Splnit požadavky IVES

Přehled

Základní dokument od IRS týkající se dodržování předpisů IVES naleznete zde: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign je řešení plně kompatibilní se zákonem ESIGN.Všechny definice IRS a požadavky zákona ESIGN splňuje základní řešení pro všechny smlouvy odeslané prostřednictvím služby.

IVES má dodatečné požadavky, které je nutné dodržet pro zajištění souladu s předpisy a účasti při používání formulářů 4506-T a 4506T-EZ.

Níže naleznete požadavky stanovené dokumentem požadavků IRS a související konfigurace aplikace Acrobat Sign, které zajišťují dodržování předpisů.

Přístup k následujícím nastavením konfigurace vyžaduje úroveň služby Acrobat Sign pro Firmy nebo podniky.

Ověření

Dodržování předpisů IVES vyžaduje dvoufaktorové ověřování při podpisování dokumentů.Aplikace Acrobat Sign doručuje všechny žádosti o podpis jako jedinečný odkaz pro každého podepisovatele na e-mailovou adresu.Jedinečná URL pro podpis a přístup k e-mailové schránce představují první faktor ověřování.Pro splnění požadavku na dvoufaktorové ověření lze účet Acrobat Sign nakonfigurovat tak, aby vyžadoval od podepisovatele druhý stupeň ověření před podpisem dokumentu.Acrobat Sign podporuje tři možnosti druhého faktoru:

1. Ověřování telefonem (SMS)
2. Ověření na základě znalostí (KBA)
3. Průkaz totožnosti
   

Doporučuje se, aby skupina nebo účet odesílající dokument, který vyžaduje dodržování předpisů IVES, nakonfigurovala následující nastavení:

1. Metody ověřování totožnosti – Vyberte jednu z výše uvedených metod ověřování druhého faktoru a nastavte ji jako výchozí.
2. Pro omezení možnosti lidské chyby můžete zakázat možnost odesílatelům změnit výchozí metodu ověřování.
3. Pokud máte transakce, které nevyžadují protipodpis kompatibilní s IVES, Povolte různé metody ověřování totožnosti pro interní příjemce.
4. Povolte různé metody pro interní podepisovatele a nastavte výchozí hodnotu na interně přijatelný standard.

Souhlas

IVES vyžaduje, aby podepisující výslovně souhlasili s elektronickým obchodováním.

• Výslovný souhlas lze nakonfigurovat tak, aby vyžadoval přezkoumání Podmínek použití a Spotřebitelského sdělení.Úplné podrobnosti naleznete zde
• Podrobnosti o souhlasu se zaznamenávají do kontrolní stopy podpisové smlouvy.

Elektronický podpis

Dokumenty IVES vyžadují, aby byl e-podpis ověřen proti jménu ve formuláři.

• Všechny podpisy použité systémem Acrobat Sign jsou plně kompatibilní s podpisy podle zákona ESIGN.
• Výslovný text navrhující porovnání podpisu se jménem ve formuláři naznačuje, že použití podpisu založeného na písmu je lepší než stylovější typ podpisu (např.: biometrické podpisy nebo podpisy Hanko razítkem). Proto se doporučuje omezit typ podpisu na zadání jejich jména a iniciál

Razítko proti neoprávněné manipulaci

Dokumenty IVES musí být po použití podpisů zabezpečeny proti neoprávněné manipulaci.

• Acrobat Sign aplikuje ochranu proti neoprávněné manipulaci na všechny dokončené dokumenty
• Razítko proti neoprávněné manipulaci je viditelné při otevření PDF v aplikaci Adobe Acrobat nebo Adobe Reader a zobrazuje se jako modrý pruh v horní části okna.

Nepopiratelnost / Protokol kontroly

Protokol kontroly celého procesu podepisování musí doprovázet dokument. Protokol kontroly musí obsahovat všechny informace o životním cyklu dokumentu.

• Každá transakce v aplikaci Acrobat Sign má plně vyhovující protokol auditu, který lze stáhnout ze záznamu transakce (na stránce Správa).
• Doporučuje se, aby skupina nebo účet, který musí být kompatibilní s IVES, měl nakonfigurované následující nastavení:

i. Připojit zprávu auditu k dokončeným dokumentům → Vždy

ii. Poslat extra kopii každé podepsané smlouvy na tyto e-mailové adresy → Interní archivní e-mailová adresa

Samotný auditní záznam obsahuje všechny prvky vyžadované IVES:

A. Datum a čas vytvoření

B. IP adresa podepisujícího

C. Oznámení o životním cyklu dokumentu

D. Výsledek ověření

E. Výsledek souhlasu

F. Výsledek každého e-podpis

Uchovávání dokumentů

Všechny formuláře 4506-T a 4506T-EZ, včetně jejich zpráv auditu, musí být uchovávány po dobu dvou let.

• Acrobat Sign uchovává všechny podepsané dokumenty a záznamy auditu na našich serverech po celou dobu poskytování služby. Pouze přímým jednáním zákazníka by mohl být dokument smazán, a i v tom případě záznam auditu přetrvá.
• Doporučuje se, aby jakákoli skupina nebo účet, který usiluje o dodržování předpisů, nastavil automatickou kopii na archivní e-mailovou adresu (např.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Kontrola kvality

Všichni účastníci používající řešení elektronického podpisu musí používat nezávislou stranu k každoročnímu auditu podpisů.

• Tento požadavek spadá mimo rozsah toho, co může Acrobat Sign poskytnout, protože požadavek specificky vyžaduje, aby audit provedla nezávislá strana.

Vlastní pracovní postupy

Zákazníci na podnikové úrovni mohou vytvořit diskrétní pracovní postupy pomocí návrháře pracovních postupů.

Tato možnost umožňuje pracovní postup specifický pro dokument, včetně metod ověření uživatele a oznamovacích procesů, aniž by bylo nutné používat nastavení pro celou skupinu nebo účet.

Vzhledem k tomu, že požadavky IVES jsou poměrně přísné a netolerují lidské chyby, je tato možnost důrazně doporučována.