Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled
U mnohých dohod (například daňových dokladů, dokumentů pro katastrální úřad, plných mocí, převodů majetku apod.) je nutné, aby příjemce podepsal dohodu za přítomnosti osvědčujícího. Osvědčujícím může být téměř jakákoli fyzicky přítomná osoba, která sleduje podepisujícího, jak připojuje svůj podpis.
Služba Acrobat Sign poskytuje v procesu konfigurace volitelnou „roli“, která vloží příjemce s funkcí „podepisujícího“ s přidruženým příjemcem s funkcí „osvědčujícího“, kterého musí podepisující definovat.
- Než si podepisující může dohodu prohlédnout, musí uvést jméno a e-mailovou adresu osvědčujícího.
- Poté, co podepisující dokončí proces podepsání, obdrží osvědčující e-mail s žádostí o osvědčující ověření procesu podepsání. Osvědčující je před zahájením interakce s dohodou vyzván, aby zkontroloval své jméno a e-mailovou adresu.
- Osvědčujícímu lze přiřadit další pole pro zaznamenání jakýchkoli informací, které jsou požadovány v souladu s předpisy.
„Osvědčující“ je někdo jiný než „notář“.
„Osvědčujícím“ může být jakákoli osoba, která je:
- plnoletá
- duševně zdravá
- nezávislá, nezaujatá a není stranou dohody
- fyzicky přítomná v okamžiku, kdy podepisující připojí svůj podpis k dohodě
Za osvědčující ověření podpisu nesmí být osvědčujícím vyplácena odměna.
„Notář“ je obvykle typem osvědčujícího, který je pověřen řídícím orgánem (např. státem). Proces notářského ověření bývá podstatně formálnější, pokud jde o doložení totožnosti podepisujícího, a obvykle vyžaduje poplatek za provedení.
Služby elektronického notáře jsou také dostupné prostřednictvím služby Acrobat Sign.
Ve spolupráci s právním oddělením si ověřte, zda je v souladu s předpisy vyžadován osvědčující nebo notář.
Dostupnost
Role Elektronický osvědčující je k dispozici v různých rozhraních na základě zakoupené služby pro podniky.
Vyberte verzi aplikace Acrobat Sign, kterou používáte:
Konfigurovatelné možnosti jsou:
- Umožnit odesílatelům označit příjemce jako podepisující s osvědčením – Pokud je tato možnost povolena, mají podepisující možnost vybrat roli Podepisující s osvědčujícím na stránce Odeslat a v Návrháři vlastních pracovních postupů.
- Pokud je možnost zakázána, není k dispozici v seznamu odesílatele pro výběr role příjemce.
- Umožnit podepisujícím vzájemně si osvědčit podpisy – Pokud je tato možnost povolena, mohou být příjemci, kteří jsou podepisujícími dohody, osvědčujícími i pro ostatní podepisující.
- Pokud je tato možnost zakázaná, nesmí být žádný účastník, který je součástí dohody (jak je označeno jeho e-mailovou adresou), osvědčujícím pro jiného příjemce v rozsahu této jedné dohody.
Je-li tento ovládací prvek aktivován, zobrazí se role Podepsat s osvědčujícím v seznamu rolí, který má odesílatel k dispozici na stránce Vytvořit a v návrháři vlastního pracovního postupu odesílání:
Jakmile je role povolena, odesílatelé najdou roli Podepsat s osvědčujícím ve výběrovém seznamu Role na stránce Vytvořit.
Když podepisující vybere roli Podepsat s osvědčujícím, bude pod záznam příjemce přidána další konfigurovatelná vlastnost, která umožní nakonfigurovat pro osvědčujícího ověření a soukromou zprávu.
Vzhledem k povaze procesu osvědčení a způsobu indexování osvědčujících je podporován pouze sekvenční postup podepisování.
Pro případy použití, kdy je po osvědčujícím vyžadováno jednorázové heslo (OTP) pro dvoufaktorové ověřování (např. u listin HMLR) je dostupné telefonické ověření.
