Stáhněte balíček AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer a uložte jej do místního systému.
Naposledy aktualizováno
2. 6. 2025
Adobe Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics 365 ve vlastních prostorách: Průvodce instalací je navržen tak, aby poskytl pokyny pro instalaci a konfiguraci integrace Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics CRM.
Přehled
Acrobat Sign nabízí plug-and-play řešení integrace s Microsoft Dynamics CRM.Tato integrace poskytuje následující výhody:
- Urychluje proces od nabídky k hotovosti zasíláním smluv – například kontraktů a prodejních dokumentů – z aplikace Dynamics.
- Automaticky slučuje data z entit aplikace Dynamics – například účtů a kontaktů – do smluv a odesílá data shromážděná od podepisujících během procesu podepisování zpět do aplikace Dynamics.
- Umožňuje mobilní funkce prostřednictvím Sales Hub (pro instalace v aplikaci Dynamics 365 9.x a novější).
- Usnadňuje příjemci možnost dohody podepisovat kdykoli, odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.
- Umožňuje sledovat dokumenty odeslané k podpisu přes rozhraní systému Dynamics.
- Maximálně automatizuje celý proces.
Tento dokument je výslovně určen pro Microsoft Dynamics 365 On-Premises verze 9.0 a novější.
Rozsah tohoto dokumentu se zaměřuje na novou instalaci řešení Adobe Acrobat Sign pro Dynamics ve vlastních prostorách.
Pokud je řešení již nainstalováno a chcete upgradovat řešení na nejnovější verzi, prostudujte si Průvodce upgradem.
Předpoklady
- Microsoft Dynamics 365 ve vlastních prostorách 9.0 nebo novější
- Ujistěte se, že všechny požadované jazykové sady byly nainstalovány do aplikace Dynamics 365 před instalací balíčku Adobe Acrobat Sign.
- Licencovaný podnikový účet Adobe Acrobat Sign.
- Ověřte, že e-mailová adresa správce úrovně účtu Adobe Acrobat Sign je stejná jako u instalačního správce Dynamics CRM.
- Poskytněte všechny vlastněné domény, které by vaši uživatelé mohli používat ve svých e-mailových adresách.Nezahrnujte domény veřejného použití jako gmail.com nebo yahoo.com.
- Získejte seznam všech uživatelů v systému Adobe Acrobat Sign používající vámi vlastněné domény
- Po získání bude možná nutné požádat o přesun oprávněných uživatelů do účtu Adobe Acrobat Sign propojeného se systémem CRM.
- E-mail uživatele v aplikaci Adobe Acrobat Sign se musí shodovat s primárním e-mailem uživatele CRM.Pokud se neshoduje, hodnota e-mailu Adobe Acrobat Sign by měla být změněna.
V prostředí Dynamics ověřte následující:
- Licencování – uživatelé a správci Adobe Acrobat Sign musí mít přiřazeno licencování CRM Cal s právy pro čtení/zápis.
- Omezení velikosti souborů – Maximální velikost nahrávaného souboru lze nakonfigurovat v systému CRM (výchozí hodnota je 5 MB). Pokud se uživatel pokusí přiložit větší soubor než je nastavená maximální velikost, zobrazí se chybová hláška.
- Pokud je podepsaný dokument PDF větší než nastavená hodnota, systém Dynamics zabrání přiložení souboru k nadřazenému (nebo propojenému) objektu.
Poznámka
Uživatel může mít licencovaný účet Acrobat Sign na podnikové úrovni nebo zkušební účet na podnikové úrovni.
Podporované prohlížeče
- Chrome – aktuální verze
- Firefox – aktuální verze
- Safari – aktuální verze
- Edge – aktuální verze
Prohlížeče Edge
Aby aplikace Microsoft Dynamics fungovala bezproblémově v prohlížeči Microsoft Edge, musíte v konfiguraci zabezpečení prohlížeče důvěřovat následujícím webům:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://cc-api-data.adobe.io
- Při použití systému správy identit třetí strany je třeba přidat také adresu URL
Získat balíček
Musíte nainstalovat aktuální balíček AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer.
Další zdroje:
Máte-li jakékoli dotazy nebo obavy týkající se procesu instalace, kontaktujte zákaznickou podporu.
Poznámka
Pro bezplatnou zkušební verzi služby Adobe Acrobat Sign požádejte o 30denní bezplatnou zkušební verzi Adobe Acrobat Sign pro Dynamics CRM.
Instalace balíčku ve vlastních prostorách
Balíček Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 je dodáván s řízeným průvodcem instalací/spustitelným souborem: PackageDeployer.exe
Deployer.exe je vhodným způsobem pro dosažení čisté instalace balíčku s minimální interakcí ze strany správce a s rozsáhlým protokolováním v případě výskytu problému.
Správci, kteří nasazují z jiného než Windows systému, nebudou moci spustit soubor .exe, takže je k dispozici ruční proces importu. Správci na platformě Windows mohou také instalovat ručně, ale důrazně se doporučuje použít spustitelný soubor, pokud je to možné.
Upozornění
V žádném případě by se neměl použít spustitelný soubor OnPrem k pokusu o instalaci v prostředí Online.
Extrahujte stažený soubor.
Otevřete rozbalenou složku a poklepejte na PackageDeployer.exe.
Na stránce nástroje Package Deployer vyberte Pokračovat.
POZNÁMKA: Kliknutí na tlačítko Pokračovat může způsobit zobrazení chyby na obrazovce:
Pokud k tomu dojde:
- Vrátit se do extrahované složky
- Vyhledejte a klikněte pravým tlačítkem na PackageForDynamicsV9.x.dll
- Klikněte na Vlastnosti ve spodní části místní nabídky
- V dialogovém okně Vlastnosti zaškrtněte políčko Odblokovat
- Klikněte na tlačítko Použít
- Klikněte na OK
- Vraťte se k kroku 3 a dvakrát klikněte na soubor PackageDeployer.exe, abyste pokračovali v instalaci
Na obrazovce připojení:
- Vyberte příslušný typ nasazení (ve vlastních prostorách).
