Chcete-li přidat nebo upravit stávající záhlaví/zápatí:

Přejděte na: Nastavení účtu > Nastavení e-mailu

Globální zápatí ve formátu prostého textu

V horní části stránky se nachází zápatí ve formátu prostého textu.Toto zápatí lze konfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny.

Tento text se zobrazuje pod obrázkem zápatí stránky a obsahem smlouvy

Patičky na úrovni uživatelů (soubory podpisů)

Zaškrtnutím políčka Povolit uživatelům vlastní patičky e-mailů umožníte každému uživateli volitelně zahrnout vlastní personalizovanou patičku, podobně jako podpis v e-mailu.

Tato uživatelská patička je navíc ke globální patičce a případné obrázkové patičce, která může být použita.

Uživatelé mohou nastavit své patičky takto:

• Přejeďte myší přes uživatelské jméno v pravém horním rohu obrazovky a otevřete nabídku, poté vyberte Můj profil
  • Stránka se obnoví a zobrazí nabídku uživatele s již rozbalenou položkou Osobní předvolby
• Vyberte Moje patička e-mailu a otevřete stránku

Patička uživatele je vložena mezi obrázek patičky a globální textovou patičku:

Pokud má společnost řešení federovaného přihlášení, Adobe Acrobat Sign poskytuje možnosti SAML 2 pro ověřování uživatelů.

• Pokud váš účet používá konzolu Adobe ke správě oprávnění uživatelů, pokyny ke konfiguraci SAML najdete zde.
• Pokud je správa uživatelů zcela v rozhraní aplikace Acrobat Sign, podívejte se na Průvodce SAML zde.

Konfigurace SAML vyžaduje, abyste si zaregistrovali své domény.

Nastavení SAML pro Acrobat Sign lze nalézt v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení SAML

Ověřování v aplikaci Acrobat Sign má k dispozici několik nastavení, takže můžete nakonfigurovat bezpečnostní kritéria tak, aby odpovídala zásadám vaší společnosti ohledně přístupu.

Nastavení zabezpečení přístupu uživatelů můžete konfigurovat v: Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení

Nastavení jednotného přihlašování

Můžete povolit nebo zakázat uživatelům ve vašem účtu možnost přihlásit se do Acrobat Sign prostřednictvím ověřování jinými službami.Doporučuje se zakázat jedno (nebo obě) tato nastavení, pokud se nepoužívají, aby byl proces přihlašování pro uživatele jednoduchý.

Nastavení Zapamatovat si mne

Povolte toto nastavení, pokud chcete povolit nastavení Zapamatovat si mě při ověřování do Acrobat Sign.Toto nastavení si zapamatuje ověřování ke službě (v místním systému) po vybraný časový rámec.

Zásady přihlašovacího hesla

Možnosti v části Zásady hesla pro přihlášení nastavují, zda by měli být uživatelé povinni změnit své heslo po určitém počtu měsíců, zda lze předchozí heslo použít jako nové heslo a kolik pokusů o přihlášení lze uskutečnit před zablokováním ID uživatele.

Síla hesla pro přihlášení

Toto nastavení vám umožňuje upravit sílu nebo obtížnost přihlašovacího hesla nastavovaného uživateli ve vašem účtu.

Povolení rozsahů IP

Tato možnost umožňuje ověřování v aplikaci Adobe Acrobat Sign pouze tehdy, když požadavek pochází ze specifikovaných IP adres.

Ověření identity autora podpisu

Pokud vaši uživatelé podepisují dokumenty, tato možnost vyžaduje, aby se před použitím podpisu přihlásili do aplikace Acrobat Sign.Tím se zajistí, že dokumenty podepisuje buď samotný uživatel, nebo někdo s uživatelovými přihlašovacími údaji.

Tato sekce se týká bezpečnostních kontrol, které jsou v platnosti, když smlouva prochází procesem podepisování.Tato nastavení najdete v nabídce: Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení

Typ šifrování PDF

Toto nastavení definuje typ šifrování, které se použije na dokument po jeho odeslání prostřednictvím Adobe Acrobat Sign.Toto šifrování zajišťuje, že dokument lze otevřít, ale nelze upravovat.Každá verze šifrování je kompatibilní s různými verzemi aplikace Acrobat.Doporučená možnost je 128bitové AES, která zajistí, že dokument lze otevřít na většině systémů.

Heslo pro podepisování dohody

Toto nastavení se vztahuje na možnost ověření heslem pro příjemce k přístupu k dokumentu během cyklu podepisování.(Konfiguruje se na stránce Odeslat při prvotním odesílání smlouvy)

Nastavení omezuje počet pokusů, které má příjemce k zadání správného hesla.Po překročení tohoto limitu je smlouva nevratně zrušena.

