Umožněte odesílatelům nahrát fyzicky podepsaný dokument jménem příjemce.
Některé organizace (nebo požadavky na dokumenty) vyžadují fyzické podpisy místo elektronických podpisů. Někteří příjemci navíc mohou upřednostňovat, aby z osobních důvodů nepodepisovali elektronicky. V těchto případech může příjemce vrátit fyzicky podepsaný dokument, místo aby sám dokončil proces odesílání.
Aby byl proces podpisu ve službě Acrobat Sign přesný a správně zaznamenaný, mohou odesílatelé odeslat podepsaný dokument jménem příjemce. Tím se zajistí správné obnovení dohody v pracovním postupu při zachování úplného protokolu auditu.
Jak se používá
Oprávnění nahrát fyzicky podepsanou verzi dohody má pouze původní odesílatel dohody.
Odesílatel po obdržení fyzického dokumentu vstoupí do dohody na stránce Správa a nahraje ji pomocí odkazu Nahrát podepsaný dokument v seznamu Akce na pravé straně této stránky.
Zpráva o auditu sleduje tuto aktivitu a dohoda obnoví nakonfigurovaný postup podpisu nebo dokončí dohodu podle návrhu dohody.
Osvědčené postupy
Pro organizace, které striktně nevyžadují elektronické nebo digitální podpisy, může být výhodné ponechat možnost vlastnoručního podpisu povolenou, aby se proces podepisování usnadnil. Pokud skupina povoluje vlastnoruční podpisy, povolením funkce Nahrát podepsaný dokument zajistíte flexibilitu při manipulaci s fyzicky podepsanými dohodami.
Správa vlastnoručních a digitálních podpisů
- U dohod vyžadujících digitální podpisy možnost požádat o vlastnoruční podpisy vypněte a zabraňte příjemcům v převodu postupu podepisování.
- V případě organizací, které používají více skupin, mohou nastavení Uživatelé ve více skupinách pomoci spravovat možnosti podpisu omezením dostupnosti vlastnoručního podpisu pro určité skupiny.
- U organizací, které nepřijímají vlastnoruční podpisy, doporučujeme zakázat:
- Funkci Nahrát podepsaný dokument.
- Možnost odesílat dohody k vlastnoručním podpisům.
- Možnost pro příjemce přepnout na formát vlastnoručního podpisu.
Konfigurace těchto nastavení zajišťuje soulad dohod s požadavky na dodržování předpisů při zachování efektivity procesů.
Konfigurace
Dostupnost:
Nahrávání podepsaného dokumentu je k dispozici pro všechny licenční plány.
Rozsah konfigurace:
- U účtů Acrobat Standard a Acrobat Pro je tato akce ve výchozím nastavení povolena.
- Při odesílání dohody prostřednictvím těchto úrovní nelze vybrat vlastnoruční podpisy, ale příjemci je mohou převést pomocí nastavení Povolit podepisujícím tisk, umístění vlastnoručního podpisu a nahrání dohody zpět do služby Acrobat Sign namísto e-podpisu.
- Účty s podnikovou licencí mohou toto nastavení povolit nebo zakázat na úrovni účtu nebo skupiny.
K ovládacím prvkům funkce se dostanete tak, že přejdete na možnost Globální nastavení > Nahrát podepsaný dokument.
Související nastavení
U nastavení souvisejících s možností vlastnoručního podpisu zvažte dvě nastavení. Pokud chcete zakázat možnost odesílání podepsaných dokumentů, pravděpodobně byste měli zakázat následující nastavení:
Povolení typu vlastnoručního podpisu vám nakonec zajistí nějaké vlastnoruční podpisy. Jednou budete muset podepisujícímu nahrát fyzickou kopii.
Pokud nechcete vlastnoruční podpis v žádném případě povolit, tak tento typ podpisu zakažte, aby odesílatelé neměli možnost takovou situaci vytvořit.
Povolení uživatelům převádět postup podepisování na styl vlastnoručního podpisu je obecně dobrý nápad, pokud trváte na rychlém procesu podepisování a nevyžadujete elektronické podpisy.
Podepisující, kterým není příjemné elektronické podepisování, mohou umístit fyzický podpis a celý proces se posune vpřed.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
