Přejděte na záznam entity (například Opportunity nebo Account) v rámci Dynamics CRM a vyberte jej k otevření.
Naposledy aktualizováno
30. 4. 2024
Přehled
Integrace Adobe Acrobat Sign s Microsoft Dynamics nabízí řešení typu plug-and-play pro získávání podpisů formulářů, smluv, dohod nebo jakýchkoli dokumentů.Integrace Acrobat Sign pro Dynamics 365 CRM poskytuje následující výhody:
- Integrovaná funkce Acrobat Sign v záznamech CRM, jako jsou Kontakty, Účty, Potenciální zákazníci, Příležitosti, Objednávky, Faktury, Nabídky, Smlouvy a jakákoli vlastní entita CRM definovaná správci.
- Zrychlení procesu od nabídky k platbě okamžitým odesíláním dohod z aplikace Dynamics.
- Sloučení dat z entit Dynamics (jako jsou účty a kontakty) do dohod a zasílání dat shromážděných od podepisujících během procesu podepisování zpět do aplikace Dynamics.
- Povoleno na mobilních zařízeních prostřednictvím Sales Hub (k dispozici ve verzi Dynamics 365 9.0 a novější).
- Flexibilita podepisování, která umožňuje příjemcům podepisovat kdekoli, kdykoli a na jakémkoli zařízení.
- Sledování dokumentů odeslaných k podpisu z aplikace Dynamics.
- Maximálně automatizuje celý proces.
Adobe Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics Online: Příručka uživatele vysvětluje, jak používat integraci Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics CRM (verze 9.0 online a novější).Poskytuje pokyny, jak:
Acrobat Sign je nainstalován správcem aplikace Dynamics a přístup je udělen prostřednictvím bezpečnostních rolí.
Domovská stránka aplikace Acrobat Sign poskytuje přístup k důležitým funkcím a funkcionalitám.
Banner Welcome obsahuje odkaz Další informace, který otevře příručku uživatele (tento dokument) a je k dispozici, dokud uživatel nezačne generovat dohody.
Když vytvoříte dohodu, uvítací zpráva a odkaz Další informace jsou nahrazeny odkazy na filtry dohod.
Aktuální dohody můžete zobrazit nebo odeslat novou dohodu k podpisu pomocí následujících možností:
- Probíhající dohody - Zobrazuje seznam všech dohod vytvořených uživatelem, které právě probíhají.
- Čeká na vás - Zobrazuje seznam smluv, které aktuálně čekají na vaši pozornost jako příjemce.
- Požádat o podpis - Umožňuje vytvořit novou smlouvu a odeslat ji k podpisu.
Poznámka: Pokud na své hlavní stránce nevidíte možnost Adobe Acrobat Sign, obraťte se na svého správce Dynamics s žádostí o uživatelský přístup.
Správci Microsoft Dynamics mají na domovské stránce přístup k následujícím nástrojům pro správce:
- Vytvoření mapování dat - Zkratka na stránku vytváření Mapování dat
- Vytvoření opakovaně použitelné šablony - Zkratka na stránku vytváření Šablony smlouvy
- Udělení přístupu uživateli - Zkratka na sekci Role zabezpečení instalačního průvodce
Zobrazit novinky, upozornění a chybové zprávy
Domovská stránka Adobe Acrobat Sign hlásí novinky, upozornění a chyby, pokud jsou k dispozici.Můžete zobrazit podrobnosti zpráv a zprávy zavřít.
Smlouvy můžete vytvořit a odeslat k podpisu pomocí kteréhokoli z následujících způsobů:
- Prostřednictvím entity Dynamics
- Prostřednictvím nabídky + (Nový)
- Prostřednictvím stránky Smlouvy
Odeslání smluv prostřednictvím entity Dynamics:
Z horní nabídky vyberte 
(nabídka dalších příkazů) > Požádat o podpisy.
Otevře se záznam entity jako nová smlouva.
Na stránce Nová smlouva, která se otevře, nakonfigurujte podrobnosti smlouvy podle kroků uvedených níže.
V sekci Příjemci:
- Chcete-li přidat jednoho nebo více signatářů, vyberte + Přidat příjemce.
- V dialogu Rychlé vytvoření: Příjemce, který se otevře:
- V poli Typ příjemce vyberte jeden z následujících typů příjemců:
Nový – Když příjemce není známou hodnotou v aplikaci Dynamics
Kontakt – Pro příjemce, kteří jsou definováni jako entity Kontakt v aplikaci Dynamics
Zájemce – Pro příjemce, kteří jsou definováni jako zájemci v aplikaci Dynamics
Uživatel – Označuje interní uživatele vašeho prostředí Dynamics - Pro nové příjemce zadejte celé jméno příjemce, e-mailovou adresu a roli.
