Přehled
Systém pracovních postupů Microsoft Dynamics umožňuje vysoce přizpůsobitelnou řadu souvisejících objektů pro automatizaci procesů v prostředí Dynamics.Tyto procesy může uživatel spustit ručně nebo je lze nakonfigurovat tak, aby se spustily při výskytu definovaných událostí.
Tento dokument má za cíl představit a vysvětlit objekty služby Adobe Acrobat Sign, které byly přidány ve verzi 7 balíčku služby Adobe Acrobat Sign pro MS Dynamics CRM.
Není určen jako podrobné vysvětlení systému vlastních pracovních postupů v aplikaci Dynamics.
Služba Adobe Acrobat Sign pro MS Dynamics CRM podporuje vytváření vlastních pracovních postupů v instalačním balíčku verze 7 pouze pro řešení 365 CRM.
Tento balíček obsahuje:
- Sedm aktivit, diskrétních akcí, které lze použít k vytvoření vlastních procesů
- Dvě akce, připravené k použití „ihned po vybalení".Vynikající opakovaně použitelné procesy pro více pracovních postupů
- Jeden pracovní postup, funkční příklad (ve stavu Koncept), který automaticky odešle dohodu, když je příležitost nastavena na „Vyhráno"
Předchozí verze aplikace Dynamics (2011/2013/2016) není podporována balíčkem Adobe Acrobat Sign ve verzi 7.
Před vytvořením pracovního postupu byste měli mít solidní představu o formuláři, který má být podepsán, a o počtu/pořadí příjemců, kteří mají být zahrnuti do procesu podepisování.
Existuje několik možností, které mohou změnit pořadí podpisů, obvykle vložením příjemce na pozici prvního příjemce, čímž se ostatní příjemci posunou níže.
Aktivity
Aktivity jsou stavební bloky akcí a pracovních postupů, z nichž každá definuje diskrétní úkol, který může přijímat vstup z předchozích aktivit nebo událostí a generovat výstup pro následující aktivity.
Spojením řady aktivit dohromady se vytvoří akce nebo pracovní postup.
K dispozici je sedm aktivit služby Adobe Acrobat Sign:
Pole:
Název dohody – Název dohody tak, jak má být zobrazen v e-mailových zprávách příjemcům, a jak se na ni odkazuje v celém prostředí Dynamics
Zpráva smlouvy – Globální zpráva, která se přidává do e-mailových oznámení pro příjemce
Typ podpisu – Definuje tok podpisu vynucovaný aplikací Adobe Acrobat Sign. Existují zde dvě možnosti:
- ESIGN – Používá elektronické podpisy aplikované výhradně prostřednictvím relace připojené k webu. Příjemci mohou k aplikaci podpisu použít platformy pro počítače nebo mobilní zařízení
- WRITTEN – Používá se, když je vyžadován fyzický podpis. Proces požaduje, aby příjemce vytiskl soubor, fyzicky podepsal dokument, naskenoval dokument zpět do formátu PDF a nahrál jej zpět do systému
Nastavit heslo pro otevření podepsaného PDF – Volitelné pole, které přijímá řetězec hesla aplikovaný na konečný podepsaný dokument. Zobrazení podepsaného PDF ve všech případech vyžaduje heslo
Dny do vypršení platnosti smlouvy – Jakákoli hodnota zadaná do tohoto pole představuje počet dní, po které zůstává smlouva k podepsání poté, co byla vytvořena. Všichni příjemci musí dokončit svou část procesu podpisu před vypršením tohoto časovače, jinak je smlouva zrušena
Možnosti podpisu odesílatele – Řídí tok podpisu příjemce z hlediska odesílatele. Existují čtyři možnosti:
- Nepodepisuji – Pokud se neočekává, že odesílatel bude podepisovat pouze proto, že je odesílatelem
- Pamatujte, že odesílatel může být přidán jako příjemce jinými způsoby, například prostřednictvím vyhledávání
- Podepisuji jako první – Vloží odesílatele smlouvy do zásobníku příjemců jako prvního podepisujícího
- Podepisuji jako poslední – Vloží odesílatele smlouvy do zásobníku příjemců jako posledního podepisujícího
- Podepisuji pouze já – Pro procesy, kde by pouze odesílatel aplikoval podpis. E.g. Žádosti o dovolenou
Možnosti podpisu odesílatele přímo ovlivňují pořadí podpisů smlouvy, a přepisují hodnotu Pořadí příjemců definovanou v aktivitách AddRecipient.
Pokud jste definovali příjemce s hodnotou Pořadí příjemců 1 a poté nakonfigurovali aktivitu CreateAccount tak, aby vložila odesílatele jako prvního podepisujícího (Podepisuji jako první), pak budou hodnoty Pořadí příjemců funkčně posunuty dolů v zásobníku.
1 bude považováno za 2 a bude mít povolený přístup pouze k polím signer2.
2 bude považováno za 3 a tak dále.
Osobní podpis – Používá se, když očekáváte, že se příjemce bude nacházet ve stejné fyzické lokalitě jako odesílatel, a chcete povolit osobní podpis hostovaný v systému odesílatele.
Tato metoda obchází standardní proces ověření e-mailu, proto se důrazně doporučuje vyžadovat dodatečné netriviální informace, které mají být shromážděny ve formuláři (např. řidičský průkaz, rodné číslo a podobně).pro zajištění přiměřeného spojení s konkrétní osobou
Vyžadované pořadí podepisování – Tato možnost určuje základní průběh smlouvy.
- Při nastavení na True se používá postupný proces podepisování, kdy má přístup ke smlouvě vždy pouze jeden příjemce. Každý příjemce bude upozorněn, až přijde jeho řada na interakci se smlouvou, ale ne dříve, než přijde na řadu
- Při nastavení na False se používá paralelní proces podepisování, kdy jsou všichni příjemci upozorněni současně a podpisy/souhlas lze uplatnit v libovolném pořadí
URL cílové stránky po podepsání – Veřejná URL, na kterou chcete přesměrovat podepisovatele poté, co aplikují svůj podpis.
