Pořadí podepisování příjemců – cyklus podepisování

Sekvenční pracovní postup pro podepisování

Sekvenční postup podepisování vyžaduje, aby každý z příjemců obdržel oznámení o dohodě v pořadí, v jakém jsou zadáni v části Přidat příjemce. K práci s dohodou má vždy přístup pouze jeden příjemce.

Chcete-li definovat sekvenční postup podepisování, povolte při konfiguraci dohody možnost Příjemci musí podepsat v daném pořadí v části Přidat příjemce.

Pokud je definován sekvenční postup, zobrazí se na levé straně záznamu příjemce číslo indexu identifikující pořadí, ve kterém příjemci obdrží oznámení o dohodě.

• Pořadí příjemců upravíte pomocí šipek nad nebo pod číslem indexu.
• Vyberte ikonu plus v seznamu příjemců a výběrem možnosti Jednotlivec přidejte dalšího příjemce. 
  • Vyberte možnost Já sám/sama, chcete-li přidat odesílatele dohody jako dalšího příjemce,
• Chcete-li odebrat příjemce, vyberte ikonu odstranění (odpadkového koše) na pravém konci záznamu.

Všechny strany mohou mít přizpůsobené role, ověřování a soukromé zprávy.

Paralelní pracovní postup pro podepisování

Paralelní podepisování upozorní všechny příjemce v části Přidat příjemce současně. Všichni příjemci musí dokončit svou práci s dohodou před jejím dokončením. 

Pokud s dohodou pracuje více příjemců současně, podpis úspěšně dokončí ten, kdo svou akci dokončí jako první. Ostatní příjemci, kteří s dohodou pracují, jsou upozorněni, že dohoda byla aktualizována, a musí obnovit relaci, aby se jim zobrazila aktualizovaná verze dohody.

Chcete-li definovat paralelní postup podepisování, zrušte při konfiguraci dohody zaškrtnutí možnosti Příjemci musí podepsat v daném pořadí v části Přidat příjemce.

Když je definován paralelní postup, čísla indexu se odstraní, protože všichni příjemci získají přístup k dohodě současně a mohou se podepsat v libovolném pořadí.

• Vyberte ikonu plus v seznamu příjemců a výběrem možnosti Jednotlivec přidejte dalšího příjemce. 
  • Vyberte možnost Já sám/sama, chcete-li přidat odesílatele dohody jako dalšího příjemce,
• Chcete-li odebrat příjemce, vyberte ikonu odstranění (odpadkového koše) na pravém konci záznamu.

Všechny strany mohou mít přizpůsobené role, ověřování a soukromé zprávy.

Hybridní pracovní postup

„Hybridní“ pracovní postup je varianta sekvenčního postupu podepisování, kdy je záznam příjemce definován jako „skupina“ a tato skupina obsahuje jednoho nebo více „příjemců“, kteří všichni získají přístup k dohodě současně (jako paralelní postup podepisování).

• Hybridní pracovní postup může zahrnovat jednoho nebo více „skupinových“příjemců.
  
• Všichni příjemci definovaní ve „skupině“ musí dokončit svou práci předtím, než postup podepisování přejde k záznamu dalšího příjemce (pokud existuje).

V následujícím příkladu jsou zobrazeny čtyři záznamy příjemců v sekvenčním postupu podepisování:

• První dva jsou individuální příjemci.
• Třetí je paralelní skupina se třemi členy. Všichni členové jsou informováni najednou a musí dokončit svou práci, než se přejde ke čtvrtému individuálnímu příjemci.
• Čtvrtý je individuální příjemce.

Konfigurace paralelní skupiny:

Skupiny příjemců

Skupina příjemců je typ záznamu příjemce „skupiny“, který obsahuje jednoho nebo více účastníků. Všichni účastníci jsou o dohodě informováni současně a mají stejný přístup ke stejným polím.

Práci jménem skupiny však může dokončit pouze jeden člen. Jakmile jeden člen dokončí práci pro skupinu, požadavek pro skupinu je dokončen a je aktivován další záznam příjemce. Všichni další členové skupiny, kteří se pokusí o práci s dohodou, jsou informováni, že jejich účast je dokončena.

Všichni členové skupiny příjemců obdrží závěrečnou kopii podepsané dohody ve formátu PDF, i když se procesu přímo neúčastnili.

V následujícím příkladu jsou zobrazeny čtyři záznamy příjemců v sekvenčním postupu podepisování:

• První dva záznamy jsou individuální příjemci.
• Třetí záznam příjemce je skupina příjemců se čtyřmi členy. Všichni členové jsou informováni najednou. Jakmile kterýkoli člen skupiny příjemců dokončí svou práci, požadavek skupiny je splněn.
• Čtvrtý je individuální příjemce.

K dispozici jsou dva typy skupin příjemců:

• Ad hoc skupiny příjemců jsou zadány ručně odesílatelem a použijí se pouze pro dohodu, ve které jsou definovány. Ad hoc skupiny příjemců:
  • Musí být povoleny správcem než budou uživateli k dispozici.
  • Umožňují odesílateli podle potřeby definovat počet příjemců ve skupině.
  • Umožňují odesílateli pojmenovat skupinu.
  • Nelze jej uložit pro opakované použití.

• Opakovaně použitelné skupiny příjemců mohou být vytvořeny uživateli a uloženy jako osobní skupiny nebo sdíleny s jejich skupinou nebo účtem. Opakovaně použitelné skupiny příjemců:
  • Jsou povoleny všem uživatelům v jejich adresáři v uživatelském profilu.
  • Musí být definovány před použitím.
  • Musí mít odpovídající rozsah, aby k nim uživatel měl přístup.
  • V rozhraní funkce Požádat o podpis nelze upravit hodnoty jména nebo e-mailu.