- V případě potřeby zadejte metodu ověření identity.
- Po dokončení vyberte Uložit a zavřít.
- V poli Typ příjemce vyberte jeden z následujících typů příjemců:
- Chcete-li se zahrnout jako podepisující, vyberte + Přidat mě. Přidá řádek příjemce s vašimi uživatelskými údaji.
- V poli Role příjemce vyberte jednu z následujících rolí pro každého příjemce:
- Podepisující (výchozí): Podepisující musí použít alespoň jeden podpis ke smlouvě.
- Schvalovatel: Schvalovatelé nejsou povinni smlouvu podepsat (ačkoli mohou, pokud jsou umístěna pole pro podpis), ale musí aktivně „schválit" smlouvu, což je zaznamenána událost.
- CC: Strany v kopii (CC) jsou zahrnuty do procesu oznámení smlouvy, ale nemají žádnou interakci se smlouvou nebo cyklem podpisu.
- V poli Ověřování vyberte jednu z následujících metod ověřování pro každého příjemce:
- E-mail: Je to výchozí hodnota a vyžaduje, aby příjemce přistoupil ke smlouvě prostřednictvím odkazu v e-mailu.
- Acrobat Sign: Vyžaduje od příjemce ověření v systému identity Adobe. Smlouvy podepsané pouze odesílatelem musí mít Ověření identity nastaveno na Acrobat Sign.
- Telefon: Odešle příjemci zprávu s kódem, který musí zadat. Odesílatel musí poskytnout telefonní číslo příjemce při konfiguraci příjemce.
- Heslo: Odesílatel musí samostatně sdílet informace o hesle s příjemcem, aby mohl ověřit svou identitu.
- Databáze znalostí: Uživatelé ze Spojených států mohou ověřit veřejné informace příjemce (a volitelně jejich americké číslo sociálního zabezpečení), aby mohli položit řadu otázek.
- Chcete-li nastavit sekvenční pořadí podepisování pro příjemce, zaškrtněte políčko Podepisovat v pořadí. Odešle smlouvu v pořadí, v jakém jsou příjemci uvedeni v sekci Příjemci.
Chcete-li změnit pořadí podepisování příjemce, vyberte pole Pořadí podepisování v řádku příjemce a poté upravte hodnotu pořadí. Automaticky upraví pořadí pro ostatní příjemce. - Až budete hotovi, vyberte možnost Uložit.
V části Soubory vyberte + Přidat soubory a poté vyberte požadovaný soubor z jednoho z následujících umístění:
- Můj počítač.
- Šablony: Poskytuje přístup k šablonám nahraným do vašeho účtu Adobe Acrobat Sign.
- Připojit soubor z knihovny Adobe Acrobat Sign: Je dostupné pouze při vytváření nového dokumentu smlouvy a není dostupné při vytváření šablony. Pouze administrátoři mohou přidávat dokumenty do knihovny.
Poznámka: Všechny připojené soubory se sloučí do jednoho PDF pro proces podpisu. Pořadí dokumentů se řídí pořadím, v jakém je uvedete v části Přílohy. Chcete-li změnit pořadí dokumentů, vyberte pole Pořadí a ručně aktualizujte číslo dokumentu.
V části Zpráva vyplňte následující pole:
- Předmět – Předmět je výrazný v procesu oznámení, zobrazuje se v řádku předmětu e-mailu, tučným písmem v těle e-mailu a menším písmem v šablonném popisu (viz žluté zvýraznění níže).
- Zpráva – Pole Zpráva je otevřené textové pole, kam můžete vložit jakoukoli zprávu nebo pokyny pro podepisující osobu (viz zelené zvýraznění níže).
V části Možnosti můžete podle potřeby povolit jakékoli z následujících nastavení:
- Náhled a umístění podpisů před odesláním: Automaticky otevře smlouvu v režimu vytváření, abyste mohli umístit pole formuláře.
- Termín dokončení: Nastaví datum ukončení smlouvy.
- Počet dní do vypršení smlouvy: Určuje počet dní, po které zůstává smlouva k podpisu, když je povolena funkce Vypršení smlouvy.
- Vyžadovat osobní podpis: Nařizuje příjemci podepsat osobně v místním systému nebo tabletu odesílatele bez zapojení e-mailu.