- Pokud není zadána žádná hodnota, zobrazí se standardní stránka po podepsání poskytovaná aplikací Adobe Acrobat Sign
Zpoždění v sekundách pro přesměrování – Pokud je zadána URL cílové stránky po podepsání , toto pole definuje počet sekund, po které prohlížeč čeká po vyřešení smlouvy, než se spustí přesměrování a změní prohlížeč na URL cílové stránky
Ověření totožnosti – Toto nastavení definuje výchozí metodu ověření pro všechny příjemce připojené ke smlouvě.
- To se týká zejména smluv, které importují příjemce bez použití aktivity AddRecipient :
- Když je Možnosti podepisování odesílatele nastaveno na Podepíšu se první, Podepíšu se poslední nebo Podepíšu se pouze já
- Když je Přidat primární e-mail z nadřazené entity nastaveno na true
- Příjemci přidaní prostřednictvím následné aktivity AddRecipient mají možnost přepsat výchozí metodu ověření totožnosti
Všichni příjemci jsou ověřeni, přinejmenším prostřednictvím ověření e-mailové adresy, na kterou je smlouva odeslána.
Dvoufaktorová autentizace je dostupná v několika formách:
- E-mail – Výchozí typ ověření. Používá se pro každého příjemce
- Telefon – Dvoufaktorové ověření, které odesílá SMS zprávu příjemci, když se pokusí získat přístup ke smlouvě.
- Telefonní číslo příjemce a kód země musí být zadány v polích Telefon příjemce a Kód země příjemce objektu AddRecipient
- Heslo – Dvoufaktorové ověření, které používá standardní alfanumerické heslo
- Heslo musí být příjemci sděleno nějakou externí metodou
- Znalostní databáze – Dvoufaktorové ověření pouze pro příjemce ve Spojených státech.
- Používá netriviální data získaná z veřejných databází k položení série osobních otázek.
- Webová identita – Dvoufaktorové ověření, které používá úspěšnou autentizaci na jednu z několika sociálních sítí.
- Mezi platné weby pro ověření patří Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live a Twitter.
Nastavit heslo pro ověření identity – Řetězec hesla, který se použije, pokud je vybráno ověření heslem
Přidat primární e-mail nadřazené entity jako příjemce – Když je nastaveno na True, proces importuje e-mailovou adresu primární entity jako prvního podepisovatele v procesu podpisu
Přidat primární e-mail nadřazené entity jako příjemce přímo ovlivňuje pořadí podpisu smlouvy a přepíše hodnotu Pořadí příjemce definovanou v aktivitách AddRecipient.
Pokud jste definovali příjemce s hodnotou Pořadí příjemce 1 a poté nakonfigurujete aktivitu CreateAccount na Přidat primární e-mail vzorové entity jako příjemce, pak budou hodnoty Pořadí příjemce funkčně posunuty dolů v pořadí.
1 bude zpracováno jako 2 a bude mít povolený přístup pouze k polím signer2.
2 bude zpracováno jako 3 a tak dále.
Naplánovat připomínky příjemce – Definuje plán připomínek pro smlouvu. Možné jsou tři možnosti:
- Nikdy – Nejsou naplánovány žádné připomínky.Připomínky lze stále odesílat na vyžádání z objektu Agreement v aplikaci Dynamics
- Každý den, dokud se nepodepíše – E-mail s připomínkou se odesílá každý den, dokud není smlouva podepsána
- Je dodrženo deset iterací. Po 10 dnech připomínka vyprší
- Každý týden, dokud se nepodepíše – E-mail s připomínkou se odesílá jednou za sedm dní, dokud není smlouva podepsána
- Je dodrženo sedm iterací. Po šedesáti dnech připomínka vyprší
Pole:
Vybrat šablonu smlouvy – Vyhledávací pole, které zobrazuje dostupné šablony aplikace Adobe Acrobat Sign, které můžete použít k vygenerování smlouvy
GetAgreementID nemá žádná vstupní pole a pouze jeden výstup, ID dohody
Pole:
Vstup ID smlouvy – Import ID smlouvy z aktivity CreateAgreement
Přidat dokumenty z – Definuje zdroj dokumentu. Dokumenty se vždy vybírají z Poznámky cílového objektu. Jsou zde dvě možnosti:
- Poznámky primární entity – Dokument se vybírá z pole Poznámky primární Entity
například: Pokud připojujete prodejní nabídky k příležitostem, váš pracovní postup lze nakonfigurovat tak, aby použil příležitost jako primární entitu.
Když se pracovní postup spustí, proces přejde k příležitosti a vybere soubory připojené k Poznámkám příležitosti, kde by byla přiložena nabídka
- Poznámky procesu – Dokumenty se vybírají z pole Poznámky procesu namísto entity
například: Pokud máte balíček standardních dokumentů pro nové zaměstnance. Jedná se o standardní šablonové dokumenty a nedávalo by smysl připojovat jedinečné kopie prázdných dokumentů ke každému novému uživateli, kterého najímáte. Připojení dokumentů z procesu umožňuje administrátorům kontrolu nad procesem verzování a efektivně zpřístupňuje aktuální verzi dokumentů komukoli, kdo potřebuje spustit pracovní postup.
Vybrat proces – Má význam pouze při výběru Přidat dokumenty z poznámky procesu.
Toto nastavení identifikuje proces, ze kterého se načítají soubory dokumentů
Název dokumentu – Jakákoli daná Entita nebo Proces může mít k poli Poznámky připojen více než jeden soubor.
Zadáním Názvu dokumentu zajistíte, že proces vybere pouze soubory, které odpovídají pojmenovanému souboru.
Pokud není Název dokumentu zadán, vyberou se všechny soubory.
Přidat pouze nejnovější verzi dokumentu – Dokumenty často procházejí procesem verzování. Smlouvy například mohou mít několik iterací, jak se vyjednávají podmínky. Nastavením Přidat pouze nejnovější verzi dokumentu na True se při získávání dokumentů vybere pouze nejnovější verze dokumentu (na základě časového/datového razítka přílohy).