- Zadejte podrobnosti ověření pro připojení k instanci, do které chcete balíček nasadit.
- Vyberte Přihlásit se.
Po úspěšném ověření se zobrazí Podmínky použití pro balíček Adobe Acrobat Sign.
- Prostudujte si Podmínky použití
- Po dokončení klikněte na tlačítko Další
Prostudujte si informace na obrazovce Připraveno k instalaci
- Vyberte Další
Po úspěšném dokončení ověření platnosti klikněte na Další
Stav nasazení balíčku a soubor protokolu lze zobrazit.
- Po zobrazení potvrzovací zprávy o úspěšném nasazení balíčku klikněte na Další
Zkontrolujte název a informace o balíčku a kliknutím na Dokončit ukončete nástroj Package Deployer. Řešení je nainstalováno.
Pokyny pro ruční instalaci pro platformy jiné než Windows
Systémy jiné než Windows nemohou využít soubor PackageDeployer.exe k automatické instalaci řešení Adobe Acrobat Sign for Dynamics . V důsledku toho musí administrátoři v systémech iOS (například) rozbalit soubor _Deployer a importovat balíčky managed.zip jednotlivě a v daném pořadí.
Importujte balíčky v tomto pořadí:
- Hlavní balíček (vypadá podobně jako AdobeSign_9_4_4_0_managed.zip)
- Balíček SiteMap (Mapa webu)
- Balíček CustomerServiceHub (Centrum služeb zákazníkům)
Stáhněte si aktuální balíček ve vlastních prostorách z https://helpx.adobe.com/sign/using/integration-guides.html#Dynamics
Extrahujte stažený soubor.
Přejděte do extrahované složky a do podsložky „PkgFolder"
Ověřte, že složka PkgFolder obsahuje tři soubory zip:
- AdobeSign_<version_number>_managed.zip
- Toto je hlavní řešení, které nabízí integraci typu plug-and-play s Microsoft Dynamics 365
- AdobeSign_CustomerServiceHub_<version_number>_managed.zip
- Poskytuje přístup k funkcím Adobe Acrobat Sign v Dynamics Customer Service Hub
- AdobeSign_SiteMap_<version_number>_managed.zip
- Poskytuje přístup k funkcím Adobe Acrobat Sign v Dynamics Site Map
Přihlaste se do prostředí Dynamics 365 On-Prem jako správce
- Přejděte do části Nastavení > Řešení
Načte se stránka Všechna řešení:
- Klikněte na ikonu Importovat
Načte se stránka Vyberte balíček řešení:
Přejděte do složky, kam byl rozbalený soubor zip On-Prem, a do podsložky PkgFolder .
Vyberte a importujte balíčky v níže uvedeném pořadí:
- AdobeSign_<číslo_verze>_managed.zip
- AdobeSign_CustomerServiceHub_<číslo_verze>_managed.zip
- AdobeSign_SiteMap_<číslo_verze>_managed.zip
Opakujte kroky 7-10, dokud neimportujete všechny tři balíčky.
Načte se stránka Informace k řešení:
- Klikněte na možnost Další
Načte se stránka Možnosti importu:
- Ujistěte se, že je zaškrtnutá možnost Povolit veškeré kroky zpracování sady SDK…
- Klikněte na tlačítko Importovat
Načte se stránka Import řešení a balíček se začne importovat.
Tento proces může zabrat několik minut. Jakmile je import dokončen, dostanete zprávu o úspěšném dokončení.
- Klikněte na tlačítko Zavřít
Po instalaci všech tří balíčků můžete přejít k Konfiguraci po instalaci
Upozornění
Upozorňujeme, že odebrání řešení Adobe Acrobat Sign smaže všechny informace o smlouvách obsažené ve vašem prostředí Dynamics 365.
Smlouvy a záznamy budou stále dostupné přímo prostřednictvím webové aplikace Adobe Acrobat Sign.
Přihlaste se do systému Dynamics CRM jako správce
- Přejděte do části Nastavení > Řešení
Na stránce Řešení :
- Vyberte jedno řešení a klikněte na Delete
- Čisté odinstalování Adobe Acrobat Sign for Dynamics vyžaduje odinstalování balíčků jednotlivě v následujícím pořadí:
- CustomerServiceHub
- SiteMap
- Hlavní balíček
- Čisté odinstalování Adobe Acrobat Sign for Dynamics vyžaduje odinstalování balíčků jednotlivě v následujícím pořadí:
Budete vyzváni k potvrzení odinstalování spravovaného řešení.
- Klikněte na OK a pokračujte
Konfigurace po instalaci (povinná)
Nainstalujte integrační klíč
Nové instalace vyžadují vygenerování integračního klíče v aplikaci Adobe Acrobat Sign a následné zadání do aplikace Dynamics. Tento klíč je přístupový token, který ověřuje prostředí Adobe Acrobat Sign a Dynamics, aby si vzájemně důvěřovala a sdílela obsah.
Vygenerování integračního klíče v aplikaci Adobe Acrobat Sign:
Přihlaste se ke svému účtu Acrobat Sign jako správce
- Přejděte na Account > Adobe Acrobat Sign API > API Information
- Klikněte na odkaz Integrační klíč, který se nachází uprostřed stránky
Poznámka
Pokud odkaz Integrační klíč na stránce informace o rozhraní API nevidíte, obraťte se na zákaznickou podporu, aby zkontrolovali nastavení vašeho účtu a provedli příslušné úpravy, aby se možnost zobrazila.
