Automatizovat smluvní procesy

Automatizace vašich smluvních procesů

Firemní smluvní proces je systém propojených kroků s různými fázemi od zahájení dohody až po závěrečné kroky uzavření obchodu.Úkoly v různých fázích smlouvy jsou zásadní pro správu smluv, ale namísto ručního sledování každého úkolu můžete tyto úkoly automatizovat konfigurací toků v Adobe Acrobat Sign pro Salesforce.

Procesy jsou postaveny kolem logických toků a obsahují jednu spouštěcí událost, nejméně jednu podmínku a nejméně jednu akci, která se může dít v reálném čase a/nebo jako plánovaná událost.

Adobe Acrobat Sign pro Salesforce podporuje následující dva typy akcí: Aktualizace záznamů a Akce Apex.

Podívejte se, jak:

• Nakonfigurovat toky s akcí „Aktualizovat záznamy" jako typem akce.
• Nakonfigurovat toky s „Apex akcí" jako typem akce.

Konfigurace toků s aktualizací záznamů

Můžete použít typ akce Aktualizovat záznamy v tocích Salesforce k nastavení pole seznamu Pozadí akce v záznamu dohody pro vyvolání akce.

Adobe Acrobat Sign vám umožňuje vytvořit nový proces, který se spustí na základě událostí změny záznamu a poté vyvolá akci na související dohodě Adobe Acrobat Sign.Můžete řídit, kdy se akce má provést (tj.po které aktualizaci pole v hlavním záznamu) a které související dohody jsou vybrány pro akci.

Typ akce Aktualizovat záznamy podporuje následující akce: Odeslat, Zrušit, Smazat, Připomenout a Aktualizovat.

Můžete vytvořit toky akcí Aktualizovat záznamy pro dohody Adobe Acrobat Sign, jak je znázorněno níže.

Element Start toku „Aktualizovat záznamy" definuje, kdy je automatizovaný tok spuštěn k zahájení.V dialogovém okně Nakonfigurovat start se ujistěte, že specifikujete objekt Salesforce, jehož záznamy by měly tok spustit, nastavte, kdy má být tok spuštěn, a nastavte vstupní podmínky pro jedno nebo více polí.

Akce na pozadí Aktualizovat záznamy nastavuje akci na pozadí pro aktualizaci vybraných záznamů, které splňují podmínku.Chcete-li upravit akci pozadí Aktualizovat záznamy, můžete vybrat akci Aktualizovat záznamy a poté vybrat Upravit prvek.

V dialogovém okně Upravit záznamy aktualizací:

1. Zvolíte, jak chcete, aby tok vyhledával záznamy. Pokud chcete aktualizovat všechny záznamy vztahující se k záznamu Příležitosti, například vyberte Aktualizovat záznamy vztahující se k záznamu příležitosti, který spustil tok, a poté v části Vybrat související záznamy, zadáte ID záznamu.
   
   Poznámka: ID záznamu musí obsahovat jmenný prostor „echosign_dev1". Objekt echosign_dev1 je přidružen k běžným objektům Salesforce, jako je Účet nebo Příležitost. Pokud jsou smlouvy vztaženy k vlastnímu objektu, tento název je jedinečný pro organizaci.
2. Podle potřeby nastavte podmínky filtru.
3. Zadejte akci na pozadí přiřazením hodnoty pro pole „echosign_dev1_Background_Action_c".
4. Vyberte Hotovo.

Konfigurace toků pomocí akce Apex

Můžete použít typ Apex Action v tocích Salesforce k vyvolání vyvolatelné metody obsažené ve spravovaném balíčku k provedení odpovídající akce. 

Můžete vytvořit nový proces, který se spustí na základě událostí změny záznamu a poté vyvolá akci na související smlouvě Adobe Acrobat Sign.

Akce Apex podporuje následující akce: Odeslat, Zrušit, Smazat, Připomenout, Aktualizovat a Načíst (šablonu).