Pokud je nastavení False, získají se všechny verze dokumentů.
Při vytváření globálního procesu (není identifikována žádná primární entita) pamatujte, že váš dokument musí být získán z Poznámky procesu.
Pole:
Vstup ID smlouvy – Import ID smlouvy z aktivity CreateAgreement
Celé jméno příjemce – Volitelné pole, které vloží hodnotu pole do e-mailových šablon, které by jinak zobrazovaly hodnotu E-mailová adresa příjemce
E-mailová adresa příjemce – Doslovná e-mailová adresa příjemce. Tato hodnota se používá k doručení dokumentu a přidružení příjemce ke smlouvě
Role příjemce – Co se od příjemce očekává ohledně dokumentu:
- Podepisující – Někdo, kdo potřebuje požádat o právně platný podpis
- Schvalující – Příjemci, kteří potřebují pouze dokument schválit, ale nemusí jej nutně podepsat
- Kopie – Příjemci v kopii nemohou smlouvu nijak ovlivnit, jsou pouze pozorovateli procesu a obvykle obdrží kopii smlouvy (v závislosti na nastavení aplikace Adobe Acrobat Sign)
Pořadí příjemce – Tato hodnota představuje:
- Kde v cyklu podpisu se příjemce nachází, když proces podpisu popisuje postupnou cestu podpisu. Zadáním hodnoty 1 označujete, že příjemce je prvním příjemcem, který získá přístup ke smlouvě
- K jakým polím má příjemce přístup během procesu podpisu? Pole v dokumentu jsou identifikována číslem „podepisující". Zadáním hodnoty 1 označujete, že příjemce by měl mít přístup k polím formuláře určeným pro „kohokoli" a „podepisující1"
V postupném pracovním postupu je příjemce 2 upozorněn na smlouvu až poté, co příjemce 1 dokončí svou část, a ne dříve.
Příjemce 2 má přístup pouze k polím určeným pro „kohokoli" a „podepisující2".
Poznámka pro příjemce kopií: Pro jasnost by všichni příjemci kopií měli být přiřazeni k pořadí příjemce, které následuje po posledním příjemci, který skutečně interaguje se smlouvou. Pokud máte tři příjemce jako součást cyklu podpisu, příjemci kopií by měli být pořadí příjemce 4
Věnujte pozornost pořadí příjemce a uvědomte si, že aktivita CreateAgreement může vložit příjemce na začátek seznamu příjemců.
Nastavení, která vkládají příjemce, jsou:
- Možnosti podpisu odesílatele: Podepíši jako první - Pokud jsou možnosti podpisu odesílatele nakonfigurovány na Podepíši jako první, pak bude odesílatel smlouvy prvním příjemcem. Vždy.
- Přidat primární e-mail vzoru entity - Když je e-mail primární entity přidán v rámci aktivitou CreateAgreement, tento e-mail je vložen jako první příjemce.
- Pouze možnost podpisu odesílatele (výše) může vložit příjemce před primární e-mail nadřazené entity.
Přepsat výchozí ověření (zastaralé od verze 9.4.4.0) - Umožňuje příjemci být přiřazena jiná metoda ověření od výchozí hodnoty definované v aktivitě CreateAgreement
- False - Při hodnotě false se pro tohoto příjemce použije výchozí metoda ověření totožnosti definovaná v aktivitě CreateAgreement
- True - Je-li nastaveno na true, bude pro tohoto příjemce použita metoda ověření totožnosti definovaná v této aktivitě AddRecipient (viz níže)
Poznámka: S ukončením podpory funkce Override Default Verification od verze 9.4.4.0 uživatelé, kteří aktualizují na verzi 9.4.4.0 nebo novější, nevidí možnost Override Default Verification při přidávání nových kroků AddRecipient a AddRecipientUsingLookup. Aktualizace tedy může vést k několika nefunkčním pracovním postupům.
Ověření totožnosti – Všichni příjemci jsou ověřeni, minimálně prostřednictvím ověření e-mailové adresy, na kterou je smlouva odeslána. Dvoufázové ověřování je k dispozici v několika formách:
- E-mail – Výchozí typ ověření. Používá se pro každého příjemce
- Telefon – Dvoufázové ověření, které odešle SMS zprávu příjemci při pokusu o přístup ke smlouvě.
- Telefonní číslo příjemce a kód země musí být zadány do polí Recipient Phone a Recipient Country Code níže.
- Heslo – Dvoufázové ověření, které používá standardní alfanumerický řetězec hesla
- Heslo musí být příjemci sděleno prostřednictvím externí metody
- Databáze znalostí – Dvoufázové ověření pouze pro příjemce ve Spojených státech.
- Používá netriviální údaje vytěžené z veřejných databází k pokládání série osobních otázek
- Online identita – Dvoufázové ověření, které používá úspěšné ověření na jednom z několika webů sociálních médií
- Platné služby pro ověřování zahrnují: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live nebo Twitter.
Poznámka pro příjemce v kopii: Všichni příjemci v kopii by měli mít ověření totožnosti ponecháno jako výchozí hodnotu EMAIL
Recipient Phone – Telefonní číslo, které se použije pro proces ověření SMS zprávou
Recipient Country Code – Kód země, který předchází telefonnímu číslu pro ověření SMS
Recipient Password – Řetězec hesla, který se použije, pokud je vybráno ověření heslem
Pro uživatele s funkčními pracovními postupy Dynamics může aktualizace z jakékoli starší verze na Adobe Acrobat Sign pro Dynamics 365 V 9.4.4.0 vést k některým nefunkčním aktivitám pracovních postupů kvůli změnám v pracovních postupech.Například aktivita AddRecipientUsingLookup může selhat, protože už nemá argument OverrideDefaultVerification.
Pro vyřešení tohoto problému musí uživatelé odstraňit aktivitu (krok), která selhává, a přidat ji znovu se všemi příslušnými atributy aktivity.
