Automaticky spravujte, jak dlouho jsou smlouvy a související data uchovávána v Adobe Acrobat Sign pomocí konfigurovatelných zásad uchovávání.
Správa dat v aplikaci Adobe Acrobat Sign umožňuje správcům automaticky mazat smlouvy a související data ze systémů Acrobat Sign po definované době uchování.To pomáhá organizacím snižovat uložená data, splňovat požadavky na dodržování předpisů a spravovat životní cyklus smluv bez ručního čištění.
Správa dat funguje jako zpožděný spouštěč, který začne až poté, co smlouva dosáhne svého konečného systémového stavu.
Zásady uchovávání se aplikují poté, co smlouva dosáhne konečného stavu, například když je dokončena, zrušena nebo vyprší.Po spuštění zásada definuje, jak dlouho jsou smlouva a související data uchovávána před trvalým smazáním.
Ve výchozím nastavení jsou smlouvy a transakční data uchovávána v aplikaci Acrobat Sign, dokud je účet aktivní, pokud nejsou ručně smazána nebo řízena pravidlem uchovávání.
Jak funguje správa dat
Správa dat následuje model založený na spouštěčích:
- Smlouvy dosáhnou konečného stavu, když Acrobat Sign zaznamená smlouvu jako dokončenou, zrušenou nebo vypršelou.
- Pravidlo uchovávání se aplikuje, když Acrobat Sign zaznamená smlouvu v konečném stavu.
- Pravidlo definuje, jak dlouho jsou smlouva a související data uchovávána před smazáním.
- Pro nově konečné smlouvy je vždy aktivní pouze jedno pravidlo uchovávání.Když je vytvořeno nové pravidlo, stane se aktivním pravidlem a vztahuje se na všechny smlouvy, které v budoucnu dosáhnou konečného stavu.Dříve aktivní pravidla se nadále vztahují na smlouvy, které jim již byly přiřazeny, a není třeba je zakázat.
Pravidla uchovávání jsou převzata z primární skupiny, do které odesílající uživatel patří v době, kdy smlouva dosáhne svého konečného stavu.Pokud uživatel změní primární skupiny před dokončením smlouvy, použijí se pravidla uchovávání nové skupiny.
Období uchovávání se aplikují na základě nakonfigurované doby od okamžiku, kdy je smlouva zaznamenána v konečném stavu.Protože zpracování konečného stavu může být zpožděno až o 12 hodin, začátek období uchovávání může být také zpožděn.
Jak načasování konečného stavu ovlivňuje správu dat
Zásady správy dat začínají až poté, co smlouva dosáhne konečného stavu, například Dokončeno, Zrušeno nebo Vypršelo.
Pro optimalizaci výkonu systému aplikace Acrobat Sign zpracovává události konečného stavu během hodin mimo špičku na základě serveru, který smlouvu zpracoval.Hodiny mimo špičku jsou od 19:00 do 7:00 v místním časovém pásmu serveru.
Pokud smlouva dosáhne konečné podmínky během špičkových hodin, událost je zařazena do fronty a zpracována během následujícího okna mimo špičku.To může zpozdit konečnou aktualizaci stavu až o 12 hodin.
Během tohoto okna zpracování:
- Smlouva zůstává ve svém předchozím stavu Probíhá jak na stránce Správa, tak v odpovědích API.
- Příjemci již nemohou smlouvu podepsat a při pokusu o přístup k ní obdrží chybu.
- U smluv čekajících na vypršení platnosti mohou odesílatelé během tohoto okna aktualizovat datum vypršení platnosti a prodloužit tak období pro podpis.
- Konečná událost není zaznamenána v auditu, dokud není zpracování dokončeno.
Protože zásady správy dat se spouštějí až poté, co smlouva dosáhne konečného stavu, jakékoli zpoždění ve zpracování také odloží začátek retenčního období.
Jak se to používá
Organizace používají správu dat k:
- Automaticky odstranit dokončené nebo neaktivní smlouvy po definovaném období.
- Snížit množství uložených dat smluv.
- Sladit uchovávání dokumentů s interními zásadami dodržování předpisů.
- Spravovat životní cyklus dat bez manuálního zásahu.
Pokud není při dosažení konečného stavu smlouvy definováno žádné pravidlo uchovávání, není přiřazeno žádné datum odstranění.Smlouvy zůstávají v systému, dokud nejsou manuálně odstraněny nebo odebrány prostřednictvím nástrojů GDPR.
Co lze odstranit
Pravidla uchovávání definují, která data jsou odstraněna při spuštění pravidla:
- Dokument smlouvy
- Zpráva o auditu
- Související osobní údaje shromážděné během transakce.
- U smluv, které používají metodu ověřování, která vytváří zprávu o identitě podepisujícího, je tato zpráva odstraněna jako součást osobních údajů.
Audit a osobní údaje musí být uchovávány nejméně tak dlouho jako smlouva a lze je nakonfigurovat tak, aby přetrvávaly déle, pokud je to potřeba.
Co byste měli vědět
- Pravidla uchovávání se aplikují, když smlouva dosáhne konečného stavu, nikoli při jejím vytvoření.
- Na smlouvu se v okamžiku, kdy se stane konečnou, aplikuje pouze jedno pravidlo uchovávání.
- Pravidla uchovávání jsou založena na skupině, do které odesílající uživatel patří v okamžiku, kdy smlouva dosáhne konečného stavu.
- Pokud uživatel změní skupiny před dokončením smlouvy, platí pravidla nové skupiny.
- Zpracování konečného stavu může být během špičky zpožděno až o 12 hodin, což odloží začátek zásad uchovávání.
- Pokud není definováno žádné pravidlo uchovávání, smlouvy se uchovávají, dokud nejsou ručně smazány nebo odstraněny prostřednictvím jiných procesů.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