Poznámka: KBA, Adobe Sign a ověřování přes telefon vyžadují povolení souborů cookie třetích stran v prohlížeči.
- Přidání cílové stránky po podpisu: Umožňuje nastavit URL adresu, na kterou je příjemce přesměrován poté, co dokončí interakci se smlouvou.
- Cílová stránka po podpisu: Toto pole obsahuje URL stránky, na kterou chcete příjemce přesměrovat, když je povoleno Přidání cílové stránky po podpisu .
- Zpoždění v sekundách pro přesměrování: Vyžadováno při definování cílové stránky po podpisu, toto nastavení určuje, jaké zpoždění má být dodrženo po aplikaci podpisu a před přesměrováním příjemce na určenou cílovou stránku.
- Připomínka příjemci: Definuje cyklus připomínek (denně nebo týdně) pro transakci.
- Typ podpisu: Pro svou dohodu můžete nastavit typy elektronického nebo písemného podpisu.
Správci mohou povolit možnost, aby si příjemci zvolili písemný podpis namísto elektronického podpisu nebo naopak.
U písemných podpisů si musí příjemce stáhnout dokument, fyzicky jej podepsat a poté nahrát naskenovaný obrázek tohoto podepsaného dokumentu. - Jazyk příjemce: Tato možnost určuje jazyk používaný v e-mailu a webovém rozhraní pro příjemce.
- Ochrana heslem: Umožňuje použít heslo pro finální dokument za účelem zabránění neautorizovanému přístupu.
Jakmile poskytnete všechny požadované údaje, z horního panelu nabídky vyberte Odeslat dohodu.
Odesílání dohod prostřednictvím entity Dynamics pomocí šablon
Správci Microsoft Dynamics mohou vytvářet opakovaně použitelné šablony pro jakékoli opakující se procesy, které mají předvídatelný pracovní postup.Tyto šablony jsou v abecedním pořadí uvedeny v podnabídce Požádat o podpisy.
Při použití šablony smlouvy se předem definovaná pole automaticky vyplní a stačí pouze poskytnout údaje pro příjemce smlouvy, název smlouvy a přidat dokument k podepsání.
Správci systému Dynamics mají možnost vytvořit jednu nebo více šablon pro jakýkoli subjekt v systému Dynamics (Kontakt, Příležitost, Účet), které slouží k přednastavení dohody, aby odesílatel nemusel upravovat všechna nastavení ručně.
Do šablon lze vstoupit kliknutím na ikonu Další příkazy (...), která se nachází na pásu karet
Odeslat dohody prostřednictvím nabídky + (Nové)
Pokud znáte typ entity, na které je šablona založena, můžete rychle vytvořit a odeslat dohodu z nabídky + Nové.Postup:
- Z horní nabídky vyberte ikonu + (Nové) > Dohoda.
Otevře se panel Rychlé vytvoření: Dohoda. - Vyberte entitu (například Příležitost v tomto případě), která je přidružena k šabloně, kterou chcete použít.
Zobrazí dvě pole pro vyhledávání, která vám umožní vybrat konkrétní objekt, ke kterému chcete dohodu vztáhnout, a šablonu, kterou chcete použít. - Vyberte pole Zvolit příležitost a z dostupných možností vyberte záznam.
- Vyberte pole Zvolit šablonu a vyberte šablonu ze seznamu přidružených šablon.
- Vyberte možnost Uložit.
Vytvoří dohodu na základě hodnot šablony:
- Pokud šablona nemá přiřazeného příjemce nebo připojený soubor, smlouva je vytvořena ve stavu Koncept.
- Pokud šablona má přiděleného příjemce a připojený soubor, ale šablona nemá povoleno odeslání jedním kliknutím, dohoda je vytvořena ve stavu koncept.
- Pokud šablona má přiděleného příjemce a připojený soubor a odeslání jedním kliknutím je povoleno, dohoda je automaticky odeslána k podpisu.
Poznámka
Systém rychlého vytvoření můžete použít pouze u následujících standardních entit v rámci Dynamics:
- Příležitost
- Kontakt
- Potenciální kontakt
- Účet
- Smlouva
- Faktura
- Objednávka
- Nabídka
- Uživatel
Smlouvy odeslané z vlastních entit musí vycházet z položky nabídky Požádat o podpisy.
Pokud vaše společnost nasadila službu Adobe Acrobat Sign pro Dynamics verze 9.2 nebo novější, máte přístup k funkcím služby Adobe Acrobat Sign v centrech Dynamics Sales Hub, Customer Service Hub a Field Services.