Síla hesla dokumentu

Toto nastavení se vztahuje na hesla pro podepisování smlouvy, šifrování PDF smlouvy a šifrování sestav identity.

Funkce umožňuje upravit sílu nebo složitost hesla, které musí vaši uživatelé zadat.

Obtížnost ověřování na základě znalostí

Tato možnost řídí možnost ověřování na základě znalostí (KBA) pro příjemce na stránce Odeslat.

Tento limit určuje, kolik pokusů má podepisující na splnění KBA, aby mohl přistoupit k dokumentu.Po překročení limitu je smlouva zrušena.Obtížnost KBA je také nastavena zde.

• Výchozí – Podepisujícím budou položeny 3 otázky, na které budou muset správně odpovědět. Pokud odpovědí správně pouze na 2 otázky, budou jim předloženy 2 další otázky a budou muset odpovědět na obě správně.
• Těžké – Podepisujícím budou položeny 4 otázky, na které budou muset správně odpovědět. Pokud odpovědí správně pouze na 3 otázky, budou jim předloženy 2 další otázky a budou muset odpovědět na obě správně.

KBA vyžaduje číslo sociálního zabezpečení, takže je použitelné pouze pro příjemce v USA.

Tato nastavení řídí zabezpečení PDF smluv, které dokončily cyklus podpisu a jsou plně vyhotovené.

Ochrana podepsaného dokumentu heslem

Toto nastavení naleznete zde: Účet > Nastavení účtu > Nastavení odesílání

Toto nastavení umožňuje, vyžaduje nebo zakazuje odesílatelům nastavit heslo pro podepsaný dokument.(To se liší od volitelného hesla pro přístup ke smlouvě během procesu podepisování)

Pokud je to povoleno nebo vynuceno, odesílatel musí poskytnout heslo a sdělit ho jakékoli straně, která potřebuje zkontrolovat podepsané dokumenty. 

Můžete povolit nebo zakázat možnost pro userID sdílet obsah svého uživatelského účtu s jiným userID.

Toto nastavení naleznete zde: Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení

Sdílení účtu umožňuje jednomu uživateli prohlížet (pouze) veškerý obsah smluv jiného uživatele.To je skvělé pro manažery, kteří potřebují zkontrolovat pokrok svých přímých podřízených. 

Všechna sdílení, která jsou vytvořena, jsou jednosměrná, neexistuje žádné předpokládané opačné sdílení.

Pokud je povoleno Sdílení účtu, doporučenou možností je umožnit uživateli požádat o zobrazení účtu jiného uživatele.

Pokročilé sdílení účtu (pouze pro podnikovou úroveň služeb)

Pro zákazníky na úrovni Enterprise, kteří potřebují více „praktický" typ sdílení, který umožňuje přímou manipulaci smluv a šablon knihoven, může Technická podpora povolit Pokročilé sdílení.

Pokročilé sdílení je jednosměrné řešení.Jakmile je povoleno, změní vztahy sdílených objektů způsobem, který nelze vrátit zpět.Z tohoto důvodu, pokud si myslíte, že Pokročilé sdílení je pro vaši organizaci důležité, doporučuje se, abyste kontaktovali svého manažera pro úspěch a nechali si nastavit zkušební účet pro testování funkčnosti a ověření, že umožňuje vše, co chcete dosáhnout.

V závislosti na úrovni služby, kterou máte, budete mít přístup k různým „rolím", které definují, jaké typy akcí mohou vaši příjemci ve smlouvě provádět.Více podrobností o různých oprávněních rolí naleznete v databázi znalostí.

Doporučuje se povolit pouze role, o kterých víte, že je budete potřebovat, abyste lépe zjednodušili práci s odesíláním.

Skupiny příjemců fungují jako jeden podepisující, ale tímto podepisujícím je skupina identifikovaných jednotlivců.Všichni členové jsou upozorněni současně a jakmile jeden ze členů skupiny použije svůj podpis, smlouva se přesune k dalšímu podepisujícímu.

Tuto možnost povolte, pokud potřebujete definovat skupinu podepisujících pro jednu událost podepsání.

Způsoby ověření identity

Tímto nastavením lze pro vaše uživatele povolit různé metody ověřování podepisujícího.Tyto metody se konfigurují na stránce Odeslat jako prvek záznamu příjemce.

Doporučuje se povolit pouze metodu (metody) ověřování, které vyžaduje vaše interní politika.

