Přehled stránky Odeslat

Zkontrolujte prvky na stránce Odeslat a všímejte si všech funkcí, které se při tvorbě smlouvy zobrazují v rozhraní.

Přehled

Stránka Odeslat představuje procesní zkušenost, kdy je uživatel krok za krokem proveden procesem tvorbou kompozice. Nakonfigurovaná dohoda popsaná v tomto článku je nejčastěji prováděný pracovní postup, který obsahuje jednoho příjemce a jeden dokument.

Volitelné funkce jsou stručně popsány tak, jak jsou zobrazeny, s odkazy na speciální stránky, které se těmito funkcemi zabývají do hloubky.

Tvorba dohody

První krok

Tvorba nové dohody začíná výběrem karty Odeslat v horní navigační liště a výběrem souboru, který tvoří obsahový základ dohody.

Na této stránce existují dva interaktivní prvky, které vytvářejí překrytí:

A. Výběr skupiny – Tato rozevírací nabídka je povolena pro účty, které mají povolenou funkci Uživatelé ve více skupinách. V opačném případě je rozevírací nabídka šedá a nepřístupná.
Výběr skupiny umožňuje uživateli vybrat skupinu, ze které se dohoda odešle. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze skupiny, jichž je uživatel členem.
Změnou skupiny se obnoví zpracování dohody a zruší se všechny konfigurace, takže je nejlepší skupinu vybrat jako první. Možnost změny skupiny zůstává aktivní v průběhu celého procesu konfigurace dohody.

B. Odkaz Vybrat soubory – Toto je pouze odkaz na otevření překrytí pro výběr souboru. Do tohoto pole nelze soubory přetáhnout. Vyberte odkaz!

C. Překrytí Výběr souboru – Výběr souboru umožňuje uživateli vybrat soubory buď ze svého počítače, nebo ze šablon knihovny v rámci oprávnění vybrané skupiny.
Výběrem souboru z místního systému se proces okamžitě posune do dalšího kroku.
Šablony nabízejí možnost použít filtr posledních šablon nebo si prohlédnout celou knihovnu šablon. Při použití šablon lze vybrat více šablon. 

Druhý krok: 

Po výběru souborů se stránka automaticky aktualizuje, aby zobrazovala konfigurovatelné prvky s importovanými vybranými soubory.

K dispozici jsou tři podrobnosti dohody a čtyři nastavení dohody, se kterými můžete manipulovat.

Podrobnosti dohody – Mezi tyto prvky patří soubory použité v dohodě a informace použité ke konfiguraci e-mailu odeslaného příjemcům.

D. Výběr dalších souborů – Tento odkaz umožňuje uživateli přidat do dohody více souborů. Upozorňujeme, že výsledný dokument je kombinovaný soubor PDF všech souborů spojených v pořadí, v jakém jsou zobrazeny v poli souborů. Soubory lze kliknutím přetáhnout a měnit jejich uspořádání.

E. Název dohody – pole Název dohody standardně přebírá název prvního nahraného souboru. Pole lze upravit na libovolnou hodnotu, kterou odesílatel potřebuje.
Název dohody se vloží do předmětu e-mailu doručeného zákazníkům a je jednou z výrazných hodnot zobrazených na stránce Správa.

F. Zpráva – Hodnota Zpráva se vloží do těla e-mailu doručeného příjemcům. 

Nastavení dohody – Tato nastavení jsou volitelnými prvky, které podporují proces podepisování.

G. Termín dokončení – Zobrazené datum určuje, kdy se dohoda automaticky zruší. Tuto hodnotu lze vypnout, aby se dohoda nikdy automaticky nezrušila, povolit jako výchozí hodnotu, konfigurovat ručně při tvorbě dohody a upravit po odeslání dohody na stránce Správa.

H. Frekvence připomenutí – Frekvenci připomenutí lze potlačit, nikdy neodeslat dohodu, nakonfigurovat výchozí opakování na úrovni skupiny, ručně nakonfigurovat při vytváření dohody a odstranit nebo rozšířit na stránce Správa po odeslání dohody.

I. Heslo – Toto heslo se použije na konečné podepsaném souboru PDF. Heslo lze nakonfigurovat tak, aby bylo vyžadováno při vytváření dohody, nebo aby bylo odstraněno z možností na úrovni skupiny. Toto heslo se neukládá v systému Acrobat Sign. Uživatelé si musí zachovat znalost hesla prostřednictvím svého interního procesu.