Centra nabízí stejné funkce ale v lepším formátu, protože umožňují přímý přístup přes telefon, tablet nebo jakékoli další mobilní zařízení.
Pomocí řídicího panelu Acrobat Sign si můžete prohlížet grafické sestavy smluv přidružených k vašemu uživateli. Řídicí panel ve výchozím nastavení zobrazuje sestavy v následujících třech kategoriích:
- Dohody podle stavu
- Stav dohod podle měsíce
- Dohody rozeslané tento týden
Grafy vám umožňují zobrazit podrobné detaily pro každý prvek v sestavě. Postup:
- Najeďte na prvek, který chcete podrobněji prozkoumat.
- V zobrazeném dialogu vyberte požadovaný atribut a typ grafu.
Zobrazí nové grafy specifické pro tuto podmnožinu dat.
Centrum smluv můžete použít k:
- Zobrazit úplný seznam smluv na účtu.
- Řazení smluv podle jejich metadat, jako je stav, datum vytvoření, datum podpisu a další.
- Vytvořit nové smlouvy.
- Správě smluv.
S přístupem k mapování dat můžete řadit, kontrolovat a upravovat stávající mapování dat nebo vytvářet nová mapování dat.
Uživatelé se systémovým oprávněním k přístupu k šablonám mohou kontrolovat, řadit a upravovat stávající šablony. K vytváření nových šablon smluv můžete použít centrum Šablony smluv.
Správci účtů Microsoft Dynamics mohou přistupovat k nastavením na úrovni správce pro integraci Adobe Acrobat Sign a upravovat je.
Poznámka
Nyní můžete zakázat ukládání kopie podepsaného dokumentu v Microsoft Dynamics povolením nastavení Blokovat přístup k dokumentu smlouvy v části Konfigurace.
Když povolíte nastavení „Blokovat přístup k dokumentu smlouvy":
- Zabrání uživatelům v náhledu nebo stahování podepsané smlouvy z prostředí Dynamics.
- Automaticky zakáže následující nastavení:
- Připojit podepsané dokumenty k entitě smlouvy
- Připojit kombinovaný záznam auditu s podepsanou smlouvou
- Zobrazit obrázky náhledu dokumentu
- Nezmění stav stávajících smluv. Nastavení se použije pouze na smlouvy podepsané po povolení nastavení.
- Nesmaže stávající smlouvy z prostředí Microsoft Dynamics.
Stav smlouvy označuje její aktuální právní stav a je aktualizován v Dynamics v pravidelných intervalech dotazování. K hodnotám stavu dohody patří:
- Koncept – Smlouva, která byla vytvořena, ale ještě nebyla odeslána.
- K podpisu – Aktivně probíhá proces podpisu.
- Podepsáno/schváleno – Plně dokončeno všemi stranami.
- Zrušeno – Proces podpisu byl zrušen předtím, než byly získány všechny podpisy.
- Vypršelo – Smlouva, která nebyla dokončena před nastaveným datem vypršení platnosti.
Dohodu můžete snadno najít kontrolou entit souvisejících s primární entitou, kterou jste použili k vytvoření dohody.
Například, pokud jste vytvořili dohodu pomocí Kontaktu, můžete zkontrolovat, které entity souvisejí, přechodem na Kontakt a následným výběrem Související > Dohody.
Okno vztahů zobrazuje objekt Dohody, který můžete vybrat a otevřít tak úplný seznam dohod přidružených k entitě.
Chcete-li zobrazit stav dohody, můžete přejít na Adobe Acrobat Sign > Dohody.
V seznamu dohod na stránce Dohody jsou vypsány všechny dohody nezávisle na subjektu.
- Podepsané dohody zobrazují Název, Stav dohody a data dohod.
- Odmítnuté, K podpisu, a konceptové dohody neobsahují datum Podepsáno dne, protože nebyly dokončeny.
- Podepsáno dne odráží, kdy je dohoda dokončena a právně podepsána.Postupné podpisy během procesu podepisování se neprojeví.
Pro nepodepsané dohody můžete provést kteroukoli z následujících akcí:
- Aktualizovat stav – Aktivně dotáže server Acrobat Sign pro získání aktuálního stavu.
- Odeslat připomínku – Okamžitě odešle e-mailovou připomínku aktuálnímu podepisovateli dohody.
- Zrušit dohodu – Ukončí dohodu v systému a odešle oznámení o zrušení podepisovateli.
Zefektivněte svou práci s aplikací Acrobat Sign
Rychle a snadno spravujte a podepisujte dokumenty online