• Heslo pro podepsání – Vyžaduje, aby podepisující zadal předem stanovené heslo pro podepsání dokumentu.Heslo musí být podepisujícímu předáno odděleně od transakce.Pokud se toto heslo ztratí nebo zapomene, nelze ho obnovit.
• Ověřování na základě znalostí – Vyžaduje, aby podepisující zadal své rodné číslo a náhodné otázky k ověření totožnosti budou generovány poskytovatelem třetí strany.
• Telefon (SMS) - Vyžaduje, aby odesílatel poskytl telefonní číslo příjemce.Příjemce pak dostane 8místný kód, který zadá a ověří se jím
  • Kontakt podpory - Zadejte vlastní hodnotu, která se umístí do zprávy „Máte-li otázky, obraťte se na xxxxx".např.: e-mail na podporu, telefonní číslo, URL
• Ověřování Adobe Acrobat Sign - Umožnit příjemcům ověřovat se pomocí svých přihlašovacích údajů Adobe Acrobat Sign.Ideální pro interní podepisující
• Ověřování průkazem totožnosti - Umožňuje použít doklad vydaný vládou (národní průkaz totožnosti, řidičský průkaz nebo pas) jako ověřovací dokument

Ve výchozím nastavení použijte následující metodu

Toto nastavení definuje výchozí metodu ověřování externího příjemce.V rozbalovacím seznamu budou k výběru pouze možnosti, které byly povoleny.

Nastavení odesílatele

Tato možnost buď umožňuje, nebo zakazuje odesílateli změnit definovanou výchozí metodu autentizace. Tuto možnost povolte pouze v případě, že existují známé situace, kdy odesílatel potřebuje zvýšit proces ověření z výchozího nastavení.

Autentizace identity interního příjemce

Zaškrtnutím tohoto nastavení umožníte odesílatelům nastavit jinou metodu ověření, když smlouvy zahrnují příjemce, kteří jsou ve vašem účtu Adobe Acrobat Sign.

Obecné doporučení je ponechat interní podpisy jako ověření e-mailem, což zajistí menší obtíže při ověřování pro vaše zaměstnance, kteří možná potřebují spolupodepsat velký počet smluv denně. Povolením funkce Ověření identity podepisujícího (Nastavení zabezpečení) můžete také pasivně získat ověření heslem, aniž by se podepisující musel explicitně autentizovat vícekrát.

Povolení šablon zpráv pro váš účet umožní uživateli vybrat si jednu z e-mailových zpráv, které jste předem definovali.To může zajistit, že se k vašim podepisujícím dostane správná zpráva a informace.

Chcete-li povolit šablony zpráv, přejděte na Účet > Nastavení účtu > Šablony zpráv

Povolit šablony zpráv

Zaškrtněte možnost Povolit šablony zpráv.

V pravém horním rohu pole zprávy (na stránce Odeslat) se vloží odkaz, který umožní výběr šablony:

Povolit odesílatelům upravovat obsah zprávy

Buď povolte, nebo zakažte uživatelům možnost změnit šablonu zprávy doručenou do pole zprávy na stránce Odeslat. 

Povolte tuto možnost, pokud chcete povolit situační přizpůsobování obsahu zpráv.

Existuje velká variabilita v tom, jak zákazníci připojují soubory ke svým smlouvám, a to je založeno na tom, jak se dokumenty vytvářejí, spravují a verzují. 

Zákazníci, kteří mají „ad hoc" soubory, obsah přizpůsobený pro každou transakci, budou pravděpodobně potřebovat možnost nahrát soubory ze svého místního systému. Nicméně standardní šablony, které se zřídka mění, by se ideálně měly poskytovat z jednoho kontrolovaného zdroje.

• Povolit odesílatelům připojit dokumenty ze svých počítačů - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz Můj počítač z kontextového okna Vybrat soubory na stránce Odeslat.
• Povolit odesílatelům připojit dokumenty z jejich knihovny dokumentů - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz Dokumenty knihovny z vyskakovacího okna Vybrat soubory.
• Zahrnout dokumenty ze sdílené knihovny Acrobat Sign - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete dokumenty I-9, W-4 a W-9 poskytované službou Acrobat Sign.
• Povolit odesílatelům připojit dokumenty ze služby Google Drive - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz Google Drive z kontextového okna Vybrat soubory .
• Povolit odesílatelům připojit dokumenty z Dropbox - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz Dropbox z vyskakovacího okna Vybrat soubory.
• Povolit odesílatelům připojit dokumenty z Box.com - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz Box.com z vyskakovacího okna Vybrat soubory.
• Povolit odesílatelům připojit dokumenty z OneDrive - Zrušením zaškrtnutí této možnosti odeberete odkaz OneDrive z vyskakovacího okna Vybrat soubory.

