden z následujících dvou způsobů:
- Prostřednictvím stránky mapování dat
- Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Mapování dat.
- Na stránce Mapování dat můžete prohlížet, upravovat nebo mazat existující mapy dat.
- V pravém horním rohu vyberte +Nové pro přístup na stránku Nové mapování dat.
- Na stránce Nastavení správce
- Na stránce Nastavení správce vyberte Vytvořit nové mapování dat.
- Zadejte intuitivní název mapy dat.
- Můžete si zvolit nastavení tohoto mapování dat jako výchozího.
- Z rozevírací nabídky Entity vyberte CRM Entity.
Tím se omezí pole dostupná pro mapování pouze na definovanou entitu. Pro každou entitu můžete mít více map dat. Nastavenou hodnotu objektu již nelze nikdy změnit. Jakmile je nastavena hodnota Entity, zobrazí se karta Mapování dat. - Vyberte Mapování dat pro přístup k nástrojům mapování polí.
Propojte datová pole Dynamics CRM s názvy polí Adobe Acrobat Sign
Můžete vytvořit vztahy mezi názvy polí Dynamics CRM a názvy polí formuláře Adobe Acrobat Sign, které jste definovali.Mapování dat se konfigurují na základě toho, jak data proudí:
- MAPOVÁNÍ DAT CRM NA SMLOUVU ADOBE ACROBAT SIGN - Předvyplní pole ve formuláři pomocí hodnot polí spojených s definovanou entitou Dynamics.
Můžete vytvořit „skupinu hledání" alternativních hodnot polí CRM, které se snaží vyplnit pole formuláře Acrobat Sign. Každý člen skupiny se zkouší postupně, dokud se nenajde hodnota, která není null, a nevloží se. (Viz dále) - MAPOVÁNÍ DAT SMLOUVY ADOBE ACROBAT SIGN NA DATA CRM - Vyplní prázdná pole entity Dynamics pomocí hodnot polí formuláře získaných prostřednictvím procesu podepisování (po dokončení smlouvy).
Ve výchozím nastavení Acrobat Sign nevkládá novou hodnotu do pole CRM s obsahem.
Můžete definovat vztah v datové mapě, abyste přepsali ochranu obsahu a nahradili existující hodnoty polí novým obsahem z podepsaného formuláře.
Podporované datové typy
- Mapování dat Adobe Acrobat Sign podporuje následující datové typy:
- Text – Textová pole formuláře jsou podporována jako jeden řádek textu v CRM.
- Logická hodnota (Dvě možnosti) – Zaškrtávací políčka jsou podporována pro logická pole CRM.
Pokud se pro logická pole CRM používají rozbalovací seznamy nebo přepínače, mapování z CRM do Acrobat Sign může selhat; mapování z Acrobat Sign do CRM by však mělo fungovat. - Sada možností – Rozbalovací seznamy a přepínače jsou podporovány pro pole typu Sada možností v CRM
Propojení datových polí CRM s poli smlouvy aplikace Adobe Acrobat Sign:
- Z rozbalovací nabídky Atribut vyberte pole CRM.
- Do pole Pole smlouvy zadejte název pole formuláře aplikace Adobe Acrobat Sign.
- (Volitelné) Zaškrtněte políčko Přidat mapování v opačném směru , pokud chcete také propojit mapování těchto polí z aplikace Acrobat Sign do CRM.
- (Volitelné) Zaškrtněte políčko Přepsat , pokud chcete, aby tato šablona ignorovala existující obsah v poli CRM a vynuceně vyplnila pole novým obsahem z pole aplikace Adobe Acrobat Sign.
- Vyberte možnost Přidat.
Po zpracování nového vztahu polí se zobrazí pod nastaveními konfigurace.
Pokud jste přidali mapování v opačném směru, uvidíte, že se nový vztah vyplní také pod konfiguračními poli Acrobat Sign do CRM.
Pokud jste se rozhodli přepsat ochranu obsahu, uvidíte to uvedeno v záznamu vztahu.
Propojení polí smlouvy aplikace Adobe Acrobat Sign s datovými poli CRM:
Proces pro samostatné vytvoření mapování z Adobe do CRM je stejný jako výše, až na to, že neexistuje možnost Přidat mapování v opačném směru.
Odstranění mapovaných vztahů
Jeden nebo více mapovaných vztahů můžete odstranit následujícím způsobem:
- Vyberte záznamy k odstranění zaškrtnutím políčka u příslušného záznamu.
- V horní liště vyberte ikonu Další příkazy a poté vyberte možnost Odstranit.
Vytvoření alternativního mapování polí (Hunt Group)
Pokud definujete pole ve formuláři Adobe Acrobat Sign, které může být vyplněno jedním z několika polí CRM, můžete vytvořit seřazený seznam (skupinu pro vyhledávání) atributů CRM, které se pokusí naplnit pole Adobe Acrobat Sign.