Pole:
Agreement ID Input – Import ID smlouvy z aktivity CreateAgreement
Vyberte typ příjemce, který má být přidán – Toto pole definuje typ entity, kterou chcete vyhledat při identifikaci příjemce.Máte následující možnosti:
- Potenciální kontakt
- Kontakt
- Uživatel
Přidat zájemce jako příjemce – Umožňuje mapovat objekt Lead do cyklu podpisu, když je v poli Vyberte typ příjemce, který má být přidán vybrána možnost Lead
Přidat kontakt jako příjemce – Umožňuje mapovat objekt Contact do cyklu podpisu, když je v poli Vyberte typ příjemce, který má být přidán vybrána možnost Contact
Přidat uživatele jako příjemce – Umožňuje mapovat objekt User do cyklu podpisu, když je v poli Vyberte typ příjemce, který má být přidán vybrána možnost User
Uvědomte si, že při přidávání příjemců pomocí výše uvedených polí můžete systém prohledávat pomocí vyhledávání nebo můžete vybrat příjemce prostřednictvím souvisejících entit nadřazené entity.
Role příjemce – Co se od příjemce očekává vzhledem k dokumentu:
- Podepisující – Někdo, kdo musí použít právně platný podpis
- Schvalovatel – Příjemci, kteří musí pouze schválit dokument, ale nemusí jej nutně podepsat
- Kopie – Příjemci v kopii nemohou ovlivnit smlouvu, jsou pouze pozorovateli procesu a obvykle obdrží kopii smlouvy (v závislosti na vašem nastavení Adobe Acrobat Sign)
Pořadí příjemce – Tato hodnota představuje, kde v cyklu podpisu se příjemce nachází, když proces podpisu popisuje postupnou cestu podpisu.Zadání 1 označuje, že příjemce je první příjemce, který získá přístup ke smlouvě.
Příjemce 2 je o smlouvě informován teprve poté, co příjemce 1 dokončí svou část, a tak dále.
Poznámka pro příjemce v kopii: Pro přehlednost by všem příjemcům v kopii mělo být přiřazeno pořadí příjemce, které následuje po posledním příjemci, který skutečně se smlouvou interaguje.Pokud máte tři příjemce jako součást cyklu podpisu, příjemci v kopii by měli mít pořadí příjemce 4
Věnujte pozornost pořadí příjemce a uvědomte si, že aktivita CreateAgreement může vložit příjemce na začátek seznamu příjemců.
Nastavení, která vkládají příjemce, jsou:
- Možnosti podpisu odesílatele: Podepíšu první - Pokud je Možnosti podpisu odesílatele nakonfigurováno na Podepíšu první, pak bude odesílatel smlouvy prvním příjemcem.Vždy.
- Přidat primární e-mail nadřazené entity – Když je e-mail primární entity přidán v rámci do aktivity CreateAgreement, tento e-mail je vložen jako první příjemce.
- Pouze Možnost podpisu odesílatele (výše) může vložit příjemce před primární e-mail nadřazené entity.
Přepsání výchozího ověření - Umožňuje příjemci přiřadit jinou metodu ověření než výchozí hodnotu definovanou v aktivitě CreateAgreement
- Nepravda – Pokud je nepravda, použije se pro tohoto příjemce výchozí metoda ověření identity definovaná v aktivitě CreateAgreement
- Pravda – Pokud je pravda, bude mít tento příjemce použitou metodu ověření identity definovanou v této aktivitě AddRecipient (viz níže)
Ověření identity – Všichni příjemci jsou ověřeni, alespoň autentifikací na e-mailovou adresu, na kterou je smlouva odeslána.Dvoufaktorové ověřování je k dispozici v několika formách:
- E-mail – Výchozí typ validace. Používá se pro každého příjemce
- Telefon – Dvoufaktorové ověření, které odešle SMS zprávu příjemci, když se pokusí o přístup ke smlouvě.
- Telefonní číslo příjemce a kód země musí být zadány do pole Telefon příjemce a pole Kód země příjemce níže
- Heslo – Dvoufaktorové ověření, které využívá standardní alfanumerický řetězec hesla
- Heslo musí být předáno příjemci prostřednictvím nějaké externí metody
- Znalostní báze – Dvoufaktorové ověření pouze pro příjemce ve Spojených státech.
- Používá netriviální data získaná z veřejných databází k položení série osobních otázek
- Webová identita – Dvoufaktorové ověření, které používá úspěšné ověření na jednom z několika webů sociálních médií
- Platné weby pro ověření zahrnují: Facebook, LinkedIn, Google, Yahoo!, Microsoft Live nebo Twitter
Poznámka pro příjemce kopií: Všichni příjemci kopií by měli mít své Ověření identity ponecháno jako výchozí hodnotu E-MAIL
Telefon příjemce – Telefonní číslo, které má být použito pro proces ověření telefonu pomocí SMS
Kód země příjemce – Kód země, který se přidává před telefonní číslo pro ověření SMS
Heslo příjemce – Řetězec hesla, který má být použit, pokud je vybráno ověření heslem
Pro uživatele s fungujícími pracovními postupy Dynamics může upgrade z jakékoli starší verze na Adobe Acrobat Sign for Dynamics 365 V 9.4.4.0 vést k některým nefunkčním aktivitám pracovního postupu kvůli změnám v pracovních postupech. Například aktivita AddRecipientUsingLookup může selhat, protože již nemá argument OverrideDefaultVerification.
K vyřešení tohoto problému musí uživatelé odstranit aktivitu (krok), která selhává, a přidat ji znovu se všemi relevantními atributy aktivity znovu vyplněnými.
Pole:
Vstup ID smlouvy – Import ID smlouvy z aktivity CreateAgreement
Akce
Akce jsou typem procesu, které propojují aktivity k dosažení určitého výsledku, ale nejsou přímo dostupné uživatelům.
