Připojit auditní zprávu k e-mailům a stahováním v aplikaci Adobe Acrobat Sign

Spravujte, zda aplikace Adobe Acrobat Sign přidá zprávu o auditu do souborů PDF dohod v rámci závěrečného e-mailu o dokončení a do souborů PDF stažených ze stránky Správa.

Aplikace Acrobat Sign může přidat zprávu o auditu do souboru PDF dohody, který je doručen v rámci závěrečného e-mailu „Podepsáno a archivováno“, a do souborů dohod PDF stažených ze stránky Správa.Tímto se zkombinuje podepsaný dokument a protokol auditu do jediného souboru, což nejen zjednoduší vedení záznamů, ale pomůže také rozšířit distribuci podrobností o auditu, zvláště pokud posíláte přílohy e-mailem.

Na úvod

• Pro konfiguraci tohoto nastavení musíte být správcem účtu nebo skupiny.
• Než povolíte přidávání zpráv o auditu jako přílohu, potvrďte, jak vaše organizace rozesílá podepsané dohody e-mailem.
• V zásadách správy dat zjistíte, zda můžete sdílet metadata o auditu s externími příjemci.

Konfigurace

Nastavení Připojit zprávu auditu k dokumentům je aplikováno na všechny dohody poslané pomocí Acrobat Sign.

Dostupnost:

• Acrobat Sign Solutions: Podporováno
• Acrobat Sign pro státní správu: Podporováno
• Acrobat Standard a Acrobat Pro: Není podporováno

Rozsah konfigurace:

Nastavení Připojit zprávy auditu lze nakonfigurovat na úrovni účtu a skupiny.

• Nastavení na úrovni skupiny přepisují nastavení na úrovni účtu.

Výchozí hodnota:

• Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno: Všichni.
• Připojit aktuální zprávu o auditu k dokumentům při stažení ze stránky Správa: Zakázáno.

Tuto funkci otevřete v nabídce konfigurace správce Globální nastavení > Připojit zprávu o auditu k dokumentům

Ovládací prvky

• Připojit zprávu o auditu k e-mailu Podepsáno a archivováno
  • Nikdy: Nikdo neobdrží zprávu o auditu jako přílohu závěrečného e-mailu.
  • Pouze pro odesílatele: Pouze odesílatel obdrží zprávu o auditu jako přílohu závěrečného e-mailu.
  • Všichni (výchozí): Všichni příjemci obdrží zprávu o auditu jako přílohu závěrečného e-mailu.

Dopad: toto nastavení rozšíří, jaké materiály jsou po dokončení auditu rozeslány e-mailem, protože příjemci mohou přeposílat e-mail a přílohu.

• Připojit aktuální zprávu o auditu k dokumentům při stažení ze stránky Správa
  • Povoleno: Stažení ze stránky Správa obsahují jeden soubor PDF se zprávou o auditu připojenou na konci.
  • Zakázáno (výchozí): Stažení ze stránky Správa obsahují pouze obsah dohody. Uživatelé si musejí stáhnout Zprávu o auditu samostatně.

Jak se používá

• Nastavení e-mailu je aplikováno na závěrečný e-mail o dokončení (Podepsáno a archivováno).
• Nastavení stažení je aplikováno pouze když uživatel stáhne dohodu ze stránky Správa.
• Pokud je povolena jedna z těchto možností nastavení, aplikace Acrobat Sign připojí zprávu o auditu na konec souboru PDF, který je doručen (byl stažen nebo připojen k e-mailu).
• Pokud je dohoda ve stavu Probíhá, aplikace Acrobat Sign připojí průběžnou zprávu o auditu v podobě, v jaké existuje v době stažení.

Osvědčené postupy

• Omezte distribuci zpráv o auditu e-mailem, pokud příjemci nepotřebují úplný záznam auditu.
• Použijte nastavení stažení na stránce Správa pro lepší vedení interních záznamů bez automatického rozšíření distribuce e-mailem.
• Ověřte, že sdílení zpráv o auditu externě odpovídá zásadám správy dat vaší organizace.

Co byste měli vědět

• Nastavení e-mailu se použije pouze v případě, že je soubor PDF podepsané dohody připojen k závěrečnému e-mailu o dokončení.
• Příjemci mohou přeposílat přílohy e-mailů, což může znamenat širší distribuci zpráv o auditu dalším příjemcům mimo původních účastníků.