Načte se rozhraní Vytvořit integrační klíč:
- Zadejte intuitivní název vašeho klíče (např. systém Dynamics CRM)
- Nastavte integrační klíč tak, aby u něj byly povoleny následující prvky:
- user_read
- user_write
- user_login
- agreement_read
- agreement_write
- agreement_send
- library_read
- library_write
- Po dokončení konfigurace klíče klikněte na Uložit
Stránka Přístupové tokeny je otevřena a zobrazuje klíče vytvořené ve vašem účtu.
- Klikněte na definici klíče vytvořeného pro systém Dynamics CRM
- Odkaz na Integrační klíč je zobrazen v horní části definice.
- Klikněte na odkaz na Integrační klíč
Integrační klíč je zobrazen:
- Zkopírujte tento klíč a uložte ho na bezpečné místo pro krok 6
- Klikněte na OK
Nainstalujte integrační klíč do systému Dynamics CRM:
Přihlaste se do systému Dynamics CRM jako správce
- Přejděte na Main > Adobe Acrobat Sign > Admin Settings
Načte se stránka Nastavení správce Adobe Acrobat Sign:
- Vložte klíč do pole Integrační klíč
- Klikněte v pásu karet na možnost Ověřit klíč
Po krátké prodlevě se stránka obnoví a zobrazí, že jste „připojeni" a zobrazí integrační klíč, který se používá.
- Pole Integrační klíč se uzamkne
- Tlačítko Ověřit klíč se změní na Odebrat klíč
Ověření, že je zakázáno starší vykreslování formulářů
Pro použití Adobe Acrobat Sign je nutné zakázat starší vykreslování formulářů. Postupujte takto:
Přejděte do části Nastavení > Správa
- Klikněte na Systémová nastavení
Načte se stránka Systémová nastavení:
- Ujistěte se, že položka Používat starší verzi vykreslování je nastavena na Ne
- Klikněte na OK
Nasazení Adobe Acrobat Sign uživatelům přiřazením rolí zabezpečení
Každý uživatel aplikace Dynamics, který má používat aplikaci Adobe Acrobat Sign, musí mít nakonfigurovanou roli zabezpečení v prostředí Dynamics.
K bezpečnostním rolím se řadí:
- Adobe Acrobat Sign Reader – Umožňuje uživateli přístup pouze pro čtení k záznamům smluv.
- Adobe Acrobat Sign User – Umožňuje uživateli pracovat se smlouvami a dalšími entitami aplikace. Tato role umožňuje uživateli vidět pouze vlastní záznamy a poskytuje přístup na úrovni uživatele k vestavěným záznamům CRM, jako jsou kontakty, účty, potenciální zákazníci, příležitosti, objednávky, faktury a nabídky.
- Adobe Acrobat Sign Administrator – Tato role zahrnuje dodatečná oprávnění kromě role Adobe Acrobat Sign User, jako je úprava globálních nastavení, migrace dat a umožnění viditelnosti všech smluv v celé aplikaci.
Jak nastavit bezpečnostní role:
Přejděte do části Nastavení > Zabezpečení
Otevře se stránka Zabezpečení:
- Vyberte uživatele
Načte se stránka Povolení uživatelé
- Vyberte všechny uživatele, kterým chcete přidělit bezpečnostní roli
- Klikněte na možnost Spravovat role
Objeví se vyskakovací okno Spravovat role uživatelů
- Zaškrtněte bezpečnostní roli, kterou chcete těmto uživatelům přiřadit
- Klikněte na OK
Volitelná nastavení
Nastavení správce Adobe Acrobat Sign
Stránka Nastavení správce Adobe Acrobat Sign umožňuje přístup k nástrojům správy pro vytváření šablon a mapování dat, stejně jako pro vytváření vlastních pracovních postupů. Pro vaše pohodlí je přidaná i možnost přidat vlastní nastavení.
Jak přejít do nastavení:
- Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Nastavení správce
Načte se stránka Nastavení správce aplikace Adobe Acrobat Sign. K dispozici jsou dvě části:
- Účet a nastavení – Integrační klíč a kontrolní seznam procesu úvodního nastavení účtu
- Konfigurace – rychlé odkazy na běžné funkce a dokumentaci správce a také příznaky, které můžete používat pro vlastní pohodlí
Připojení aplikace Adobe Acrobat Sign k aplikaci Dynamics 365
Tato sekce je určena pro propojení pomocí integračního klíče mezi prostředím Dynamics a servery Adobe Acrobat Sign.
- Klíč lze kdykoli odebrat a odpojit tak služby Adobe Acrobat Sign
Kontrolní seznam nastavení
Tato část se věnuje procesu instalace, který lze měřit klíčovými body konfigurace:
- Propojení aplikace Adobe Acrobat Sign s aplikací Dynamics 365 – Kontroluje, zda je integrační klíč úspěšně nainstalován.
- Zobrazení starší verze vykreslování formulářů v aplikaci Dynamics 365 – Kontroluje, zda je starší verze vykreslování formulářů zakázána.
Nástroje správce
Běžně používané nástroje pro správce k rozšíření hodnoty služby Adobe Acrobat Sign:
- Vytvoření nového mapování dat – Otevře rozhraní Nové mapování dat
- Vytvoření nové šablony smlouvy – Otevře rozhraní Nová šablona smlouvy
- Změna přístupu uživatele– Zkratka na průvodce konfigurací - sekce Správa uživatelů
Volitelná nastavení
- Povolení automatického zřizování uživatelů – Pokud je povoleno, noví uživatelé, kterým je udělen přístup k entitě Adobe Acrobat Sign, se automaticky zřídí v systému Adobe Acrobat Sign při prvním použití. Zřizování je založeno na primární e-mailové adrese uživatele, nikoli na uživatelském jménu, a probíhá na pozadí bez dalšího zásahu uživatele nebo správce účtu.
