Vytvoření podnikových účtů pro odesílání dohod v rámci funkčního subjektu

Naposledy aktualizováno 6. 12. 2023

Účty služby Adobe Acrobat Sign

Účty služby jsou prostředkem, který umožňuje uživatelům v účtu na podnikové úrovni zasílat dohody s oprávněním ID uživatele výslovně vytvořeného pro daný účel (vs. pomocí osobního ID uživatele správce).

Účet služby lze například vytvořit za účelem zasílání právních dokumentů. Profil uživatele lze navrhnout tak, aby poskytoval funkční název a e-mailovou adresu, jež identifikuje právní oddělení a nikoli individuálního odesílatele. Všichni uživatelé, kteří potřebují odesílat dohody typu NDA (příklad), mohou přepnout na právní účet služby a odesílat je pod tímto profilem, což transakci zajistí konzistentnější a autoritativnější vzhled. Mimoto lze dohody specifické povahy omezit na skupinu účtu služby, čímž se všechny dohody funkčního typu omezí na tohoto jednoho uživatele, místo aby byly distribuovány po celé uživatelské základně.

Účty služeb jsou dostupné pro podnikové zákazníky, kteří mají povolené rozšířené sdílení a spravují své účty prostřednictvím konzole Adobe Admin Console.

Poznámka

Níže uvedený proces popisuje použití účtů služby, ke kterým uživatelé přistupují ručně z prostředí služby Acrobat Sign. Organizace, které chtějí povolit rozhraní API, aby mohly zasílat dohody jménem centralizované strany, by se měly obrátit na technické účty pro dokumentaci k rozhraní API.

Předpoklady

Pokud chcete povolit účet služby, musí váš účet Acrobat Sign:

Mít službu ETLA na podnikové úrovni
Spravovat uživatele v konzoli Adobe Admin Console*
Mít povolené rozšířené sdílení účtů s povolenými oprávněními k odesílání.
- Uživatelé ve více skupinách (důrazně doporučujeme).

* Poznámka ke konzoli Adobe Admin Console

Konzole Adobe Admin Console poskytuje rámec pro správu uživatelů a udělování licencí. Většina zákazníků má pouze jednu konzoli Admin Console.

Někteří zákazníci s komplexními uživatelskými/licenčními požadavky mohou však mít více konzolí Admin Console, což může být matoucí během procesu, jako je vytváření účtu služby, kde jedna konzole Admin Console může řídit federovanou správu uživatelů a jiná zase spravuje udělování licencí služby Acrobat Sign.

Pokud víte, že máte více účtů, nebo si nejste jistí, přečtěte si níže uvedené informace:

Potíž s více konzolemi Admin Console spočívá v zajištění toho, abyste se nacházeli ve správné konzoli pro akce, které se snažíte provést.

Pokud chcete určit, za máte více konzolí:

1. Přihlaste se ke konzoli Admin Console.

2. Klikněte v pravém horním rohu konzole na název organizace.

Pokud se zobrazí rozevírací nabídka s více organizacemi, máte více konzolí Admin Console.

Rozbalovací nabídka organizace konzole Admin Console

Pokud máte pouze jednu konzoli Admin Console, probíhá tvorba uživatelů a udělování licencí ve stejné organizaci a nemusíte se starat o přepínání mezi konzolemi.

Pokud máte více konzolí Admin Console, věnujte chvíli určení toho, která organizace spravuje federovanou tvorbu uživatelů a která řídí udělování licencí služby Acrobat Sign.

Společnosti s více konzolemi Admin Console mohou službu Acrobat Sign nasadit z více než jedné. Musíte určit správnou konzoli Admin Console, kde chcete zřídit účet služby.

Každou organizaci byste měli prozkoumat a určit, které by měly obsahovat účet služby.

Vyberte organizaci.
Vyberte v horní nabídce možností možnost Produkty.
Vyhledejte kartu produktu Adobe Sign – Enterprise

Pro účely tohoto dokumentu budeme tuto funkci nazývat vaší konzolí Admin Console pro udělování licencí. Toto je organizace, kde je vytvořen a spravován váš účet služby.

Organizace, které používají federovanou správu uživatelů, musí zrušit synchronizaci federovaného řešení, aby mohly vytvořit účet služby mimo federované prostředí.

Pokud chcete provést tuto akci, musíte prozkoumat každou organizaci, abyste našli tu, která řídí domény, jež povolují federované důvěryhodné propojení. Více konzolí Admin Console může označit doménu za důvěryhodnou, ale aktivně ji ovládá pouze jedna.

Vyberte organizaci
Vyberte v horní nabídce možností možnost Nastavení.
Vyberte v levé nabídce možností možnost Identita.
Pokud jsou v seznamu uvedeny adresáře s Typem Federated ID a Stav je Důvěryhodný, klikněte na řadu, na které se adresář nachází, a zobrazte si Vlastnící organizaci.

Vlastnící organizace je správná konzole Admin Console k manipulaci ovládacích prvků synchronizace federovaného ID.

Pokud momentálně nemáte přístup, bude správci konzole poskytnut e-mail.