Připomenutí jsou e-maily odeslané příjemcům dokumentů, když je na řadě jejich akce. V denním nebo týdenním cyklu se příjemci odešle e-mail s připomínkou, který ho informuje, že smlouva na něj stále čeka.

Nastavit výchozí připomenutí pro dohody vytvořené uživateli v tomto účtu

• Zaškrtněte možnost pro nastavení výchozího připomenutí
• Vyberte frekvenci, ve které chcete, aby se e-mail s připomínkou odesílal
• Poznámka, kterou zadáte, se zobrazí v e-mailu s připomínkou odeslaném každému příjemci postupně

V některých případech můžete chtít nastavit vypršení platnosti nebo zrušit dokumenty, které nejsou podepsány po určitém počtu dnů. 

Jakmile smlouva vyprší, nelze ji restartovat ani obnovit a zobrazí se v sekci Zrušené/Odmítnuté stránky Správa.

• Povolit vypršení platnosti dokumentu - Zaškrtněte možnost pro povolení vypršení platnosti dokumentu.Tímto se zobrazí možnosti, které můžete nastavit pro vypršení platnosti dokumentu.
• Povolit odesílateli nastavit nebo upravit nastavení vypršení platnosti pro každý dokument - Tímto se otevře možnost vypršení platnosti na stránce Odeslat pro všechny uživatele v účtu.Navíc pak mohou upravit výchozí nastavení vypršení platnosti.
• Povolit úpravu nastavení vypršení platnosti po odeslání dokumentu - Zaškrtnutím této možnosti umožníte uživatelům upravit, prodloužit nebo odstranit vypršení platnosti smlouvy po jejím odeslání.
• Omezit počet dnů, které budou mít podepisující osoby k dispozici pro podepsání dokumentů na: - Tímto se nastaví počet dnů do vypršení platnosti dokumentu.
• Zahrnout interní podepisující osoby při použití termínů vypršení platnosti dokumentu - Pokud budou uživatelé ve vašem účtu podepisovat nebo připodepisovat smlouvy, tato možnost způsobí, že se na ně bude vypršení platnosti vztahovat stejně jako na externí podepisující osoby.
• Zahrnout informace o vypršení platnosti do e-mailu odeslaného podepisujícím osobám - Tímto se přidá datum vypršení platnosti transakce do e-mailu odeslaného podepisujícím osobám.

Chcete-li zkontrolovat nebo spravovat uživatele ve vašem účtu, přihlaste se jako správce účtu a přejděte na: Účet > Uživatelé

V horní části stránky Uživatelé uvidíte krátké shrnutí počtu licencí, které váš účet umožňuje, a počtu aktivních uživatelů využívajících tyto licence. 

Pokud toto prohlášení chybí, máte licenci na celý web a můžete přidat neomezený počet uživatelů.

Stránka Uživatel má tři ovládací prvky:

1. Vytvořit nového uživatele – Otevře vyskakovací formulář, který vám umožní vytvořit jednoho uživatele nebo nahrát soubor CSV a vytvořit více uživatelů najednou.
2. Exportovat seznam uživatelů – Kliknutím na ikonu Export vygenerujete soubor CSV se seznamem všech uživatelů v účtu bez ohledu na jejich stav (Aktivní, Vytvořený, Neaktivní nebo Čekající) a také s jejich osobními (účtu) hodnotami (Jméno, E-mail, Název, Společnost atd.)
3. Možnosti – Seznam možností filtruje obsah zobrazený na stránce.Ve výchozím nastavení se zobrazují pouze aktivní uživatelé.Máte možnost zobrazit všechny uživatele nebo pouze neaktivní uživatele.Kromě toho existují tři možnosti pro počet uživatelů, kteří se mají zobrazit na stránce (15, 30 nebo 50).

Vytvoření jednoho uživatele:

• Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na Účet > Uživatel
• Kliknutím na ikonu „plus" vytvoříte nového uživatele.Otevře se vyskakovací okno Vytvořit .

• Zadejte e-mailovou adresu, jméno a příjmení uživatele, kterého chcete vytvořit.Ujistěte se, že všechny tyto informace jsou správné, zejména e-mailová adresa.Po vytvoření uživatele nelze e-mailovou adresu změnit, dokud se zadaný e-mail neověří.Pokud je v e-mailu chyba, nelze jej ověřit.

Zaškrtněte možnost Zobrazit jejich smlouvy , pokud chcete nastavit sdílení pro tohoto uživatele s vaším účtem.Získáte tak přehled o všech uživatelských smlouvách.

Budete přesměrováni zpět na stránku Uživatel.

Klikněte na ikonu Možnosti a vyberte Zobrazit všechny uživatele

Zobrazením všech uživatelů (oproti pouze aktivním uživatelům) uvidíte nové ID uživatele se stavem Vytvořeno.