Poznámka
Noví uživatelé, kteří jsou automaticky zřízeni v aplikaci Adobe Acrobat Sign, mají náhodně vygenerované heslo. Jelikož integrace funguje na principu ověřené aplikace přes rozhraní API, všechny funkce služby jsou plně dostupné i přes systém Dynamics. Pokud se však uživatel chce přihlásit přímo do aplikace Adobe Acrobat Sign, musí nejprve resetovat heslo pomocí odkazu „Zapomněl jsem heslo" na domovské stránce Adobe Acrobat Sign.
- Připojení podepsaných dokumentů k entitě smlouvy– Tato možnost vloží kopii PDF dokončeného dokumentu zpět do aplikace Dynamics a připojí ji k záznamu smlouvy (v sekci Poznámky). Jednalo by se o kopii autoritativního originálu, který je uchováván na serverech Adobe Acrobat Sign.
- Připojení kombinované auditní stopy s podepsanou smlouvou – Povolení této funkce způsobí, že se auditní stopa PDF aplikace Adobe Acrobat Sign připojí k záznamu smlouvy (v sekci Poznámky) po podepsání/dokončení smlouvy. V protokolu auditu jsou výslovně uvedeny jednotlivé události (zobrazeno, podepsáno, delegováno atd.) dohody, jejich časové rozestupy a také adresy IP, z kterých osoby uskutečnily událost.
- Připojení auditní stopy - Pokud je povoleno, auditní zpráva se připojí k záznamu smlouvy (v sekci Poznámky) jako samostatný soubor.
- Zobrazit náhledy obrázků dokumentu – Tato možnost připojí k záznamu obrázek podepsaného/dokončeného dokumentu pro snadné zobrazení bez nutnosti stahování a otevírání souboru PDF. Náhled podoby dokumentu se nachází na úplném konci záznamu dohody.
- Povolit kanály aktivit u entity smlouvy Adobe – Je-li tato možnost zaškrtnuta, jsou kanály aktivit povoleny pro entitu smlouvy Adobe.
Zdroje
Seznam nejčastěji používaných zdrojů:
- Konfigurační příručka – Tento dokument
- Příručka uživatele – Průvodce, který pomáhá uživatelům pochopit základní pracovní postup odesílání a správy jejich smluv.
- Adobe Acrobat Sign v pracovních postupech Dynamics – Příručka k prostředkům pracovního postupu Adobe Acrobat Sign
- Aktuální poznámky k vydání – Poznámky k vydání nejnovější verze Adobe Acrobat Sign pro MS Dynamics
Povolení kanálů aktivit u entity smlouvy Adobe (doporučeno)
Povolení kanálu aktivit pro objekt adobe_agreement umožňuje aplikaci Acrobat Sign aktualizovat události smlouvy v sekci Příspěvky v záznamu smlouvy a také v záznamech CRM, které byly nadřazeným objektem pro smlouvu (Kontakty, Účty atd.).
Povolit volitelné metody ověřování
Ve svém účtu Adobe Acrobat Sign nakonfigurujte všechny metody ověřování, které chcete povolit pro své uživatele:
- Přihlaste se jako správce Adobe Acrobat Sign
- Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Metody ověřování totožnosti
Povolit podpisy Bio-Pharma (CFR 21 část 11)
Pokud váš pracovní proces vyžaduje podpisy kompatibilní s CFR 21 část 11, nakonfigurujte své Bio-Pharma ovládací prvky ve svém účtu Adobe Acrobat Sign:
- Přihlaste se do aplikace Adobe Acrobat Sign jako správce
- Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení pro biofarmacii
Odebrání / zrušení integračního klíče
Pokud potřebujete odebrat aktuální integrační klíč z instalace Dynamics, můžete tak učinit na stránce Konfigurace Adobe Acrobat Sign v části Globální nastavení.Odebrání klíče přeruší vztah důvěry mezi Dynamics CRM a Adobe Acrobat Sign a zastaví všechny nové transakce i aktualizace existujících transakcí.Odebraný klíč lze za účelem obnovení komunikacemi mezi těmito dvě systémy kdykoli znovu vložit.
Odebrání klíče
- Přejděte na Adobe Acrobat Sign > Nastavení správce
- Klikněte na pásu karet na tlačítko Odebrat klíč
Odebrání klíče není totéž co zrušení platnosti klíče.Zrušení klíče se musí provést v systému Adobe Acrobat Sign a trvale deaktivuje tento klíč pro použití v rámci Adobe Acrobat Sign.
Jak zrušit platnost klíče:
Přihlaste se ke svému administrativnímu účtu Adobe Acrobat Sign
- Přejděte do části Účet > Osobní preference > Přístupové tokeny
- Klikněte na podobu integračního klíče, jehož platnost chcete zrušit
- Zobrazí se odkaz Zrušit
- Klikněte na možnost Zrušit
- Potvrďte kliknutím na možnost Ano
Mapování dat
Mapování dat v sobě skrývá potenciál výrazně vylepšit proces vytváření dohod a zajistit správný obsah v odpovídajících polích bez hrozby dopadu lidské chyby za pomocí převodu hodnot polí přímo ze systému Dynamics CRM.
Mapování dat navíc zajišťuje převod nového obsahu z dokončených dohod zpět do systému Dynamics, což umožňuje aktualizovat hodnoty v systému CRM, aniž by bylo potřeba manuálně pracovat s daty.
Stručná poznámka k formulářům a textovým značkám
Úspěšné mapování vyžaduje, abyste měli předem vytvořené formuláře s definovanými názvy polí, takže můžete logicky propojit pole CRM s polem formuláře Adobe Acrobat Sign.
Na obrázku níže vidíte jednoduchý formulář. Pole jsou definována dvojicemi složených závorek na jedné straně (definuje šířku pole) a názvem pole (řetězec znaků mezi složenými závorkami).
Textové značky mohou kromě hodnoty názvu obsahovat i další argumenty, například ověřování, výpočty a regulární výrazy. Podrobné vysvětlení postupu vytváření formulářů naleznete zde a jeho správné používání může významně zvýšit kvalitu dat zachycených v průběhu procesu podepisování.