Místo toho je lze chápat jako opakovaně použitelné moduly, které lze zahrnout do pracovních postupů.Několik pečlivě vytvořených akcí lze zahrnout do široké škály různých pracovních postupů, aniž by bylo nutné překonfigurovat tyto běžné kroky.
K dispozici jsou dvě předkonfigurované akce připravené k použití.
Jedná se o jednoduché, široce používané procesy, které můžete využít při vytváření vlastních pracovních postupů:
Tato akce je jednoduchá, obecná akce pro odeslání smlouvy jednomu příjemci k elektronickému podpisu.
V horní části stránky vlastností můžete vidět, že:
- K tomuto procesu není přiřazena žádná entita
- Tím se akce zpřístupní do jakémukoli typu pracovního postupu
- Vzhledem k tomu, že neexistuje žádná primární entita, soubor musí být načten z procesu
V řetězci procesů jsou čtyři aktivity:
- CreateAgreement
- Název dohody a zpráva jsou obecné.Použitelné prakticky na cokoliv
- ESIGN je typ podpisu, dobrá výchozí volba
- Odesílatel se nemusí podepisovat
- Je použito sekvenční pořadí podpisů
- Je zvoleno ověření e-mailem.Bez druhého faktoru ověření
- Není nakonfigurován plán připomínek
- AddRecipient
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
- E-mail příjemce se vkládá z objektu Arguments
- Příjemce je identifikován jako číslo 1 v podpisu výběru a je podepisující, takže je vyžadován podpis
- AddDocument
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
- Soubor se načítá z Poznámky procesu
- Proces, který obsahuje správný soubor, je Odeslat k Podpis (tento stejný proces)
- Proces odešle všechny verze všech souborů, které jsou přiloženy k sekci Poznámky procesu
- Není poskytnut název dokumentu, takže budou přiloženy všechny soubory s jedinečnými názvy
- Přidat pouze nejnovější verzi je nastaveno na Ne, takže budou zahrnuty všechny verze
- SendAgreement
- ID dohody se importuje z CreateAgreement
Tento Process je jednoduchý obecný postup pro odeslání dohody jednomu příjemci k elektronickému podpisu.
V horní části stránky vlastností uvidíte, že:
- Primární Entity je Opportunity
V řetězci procesů jsou čtyři aktivity:
- CreateAgreement
- Název dohody a zpráva jsou obecné.Použitelné téměř na cokoli
- ESIGN je typ podpisu, dobrá výchozí hodnota
- Odesílatel není povinen podepsat
- Je použito sekvenční pořadí podpisů
- Je vybráno ověření e-mailem.Žádné druhostupňové ověření
- Není nakonfigurován žádný plán připomenutí
- AddRecipient
- ID dohody se importuje z CreateAgreement
- E-mail příjemce je vkládán z objektu Contact
- Příjemce je označen jako číslo 1 v podpisu výběru a je podepisujícím, takže je vyžadován podpis
- AddDocument
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
- Soubor se získává z primární Entity
- Proces odešle všechny verze všech souborů, které jsou připojené k sekci Poznámky primární Entity
- Není poskytnut žádný Document Name, takže budou připojeny všechny soubory s jedinečnými názvy
- Add Only the Latest Version je nastaveno na False, takže budou zahrnuty všechny verze
- SendAgreement
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
Pracovní postup
Workflows jsou typ Process, který může být spuštěn systémem nebo na vyžádání uživateli.
Pracovní postupy se obvykle vytvářejí s jednou nebo více Actions, Conditions nebo Activities.
Pracovní postupy mohou reagovat na změny na úrovni polí nebo být iniciovány uživateli z nabídky More Options (...)nabídka na každé Entity, v závislosti na tom, jak jsou nakonfigurovány.
Balíček Adobe Acrobat Sign for MS Dynamics CRM v7 má jeden předem nakonfigurovaný pracovní postup ve stavu Návrh.tento pracovní postup je navržen s Activities k ilustraci struktury, ale mohl být stejně snadno vytvořen s jednou podmíněnou spouštěcí událostí a jednou Action , která obsahovala Activities:
V horní části stránky vlastností můžete vidět, že:
- Primární Entity je Opportunity
- Pracovní postup je navržen tak, aby umožňoval přístup na vyžádání
V části Tvůrce procesů je první položka podmínka, která může spustit pracovní postup:
Pokud se Stav příležitosti změní na Vyhraná, pak se provede série kroků.
V řetězci procesů jsou čtyři aktivity:
- CreateAgreement
- Název dohody je vkládán z Příležitosti
- Zpráva dohody je obecná
- ESIGN je typ podpisu
- Odesílatel nemusí podepisovat
- Je použito sekvenční pořadí podpisů
- Je vybráno ověření e-mailem.Žádné dvoufázové ověření
- Není nakonfigurován plán připomínek
- AddRecipientUsingLookup
- ID dohody se importuje z CreateAgreement
- Příjemce je identifikován jako Kontakt
- E-mail příjemce je vkládán z pole Kontakt na objektu Příležitost
- Příjemce je identifikován jako číslo 1 v podpisu výběru a je Podepisující, takže je vyžadován podpis
- AddDocument
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
- Soubor se načítá z primární Entity
- Proces odešle všechny verze všech souborů, které jsou připojené k sekci Poznámky primární Entity
- Není zadán žádný Název dokumentu, takže se připojí všechny soubory s jedinečnými názvy
- Přidat pouze nejnovější verzi je nastaveno na False, takže budou zahrnuty všechny verze
- SendAgreement
- ID smlouvy se importuje z CreateAgreement
Vytvoření vlastního procesu pracovního postupu (příklad)
Níže je uveden příklad toho, jak můžete vytvořit jednoduchý proces pro odeslání smlouvy o mlčenlivosti (NDA) kontaktu Contact v systému Dynamics.