Jakmile uživatel nastaví své heslo, ID uživatele se změní na stav Aktivní.

Deaktivace jednoho ID uživatele

Někdy může nastat potřeba deaktivovat uživatele. Jedinec mohl opustit společnost a vy chcete zachovat tohoto uživatele a související dokumenty v bezpečí. Jak bylo zmíněno výše, nastavení uživatele jako neaktivního zabrání komukoli se přihlásit, odesílat nebo podepisovat dokumenty s tímto userID. 

Převedení userID na neaktivní:

• Přihlaste se jako správce a přejděte na Účet > Uživatelé
• Jedním kliknutím vyberte userID, které chcete deaktivovat. Možné akce pro uživatele se zobrazí v horní části seznamu uživatelů

• Klikněte na odkaz Deaktivovat uživatele. Otevře se vyskakovací okno Deaktivovat uživatele

V rámci vyskakovacího okna Deaktivovat uživatele máte možnost vynutit sdílení všech smluv sami sobě. To je užitečné, pokud deaktivovaný uživatel má obsah, který možná budete potřebovat obnovit v budoucnu.

Pro dokončení procesu deaktivace klikněte na tlačítko Ano .

UserID se převede na stav Neaktivní a heslo pro userID bude zrušeno, čímž se userID stane zcela nepřístupným.

Reaktivace jednoho uživatelského ID

Reaktivace userID následuje stejný proces jako deaktivace:

• Přihlaste se jako správce a přejděte na Účet > Uživatelé
• Klikněte na ikonu Možnosti a vyberte Zobrazit pouze neaktivní uživatele

• Najděte userID, které potřebujete znovu aktivovat, a jedním kliknutím na něj zobrazíte odkazy v horní části seznamu uživatelů

• Klikněte na odkaz Znovu aktivovat uživatele

Měl by se zobrazit zelený banner označující, že jste úspěšně znovu aktivovali userID.

Znovu aktivované userID se převede na primární stav, ale heslo uživatele je prošlé.

Uživateli bude automaticky odeslán e-mail s požadavkem na instalaci nového hesla.Jakmile bude heslo resetováno, bude mít uživatel plný přístup k veškerému historickému obsahu userID.

Uživatel může také použít odkaz Zapomněli jste heslo na přihlašovací stránce k resetování hesla.

V aplikaci Acrobat Sign existují čtyři úrovně oprávnení:

• Uživatelé - Kdokoli, kdo se může ověřit ve službě Acrobat Sign
• Správci skupin - Mají oprávnění přidávat uživatele a spouštět sestavy pro skupiny, kterých jsou správci
• Správci účtů - Mají oprávnění přidávat uživatele a spouštět sestavy pro všechny skupiny a účet jako celek
• Správce ochrany osobních údajů (musí být nejprve správcem účtu) - Má oprávnění mazat uživatele a smlouvy prostřednictvím nástrojů GDPR

Všichni individuálně vytvoření uživatelé budou základními uživateli.

Pokud potřebujete zvýšit oprávnění jakéhokoli ID uživatele, můžete tak učinit:

• Přihlaste se do aplikace Adobe Acrobat Sign jako správce účtu
• Přejděte na Účet > Uživatelé
• Najděte userID, které chcete povýšit, a vyberte tohoto uživatele, aby se zobrazily odkazy akcí v horní části seznamu uživatelů.

• Klikněte na odkaz Upravit uživatele.Tím se otevře vyskakovací okno Upravit

• V rámci vyskakovacího okna Upravit máte možnost povolit userID jako správce skupiny, správce účtu nebo obojí. Zaškrtněte příslušnou možnost oprávnění pro userID
  • Správci účtu mají plnou autoritu v rámci Adobe Acrobat Sign k úpravám nastavení nebo přidávání uživatelů na úrovni skupiny nebo účtu.
  • Správci na úrovni skupiny mají autoritu pouze v rámci skupiny, do které patří.
    
• Po dokončení klikněte na možnost Uložit. 

Vytvoření uživatelů hromadně je proces definování všech uživatelů v souboru CSV a následné nahrání tohoto souboru do
Acrobat Sign.

Acrobat Sign vytvoří všechny uživatele a okamžitě jim pošle e-maily pro nastavení hesel a aktivaci userID.