Poznámka
Při návrhu formuláře a mapování polí může být velice užitečná funkce Zkrácení textové značky, protože vytváří zásadu pro názvy polí, které se opakují v každém dokumentu (a šetří čas, protože nemusíte znovu vytvářet formální značku). Tím se zlepšuje mapování dat ve více formulářích a vytváří kotva pro budoucí formuláře.
Také je možné vytvořit formuláře ve formátu PDF.
Jak definovat šablonu k mapování dat
Do nastavení Mapování dat lze přejít dvěma způsoby.
První možností je přejít na: Adobe Acrobat Sign > Mapování dat
Načte se stránka Mapování dat, seznam všech vytvořených mapování dat, které zde můžete prohlížet, upravovat nebo odstraňovat.
- Klikněte na tlačítko +Nový v levém horním rohu a přejděte na stránku Nové mapování dat
Podle druhého způsobu přejděte na odkaz Vytvořit nové mapování dat, který se nachází na stránce Nastavení správce.
Kliknutím na tento odkaz přeskočíte seznam všech datových map a otevře se přímo stránka Nové mapování dat.
Načítání stránky Nové mapování dat může chvilku trvat. Stránka je plně načtená, jakmile se otevře pole Objekt.
1. Zadejte intuitivní název pro mapování dat
2. Označte toto mapování dat jako výchozí mapování, které se má použít pro tuto entitu (nebo ne).
3. Vyberte entitu CRM z rozevíracího seznamu.
- V nabídce najdete pole dostupná pro mapování pouze pro tento objekt.
- U jednoho objektu lze využívat více datových map.
- Nastavenou hodnotu objektu již nelze nikdy změnit.
Po nastavení hodnoty položky Objekt se zobrazí karta Mapování dat. V kartě je kliknutím možné zvolit nástroje na mapování polí:
Propojte pole Dynamics CRM s názvy polí Adobe Acrobat Sign
Nyní můžete začít vytvářet vztahy mezi názvy polí Dynamics CRM a názvy polí formuláře Adobe Acrobat Sign, které jste definovali. Mapování dat se konfiguruje na základě toho, jak data proudí:
- MAPOVÁNÍ DAT CRM DO SMLOUVY ADOBE ACROBAT SIGN – Předvyplní pole ve formuláři pomocí hodnot polí spojených s definovanou entitou Dynamics.
- Je možné vytvořit „skupinu pro vyhledávání" alternativních hodnot polí CRM, které se snaží vyplnit pole formuláře Adobe Acrobat Sign. Jednotliví členové skupiny jsou zkoušeni v daném pořadí, dokud nedojde k nálezu nenulové hodnoty, která se následně vloží. (Viz dále)
- MAPOVÁNÍ DAT SMLOUVY ADOBE ACROBAT SIGN DO DAT CRM – Vyplní prázdná pole entity Dynamics pomocí hodnot polí formuláře získaných během procesu podepisování (po dokončení smlouvy).
- Ve výchozím nastavení Adobe Acrobat Sign nevloží novou hodnotu do pole CRM, které má obsah.
- Je možné definovat vztah v mapování dat tak, aby se zrušila ochrana obsahu a nahradily se stávající hodnoty polí novým obsahem z podepsaného formuláře.
Ohledně datových typů
Mapování dat Adobe Acrobat Sign podporuje následující datové typy:
- Text – Pole formuláře vyplněné textem jsou v systému CRM k dispozici jako jeden řádek textu.
- Hodnota typu Boolean hodnota (binární) – Zaškrtávací políčka jsou v systému CRM k dispozici jako pole s hodnotou.
○ Pokud jsou pro booleovská pole CRM použita rozbalovací nabídka nebo přepínače, mapování z CRM na Adobe Acrobat Sign může selhat. Mapování z Adobe Acrobat Sign na CRM bude stále fungovat
- Výběr možností – pole formuláře v podobě rozbalovací nabídky nebo přepínacího tlačítka lze použít v systému CRM jako pole výběru možností
Propojení polí (data CRM na smlouvu Adobe Acrobat Sign):
- Z rozbalovací nabídky Parametr vyberte pole v systému CRM
- Zadejte název pole formuláře Adobe Acrobat Sign do vstupního pole Pole smlouvy
- (Volitelné) Zaškrtněte políčko Přidat mapování v opačném směru , pokud chcete také propojit tato pole mapováním z Adobe Acrobat Sign na CRM
- (Volitelné) Zaškrtněte políčko Přepsat , pokud chcete, aby tato šablona ignorovala stávající obsah v poli CRM a vynutila si naplnění pole novým obsahem z pole Adobe Acrobat Sign.
- Klikněte na možnost Přidat
Vytvoření nové vazby mezi poli může několik sekund trvat, potom uvidíte, jak se pod částí nastavení zobrazí nové údaje.
Pokud jste se rozhodli přidat opačný směr, zobrazí se nový vztah také v konfiguračních polích Adobe Acrobat Sign na CRM .
Pokud jste zvolili možnost Přepsat ochranu obsahu, potom údaj o této funkci uvidíte v záznamu vazby.
Propojení polí (smlouva Adobe Acrobat Sign na data CRM):
Proces vytvoření mapování ze služby Adobe Sign do systému CRM je shodný s procesem popsaným výše, avšak nemáte možnost Přidat mapování v opačném směru.
Odstranění mapovaných vztahů
Jak odstranit jednu nebo více vazeb mapování:
- Označením záznamu po jeho levé straně vyberete, který záznam chcete odstranit
- Klikněte na ikonu Další příkazy na pravé straně seznamu a vyberte možnost Odstranit
Možnost náhradních vazeb polí (skupina k prohledání)
Pokud definujete pole ve formuláři Adobe Acrobat Sign, které může být vyplněno jedním z několika polí CRM, můžete vytvořit seřazený seznam (skupinu pro vyhledávání) atributů CRM, které se pokusí naplnit pole Adobe Acrobat Sign.
