Adobe Acrobat Sign pro Veeva Vault: Příručka uživatele

Naposledy aktualizováno 20. 7. 2023

Tento dokument je navržen tak, aby pomohl zákazníkům platformy Veeva Vault naučit se používat integraci služby Adobe Acrobat Sign pro Veeva Vault k odesílání dohod.

Přehled

Integrace služby Adobe Acrobat Sign s platformou Veeva Vault usnadňuje proces získávání podpisu nebo schválení pro jakoukoli dokumentaci vyžadující právně závazné podpisy nebo zpracování dokumentů v rámci auditu.

Celkový proces odesílání dokumentů k podpisu je podobný odesílání e-mailů, takže je pro většinu uživatelů snadno osvojitelný.

Integrace služby Adobe Acrobat Sign s platformou Veeva Valut zjednodušuje a urychluje pracovní postupy s dokumenty a podpisy. Používáním integračního pracovního postupu:

Šetříte čas a zdroje vynaložené na papírovou poštu, ponocování nebo faxování.
Odesíláte smlouvy k elektronickému podpisu nebo schválení z platformy Veeva Vault, přistupujete k historii v reálném čase a zobrazujete si uložené smlouvy.
Sledujete dohody v reálném čase napříč vaší organizací a dostáváte aktualizace, když dojde k zobrazení, podepsání, zrušení či zamítnutí dohod.
Služba eSign podporuje více než 20 jazyků a službu zpětného faxování ve více než 50 jazycích po celém světě.
Vytváříte opětovně použitelné Šablony dohod pro možnosti odeslání.

Odesílání dohod pomocí služby Adobe Acrobat Sign pro Veeva Vault

Pokud chcete odeslat dohodu pomocí služby Adobe Acrobat Sign pro Veeva:

Přejděte na přihlašovací stránku platformy Veeva Vault a zadejte uživatelské jméno a heslo. Otevře se domovská stránka služby Vault, jak je znázorněno níže.

Otevřete kartu Library (Knihovna) a poté v pravém horním rohu vyberte možnost Create (Vytvořit).

Vyberte Upload and Continue (Nahrát a pokračovat).

Nahrajte jakýkoli dokument ze svého lokálního disku.

V zobrazeném dialogovém okně vyberte Type (Typ) jako Clinical (Klinický) a poté podle potřeby vyberte Subtype (Podtyp) a Classification (Klasifikaci).

Zavřete dialogové okno vybráním možnosti Ok.

Vyberte možnost Next (Další).

Ve zobrazeném okně vyplňte všechna povinná pole v sekci metadata a vyberte možnost Save (Uložit).

Vytvoří se zkušební dokument ve stavu Draft (Koncept), jak je znázorněno níže.

V pravém horním rohu otevřete rozbalovací nabídku a vyberte možnost Start Review (Zahájit recenzi).

Použití Adobe Acrobat Sign pro Veeva Vault

Vyberte možnosti Reviewer (Recenzent) a Review Due Date (Termín recenze).

Vyberte Start (Zahájit). Stav dokumentu se změní na IN REVIEW (PROBÍHÁ RECENZE).

Dokončete přidělenou úlohu jménem recenzentů. Po dokončení se stav dokumentu změní na REVIEWED (ZKONTROLOVÁNO).

Vyberte rozbalovací nabídku a zvolte Adobe Acrobat Sign.

Pokud je v účtu Adobe Acrobat Sign zapnutá funkce UMG (Uživatelé ve více skupinách) a odesílatel patří do více skupin, zobrazí se níže uvedené dialogové okno. V dialogovém okně vyberte skupinu a poté vyberte možnost Next (Další).

Zadejte v okně prvku iFrame, které se otevře ve službě Vault, e-mailovou adresu příjemce a vyberte možnost Next (Další).

Poznámka: Pokud pro e-mailovou adresu odesílatele neexistuje uživatelský účet Adobe Acrobat Sign, zobrazí se v okně prvku iFrame zpráva, jak je uvedeno níže. Také uživateli zašle e-mail s pokyny pro aktivaci účtu.

Pokud je však vypnutá funkce Automatické zřizování uživatelů služby Sign, vytvoření uživatele služby Adobe Acrobat Sign se nezdaří a v okně prvku iFrame se zobrazí zpráva s výzvou, aby se uživatel obrátil na správce svého účtu Adobe Acrobat Sign. Správce účtu Adobe Acrobat Sign může provést jednu z následujících akcí:

Zapnout u daného účtu funkci Automatické zřizování uživatelů služby Sign.
Vytvořit uživatele ve službě Adobe Acrobat Sign před použitím integrace služby Veeva Vault Adobe Acrobat Sign.

Jakmile je dokument zpracován, přetáhněte pole pro podpis z pravého panelu a vyberte možnost Send (Odeslat).

Dokumenty budou odeslány příjemci k podepsání. Jakmile příjemce obdrží e-mail s dokumentem, stav dokumentu se změní z Zkontrolováno na V Adobe Acrobat Signing.

Poznámka: Kromě obdržení e-mailového oznámení také příjemci, kteří jsou uživateli trezoru, dostanou oznámení o podpisu v rámci Veeva Vault, když je jim dokument přidělen k podpisu.

Příjemci mohou vybrat odkaz v oznámení a zobrazit smlouvu a provést potřebnou akci. Pokud si chtějí zobrazit všechny úkoly, které jim byly přiděleny, mohou příjemci přejít na Domů > Moje úkoly a poté vybrat název úkolu pro provedení akce s dokumentem.

Přístup ke smlouvě prostřednictvím oznámení.

Jakmile jsou ve službě Adobe Acrobat Sign zaznamenány všechny podpisy, stav dokumentu ve službě Vault se změní na Approved (Schváleno).

Vyberte možnost Document Files (Soubory dokumentů) a rozbalte sekci Renditions (Provedení) ve službě Vault. Automaticky vytvoří Prezentaci nazvanou „Adobe Acrobat Sign Rendition", jakmile je dokument ve stavu Schváleno.

Stáhněte Adobe Acrobat Sign Rendition pro ověření podpisu příjemce.

Zrušení dohody pomocí služby Adobe Acrobat Sign pro Veeva Vault

Přejděte na přihlašovací stránku Veeva Vault a zadejte své uživatelské jméno a heslo.
Otevře se domovská stránka vašeho trezoru, jak je uvedeno níže.

Vyberte záložku Knihovna a poté vyberte dokument.
Stav dokumentu může být: V konceptu Adobe Acrobat Sign, V autorské verzi Adobe Acrobat Sign nebo V podepisování Adobe Acrobat Sign.