Vytvořit uživatele hromadně:

• Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na Účet > Uživatel
• Klikněte na ikonu „plus" pro vytvoření nového uživatele. Otevře se vyskakovací okno Vytvořit
• Klikněte na kartu Vytvořit uživatele hromadně

• Klikněte na odkaz stáhnout ukázkový soubor CSV. Soubor CSV se stáhne do systému.
• Otevřít ukázkový soubor CSV
• Smazat tři řádky ukázkových dat.Ponechte první řádek (záhlaví)
• Zadejte hodnoty potřebné pro nová ID uživatelů, která chcete vytvořit.
  • Při vytváření nových uživatelů jsou povinné sloupce:
    • E-mailová adresa
    • Jméno
    • Příjmení

• Smažte všechny sloupce, které nevyužíváte
• Uložte soubor CSV (ujistěte se, že uložený soubor je stále ve formátu CSV a ne v jiném formátu)
• Klikněte na tlačítko Procházet a vyberte svůj soubor CSV
• Klikněte na Import pro nahrání souboru

Po importu souboru Acrobat Sign vygeneruje všechna ID uživatelů a objeví se zelený banner informující o počtu vytvořených uživatelů.

Vytvoření nové skupiny:

• Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na Účet > Skupiny

• Klikněte na ikonu Přidat novou skupinu a objeví se okno Vytvořit, které požádá o název skupiny.

• Zadejte název skupiny
• Klikněte na tlačítko Uložit

Po kliknutí na tlačítko Uložit bude skupina vytvořena a zobrazí se v seznamu skupin.

Skupinu může ze zobrazení odstranit správce na úrovni účtu.

Postup odstranění skupiny:

• Kliknutím vyberte skupinu.
  • V horní části seznamu se zobrazí kontextová nabídka.
• Klikněte na možnost Odstranit skupinu
  • Skupina Výchozí nesmí být smazána
  • Aby bylo možné skupinu odstranit, je nutné z ní odebrat všechny uživatele.

Seznam smazaných skupin můžete zobrazit kliknutím na ikonu Možnosti a výběrem Zobrazit pouze smazané skupiny:

Po vytvoření nové skupiny bude dalším krokem přidání uživatelů do ní.Adobe Acrobat Sign poskytuje tři způsoby v závislosti na tom, kolik uživatelů je třeba přesunout:

• Přesunout jednoho uživatele přes profil uživatele
• Přesunout více uživatelů pomocí CSV Hromadné vytvoření/úpravy uživatelů
• Přesunout více uživatelů pomocí nástroje Přiřadit uživatele do skupiny

Přesunování jednoho uživatele přes profil uživatele

Přiřazení jednoho uživatele do skupiny:

• Přihlaste se jako správce a přejděte na Účet > Uživatelé
• Dvakrát klikněte na konkrétní ID uživatele, které chcete upravit. Tím otevřete panel informací o uživateli
• Kliknutím na rozbalovací nabídku Skupina uživatelů zobrazíte možnosti.
• Vyberte skupinu, do které má být uživatel přiřazen
• Klikněte na tlačítko Uložit

Přesunování více uživatelů pomocí hromadných úprav uživatelů

Funkci Hromadné vytvoření uživatelů lze také použít k úpravám stávajících uživatelů. 

Tato metoda bývá lepší, když máte více hodnot, které kromě nastavení skupiny potřebujete změnit, ale pokud provádíte úplnou restrukturalizaci, hromadná aktualizace může být správnou cestou.

Aktualizace skupin uživatelů pomocí hromadné aktualizace:

• Přihlaste se jako správce a přejděte na Účet > Uživatelé
• Klikněte na ikonu Exportovat seznam uživatelů. Do vašeho počítače se stáhne soubor CSV s úplným seznamem uživatelů ve vašem účtu

• Otevřete stažený soubor CSV a odstraňte všechny sloupce, které nebudete používat
  • V případě jednoduchého přiřazování uživatelů do skupin potřebujete pouze:
    • E-mailová adresa
    • Jméno
    • Příjmení
    • Název skupiny
• Smažte všechny řádky uživatelů, které nepotřebujete aktualizovat
• Uložte CSV (Ujistěte se, že formát zůstane CSV)
  

• Klikněte na ikonu „plus" a vytvořte nového uživatele. Otevře se vyskakovací okno Vytvořit
• Klikněte na kartu Vytvořit uživatele hromadně
• Procházením vyberte CSV soubor, který jste právě uložili
• Klikněte na tlačítko Importovat

Po kliknutí na tlačítko Import se uživatelé v systému aktualizují novými hodnotami z CSV.V horní části stránky se zobrazí zelený banner, který označuje, kolik uživatelů bylo aktualizováno.

Přiřazení uživatelů ke skupině z nastavení skupiny

Když potřebujete přesunout více uživatelů do nové skupiny, ale rozsah přesunu není dostatečně velký na to, aby bylo oprávněné používat hromadné úpravy uživatelů, nejlepší možností je použít možnost Přiřadit uživatele ke skupině v nastavení skupiny.

