Funkce Vlastní e-mailové šablony služby Adobe Acrobat Sign (CEMT) je dostupná na podnikové a firemní úrovni pod licenční dohodou ETLA.
Přehled
Všechny e-maily ze služby Adobe Acrobat Sign jsou generovány jako šablony na bázi HTML využívající pole proměnných a přizpůsobují jednotlivé e-maily podle konkrétní dohody a příjemců. Velké struktury, jako je rozvržení stránky, zůstávají statické a pro každou odesílanou dohodu se mění pouze několik proměnných (například název dohody a zpráva).
Funkce vlastních e-mailových šablon (CEMT) nabízí možnost přepracování šablony HTML, která generuje e-maily z vašeho účtu služby Acrobat Sign. Funkce CEMT umožňuje přepracovat standardní e-mail tak, aby odpovídal vaší společnosti a obsahoval příznaky, barevné schéma, obrázky a text vaší značky. Můžete také změnit obvykle statické struktury a přizpůsobit rozvržení stránky, terminologii, vkládané obrázky a další.
Účty na podnikové úrovni pod licencí ETLA mají možnost spolupracovat s naším týmem profesionálů a vytvořit si dokonalou e-mailovou šablonu pro svůj účet jako celek nebo podle potřeby pro každou skupinu v rámci vašeho účtu. Mohou vám být účtovány poplatky.
Jak se používá
Aktuálně jsou k dispozici čtyři šablony, které můžete pomocí služby Acrobat Sign přizpůsobit.
- Podepište dokument
- Podepsáno a archivováno
- Připomenutí
- Zrušeno
Přizpůsobené šablony lze nainstalovat na úrovni účtu nebo skupiny. Šablony na úrovni účtu jsou distribuovány do skupin a dále k uživatelům. Účet > Skupina > Uživatel
Šablony na úrovni skupiny nahrazují šablony na úrovni účtu. Šablona na úrovni skupiny je pak distribuována uživatelům v dané skupině. To nabízí jednotlivým skupinám možnost navrhnout tématicky vhodné e-mailové šablony.
Pokud má například účet Adobe skupinu Photoshop, je možné e-maily navrhnout tak, aby se vzhledově líbily uživatelům aplikace Photoshop. Naopak skupina Legal bude možná vyžadovat jiné provedení a její e-mailovou šablonu lze podle toho upravit.
Jakmile budou šablony aktualizovány, váš kontakt profesionálních služeb je publikuje do skupiny pod vaším účtem pro účely testování. Poté budete moci ověřit, zda fungují správně, a případně si vyžádat další změny. Jakmile váš správce služby Acrobat Sign šablonu ověří, váš kontakt PS přesune šablonu do živé nabídky příslušné skupiny nebo účtu.
Uživatelé a správci
Jakmile jsou e-mailové šablony vytvořené, uživatelé ani správci už nemusejí nic dělat. E-mailové šablony se použijí automaticky.
Co lze přizpůsobit
CEMT umožňuje přizpůsobení e-mailových šablon používaných pro transakční e-maily z vašeho účtu služby Acrobat Sign.
Upozorňujeme, že odesilatelé (strana odesílající dohodu k podpisu) nemohou přizpůsobenou e-mailovou šablonu zobrazit, protože jejich e-mail je predikován na jiném typu šablony. Odesilatelé nadále uvidí výchozí e-mailovou šablonu.
Každý typ šablony může mít více verzí (jednu verzi pro každý podporovaný jazyk). Pokud aktualizujete text pro e-mailovou šablonu ve španělštině, budete muset poskytnout příslušný lokalizovaný text, aby váš kontakt profesionálních služeb mohl španělskou šablonu aktualizovat v příslušném znění.
Např.: Zkontrolovat a podepsat:English identifikuje šablonu Zkontrolovat a podepsat a anglickou lokální jazykovou variantu.
Existují dva způsoby, kterými lze přizpůsobit e-mailové šablony používané pro účet nebo skupiny:
- Začněte v základní (výchozí) šabloně a se svým kontaktem profesionálních služeb proberte, jaká přizpůsobení chcete v této šabloně provést.
- Začněte s vlastním interně vytvořeným dokumentem HTML pomocí níže uvedené referenční příručky.
Postup povolení nebo zakázání
Funkci přizpůsobené e-mailové šablony může v systému povolit a konfigurovat pouze tým profesionálních služeb Acrobat Sign.
Pokud chcete tuto funkci přizpůsobit a v současnosti máte dohodu s profesionálními službami, kontaktujte je přímo, aby bylo možné stanovit rozsah prací a dodatečné náklady. Jinak prosím odešlete tiket podpory se žádostí o přístup do funkce Vlastní e-mailová šablona. Oddělení podpory vás poté nasměruje k týmu profesionálních služeb.