Můžete například namapovat pole CRM Křestní jméno na pole formuláře s názvem FName a poté také namapovat pole CRM Yomi křestní jméno na stejné pole formuláře. Aplikace se nejprve pokusí vyplnit pole obsahem z pole Křestní jméno, a pokud žádný obsah nenajde, Adobe Acrobat Sign se pokusí použít obsah z pole Yomi křestní jméno. Pokud se nepodaří ve skupině vyhledat potřebné údaje, pole zůstane prázdné.
Jak nadefinovat skupinu:
- Vytvořte vztah CRM na Adobe Acrobat Sign mezi primárním atributem CRM a názvem pole formuláře Adobe Acrobat Sign.
- Po vytvoření prvního záznamu změňte parametr CRM na vedlejší parametr CRM a vytvořte i tuto vazbu.
- Zobrazí se dotaz, zda chcete povolit možnost náhradní vazby polí. Klikněte na tlačítko OK
Po aktualizaci záznamu v systému uvidíte, že nyní záznam zahrnuje před parametrem subjektu novou předponu:
- U hlavního nebo výchozího parametru se zobrazí předpona #. To znamená, že v první vlně se obsah vždy bude hledat právě v tomto poli
- Následné vztahy budou očíslovány 1-N. První alternativní vztah pole je označen (1) a vždy to bude první alternativní pole, které bude zkontrolováno. Druhá náhradní vazba polí obdrží pořadové číslo (2) a tak dále.
Přikládání příloh do propojených subjektů
Jakmile je smlouva plně podepsána a uzavřena, Adobe Acrobat Sign vytvoří kopii dokumentu ve formátu PDF a záznam o průběhu podepisování. Tyto dokumenty lze přiložit ve formátu PDF k jakémukoli dalšímu subjektu CRM, který je propojený se šablonou nadřazeného subjektu.
Na stránce šablony v části MAPOVÁNÍ PODEPSANÉ DOHODY A PROTOKOLU AUDITU DO OBJEKTU CRM najdete v rozbalovací nabídce tři Typy dokumentů:
- Podepsaný dokument PDF – úplná textová podoba podepsaného dokumentu. Jedná se o kopii autoritativního originálu, který je udržován na serverech Adobe Acrobat Sign.
- Záznam o průběhu – Úplný výčet všech hlavních událostí (podepisování, delegování atd.) a související metadata (čas/datum, IP adresa atd.)
- Sloučený dokument PDF – Oba tyto dokumenty sloučené do jednoho souboru PDF a přiložené
Ke každému přidruženému subjektu můžete přiložit jeden nebo více souborů, ale mapování je potřeba vytvořit ke každému zvlášť.
Jak mapovat přílohy:
- Z rozbalovací nabídky vyberte Typ dokumentu
- V seznamu rozbalovací nabídky Připojit k záznamu CRM vyberte subjekt, kterému chcete dokument předat.
- V seznamu se zobrazí pouze subjekty, které mají nastavenou vazbu k nadřazenému subjektu
- Klikněte na možnost Přidat
Vztahy příloh budou uvedeny v nastavení konfigurace.
Odstranění přílohy
Jak odstranit záznam přílohy:
- Označením záznamu po jeho levé straně vyberete, který záznam chcete odstranit
- Klikněte na ikonu další příkazy a vyberte možnost Odstranit
Šablony dohod
Jako správce Adobe Acrobat Sign v prostředí Dynamics máte pravomoc vytvořit šablony dohod, které mohou předem nakonfigurovat většinu polí dohody, připojit soubory a propojit tuto dohodu s příslušným mapováním dat.
Šablony jsou propojené se subjektem Dynamics a zpřístupní se dohodám odeslaným z tohoto subjektu, jakmile je označíte příznakem Aktivní.
Poznámka
Datové mapy jsou základem šablon dohod a je vhodné je nastavit předtím, než nastavíte šablonu dohody.
Podobně jako u Mapování dat i zde jsou dva způsoby, jak vytvořit novou šablonu dohody:
První možností je přejít na: Adobe Acrobat Sign > Šablony dohod
Načte se stránka Šablona dohod, na níž se zobrazí všechny existující šablony, které můžete prohlížet, upravovat nebo odstranit.
- Kliknutím na odkaz +Nová v levém horním rohu obrazovky vytvoříte novou šablonu.
Podle druhé metody klikněte na odkaz Vytvořit novou šablonu dohody, který se nachází na stránce Nastavení správce.
Tímto odkazem přeskočíte seznam všech šablon dohod a rovnou se otevře stránka Vytvořit novou šablonu dohody.
Po otevření stránky Nová šablona dohody:
- Pojmenujte šablonu intuitivně, aby uživatelům bylo jasné, kdy tuto šablonu využijí
- Zvolte subjekt, se kterým se má šablona provázat.
- Provázaný subjekt již později nelze změnit
- Po výběru subjektu dojde k uložení šablony a načte se úplná stránka šablony dohody
Na stránce Šablona dohody najdete čtyři karty, z nichž každá obsahuje konfigurovatelné položky:
- Podrobnosti šablony – Definuje vztah mezi hlavními objekty a zda je šablona aktivní
- Příjemci – Umožňuje používat způsob přednastaveného vytváření šablony
- Podrobnosti dohody – Zahrnuje prvky konkrétní dohody
- Přidružené – Seznam přidružených objektů
Podrobnosti šablony
Podrobnosti šablony popisují vztah této šablony mezi šablonou – objektem – datovou mapou.
