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Ultimo aggiornamento il
1 mag 2026
Definisci per quanto tempo conservare i contratti e i dati correlati prima che vengano eliminati automaticamente.
Le regole di conservazione consentono agli amministratori di controllare per quanto tempo i contratti e i dati associati vengono archiviati in Adobe Acrobat Sign dopo aver raggiunto uno stato terminale. Questo aiuta le organizzazioni ad automatizzare la pulizia dei dati e ad allineare il ciclo di vita dei documenti con i criteri di conformità interni.
Prima di iniziare
- Devi essere un amministratore a livello di account o di gruppo per configurare le regole di conservazione.
Configurazione
Disponibilità
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: Non supportato.
- Acrobat Sign Solutions: Supportato.
- Acrobat Sign for Government: Supportato.
Ambito di configurazione
Le regole di conservazione possono essere configurate a livello di account e di gruppo.
Le impostazioni a livello di gruppo sostituiscono le impostazioni a livello di account.
- Comportamento predefinito - Se non è configurata alcuna regola di conservazione, i contratti vengono conservati finché non vengono eliminati manualmente o rimossi tramite altri processi.
- Impatto sui contratti in corso - Le regole di conservazione vengono applicate quando un contratto viene registrato in uno stato terminale. Gli accordi già in corso non subiscono modifiche finché non raggiungono uno stato terminale.
Per accedere a questa impostazione
Livello account:
- Vai a Impostazioni account > Governance dei dati.
Livello gruppo:
- Vai a Admin > Gruppi.
- Seleziona un gruppo.
- Seleziona Impostazioni gruppo > Governance dei dati.
Crea una regola di conservazione
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Seleziona l'icona più (+).
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Immetti il numero di giorni per conservare il contratto dopo che raggiunge uno stato terminale.
- Minimo: 1 giorno.
- Massimo: 5475 giorni (15 anni).
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(Facoltativo) Configura la conservazione per i rapporti di audit e i dati personali.
- I dati di audit e personali devono essere conservati almeno per lo stesso periodo del contratto.
Nota:Se la conservazione dei dati di audit o personali non è configurata, questi dati vengono conservati finché non vengono rimossi tramite altri processi, come l'eliminazione GDPR.
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Seleziona Salva.
Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola attiva.Le regole precedentemente primarie rimangono nell'elenco con una data di fine e continuano a governare gli accordi che erano già stati assegnati a esse.
Avviso:
Gli accordi vengono eliminati definitivamente alla scadenza del periodo di conservazione e non possono essere recuperati.
Configura sostituzioni a livello di gruppo
Le regole a livello di gruppo sostituiscono le regole a livello di account per gli utenti del gruppo.Se non è definita alcuna regola a livello di gruppo, viene applicata la regola a livello di account.
- Crea una regola utilizzando gli stessi passaggi della configurazione a livello di account.
- (Facoltativo) Abilita Conserva tutti gli accordi per questo gruppo per impedire l'eliminazione automatica.
- Utilizza questa opzione per ignorare l'impostazione a livello di account quando gli accordi del gruppo devono essere conservati.
Se un utente si sposta tra gruppi, la regola di conservazione applicata si basa sul gruppo a cui appartiene l'utente quando l'accordo viene registrato in uno stato terminale.
Come funziona l’impostazione
Quando un accordo entra in uno stato terminale:
- La regola di conservazione attiva viene applicata e associata all'accordo.
- La regola di conservazione applicata viene associata all'accordo per garantire che venga applicata la regola corretta al momento dell'eliminazione.
- Il sistema calcola la data di eliminazione in base al periodo di conservazione definito.
- L'accordo viene eliminato alla scadenza del periodo di conservazione, purché la regola rimanga abilitata.
L'elaborazione dello stato terminale può essere ritardata fino a 12 ore durante i periodi di picco, il che può ritardare l'inizio del periodo di conservazione.
Per comprendere come i tempi influiscono sulla conservazione, consulta la pagina di panoramica della governance dei dati.
Best practice
- Definisci le regole di conservazione prima di inviare gli accordi per garantire un'applicazione coerente dei criteri.
- Utilizza regole a livello di gruppo per supportare diversi requisiti di conservazione tra i team.
- Rivedi periodicamente le regole per confermare che siano allineate ai requisiti di conformità attuali.
Aspetti da considerare
- Le regole di conservazione vengono applicate quando un accordo viene registrato in uno stato terminale.
- Solo una regola di conservazione è primaria alla volta per gli accordi appena terminali.Quando viene creata una nuova regola, diventa la regola attiva e si applica a tutti gli accordi che vengono registrati in uno stato terminale in futuro.Le regole precedentemente attive continuano ad applicarsi agli accordi che erano già stati assegnati a esse e non devono essere disabilitate.
- La regola applicata si basa sul gruppo a cui appartiene l'utente mittente al momento in cui l'accordo raggiunge lo stato terminale.
- L'elaborazione dello stato terminale può subire ritardi fino a 12 ore durante i periodi di picco, ritardando l'inizio dei criteri di conservazione.
- Se non è definita alcuna regola, gli accordi vengono conservati indefinitamente.
- Disabilitare una regola impedisce l'eliminazione per tutti gli accordi che hanno adottato quella regola e non sono ancora stati eliminati.