Adobe Acrobat Sign poskytuje následující vyvolatelné akce, které jsou nakonfigurovány pro toky Apex Action:

• Zrušit smlouvu [AgreementCancelInvocableAction]
• Smazat smlouvu [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Načíst šablonu smlouvy [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Odeslat smlouvu [AgreementSendInvocableAction]
• Odeslat připomínku smlouvy [AgreementRemindInvocableAction]
• Aktualizovat smlouvu [AgreementUpdateInvocableAction]

Můžete vytvořit toky Apex Action pro smlouvy Adobe Acrobat Sign, jak je znázorněno níže.

Element Spustit je nakonfigurován pro objekt Salesforce, jehož záznamy by měly spustit tok při vytvoření, aktualizaci nebo odstranění smluv. Můžete nakonfigurovat spouštěč toku a nastavit vstupní podmínky. Například níže uvedený tok Apex Action je nakonfigurován tak, aby se spustil při aktualizaci záznamu za podmínky, že fáze smlouvy je Vyjednávání/Kontrola.

Prvek Úkol definuje proměnné běhového prostředí šablony smlouvy. Musíte vytvořit nový zdroj „Proměnná", který ukládá hodnoty používané během toku. V prvku Úkol můžete vybrat proměnnou a nastavit hodnoty pomocí odpovídajícího operátoru.

Pro proměnnou můžete nastavit více hodnot. Například nastavte proměnnou tak, aby získala hodnoty pro ID příjemce a ID přílohy pomocí operátoru Přidat:

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Aby proměnná mohla přijmout více hodnot, ujistěte se, že v nastavení vašeho zdroje Proměnná povolíte možnost „Povolit více hodnot (kolekce)". Ověření nebo změna nastavení proměnné:

1. Výběrem otevřete panel nástrojů.
2. V části Proměnné kolekce vyberte proměnnou, kterou chcete ověřit nebo upravit.
3. V dialogovém okně Upravit proměnnou ověřte nastavení.
4. Chcete-li změnit nastavení proměnné, vyberte
5. V dialogovém okně Upravit proměnnou změňte nastavení podle potřeby a poté vyberte Hotovo.

Prvek Akce Apex definuje vstupní hodnoty pro tok smlouvy, jak je uvedeno níže.

• V poli ID šablony smlouvy musíte zadat ID šablony pro šablonu smlouvy, ke které chcete nastavit tok. 
• V poli Proměnné běhového prostředí šablony smlouvy musíte zadat proměnnou, kterou jste definovali pomocí prvku Přiřazení výše.

Poznámka: Pole Proměnné běhového prostředí šablony smlouvy nepřijímá více hodnot.Pokus o zadání více hodnot ve formátu odděleném čárkami může způsobit chybu v toku.  

• V poli Asynchronní zpracování můžete nastavit hodnotu jako true nebo false.
• V poli ID hlavního záznamu musíte zadat ID hlavního záznamu.

Toky akcí Apex poskytují následující funkce:

• Podporuje naplánované akce.
• Podporuje automatické odeslání pro šablony smluv, to znamená, že smlouvy mohou být automaticky generovány a odesílány.
• Všechny akce mohou přijmout více požadavků při jednom volání.
• Všechny výjimky se zachytí a uloží do výsledného záznamu a protokolují se jako chyby do protokolu ladění Apex tak, aby nedošlo k zablokování provádění procesu.
• Parametr funkce Načítání šablony (Asynchronní zpracování) řídí, zda zpracování šablony probíhá v synchronním nebo asynchronním režimu.Volající musí určit, zda by mělo načítání šablony probíhat v synchronním nebo asynchronním režimu.
  • Výchozí proces proběhne v synchronním režimu. Většina procesů by měla probíhat synchronně.
  • Pokud je povoleno automatické odeslání, proces musí být v synchronním režimu.
  • Významným asynchronním procesem může být načítání dokumentu z knihovny Adobe Acrobat Sign.

Toky Apex Action mají následující omezení:

• Kombinace šablon s automatickým odesíláním a dokumentů z knihovny Adobe Acrobat Sign není podporována kvůli omezení v Salesforce, kde jedno vlákno nemůže spustit jiné vlákno.
  
• Pro jakékoli parametry předané do vyvolatelné akce můžete odkazovat pouze na nadřazená pole.Nelze provádět akce na podřízených smlouvách pod hlavním záznamem.
• Nepodporuje akce, které vrací hodnotu, jako je získání informací o dokumentu nebo získání URL pro podepisování.