Pokud je Typ Federated ID a Stav je Aktivní, klikněte na Název adresáře a otevřete nastavení adresáře.

Na stránce nastavení vyberte kartu Synchronizace, která otevře informace o synchronizaci IDP.

Pro účely tohoto dokumentu budeme tuto funkci nazývat vaší konzolí Admin Console pro federovanou synchronizaci.

Nastavení adresáře – karta synchronizace

Poznámka

Pokud kartu Synchronizace nevidíte, váš účet může mít konzoli Global Admin Console, ke které nemáte přístup.

Abyste k ní získali přístup, musíte kontaktovat své interní správce Adobe.

Organizace, které

využívají nástroj pro synchronizaci uživatelů (UST) k automatické synchronizaci uživatelů mezi společností Adobe a jejím aktivním adresářem
nepovolují ruční přidávání či vytváření uživatelů ve službě Acrobat Sign

musí vytvořit skupinu s „výjimkou“ pro všechna ID uživatelů účtů služby. Všechna ID uživatelů účtů služby musí být vytvořena v této skupině s výjimkou, aby bylo zajištěno, že nebudou během automatické synchronizace uživatelů deaktivována nebo že jim nebude odebrána licence.

Skupina s výjimkou musí být nakonfigurována jako výjimka ze synchronizace v rámci konfigurace UST.

V případech, kdy společnost Adobe hostuje nástroj UST jménem zákazníkovi organizace, musí správce zákazníků sdělit Název skupiny jeho manažerovi pro úspěch, manažerovi technického účtu nebo zástupci účtu, aby mohli spolupracovat s týmem Adobe Customer Solutions a zajistit, že bude tato skupina ze synchronizace vyjmuta.

Přehled

Vytvoření účtu služby je vícekrokový proces, který vyžaduje přístup na úrovni správce ke konzoli Adobe Acrobat a roli správce na úrovni účtu ve službě Acrobat Sign.

Proces vyžaduje, aby správce:

(Volitelné) Vytvořil novou skupinu v systému služby Acrobat Sign.
- Vytvoření skupiny vyhrazené pro účet služby umožňuje velmi podrobnou konfiguraci vlastností dohody, které mohou být příliš přísné či odlišné od konfigurací jiných skupin.
Vytvořil nový účet služby v konzoli Adobe Admin Console.
- Vytvoří se tak účet služby, na který mohou ostatní uživatelé přepnout (pomocí rozšířeného sdílení účtů) a odesílat dohody.
Sdílel účet účtu služby s uživateli a skupinami, které by měly mít možnost účet služby používat.
- Sdílení účtu služby s ostatními uživateli a skupinami umožňuje těmto uživatelům přepínat na účet služby a vytvářet nové dohody, které budou odeslány pod profilem daného ID uživatele.

Zvažte vygenerování jedinečné skupiny ve službě Acrobat Sign pro aplikaci

Přidání účtu služby do jedinečné skupiny umožňuje, aby funkce účtu služby určovala parametry odesílání a podepisování skupiny, stejně jako dostupné pracovní postupy, šablony a funkce hlášení.

V příkladu účtu služby navrženého pro právní transakce může skupina definovat výchozí požadavky na ověření, dobu platnosti, strany automaticky uvedené na kopii a pravidla příloh ve formátu PDF, jež by pravděpodobně nebyly vhodné pro obchodní transakce.

Omezení konkrétních šablon knihoven na skupinu účtu služby navíc zajistí, že všechny dohody používající danou šablonu jsou spojeny pouze s účtem služby a nebudou distribuovány po celé uživatelské základně.

Vytvoření samostatné skupiny:

Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako správce na úrovni účtu.
Přejděte v nabídce správce na kartu Skupiny.
Vytvořte novou skupinu kliknutím na ikonu plus.
Zadejte intuitivní název skupiny (např. název funkce, pro kterou účet služby vytváříte).
Uložte skupinu.
(Volitelné) Otevřete novou skupinu a nakonfigurujte výchozí nastavení potřebná pro typ dohod k odeslání.
1. Vyberte novou skupinu ze seznamu skupin a zobrazte si panel akcí v horní části seznamu.
2. Vyberte akci Nastavení skupiny a otevřete si konfiguraci na úrovni skupiny.

Poznámka

Pokud vaše organizace

používá nástroj pro synchronizaci uživatelů (UST) k automatické synchronizaci uživatelů mezi společností Adobe a vaším aktivním adresářem
nepovoluje ruční přidání či vytvoření uživatelů ve službě Acrobat Sign

musíte vytvořit skupinu s výjimkou, která bude působit jako primární skupina všech ID uživatelů účtů služby.

Název skupiny je přidán do konfigurace nástroje UST, aby se zajistilo, že proces synchronizace neovlivní ID uživatelů a nezpůsobí jejich deaktivaci či odebrání jejich oprávnění.