J. Jazyk – Tato hodnota určuje, jaká lokalizace se použije na šablonu e-mailu doručenou příjemci. Upozorňujeme, že lokalizován je pouze obsah šablony poskytovaný systémem Acrobat Sign. Hodnota Název dohody, Zpráva a obsah připojených souborů se nepřekládají. Výchozí hodnotu lze konfigurovat na úrovni skupiny a upravit při vytváření nové dohody.

Po nakonfigurování dohody vyberte tlačítko Přidat příjemce, čímž se proces posune vpřed.

Třetí krok:

Výběr tlačítka Přidat příjemce aktualizuje stránku tak, aby obsahovala část příjemce.

Každý řádek identifikuje jednoho příjemce v procesu podepisování a každý příjemce je nakonfigurován jako jedinečný subjekt pro svou konkrétní akci. Nezáleží na tom, zda je stejná e-mailová adresa použita vícekrát; konfigurace pro příjemce může být různá a tato konfigurace se použije v daném kroku cyklu podepisování.
Pokud je například nakonfigurováno pět příjemců a první, třetí a pátý příjemce používá stejnou e-mailovou adresu, může být každý z těchto příjemců nakonfigurován s různými rolemi a metodami ověřování, které se uplatní, když dohoda vstoupí do prvního, třetího a pátého kroku cyklu podepisování.

V části příjemce jsou tři odlišné funkce:

Postup cyklu podepisování:

K. Pořadí podpisu příjemců – Je-li toto políčko zaškrtnuto, musí se příjemci podepisovat v sekvenčním pořadí. Každý příjemce je upozorněn pouze tehdy, když je na řadě s přístupem k dohodě, a dohoda je dokončena, když poslední příjemce dokončí svou akci.
Pokud políčko není zaškrtnuto, použije se cyklus paralelního podepisování. Všichni příjemci jsou upozorněni současně a dohoda bude dokončena, jakmile všichni příjemci dokončí svoji akci.

Konfigurace příjemce:

L. Pořadí podepisování – Toto číslo je viditelné pouze v případě, že je vybrán cyklus sekvenčního podepisování. Číslo udává pořadí, ve kterém budou příjemci přistupovat k dohodě. Pořadí příjemců lze změnit výběrem šipek nahoru nebo dolů vedle čísla indexu.

M. Role – Role příjemce má určitý vliv na to, jak může příjemce s dohodou pracovat, ale hlavně ovlivňuje to, jak se při přihlašování do systému zobrazí, co měl příjemce udělat (podepisující, schvalovatel, vyplňovatel formuláře atd.) Role nelze po odeslání dohody změnit.

N. E-mailová adresa – E-mailová adresa je klíčovým údajem pro doručení smlouvy příjemci. Osobní adresář uchovává e-mailové adresy z dříve odeslaných dohod a seznam odpovídajících možností e-mailu se vyplní, jakmile odesílatel začne psát do pole. Zadání nesprávné e-mailové adresy lze vyřešit úpravou příjemce na stránce Správa.

O. Způsob ověření – Výchozí hodnota pro metodu ověřování příjemce se importuje z nastavení skupiny a může být upravitelná během vytváření, pokud to nastavení skupiny umožňuje. V rozevírací nabídce jsou vyplněny pouze metody ověřování, které jsou pro skupinu povoleny. Způsoby ověření lze upravit na stránce Správa.

P. Soukromá zpráva – Viditelné pouze v případě, že jsou Soukromé zprávy povoleny. Do těla e-mailu je pro daného příjemce přidána soukromá zpráva, která je pro něj volitelně dostupná v prostředí elektronického podepisování.

Q. Odstranění záznamu příjemce – Výběrem ikony odstranění odstraníte záznam příjemce a sbalíte zbývající příjemce, čímž změníte pořadí podepisování.

Přidaní účastníci, kteří nejsou zapojeni do cyklu podepisování:

R. Přidat kopii – Výběrem odkazu Přidat kopii se otevře vstupní pole pro přidání až 11 e-mailových adres, které budou upozorněny po dokončení dohody.

Výběrem ikony plus přidáte v případě potřeby dalšího příjemce.

Po přidání a konfiguraci všech příjemců má odesílatel možnost dohodu ihned odeslat nebo zobrazit náhled dohody v prostředí pro vytváření. Prostředí pro vytváření v aplikaci umožňuje umístit pole kliknutím a umístěním. Obecně se doporučuje umístit alespoň jedno pole podpisu pro každého z příjemců s rolí podepisujícího.