Pro účely tohoto příkladu existují některé předpoklady, které poskytují rámec pro rozhodování o pracovních postupech:
- Každý, komu by byla odeslána smlouva NDA, by existoval jako Contact v systému Dynamics
- Dokument NDA má verzi řízenou, a je připojen prostřednictvím Poznámek procesu, ne Entity
- Vlastník kontaktu Contact musí smlouvu protipodepsat
- Smlouva musí být odeslána do e-mailového archivního souboru
Pokud je pro vás nová myšlenka předávání výstupu z jedné aktivity jako vstupních hodnot pro následující aktivitu, možná by stálo za to proces si projít.
Aktivity jsou navrženy tak, aby přijímaly vstupní hodnoty ze spouštěcích událostí nebo jiných aktivit a pak zpřístupnily nové hodnoty následujícím aktivitám v procesu.
Na obrázku níže je třeba do pole Agreement Id Input importovat hodnotu ID z aktivity CreateAgreement.
Chcete-li importovat výstup z předchozí aktivity, je třeba propojit cestu objektu s polem, kde potřebujete hodnotu:
- Jedním kliknutím vyberte pole, do kterého potřebujete importovat hodnotu.
- Look for: picklist se naplní objekty souvisejícími s primární entitou i místními hodnotami z procesu
- Kliknutím na picklist jej rozbalte
- Hodnota, kterou hledáme, byla vygenerována v předchozí aktivitě, což z ní činí místní hodnotu, která je uvedena v dolní části seznamu
- Vyberte Adobe Sign :Activities .CreateAgreement objekt
Seznam se sbalí a zobrazí vybraný objekt jako Look for: hodnota
Seznam přímo pod Look for: pole poskytuje všechny možné výstupní hodnoty pro vybraný objekt.
CreateAgreement má pouze jednu výstupní hodnotu: Agreement ID Output
- Vyberte správnou výstupní hodnotu a klikněte na tlačítko Přidat, abyste vložili hodnotu do sekce volitelných hodnot těsně pod ní
- Když uvidíte Agreement ID Output v sekci volitelných hodnot, klikněte na OK a vložte tuto hodnotu do pole
Pro sestavení procesu:
- Přejděte do Adobe Acrobat Sign Admin > Create New Workflow
- Otevře se nové dialogové okno Vytvořit proces
- Zadejte procesu intuitivní název.Název procesu vidí pouze administrátoři
- Vyberte Akci ze seznamu Kategorie
- Vyberte primární entitu ze seznamu entit
- Lze vybrat libovolnou Entity v aplikaci Dynamics a poskytuje objekty, které může proces použít v pracovních postupech
- None (global) je možnost pro pracovní postupy, které nejsou vázané na entity
Tento příklad předpokládá, že každý, komu bude zaslána smlouva o mlčenlivosti, bude Contact, proto používáme Contact jako primární entitu.
- Klikněte na OK
- Otevře se stránka PowerApps , na které se zobrazí stránka Process Information
Postupný proces je vytvořen ve spodní části stránky.Přejděte dolů do sekce Přidat krok
- Klikněte na Add Step
- Přejděte dolů k položce seznamu Adobe Acrobat Sign a rozbalte podnabídku
- Zobrazí se sedm Activities pro Adobe Acrobat Sign:
- AdobeSign.Activities.AddDocument
- AdobeSign.Activities.AddRecipient
- AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
- AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
- AdobeSign.Activities.GetAgreementId
- AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Zobrazí se sedm Activities pro Adobe Acrobat Sign:
Celý proces pro podepsání dokumentu zahrnuje alespoň tři z těchto kroků v přibližně tomto pořadí:
Vytvořit smlouvu – „Smlouva" je kontejnerový objekt, který obsahuje všechny hodnoty konfigurace pro celou transakci prostřednictvím systému Adobe Acrobat Sign.
Při vytváření smlouvy existují dvě možnosti
- Vytvořit smlouvu ze šablony – Použije šablonu smlouvy, která již musí být definována, a importuje všechny hodnoty polí
- Vytvořit smlouvu – Zadejte hodnoty na úrovni polí smlouvy pouze pro tento proces
Přidat dokument – Tímto se připojí soubor (nebo soubory) k odeslání
- Velikost souboru, který můžete nahrát do Dynamics, je omezena na 5 MB
- Dokumenty se přidávají prostřednictvím pole Poznámky buď na primární entitě, nebo v procesu, podle vašich potřeb
- Dokumenty připojené k primárním entitám bývají obvykle vlastní dokumenty, jako je individualizovaná smlouva, která by byla připojena k příležitosti
- Dokumenty připojené k procesu mohou být verzi kontrolované standardní dokumenty, jako je dohoda o mlčenlivosti
Příjemce je možné přidat před dokumentem.
Lineární myšlení naznačuje, že přidání dokumentu nejprve zlepšuje pochopení procesu, protože ve většině případů typ dokumentu určuje, kdo jsou příjemci a v jakém pořadí by se měli zapojit do procesu podepisování.