Vytvoření nového účtu služby

Poznámka

Před vytvořením nového účtu služby musíte určit e-mailovou adresu, kterou lze použít pro příchozí odpovědi/dotazy od příjemců. (např. legal_agreements@my_domain.dom)

Vytvoření nového účtu služby:

Přihlaste se ke konzoli Admin Console (pro federovanou synchronizaci) jako správce.
Přejděte do nabídky: Nastavení → Identita

Vyberte adresář pro vytvoření nového uživatele.
Vyberte kartu Synchronizace.
Vyberte možnost Přejít do nastavení
Vyberte možnost Povolit úpravy.

Pokud jsou úpravy povoleny, konzole Adobe Admin Console povoluje provádět úpravy dat uživatelů pouze v rámci konzole Admin Console. S těmito úpravami se neaktualizuje vaše IdP.

Poznámka

Provádění úprav zůstane povolené pouze na jednu hodinu nebo dokud není ručně zakázáno.
Přihlaste se ke konzoli Admin Console pro udělování licencí (pokud pracujete s více konzolemi Admin Console).
Přejděte do nabídky: Uživatelé → Přidat uživatele.
Nakonfigurujte svůj nový účet služby pomocí:
- E-mailu nebo uživatelského jména: Použijte e-mailovou adresu, u které chcete, aby zachytila všechny e-maily s odpověďmi od vašich příjemců.
- Typu ID: Federated ID
- Křestního jména / příjmení: tato hodnota je použita v systému služby Acrobat Sign a projeví se ve zprávě o auditu. Použijte hodnotu, která poskytuje kontext. např. právní oddělení
- Uživatelské jméno jednotného přihlašování (SSO): Použijte stejnou hodnotu e-mailu.
- Země/region: Vyberte pro svou společnost vhodnou zemi či region.
- Vyberte profil produktu služby Acrobat Sign.
- Nastavte roli uživatele na Uživatel.
Po dokončení klikněte na možnost Uložit.
Přihlaste se znovu ke konzoli Admin Console pro federovanou synchronizaci a povolte synchronizaci vašich dat IdP.
Vraťte se do nabídky Nastavení → Identita → {Directory} → Synchronizace → Přejít do nastavení.

Klikněte na možnost Zakázat úpravy a znovu povolte synchronizaci dat svého IdP.
Nový účet služby se automaticky vygeneruje v systému služby Acrobat Sign.

Sdílení účtu služby se skupinami nebo uživateli, kteří mají oprávnění používat účet služby

Vytvořením sdílení do skupiny se naváže spojení pro sdílení se všemi uživateli ve skupině, což následně umožní uživatelům skupiny přepínat do rozhraní účtu služby a vytvářet dohody.

Sdílení přímo s jedním uživatelem naváže spojení pouze s daným uživatelem.

Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako správce účtu.
Přejděte na kartu Uživatelé v nabídce správce.
Vyberte ze seznamu uživatelů účet služby a poté z akcí v horní části seznamu vyberte možnost Upravit podrobnosti uživatele.
Vyberte v levé nabídce možnost Stav sdílení.
- Ujistěte se, že je vybrána karta Účet uživatele sdílen s.
- Vyberte ikonu plus a vytvořte nový vztah sdílení.
Vyberte skupinu nebo uživatele, se kterým chcete účet účtu služby sdílet:
1. Klikněte na ikonu tří čar napravo od vyhledávacího pole.
2. Vyberte skupinu nebo uživatele kliknutím na ikonu plus vedle nich.
  
  Jednotlivé uživatele lze přidat rozbalením skupiny a následným vybráním jednotlivého uživatele z dané skupiny.
3. Povolte v možnostech Dalších oprávnění mimo zobrazení možnost Odesílání.
4. Klikněte na možnost Uložit.

Testování nového účtu služby

Pokud chcete otestovat, zda vaši uživatelé mohou přistupovat k účtu služby:

Přihlaste se k jakémukoli uživateli, se kterým účet služby sdílel svůj účet.
Vyberte své jméno v pravém horním rohu a rozbalte uživatelskou podnabídku.
Vyberte v nabídce možnost Přepnout účet.

Překrytí zobrazí seznam sdílených uživatelských účtů. Vyberte účet služby a klikněte na OK.
Uživatelské zobrazení se obnoví a zobrazí rozhraní účtu služby.
- Lze jej identifikovat podle modrého pruhu.
Přejděte na stránku Odeslat a odešlete dohodu sami sobě.
- Povšimněte si, že šablony přiřazené přímo ke skupině, v níž se nachází účet služby, jsou dostupné k odeslání.
E-mail, který obdržíte, bude správně naformátován, aby ukazoval jméno a e-mailovou adresu účtu služby.

Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online

Aplikaci otevřete

Předchozí

Zřízení uživatelů Acrobat Sign pomocí jednotného přihlašování

Informace

Učte se pomocí podrobných výukových videí a praktických pokynů přímo v aplikaci.

Komunita

Zapojte se do diskuzí, najděte odpovědi, učte se od odborníků a sdílejte své znalosti.

Domovská stránka Adobe

Získejte přístup k oblíbeným aplikacím, službám, správě souborů a dalším funkcím Creative Cloud.