Přehled
Ovládací prvky Pořadí podepisování určují výchozí pracovní postup podpisu použitý v dohodě a rozsah, ve kterém je mohou odesílatelé upravovat.
Musí být vybrána jedna ze dvou výchozích hodnot:
- Příjemci podepíší v pořadí, ve kterém jsou zadáni – Sekvenční podpisy, kde příjemci obdrží dohodu v pořadí, v jakém jsou uvedeni na stránce Odeslat. Prvnímu příjemci je udělen přístup k dohodě a po dokončení jeho části je informován další příjemce. Každý z příjemců získá přístup postupně, dokud nebude dohoda dokončena.
- Příjemci podepíší v libovolném pořadí – Paralelní podpisy, kde jsou všichni příjemci upozorněni najednou, a všichni mohou dokončit své aktivity spojené s dohodou, kdy chtějí. Dohoda bude dokončena po dokončení úkonů všemi příjemci.
Kromě toho existují dva volitelné ovládací prvky:
- Umožnit odesílatelům zvolit pořadí podepisování – Tato možnost zobrazí na stránce Odeslat přepínač, který odesílateli umožňuje přepínat mezi sekvenčním a paralelním pracovním postupem podepisování. Pokud je tato možnost zakázaná, použije se výchozí pracovní postup.
- Povolit odesílatelům zadat pořadí hybridního směrování – Pokud je tato možnost povolena, mohou odesílatelé vytvořit pro dohodu smíšený pracovní postup obsahující sekvenční i paralelní směrování. Průzkum se například odešle skupině zaměstnanců v rámci paralelního pracovního postupu a poté se odešle schvalujícímu manažerovi, jakmile všichni členové skupiny dokončí své akce (sekvenčně po vyřešení skupinového procesu).
Jak se používá
Výchozí pracovní postup se použije automaticky. Není-li zapnuto žádné z těchto volitelných nastavení, lze použít pouze výchozí pracovní postup. Odesílatelé nemají oprávnění přepsat výchozí pracovní postup při odesílání ze stránky Odeslat.
Pokud je odesílatelům povoleno změnit pořadí podepisování, zobrazí se na stránce Odeslat v horní části seznamu příjemců přepínač. Odesílatelé mohou mezi pracovními postupy volně přepínat.
Aby mohly být na stránce Odeslat nakonfigurovány hybridní pracovní postupy, musí být výchozí pracovní postup sekvenční. Pokud jsou povoleny hybridní pracovní postupy, může odesílatel volně vytvářet hybridní pracovní postupy. Není vyžadován žádný další přístup.
Osvědčené postupy
Účty, které obsahují pouze jednu skupinu nebo které nemají povolenou možnost Uživatelé ve více skupinách (UMG), mohou ocenit možnost přepínat mezi zobrazenými pracovními postupy, aby odesílatelé měli určitý prostor k nejlepšímu směrování toku podpisu dohody.
U účtů s povolenou funkcí UMG je vhodné zvážit vytvoření skupin, které silně definují výchozí pracovní postupy pro dohody odeslané ze skupiny a odebrat možnost změny pracovního postupu. Tím se eliminují možnosti uživatelského rozhraní na stránce Odeslat a zajistí se, že dohody budou vždy odesílány se správným pracovním postupem.
Hybridní pracovní postupy jsou užitečné v konkrétních případech použití, ale vyžadují, aby odesílatel tok dokumentu pokaždé správně nakonfiguroval. U podnikových zákazníků toho lze lépe dosáhnout použitím vlastních pracovních postupů odesílání, které odstraní nutnost provádět konfiguraci na straně odesílatele a vloží ji do šablony pracovního postupu.
U účtů, u kterých se nikdy neočekává použití paralelního pracovního postupu podpisu, je vhodné vybrat sekvenční pracovní postup a deaktivovat možnost přepnutí i hybridní možnosti.
Konfigurace
Dostupnost:
Ovládací prvky Pořadí podepisování jsou k dispozici pro podnikové licenční plány.
Týmové a individuální licenční plány mají:
- Výchozí pracovní postup nastavený na sekvenční podpisy
- Povolenou možnost přepnout pracovní postupy
- Zakázanou možnost pro hybridní pracovní postupy
Rozsah konfigurace:
Ovládací prvky Pořadí podepisování lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
Ovládací prvky pro tuto funkci naleznete v části Nastavení odeslání > Pořadí podepisování
Pokud je výchozí pracovní postup sekvenční, je pořadí podpisu číselně reprezentováno na začátku záznamu příjemce.
Horní záznam je vždy indexován jako číslo jedna, druhý je vždy číslo dvě, atd. (Pokud není vytvořen hybridní pracovní postup, který může seskupit více příjemců pod stejným indexem, který označuje paralelní část pracovního postupu.)
Pokud je výchozí pracovní postup paralelní, není pořadí podpisu potřeba, protože dohodu obdrží všichni příjemci současně.
Index příjemce na začátku záznamu příjemce se odstraní.
Když je povolená možnost pro přepínání mezi pracovními postupy, zobrazí se v horní části seznamu příjemců přepínač.
Výchozí hodnota odráží výchozí pracovní postup definovaný pro skupinu a odesílatel jej může libovolně změnit.
Pokud jsou povoleny hybridní pracovní postupy, je výchozí zobrazení stránky Odeslat shodné s rozhraním sekvenčního pracovního postupu.
Rozdíl je v tom, že uživatel může přetáhnout jednoho příjemce přes druhého, seskupit je a vytvořit v toku podpisu paralelní segment.
Záznamy příjemců zůstanou vedle sebe a získají stejné číslo indexu, které označuje jejich seskupený vztah jako paralelní segment.
Související nastavení
Skupina příjemců definuje seznam uživatelů, kteří mohou přistupovat k dohodě paralelním způsobem, ale pouze jeden člen skupiny může provést akce příjemce jménem celé skupiny. Koncepčně podobné použití distribučního seznamu jako e-mailové adresy pro jednoho příjemce.
Skupiny příjemců jsou k dispozici pouze pro účty s licencí pro podniky.
Přístup k ovládacím prvkům pro povolení skupin příjemců naleznete v části Nastavení odeslání > Skupiny příjemců.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