Název šablony se zobrazuje v horní části stránky velkými písmeny
- Název šablony – Název šablony. Tento název se zobrazuje v horní části stránky
- Hlavní objekt – Šablony jsou provázané s jedním subjektem v systému Dynamics. Zde uvedený subjekt je jediným subjektem, který šablonu zobrazí
- Hodnota pole se uzamkne po vytvoření dohody
- Mapování dat – Toto pole odpovídá názvu datové mapy, který je vázaný na šablonu.
- Aktivní – toto zaškrtávací políčko uživatelům ukazuje, že je šablona připravena k použití pro odeslání z primárního objektu
- Odeslání jedním kliknutím – Pokud je tato funkce zapnutá, při zvolení šablony dojde k automatickému odeslání dohody.
- Například: Máte vytvořenou šablonu pro dohody NDA s hlavním subjektem Kontakt. Část k e-mailu příjemce je nastavená tak, aby se naimportoval e-mail Kontaktu.
- Odesílatel pouze vybere šablonu dohody NDA od Kontaktu, jemuž chce dohodu odeslat. Není potřeba nic nastavovat, dohoda se ihned odešle.
- Pokud u dohody není nastavený příjemce, funkci Jedním kliknutím nelze využít a otevře se nastavení dohody
- Například: Máte vytvořenou šablonu pro dohody NDA s hlavním subjektem Kontakt. Část k e-mailu příjemce je nastavená tak, aby se naimportoval e-mail Kontaktu.
Příjemci
V části Příjemci se nachází seznam a pořadí podepisování příjemců, které chcete do šablony přednastavit.
Příjemci – Kliknutím na ikonu Nový příjemce v pravém horním rohu okna lze napevno připojit k šabloně seznam příjemců. Otevře se rozbalovací nabídka s možnostmi konfigurace.
- Ve výchozím nastavení je seznam příjemců prázdný a vyplňuje jej ručně Odesílatel při konfiguraci dohody
- Výchozího příjemce je potřeba výslovně přidat tím, že kliknete na odkaz Nový příjemce a potom uložíte výchozí hodnoty, které se objeví po zapnutí funkce Vytvořit podle hlavního objektu
- Možnost Přepsat výchozí ověřování vám umožňuje obejít výchozí metodu ověřování (nastavenou v sekci Zabezpečení ) a použít jinou metodu ověřování pouze pro tohoto příjemce.
- Pokud chcete přidat další příjemce (např. v rámci interního procesu s druhým podepisováním) nebo příjemce, kteří nejsou součástí procesu podepisování, stačí zrušit zaškrtnutí políčka Vytvořit podle hlavního subjektu a příjemce nastavit. Jedná se o výborný způsob, jak přidat do kopie kolegy, kterým stačí dostat do rukou konečné dokumenty
Podrobnosti dohody
Část Podrobnosti dohody obsahuje čtyři položky:
- Detaily zprávy -Název dohody a globální zpráva, kterou každý příjemce vidí v e-mailu „Podepište prosím"
- Připojené soubory - Soubory odesílané k podpisu
- Možnosti dohody - Možnosti pro konfiguraci dohody
- Možnosti zabezpečení – Možnost zabezpečit soubory PDF heslem
Podrobnosti zprávy
- Název dohody – Název dohody je zásadní součástí upozornění, jelikož se přepisuje do předmětu e-mailové zprávy, do textu e-mailové zprávy, kde je vyznačen tučně, a také malým písmem do standardního popisu dohody (naznačeno níže žlutým zvýrazněním)
- Zpráva – Pole Zpráva je otevřené pole pro prostý text, do kterého můžete vepsat jakoukoli zprávu nebo instrukce určené pro podepisujícího (naznačeno níže zeleným zvýrazněním)
Poznámka
Do pole Název dohody i do pole Zpráva je možno vložit dynamické hodnoty polí ze systému Dynamics, aby se zajistila lepší personalizace pro jednotlivé příjemce. Seznam použitelných hodnot lze vyvolat symbolem levé složené závorky: {
Připojit soubory
V této části můžete k dohodě předpřiložit soubor. Například pokud vytváříte šablonu pro dohodu NDA, stačí jednoduše přiložit soubor s dohodou NDA své společnosti přímo k šabloně, aby odesílatel mohl tento krok přeskočit.
Možnosti smlouvy:
- Zkontrolovat náhled a umístění podpisu před odesláním – Pokud je toto políčko zaškrtnuté, dohoda se automaticky otevře v rozhraní tvoření dohod, aby do ní odesílatel mohl umístit pole formuláře
- Dohodě vyprší platnost – Pokud je toto políčko zaškrtnuté, dohoda automaticky obdrží termín ukončení, kdy dojde k vypršení platnosti dohody
- Dny do dohoda platnosti dohody – Touto položka určíte, kolik dní lze dohodu podepisovat, pokud je u ní zapnutá funkce Dohodě vyprší platnost
- Přidat cílovou stránku po podpisu – Pokud je toto tato funkce zapnutá, můžete určit, na jakou adresu URL bude příjemce přesměrován po dokončení práce s dohodou
- Cílová stránka po podpisu – Toto pole se zobrazí, pokud je funkce Přidat cílovou stránku po podpisu zapnuta. Je určené pro adresu URL stránky, na niž chcete příjemce přesměrovat
- Prodleva přesměrování (v sekundách) – Určete, kolik sekund má příjemce počkat, než dojde k přesměrováním na cílovou stránku
- Vyžadovat ruční podepsání – Tato možnost přichází vhod, pokud odesílatel potřebuje, aby se podepisující osoba podepsala na místním systému nebo tabletu odesílatele bez zadání e-mailové adresy
- Vyžadovat Můj podpis – Tato funkce se používá, když se má součástí postupu podepisování stát i odesílatel
- Odesílatel se buďto podepisuje jako první, jako poslední, nebo je jedinou podepisující osobou