Pro přístup k funkci Přiřadit uživatele ke skupině:

• Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na Účet > Skupiny
• Poklikejte na skupinu, do které chcete přesunout uživatele. Otevře se nastavení skupiny
  • Můžete také jednou kliknout na skupinu, abyste ji vybrali, a pak kliknout na odkaz Nastavení skupiny

• Klikněte na možnost Uživatelé ve skupině v levém panelu
• Klikněte na ikonu Přidat uživatele do skupiny

Otevře se okno Přiřadit uživatele k této skupině zobrazující všechny aktivní uživatele, kteří nejsou aktuálně přiřazeni k této skupině.

• Klikněte na ikonu Možnosti a vyberte Zobrazit všechny uživatele

• Poklikejte na jakéhokoli uživatele, kterého chcete přesunout do skupiny.Vybraní uživatelé se zobrazí v poli Vybraní uživatelé ve spodní části okna.
  • Chcete-li odebrat uživatele z pole Vybraní uživatelé, klikněte na X vedle e-mailové adresy
• Jakmile budou všichni uživatelé vybráni, klikněte na tlačítko Přiřadit

Správci na úrovni účtu mají oprávnění definovat rozsah oprávnění správců skupin prostřednictvím tří nastavení:

• Správci skupiny mohou ke svým skupinám přidávat nové uživatele.
• Správci skupin mohou upravovat nastavení svých skupin.
• Jaké údaje sestavy mohou správci skupiny zobrazit?

Tato nastavení jsou všeobecná pro všechny správce skupin a nenabízejí podrobnější členění.Pokud zakážete možnost správcům skupin přidávat uživatele, bude se to vztahovat na všechny správce skupin v rámci účtu.

Úprava prvních dvou nastavení:

Přihlaste se jako správce účtu a přejděte na Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení > Nastavení související se správci skupin

Povolení možnosti Správci skupin mohou přidávat nové uživatele do svých skupin udělí jakémukoli správci skupiny oprávnění přidat jakéhokoli uživatele do své skupiny se všemi normálními omezeními.

Běžná omezení zahrnují situace, jako jsou:

• Uživatel je v jiné skupině/účtu
• E-mailová doména uživatele není schválenou doménou pro účet

Povolení Správci skupin mohou upravovat nastavení pro své skupiny umožňuje správci skupiny přepsat nastavení na úrovni účtu pro svou skupinu.

Chcete-li upravit Jaká data zpráv mohou správci skupin vidět?nastavení, přejděte na Účet > Nastavení účtu > Nastavení zpráv

Všechny skupiny ve výchozím nastavení zdědí nastavení na úrovni účtu.Je však možné přepsat většinu nastavení na úrovni účtu na úrovni skupiny.To je obzvláště cenné, pokud máte vybrané uživatele, kteří potřebují speciální role příjemců, metody ověření příjemců nebo dokonce jedinečné značky.

Správci účtu přejdou na Účet > Skupiny a poté dvojím kliknutím na skupinu otevřou nastavení na úrovni skupiny, nebo jedním kliknutím na skupinu a vyberou Nastavení skupiny z možností odkazů v horní části seznamu.

Pokud správci na úrovni skupiny dostali oprávnění měnit nastavení na úrovni skupiny, stačí pouze kliknout na odkaz Skupina v horní části stránky a otevřít nastavení. 

Všechna nastavení prezentovaná správcům skupin jsou stejná jako nastavení na úrovni účtu a fungují stejným způsobem.

1. Klikněte na kartu Domů. Potom klikněte na Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu.

Zobrazí se stránka Vytvořit šablonu knihovny:

2. Do pole Název šablony zadejte název své šablony. V případě potřeby jej můžete později změnit.

3. Kliknutím na tlačítko Procházet přejděte k souboru v místním systému, který se použije k vytvoření opakovaně použitelné šablony. Pokud vytváříte opakovaně použitelný dokument, použije se tento soubor a jeho obsah. Pokud vytváříte opakovaně použitelnou vrstvu formuláře, obsah souboru se do šablony nezahrne.

4. Vyberte příslušnou možnost šablony: buď Vytvořit jako opakovaně použitelný dokument, Vytvořit jako opakovaně použitelný formulář vrstva pole, nebo obojí.

5. Vyberte příslušnou možnost oprávnění pro sdílení šablony. Při vytváření a testování nové šablony se doporučuje nastavit oprávnění pouze pro sebe a poté rozšířit přístup, až budete spokojeni s tím, že dokument funguje podle očekávání.