Šablony je možné konfigurovat na úrovni účtu nebo skupiny a pro každý typ šablony a každé jazykové prostředí.
Zákazníci mohou zkrátit dobu vývoje a snížit servisní náklady tak, že si vlastní šablony vytvoří sami s pomocí následující příručky:
Známé problémy
Pokud je váš účet nastaven tak, aby v konečném e-mailu rozdělil dokumenty do původních souborů, a dohoda obsahuje 8 nebo více souborů, pak nejsou vráceny žádné soubory. Je stanoven pevný limit pro počet souborů, který lze při používání zasílací služby CEMT připojit.
- Odebráním podmínky pro rozdělení souborů vyřešíte problém zákazníků, kteří musí při vytváření dohody přiložit několik souborů.
- Rozdělený dokument lze snadno stáhnout ze stránky Správa.
Ne.
V současnosti není k dispozici uživatelské rozhraní pro e-mailové šablony. Můžete vytvořit vlastní šablonu HTML, ale bude třeba, aby ji zkontroloval kontakt profesionálních služeb ve společnosti Adobe.
Přizpůsobení je dostupné na úrovni účtu nebo skupiny. Společnost Adobe nepodporuje přizpůsobitelné e-mailové šablony pro jednotlivé uživatele. Nepodporujeme ani přizpůsobení pro specifické příjemce
Ano, přizpůsobení je dostupné pro všechny regiony.
Ne.
Aktuálně nabízíme přizpůsobitelné e-mailové šablony pro čtyři standardní e-maily:
- Podepište dokument
- Podepsáno a archivováno
- Připomenutí
- Zrušeno.
Ano. Když si vyžádáte instalaci přizpůsobené e-mailové šablony, musíte určit typ (Podepište dokument) a také jazyk šablony.
Zákazníci musejí poskytnout přeložený text ve své vlastní HTML šabloně. Každý typ jazykové kombinace se považuje za samostatnou šablonu. (Např.: Podepište dokument: španělština)
Odesilatelé obdrží přizpůsobený e-mail pro zrušený e-mail pouze tehdy, když příjemce odmítne podepsat.
Ostatní e-mailové zprávy poslané odesilateli budou využívat standardní základní e-mail přidružený ke službě Adobe Acrobat Sign.
Ne.
Obrázek záhlaví e-mailu můžete aktualizovat ve svém nastavení e-mailu v nabídce Účet -> Nastavení účtu -> Nastavení e-mailu.
Tyto šablony existují jako šablony použitelné pro celý účet. Skupiny přebírají své šablony z účtu a všichni uživatelé přebírají šablony ze skupiny. CEMT lze použít na skupinu, takže všichni uživatelé v dané skupině převezmou šablonu úrovně skupiny.
Např.: Účet služby Adobe nemá zavedenu funkci CEMT, ale skupina Acrobat Sign v rámci účtu má zavedenu přizpůsobenou šablonu Podepište dokument. Honza, uživatel ve skupině Acrobat Sign, použije přizpůsobenou šablonu při rozesílání dohod. Všechny ostatní skupiny v rámci účtu Adobe by nadále používaly standardní e-mailovou šablonu.
To lze zařídit!
Pokud chce skupina HR ve vašem účtu mít jinou podobu šablon v porovnání se skupinu Legal, může skupina HR navrhnout své šablony podle svých představ. Upozorňujeme, že odlišné šablony znamenají samostatné poplatky.
Ne, nejedná se o jinou šablonu. Funkce CEMT je aktuálně platná pouze pro přímé účastníky procesu podepisování. (podepisující, schvalovatele, delegáty)
Obrázky jsou rozhodně důležitou součástí sdělení v e-mailu a služba Acrobat Sign obrázky v přizpůsobených šablonách podporuje. Obrázky však musejí být hostovány externě vaším týmem nebo společností, společnost Adobe žádné obrázky nehostuje.
Aby byl formát HTML konzistentní u různých e-mailových klientů, doporučuje se rozvržení vycházející z tabulek. Doporučuje se také používat staré styly atributů pro tabulky a pouze jednoduché vložené styly. Tagy stylu <style> mnoho e-mailových klientů ruší.
Funkce CEMT je testována na následujících e-mailových klientech:
- Microsoft Outlook
- Apple Mail
- Gmail
- AOL mail
- Yahoo! mail
Ne.
Funkce CEMT platí pouze pro e-maily odeslané účastníkům během dohody.
V případě webového formuláře jej podepisující, který vyplňuje webový formulář, obdrží přizpůsobený, podepsaný a vyplněný, ale není možné přizpůsobit hlavní stránku po dokončení webového formuláře prostřednictvím funkce CEMT.
Hlavní stránku lze změnit, pokud vytváříte webový formulář prostřednictvím našeho rozhraní API.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