- Pořadí podepisovaných osob se bude řídit podle položky Určené pořadí
- Pořadí podepisování – Vyberte pro podpis svého dokumentu jeden ze dvou pracovních postupů
- Libovolné pořadí upozorní všechny podepisující osoby najednou, aby na sebe nemuseli vzájemně čekat
- Určené pořadí vynucuje přísnou následnost postupu podepisování na základě pořadí podepisujících, které je nastavené v dohodě
- Typ podpisu – Určete formát podpisu dokumentu
- ELEKTRONICKÝ formát směřuje dohodu k tomu, aby příjemci připojili elektronickou verzi podpisu pomocí e-mailu
- VLASTORUČNÍ formát doručí dokument přes e-mail, ale vyzve podepisující k tomu, aby dokument vytiskli a na papíře připojili vlastnoruční podpis. Poté musí dokument nahrát zpět do systému Adobe Acrobat Sign pomocí stejného odkazu v e-mailu
- Naplánovat upozorňování příjemců – Nastavení intervalu upozorňování k určité transakci. Upozornění lze nastavit tak, aby se příjemci odesílala v denních nebo týdenních intervalech
- Jazyk podepisování – Toto nastavení určuje jazyk, v jakém mají být psány zprávy o dohodě odeslané podepisujícím. Vybraným jazykem jsou psány všechny e-mailové zprávy i výzvy a pokyny na obrazovce
Možnosti zabezpečení
Tato část určuje výchozí metodu ověření příjemců a umožňuje chránit konečný dokument PDF heslem
- Nastavit heslo pro otevření podepsaného souboru PDF – Pokud chcete konečný dokument chránit heslem, aby se nedostal do rukou nepovolaným osobám, povolte tuto funkci
- Ověření totožnosti – určuje dvoufaktorovou metodu ověřování, kterou má příjemce použít
- E-mail – Dvoufaktorové ověřování není potřeba
- Heslo – Běžné alfanumerické pole pro zadání hesla. Případné heslo sdělí příjemcům odesílatel prostřednictvím jiného komunikačního kanálu
- Na základě znalostí – Ověření na základě znalostí využívá veřejné databáze k tomu, aby příjemce ověřil svou totožnost zodpovězením několika otázek z jeho života
- Webová identita – Sekundárním faktorem ověřování jsou účty na sociálních sítích
Adobe Acrobat Sign pro Customer Service Hub
Pokud vaše společnost nasadila Adobe Acrobat Sign for Dynamics verze 9.2 nebo novější, máte přístup k funkcím Adobe Acrobat Sign také v Dynamics Customer Service Hub.
Hub nabízí stejné funkce s vylepšeným formátováním a umožňuje přímý přístup z telefonů, tabletů a jakýchkoli jiných mobilních zařízení.
Hlavní obrazovka Hub zobrazí informativní grafický přehled dohod, které jsou spojeny s vaším účtem.
Přehledy vám umožní se dopodrobna zaměřit na jednotlivé prvky a vytvářet nové grafy k těmto podskupinám dat.
Stránku lze rozdělit do tří výchozích částí:
- Dohody podle stavu
- Stav dohod podle měsíce
- Dohody rozeslané tento týden
V části Dohody se zobrazuje úplný seznam dohod uživatele, které lze také třídit podle metadat (stav, datum vytvoření, datum podepsání atd.).
Zároveň lze dle potřeby vytvářet nové dohody.
Uživatelé, kteří mají přístup k části Mapování dat mohou třídit, prohlížet a upravovat existující mapování dat.
Zároveň lze vytvářet nové datové mapy.
Uživatelé se systémovým oprávněním k šablonám mohou existující šablony prohlížet, třídit a upravovat.
Zároveň lze vytvářet nové šablony dohod.
Správci Dynamics mohou přistupovat a upravovat nastavení na úrovni správce pro integraci Adobe Acrobat Sign.
Přidání vlastních entit CRM do Adobe Acrobat Sign
Balíček Adobe Acrobat Sign zahrnuje několik vestavěných entit CRM, ke kterým můžete své smlouvy vztáhnout:
- Kontakty
- Účty
- Potenciální kontakty
- Příležitosti
- Nabídky
- Faktury
- Objednávky
- Smlouvy
V tomto rozsahu můžete přidat vlastní subjekt CRM (nebo jakýkoli ze zabudovaných subjektů CRM) následovným postupem.
Poznámka
Vlastní subjekty mohou založit dohodu pouze z položky menu Požádat o podpisy.
Při vytváření dohody z vlastního subjektu nelze použít systém Rychlé vytvoření.
Na ukázku, předpokládejme, že máme vlastní subjekt CRM jménem „Zákazník“.
- Přejděte do části Nastavení > Přizpůsobení
Načte se stránka Přizpůsobení
- Klikněte na možnost Přizpůsobit systém
V samostatném okně se otevře stránka Výchozí řešení
V levém panelu pod položkou Komponenty
- Otevřete seznam Subjektů
- Vyhledejte vlastní subjekt (v tomto případě „Zákazník“) a rozbalte jej
- Po kliknutí na název subjektu se zobrazí pole a ovládací prvky
- Zkopírujte hodnotu z pole Název (v tomto případě je hodnota “new_customer”).
- Takto zní interní název vašeho vlastního subjektu v systému.
- U vlastního subjektu přejděte na možnost Vazby 1:N
- Klikněte na tlačítko Nová vazba 1 k mnoha.
Otevře se nové okno Vazba
Vytvořte novou vazbu:
- V poli Přidružený subjekt vyberte Dohodu
- Pole Název se změní a zobrazí {entityName}_adobe_agreement
2. Vložte název svého vlastního subjektu (v našem případě „nový zákazník“) do pole Zobrazovaný název.
- Pole Název změní svou hodnotu na „nový“ + {entityName} + „ID“. (new_new_customerID)
3. Klikněte na Uložit a zavřít
- Zavře se okno Vazba
- Klikněte na odkaz Zveřejnit všechna přizpůsobení, který najdete ve vrchní části stránky Vazby 1:N
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