6. Klikněte na tlačítko Náhled nebo Přidat pole. Zobrazí se prostředí pro vytváření obsahu. 

7. Umístěte požadovaná pole určená pro zamýšlené účastníky přetažením z karet polí formuláře a puštěním do dokumentu. 

8. Po dokončení přidávání polí klikněte na tlačítko Uložit.

Šablona se nyní zobrazí v části Šablony v knihovně na vaší stránce Správa. Pokud jste šablonu sdíleli s jinými uživateli ve své skupině nebo organizaci prostřednictvím udělení oprávnění, šablona se nyní zobrazí v části Šablony v knihovně na jejich stránkách Správa, a daní uživatelé ji mohou odesílat podle vlastního uvážení.

Přístupová oprávnění pro jakoukoli šablonu může upravit tvůrce šablony.Postup:

• Přihlaste se jako vlastník šablony
• Přechod na stránku Spravovat
• Najděte šablonu, kterou chcete upravit, a klikněte na odkaz upravit

Tím se šablona otevře v autorském prostředí.

V horní části pravého panelu uvidíte Vlastnosti šablony.

Kliknutím na záhlaví Vlastnosti šablony rozbalte sekci a uvidíte dostupné možnosti:

• Název šablony – Název šablony můžete kdykoli snadno změnit.
• Typ šablony – Kdykoli můžete převést dostupnou šablonu tak, aby byla dostupná jako dokument, překrytí pole formuláře nebo obojí
• Kdo může používat – Toto nastavení určuje, kteří uživatelé budou mít přístup k šabloně.

Když nastavujete hlášení, je možné nastavit několik parametrů, čímž přizpůsobíte výsledky. K dispozici jsou všechny níže popsané parametry. 

Datum vytvoření

Datum vytvoření představuje časový rámec, který má sestava obsáhnout. Může se jednat o jeden z předem určených časových rámců (tento týden, minulý týden, tento měsíc, minulý měsíc) nebo můžete zadat vlastní rozsah dat.

Uživatelé a skupiny

Tento parametr umožňuje spustit sestavu pro konkrétní uživatele nebo skupiny. V obou případech lze zvolit větší počet uživatelů či skupin, případně můžete spustit sestavu pro všechny uživatele v účtu.

Dokumenty a pracovní postupy

Pomocí této možnosti můžete do sestavy vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou. 

Název dokumentu

Pomocí této možnosti můžete do hlášení vybrat specifické dokumenty. Dokumenty uvedené v tomto poli jsou dokumenty knihovny používané v celém účtu. Jednotlivé, jednorázové dokumenty zde uvedeny nebudou. 

Hromadné odeslání

Povolení tohoto parametru zahrnuje smlouvy Hromadné odesílání do výsledné zprávy.

Výkonnostní cíle

Pomocí zobrazení Výkonnostní cíle můžete nastavit prahovou hodnotu pro výkonnost. Ve výsledných sestavách se zobrazují ukazatele s informacemi o výkonnosti.

Srovnávací hodnocení

Ve výchozím nastavení je srovnávací parametr pro sestavu zakázán. Kliknutím na odkaz nastavení sestavy ji můžete povolit.

Srovnávací hodnocení nabízí rozšířenou metodu sledování postupu dohod a rychlostí podepisování. 

Grafy dohod podle

Každá povolená možnost (podle Data, Odesílatele, Skupiny, Formuláře, Pracovního postupu a Typu podpisu) poskytuje v sestavě odlišný typ grafu.

Další

Parametry v této části jsou určeny ke změnám v grafice ve výsledné sestavě. Změnou těchto položek z výchozích hodnot parametrů můžete urychlit postup sestavy.

Jakmile kliknete na tlačítko Spustit sestavu, sestava se vygeneruje podle vašich parametrů. V souvislosti s hlášeními můžete podniknout několik akcí.

Aktualizace hlášení aktuálními údaji

Kliknutí na tento odkaz je jako obnovení stránky. Nové hlášení bude obsahovat poslední transakce a aktivity.

Uložit hlášení

Uložení hlášení umožňuje ho znovu spustit v budoucnosti.

Sdílet hlášení

Sdílení sestavy umožňuje odeslat výsledky někomu jinému. Je třeba pouze zadat adresu příjemce a odeslat zprávu.

Naplánovat hlášení

Nastavení plánu pro toto hlášení ho spustí se stejnými parametry tak často, jak určíte.

Exportovat údaje hlášení

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí výzva k otevření nebo uložení souboru .CSV. Soubory CSV lze otevřít v aplikaci Excel a veškeré transakční informace pro dohody v hlášení budou rozděleny do kategorií v různých sloupcích.

Verze vhodná pro tisk

Kliknutím na tento odkaz se zobrazí verze hlášení vhodná pro tisk.

Upravit nastavení

Tento odkaz otevře a umožní úpravy nakonfigurovaných parametrů hlášení.