Například můžete mít pole CRM First Name mapované na pole formuláře s názvem FName a poté mapovat pole CRM Yomi First Name na stejný název pole formuláře.Aplikace se nejprve pokusí vyplnit pole obsahem z pole Křestní jméno, a pokud žádný obsah nenajde, Adobe Acrobat Sign se pokusí použít obsah z pole Yomi křestní jméno. Pokud se nepodaří ve skupině vyhledat potřebné údaje, pole zůstane prázdné.
Jak nadefinovat skupinu:
- Vytvořte vztah mezi CRM a Adobe Acrobat Sign mezi vaším primárním atributem CRM a názvem pole formuláře Acrobat Sign.
- Po vytvoření prvního záznamu změňte parametr CRM na vedlejší parametr CRM a vytvořte i tuto vazbu.
- Po zobrazení výzvy vyberte OK.
Po aktualizaci záznamu v systému uvidíte, že se záznamy změnily a obsahují předponu před atributem entity:
U hlavního nebo výchozího parametru se zobrazí předpona #. Toto pole bude vždy prvním polem, které se zkontroluje ohledně obsahu. Následující vztahy budou očíslovány 1-N.První alternativní vztah pole je označen (1) a vždy to bude první alternativní pole, které bude zkontrolováno. Druhá náhradní vazba polí obdrží pořadové číslo (2) a tak dále.
Přidání příloh k souvisejícím entitám
Jakmile je smlouva plně podepsána a uzavřena, Adobe Acrobat Sign vytvoří kopii dokumentu ve formátu PDF a záznam o průběhu podepisování. Tyto dokumenty lze přiložit ve formátu PDF k jakémukoli dalšímu subjektu CRM, který je propojený se šablonou nadřazeného subjektu.
Na stránce šablony v části MAPOVÁNÍ PODEPSANÉ DOHODY A PROTOKOLU AUDITU DO OBJEKTU CRM najdete v rozbalovací nabídce tři Typy dokumentů:
- Podepsaný dokument PDF – úplná textová podoba podepsaného dokumentu. Jedná se o kopii autoritativního originálu, který je udržován na serverech Adobe Acrobat Sign.
- Záznam o průběhu – Úplný výčet všech hlavních událostí (podepisování, delegování atd.) a související metadata (čas/datum, IP adresa atd.)
- Sloučený dokument PDF – Oba tyto dokumenty sloučené do jednoho souboru PDF a přiložené
Ke každému přidruženému subjektu můžete přiložit jeden nebo více souborů, ale mapování je potřeba vytvořit ke každému zvlášť.
Jak mapovat přílohy:
- Z rozbalovací nabídky vyberte Typ dokumentu
- V seznamu rozbalovací nabídky Připojit k záznamu CRM vyberte subjekt, kterému chcete dokument předat. V seznamu se zobrazí pouze subjekty, které mají nastavenou vazbu k nadřazenému subjektu
- Vyberte možnost Přidat.
Vztahy příloh budou uvedeny v nastavení konfigurace.
Odstranění přílohy
- Zaškrtněte políčko u záznamů, které chcete odstranit.
- Vyberte ikonu Další příkazy a poté vyberte možnost Odstranit.
Jako správce Acrobat Sign v prostředí Dynamics máte oprávnění vytvářet šablony smluv, které mohou předkonfigurovat většinu polí smlouvy, připojit soubory a propojit tuto smlouvu s relevantním mapováním dat.
Šablony jsou propojené se subjektem Dynamics a zpřístupní se dohodám odeslaným z tohoto subjektu, jakmile je označíte příznakem Aktivní.
Poznámka
Datové mapy jsou základem šablon dohod a je vhodné je nastavit předtím, než nastavíte šablonu dohody.
Použijte jeden z následujících způsobů konfigurace nové šablony smlouvy:
Prostřednictvím šablon smluv
- Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Šablony smluv.
- Načte stránku Šablon smluv, která zobrazí všechny existující šablony, které můžete prohlížet, upravovat nebo mazat.
- V pravém horním rohu vyberte +New pro spuštění nové šablony.
Prostřednictvím Nastavení správce
- V levém panelu vyberte Nastavení správce.
- Vyberte záložku Konfigurace a poté vyberte Vytvořit novou šablonu smlouvy.
- Na stránce Nová šablona smlouvy oskytněte intuitivní název šablony a vyberte entitu, se kterou má být šablona propojena.
Poznámka: Entitu nelze později změnit. Jakmile je entita vybrána, šablona se uloží a načte se kompletní šablona smlouvy.
Šablonu dohody můžete nakonfigurovat poskytnutím požadovaných informací na následujících čtyřech kartách:
- Podrobnosti šablony – Definují vztah mezi hlavními objekty a zda je šablona aktivní.
- Příjemci – Umožňují předkonfigurovanou cestu podpisu pro šablonu.
- Podrobnosti smlouvy – Obsahuje prvky jednotlivé smlouvy.
