Případy použití pracovních postupů e-podpisu

Vytváření pracovních postupů e-podpisu s aplikací Adobe Sign pro Zapier vám umožňuje zefektivnit procesy podpisu snadno a flexibilně. Můžete vytvářet automatizované pracovní postupy pro různé scénáře, jako jsou interní schválení, smluvní dohody a vícestupňová podpisování, přičemž zajistíte bezpečné a právně závazné podpisy.

Pro nastavení každého pracovního postupu potřebujete:

1. Výběr události akce: Ze seznamu vyberte požadovanou událost akce.
2. Připojit k Adobe Acrobat Sign: Propojte pracovní postup s účtem Adobe Acrobat Sign, který chcete používat.
3. Konfigurovat pracovní postup: Vyplňte požadovaná pole pro nastavení pracovního postupu Action.
4. Otestovat pracovní postup: Volitelně můžete pracovní postup otestovat provedením zkušebního spuštění a zajistit, že vše funguje správně.

Tento proces zajišťuje, že vaše pracovní postupy jsou správně nakonfigurovány a připraveny k použití.

Například konfigurace pracovního postupu pro vytvoření dokumentu ze smlouvy vyžaduje vyplnění následujících polí: ID smlouvy a ID dokumentu

Podporované pracovní postupy e-podpisu

Můžete snadno vytvářet automatizované pracovní postupy e-podpisu v aplikaci Acrobat Sign pro Zapier pro kterýkoli z následujících případů použití:

Automatizace založená na spouštěčích

Acrobat Sign poskytuje několik nativních spouštěčů, například když je smlouva vytvořena, odeslána k podpisu, dokončena, zrušena nebo aktualizována. Tyto spouštěče vám mohou pomoci vytvářet inteligentní pracovní postupy, které okamžitě reagují na důležité milníky v procesu e-podpisu. Tyto automatizace řízené událostmi pomáhají zajistit včasné následné činnosti a zlepšenou provozní efektivitu bez ručního zásahu.

Když je smlouva dokončena v aplikaci Acrobat Sign, může Zap automaticky nahrát podepsané PDF do konkrétní složky Google Drive a aktualizovat Google Sheet se stavem a URL podpisu.

Automatizovat vytváření smluv

Můžete vytvářet smlouvy na základě kteréhokoli z následujících spouštěčů a upozorňovat podepisující.Pracovní postupy vytváření smluv v aplikaci Adobe Acrobat Sign vám umožňují vybrat metody ověřování, přidávat uživatele a definovat jejich role.Můžete upozorňovat podepisující odesíláním odkazů na podpis prostřednictvím WhatsApp, SMS nebo Slack.

Akce:

• Vytvoření smlouvy ze šablony knihovny a odeslání k podpisu
• Vytvořit smlouvu z nahraného dokumentu a odeslat k podpisu

Správa dokumentů

Proces správy dokumentů můžete zjednodušit pomocí následujících automatizovaných pracovních postupů v aplikaci Adobe Acrobat Sign pro Zapier:

• Vytváření PDF podepsaných smluv: Automatizujte převod dokončených smluv do formátu PDF pro snadné ukládání a budoucí reference.Jakmile je smlouva podepsána, systém může automaticky generovat vysoce kvalitní PDF dokumentu, bezpečně jej uložit a učinit snadno dostupným.

• Získat ID dokumentu: Můžete nahrát jakýkoliv dokument a získat jeho jedinečné ID dokumentu. Díky tomu máte rychlou referenci pro sledování, organizování a vyhledávání dokumentů v databázi. 

• Zkontrolovat stav smlouvy: Můžete zadat ID dokumentu nebo URL e-podpisu a okamžitě zkontrolovat, zda smlouva čeká na vyřízení, je podepsaná nebo dokončená. Pomáhá vám zůstat informováni o průběhu smlouvy kdykoli, aniž byste museli kontaktovat ostatní strany.

• Najít URL pro podpis smlouvy: Můžete rychle najít URL konkrétní smlouvy pro podpis a v případě potřeby ji znovu odeslat podepisujícímu. Adobe Acrobat Sign generuje a ukládá URL při vytváření dokumentu, což vám umožňuje snadný přístup pro bezproblémové opětovné sdílení a následné akce.

Akce:

• Vytvořit PDF podepsané smlouvy
• Nahrát dokument pro získání ID dokumentu
• Najít stav smlouvy
• Najít URL pro podpis

Import a synchronizace auditních záznamů smluv

Po dokončení podpisové ceremonie můžete stáhnout auditní záznam podepsané smlouvy a nahrát jej do požadovaného umístění, například na Google Drive nebo OneDrive.

Akce:

• Vytvořit PDF auditního záznamu smlouvy

Import a mapování polí formuláře

Můžete stáhnout seznam polí formuláře z podepsaných smluv a použít je k mapování dat na jiné zdroje. Například pokud smlouva obsahuje textové pole „Křestní jméno", podepisující zadá své křestní jméno a podepíše dokument. Po dokončení procesu podepisování si může žadatel stáhnout data polí formuláře a křestní jméno lze uložit do sloupce Excelu nebo do jiného zdroje dat.

Akce:

• Vyhledání dat polí formuláře smlouvy ve formátu JSON

Načítání dokumentů

Můžete načíst seznamy všech smluv a jejich ID dokumentů.

Akce:

• Vyhledání seznamu všech smluv
• Vyhledání seznamu všech ID dokumentů smlouvy