Přidat příjemce – Příjemci jsou osoby, které jsou zahrnuty do dokončení cestu pro smlouvu.Mohou zahrnovat:
- Podepisovatelé – Kdokoli, kdo potřebuje použít právní podpis
- Schvalovatelé – Příjemci, kteří pouze potřebují dokument schválit, ale nemusí jej nutně podepsat
- Kopie – Čistě pozorovatelé, příjemci v kopii nemají žádnou schopnost ovlivnit smlouvu
- Skvělá možnost pro automatické archivování typu dokumentu na e-mailovou adresu
Pro přidání příjemců existují dvě možnosti:
- Přidat příjemce pomocí vyhledávání – Využívá Dynamics k importu e-mailu příjemce z entity Dynamics
- Přidat příjemce – Umožňuje zahrnout příjemce, který není přidružen k žádné entitě Dynamics, prostřednictvím explicitní konfigurace e-mailu
Existují dva způsoby, jak vytvořit proces, ve kterém nebude vyžadována žádná aktivita AddRecipient:
- Jediný příjemce je importován jako primární e-mail ze Vzoru Entity na aktivitě CreateAgreement
- Jediný příjemce je podepisující osoba používající možnost Only I sign v poli Sender Signing Options na aktivitě CreateAgreement
Send Agreement – Aktivita, která vezme nakonfigurovanou Agreement a odešle ji do služby Adobe Acrobat Sign, čímž spustí proces podepisování
Náš příklad NDA používá pět ze šesti Aktivit (může existovat pouze jedna aktivita typu „Create Agreement") v pětikrokovém procesu:
1. Přidat krok - AdobeSign.Activities.CreateAgreement
- Klikněte na Set Properties v záznamu kroku pro otevření vlastností aktivity
- Definujte Agreement Name – název dohody se zobrazuje v oznamovacích e-mailech vašim příjemcům a reprezentuje dohodu v celém systému Dynamics.Použijte intuitivní název, který označuje povahu dokumentu, který vaši příjemci očekávají
- Po dokončení klikněte na Save and Close
Hodnoty polí pro tento příklad:
- Agreement Message byla upravena tak, aby poskytovala smysluplné pokyny týkající se přiloženého dokumentu
- Hodnota vypršení platnosti 5 byla vložena, aby se zajistilo, že tento právní dokument nezůstane otevřený po nepřijatelně dlouhou dobu
- Platnost dohody vyprší a automaticky se zruší po 5 kalendářních dnech
- Primární e-mail nadřazené entity bude importován jako první příjemce
- Připomínka je naplánována na denní iteraci (vzhledem k tomu, že platnost dohody vyprší za pět dní)
Jakmile úspěšně nakonfigurujete aktivity, červený křížek se ze záznamů kroků odstraní
2. Přidat Krok – AdobeSign.Activities.AddDocument
- Klikněte na Set Properties v záznamu kroku a otevřete vlastnosti aktivity
- Vložte hodnotu Agreement ID do pole Agreement Id Input
- Definujte pole Přidat dokumenty z
- Definujte pole Vybrat proces, pokud připojujete soubor z procesu
- Nakonfigurujte všechna další potřebná pole
- Klikněte na Uložit a zavřít
Hodnoty polí pro tento příklad:
- Přidat dokumenty z pole je nakonfigurováno pro získání souboru NDA z Poznámky procesu
- Vybrat proces – Protože získáváme soubor z procesu, musíme označit, který proces obsahuje soubor
- Tento příklad vyhledávání odkazuje na stejný proces, který aktuálně vyvíjíme
- Název dokumentu zůstává prázdný – Protože zaměření tohoto procesu je velmi úzké a týká se pouze smluv NDA, neočekává se, že by k procesu byl připojen jiný soubor než soubor NDA
- Přidat pouze nejnovější verzi dokumentu je nakonfigurováno na True.Pokud existují iterované verze NDA, nechceme odeslat všechny verze, pouze tu nejnovější
3. Přidat krok - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (Uživatel)
- Klikněte na Nastavit Vlastnosti v záznamu kroku pro otevření vlastností aktivity
- Vložte hodnotu ID smlouvy do pole Vstup ID smlouvy
- Protože se jedná o přidání příjemce pomocí vyhledávání, definujte entitu, která identifikuje vašeho příjemce: Lead, kontakt nebo uživatel
- Definujte roli příjemce – Je tento příjemce podepisující, schvalující nebo v kopii
- Definujte pořadí příjemce – Protože se jedná o druhého příjemce, zadejte 2
- Protože aktivita CreateAgreement je nakonfigurována tak, aby přidala primární e-mail z nadřazené entity jako první příjemce
- Definujte ověření totožnosti – E-mail je výchozí.Pokud chcete přidat dvoufaktorové ověření, upravte pole odpovídajícím způsobem
- Nakonfigurujte všechna další potřebná pole
- Klikněte na Uložit a zavřít
Hodnoty polí pro tento příklad:
- Protože se jedná o druhého příjemce, je vybrán typ Uživatel Entity.Interní protipodpisy obvykle probíhají poté, co externí příjemce aplikoval svůj podpis
- Přidat uživatele jako příjemce je nakonfigurováno pro vyhledání Uživatele
- Výchozí Podepisující zůstává na místě, protože je vyžadován podpis
- 2 je zadáno do pole Pořadí příjemce. Interní podepisující vždy následuje po externím podepisujícím
4. Přidat krok - AdobeSign.Activities.AddRecipient
- Klikněte na Nastavit Vlastnosti v záznamu kroku k otevření vlastností aktivity
- Vložte hodnotu ID smlouvy do pole Vstup ID smlouvy
- Poskytněte volitelné Celé jméno příjemce pokud existuje
- Přidejte E-mailovou adresu příjemce
- Definujte roli příjemce – Je tento příjemce podepisující, schvalovatel nebo v kopii (CC)?
- Definujte Pořadí příjemce – Protože se jedná o třetího příjemce, zadejte 3
- Nakonfigurujte všechna další potřebná pole
- Klikněte na Uložit a zavřít
Hodnoty polí pro tento příklad:
- Tento příjemce je v kopii naší interní e-mailové adresy archivu NDA
- Namísto jména osoby je do pole Celé jméno příjemce vložen vhodný popis
- Je přidána úplná e-mailová adresa
- Je vybrána možnost CC, protože tento příjemce pouze shromažďuje náš podepsaný NDA pro záložní vedení záznamů
- 3 je zadáno do pole Pořadí příjemce. Příjemce technicky není v cyklu podpisu, ale pole je povinné
- Příjemci CC by měli být vždy uvedeni po příjemcích, kteří se účastní procesu podpisu/schválení
5. Přidat krok – AdobeSign.Activities.SendAgreement
- Klikněte na Nastavit vlastnosti v záznamu kroku a otevřete vlastnosti aktivity
- Vložte hodnotu ID smlouvy do pole Vstup ID smlouvy
- Klikněte na Uložit a zavřít
Jakmile jsou všechny kroky nakonfigurovány:
- Přejděte na začátek stránky a klikněte na kartu Poznámky.