Telefonické ověření konfiguruje odesílatel při vytváření dohody, ale odesílatel není vyzván k zadání telefonního čísla osvědčujícího. Toto telefonní číslo uvede podepisující při identifikaci osvědčujícího.
Osvědčující musí k ověření použít mobilní telefon, na který je mu doručena textová zpráva (možnost telefonního hovoru je potlačena).
Pokud je použita pevná linka, zobrazí se chybová zpráva informující osvědčujícího, že musí použít mobilní telefon.
Funkce, která zkontroluje, zda je telefon mobilní zařízení, je ve vývoji a očekává se, že bude k dispozici ve verzi připravované na březen 2025.
Ověření osvědčujícího pomocí jednorázového hesla pro dvoufaktorové ověřování je v rozhraní odesílatele volitelné, ale pro firemní použití může být vyžadováno. Informace související s dodržováním předpisů získáte od svého právního týmu.
Pro osvědčujícího lze také přidat soukromé zprávy:
Navrhování vlastních pracovních postupů odesílání
Uživatelé, kteří navrhují vlastní pracovní postupy odesílání, najdou možnost Podepisující s osvědčujícím při výběru nového příjemce v diagramu příjemců.
Při nastavení role Podepisující s osvědčujícím jsou nainstalovány jak objekt podepisující (příjemce), tak objekt osvědčující podepisující (osvědčující příjemce).
Očekává se, že konfigurace osvědčujících v nástroji Návrhář pracovního postupu bude zavedena ve verzi připravované na březen 2024. Současná verze programu Insider Access tuto funkci zatím nepodporuje.


Zkontrolujte, zda dohoda obsahuje požadovaná pole pro osvědčujícího
Tato pole je nutné vložit do dokumentu, pro který je vyžadován podpis osvědčujícího. Pokud není vloženo pole pro podpis osvědčujícího, bude automaticky umístěno na konec dokumentu.
Některé případy použití mohou k provedení platného osvědčení vyžadovat od osvědčujících další informace. O které informace se jedná, určete ve spolupráci s právním týmem. Přidejte pole pro zaznamenání těchto informací, přiřaďte je osvědčujícímu a označte je jako povinná.
Pravidla omezené viditelnosti dokumentů se vztahují na osvědčující, stejně jako na kteréhokoli jiného účastníka. Zobrazit lze pouze soubory, které obsahují pole pro osvědčujícího.
Vytváření v aplikaci: Přiřazení polí osvědčujícímu
Prostředí pro vytváření v aplikaci identifikuje osvědčující v pořadí postupu podepisování a poskytuje jim barevné identifikátory v seznamu Příjemci.
Textové značky
Osvědčující jsou s ohledem na indexaci účastníků příjemci. Pokud máte dva příjemce, z nichž každý vyžaduje osvědčujícího, pak:
- První podepisující je _es:signer1
- Osvědčující přiřazený k prvnímu podepisujícímu je _es:signer2
- Druhý podepisující je _es:signer3
- Osvědčující přiřazený k druhému podepisujícímu je _es:signer4
Přiřazení identifikátorů textových značek je v souladu s postupem podepisování příslušné dohody. Indexování na stránce Vytvořit však nezohledňuje osvědčující v rozhraní. (Osvědčující jsou prezentováni jako pomocný záznam identifikovaného příjemce.)
Věnujte čas pečlivému návrhu a testování formulářů, abyste zajistili správné zpracování toku podpisů a přístup účastníků ke správným polím.
Stav na stránce Správa
Když podpisový cyklus čeká na dokončení potvrzení osvědčujícím, je pro dohodu na stránce Správa uveden stav Odesláno k osvědčení.
Uvědomte si, že pro příjemce, kteří nejsou osvědčujícími, je nadále zobrazován stav odpovídající jejich roli v dohodě (Odesláno k podpisu, Odesláno ke schválení atd.).




Seznam Aktivita poskytuje stejné události jako zpráva o auditu, ovšem ve zkrácené formě. Aktivity osvědčujícího jsou jasně označeny, ale událost podepisujícího nezahrnuje požadavek na osvědčujícího.