- Související – Seznam souvisejících objektů.
Podrobnosti šablony
Podrobnosti šablony popisují vztah této šablony mezi šablonou – objektem – datovou mapou. Obsahuje následující pole:
- Název šablony: Název šablony. Je totožný s názvem vyjádřeným v horní části stránky.
- Primární entita: Šablony jsou propojeny s jednou entitou v rámci Dynamics. Deklarovaná entita je jediná entita, která tuto šablonu zobrazí. Tato hodnota je uzamčena po vytvoření smlouvy.
- Mapování dat: Toto pole udává název mapování dat, které je vázáno na šablonu.
- Aktivní: Určuje, zda je šablona dostupná pro uživatele k výběru při odesílání z primární entity.
- Odesílání jedním kliknutím: Pokud je povoleno, šablona automaticky odešle smlouvu při výběru šablony.
Předpokládejme, že máte šablonu NDA navrženou s kontaktem jako primární entitou a sekce příjemce je nakonfigurována pro import e-mailu kontaktu.Poté stačí vybrat šablonu smlouvy o mlčenlivosti z kontaktu, kterému ji chtějí odeslat. Fáze konfigurace se přeskočí a smlouva se odešle bez další interakce.
Pokud ale není nakonfigurován žádný příjemce, funkce Jedním kliknutím se ignoruje a dohoda se otevře pro ruční konfiguraci.
Příjemci
V části Příjemci se nachází seznam a pořadí podepisování příjemců, které chcete do šablony přednastavit.
V šabloně můžete definovat seznam příjemců pomocí možnosti + Nový příjemce. Ve výchozím nastavení je seznam příjemců ponechán prázdný, aby ho odesílatel při konfiguraci dohody vyplnil ručně.
Výchozího příjemce musíte explicitně přidat pomocí možnosti + Nový příjemce a poté uložit výchozí hodnoty prezentované s povolenou možností Vytvořit z primární entity.
Možnost Přepsat výchozí ověření vám umožňuje obejít výchozí metodu ověření (nastavenou v sekci Zabezpečení ) a použít jinou metodu ověření pouze pro tohoto příjemce.
Chcete-li přidat další příjemce (například pro interní proces protipodpisu) nebo příjemce, kteří se neúčastní procesu podepisování, musíte zrušit zaškrtnutí políčka Vytvořit z primární entity a poté definovat příjemce. Je to skvělá možnost pro týmy, které jsou v kopii a potřebují spravovat pouze finální dokumenty.
Podrobnosti dohody
Část Podrobnosti dohody obsahuje čtyři položky:
- Podrobnosti zprávy: Název dohody a globální zpráva, kterou každý příjemce vidí v e-mailu „Prosím, podepište".
- Přiložené soubory: soubory, které se odesílají k podepsání.
- Možnosti dohody: Možnosti pro konfiguraci dohody.
- Možnosti zabezpečení: Možnost zabezpečit PDF heslem.
Své dohody můžete přidružit k následujícím integrovaným entitám CRM zahrnutým v balíčku Adobe Acrobat Sign:
- Kontakty
- Účty
- Potenciální kontakty
- Příležitosti
- Nabídky
- Faktury
- Objednávky
- Smlouvy
Vlastní entity mohou spustit dohodu pouze z položky nabídky Požádat o podpisy . Systém Rychlé vytváření nemůžete použít ke spuštění smlouvy z vlastní entity.
Do tohoto rozsahu můžete přidat svou vlastní entitu CRM nebo jakoukoli jinou integrovanou entitu CRM pomocí jednoduchých kroků, jak je vysvětleno v následujících krocích. Příklad nastavení vysvětluje, jak přidat vlastní entitu CRM nazvanou „Zákazník".
Přejděte do Nastavení > Přizpůsobení.
Na stránce Přizpůsobení vyberte Přizpůsobit systém.
Na stránce Výchozí řešení, která se otevře:
- V levém panelu v části Komponenty rozbalte seznam entit.
- Najděte vlastní entitu „Zákazník" (v tomto případě) a rozbalte ji.
- Vyberte název entity pro zobrazení polí a ovládacích prvků.
- Zkopírujte hodnotu z pole Název.Toto je interní systémový název vaší vlastní entity.
Z levého panelu v části Vlastní entita vyberte Vztahy 1:N a poté vyberte Nový vztah 1 k více.
V okně Nový vztah, které se otevře:
- V poli Související entita vyberte Smlouva.
Pole Název se změní a zobrazí {entityName}_adobe_agreement. - Do pole Zobrazovaný název vložte název vaší vlastní entity („new_customer" v našem příkladu).
Pole Název změní svou hodnotu na „new_" + {entityName} + „Id".(new_new_customerID) - Vyberte Uložit a zavřít.
Na stránce Vztahy 1:N, která se otevře, vyberte Publikovat všechna přizpůsobení.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