- S otevřenou kartou Poznámky klikněte do pole, kde je napsáno Zadejte poznámku
- Obsah karty se znovu změní a zpřístupní tlačítko Připojit soubor
- Klikněte na Připojit soubor
Otevře se nové vyskakovací okno s tlačítkem Procházet, které vám umožní vyhledat soubor a připojit ho.
- Klikněte na Procházet...
- Najděte svůj soubor a otevřete ho
- Importuje se cesta k souboru do pole Název souboru a zavře se dialog Procházet...Okno
- Klikněte na tlačítko Připojit
- Klikněte na tlačítko Zavřít
Soubor je nyní správně připojen k poznámkám procesu
Se souborem připojeným k sekci Poznámky procesu už jen zbývá proces aktivovat.
- Klikněte na tlačítko Aktivovat v horní části okna
Když se zobrazí výzva k aktivaci, klikněte na Aktivovat
Pokud nedojde k žádným chybám, stránka se obnoví a zobrazí tlačítko Deaktivovat v horní části stránky (nahradí tlačítko Aktivovat)
Akce je dokončena.
Aby byla k dispozici uživatelům, musíte ji propojit s pracovním postupem:
- Klikněte na tlačítko Zavřít v levém horním rohu okna a zavřete stránku PowerApp
- Vraťte se na stránku Adobe Acrobat Sign Admin a znovu klikněte na Vytvořit nový pracovní postup
- Otevře se překryvné okno Vytvořit proces
- V rozevíracím seznamu Kategorie vyberte Pracovní postup
- V rozevíracím seznamu Entita vyberte stejnou primární Entitu, kterou jste vybrali pro proces
- Toto je entita, kde odesílatelé najdou uvedený pracovní postup
- Klikněte na OK
Načte se stránka Informace o procesu.
Protože je tento příklad pro smlouvu NDA, chceme ji povolit jako možnost na vyžádání.
- Zaškrtněte políčko vedle Jako proces na vyžádání
- V nástroji pro tvorbu procesů klikněte na tlačítko Přidat krok
- Ze seznamu možností vyberte Provést akci
- V poli Akce vyberte proces, který byl právě vytvořen
- Pole Entita se automaticky vyplní na základě vybraného procesu
- Klikněte na Nastavit vlastnosti v záznamu kroku, čímž otevřete vlastnosti aktivity
- Nakonfigurujte nastavení Target
- Klikněte na Uložit a zavřít
- Jakmile jsou všechny kroky nakonfigurovány, posuňte se na začátek stránky a klikněte na Aktivovat
- Po výzvě znovu klikněte na Aktivovat
Pracovní postup jedokončena souvisí s primární entitou (v tomto příkladu Kontakt).
Otestujte pracovní postup:
- Přejděte na libovolný Kontakt
- Klikněte na seznam Další možnosti na pásu karet (…)
- Klikněte na Spustit pracovní postup
Zobrazí se seznam pracovních postupů souvisejících s entitou
- Zaškrtněte políčko vedle pracovního postupu, který chcete spustit
- Klikněte na Přidat v dolní části panelu, čímž spustíte pracovní postup
- Po výzvě klikněte na OK, pokud chcete spustit pracovní postup
Hybridní směrování pro podpisové toky
Hybridní směrování podpisů je kombinace sekvenčního procesu podepisování, který má jednu nebo více fází, kde se proces podepisování stává paralelním.
Více než jakýkoli jiný typ toku podpisů vyžaduje hybridní směrování důkladné pochopení formuláře, a pořadí, v jakém se očekává použití podpisů.
Přiřazení polí (signer1, signer2 atd.) je založeno na pořadí, v jakém jsou příjemci uvedeni v procesu nebo uživatelském rozhraní.V rámci paralelní fáze podepisování mají všichni příjemci stejné číslo Pořadí příjemce, takže fyzické umístění v procesu/uživatelském rozhraní je vaším jediným vodítkem k tomu, ke kterému poli formuláře má příjemce přístup.
Nejvýše uvedený příjemce v procesu/uživatelském rozhraní je signer1.
Druhý uvedený příjemce v procesu/uživatelském rozhraní je signer2, i když je tok podpisů paralelní a oba příjemci mají pořadí příjemce 1.
Požadavky a omezení pro hybridní směrování
- Hybridní směrování funguje pouze v případě, že je povoleno v účtu Adobe Acrobat Sign
- Přihlaste se do Adobe Acrobat Sign jako správce účtu
- Přejděte na Účet > Nastavení odesílání > Pořadí podepisování > Povolit odesílatelům zadat hybridní pořadí směrování
- Uložit nastavení
- Šablony smluv nemohou být nakonfigurovány pro využití hybridního směrování
- Hybridní směrování není podporováno, když je Typ podpisu Ruční
- Hybridní směrování nepodporuje proces, kdy Pořadí podepisování odesílatele je
- Podepíšu jako první
- Podepíšu jako poslední
- Podepisuji pouze já
- Tento údaj včetně Primárního e-mailu z nadřazené entity identifikuje příjemce s Pořadím příjemce 1.Pokud existují další příjemci s Pořadím příjemce 1, pak se použijí hybridní pravidla
- Pokud je definován proces, kde Zadané pořadí = False (indikující paralelní tok podpisů), ale příjemci nemají všichni stejnou hodnotu Pořadí příjemce (indikující sekvenční tok podpisů), pak se použijí pravidla hybridního směrování.
Časté příčiny selhání procesu
Někdy proces, který nevykazuje žádnou chybu v konfiguraci, selže během běhu.
Nejčastější důvody jsou:
- V sekci Poznámky není připojen žádný soubor, ze kterého se pokoušíte soubor načíst
- Metoda Ověření identity, jak je definována v aktivitě AddRecipient nebo CreateAgreement, je zakázána nastavením ve vašem účtu Adobe Acrobat Sign
- V primární entitě není žádný kontakt a vaše aktivita CreateAgreement má nastaveno Přidat primární e-mail vzorové entity jako příjemce na hodnotu True
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
