Aggiornare l’account per consentire Utenti in più gruppi

Panoramica della funzione Utenti in più gruppi

La funzione Utenti in più gruppi estende l’utilizzo pratico della struttura dei gruppi oltre il semplice elenco di utenti e delle risorse a loro disposizione.

Un gruppo è essenzialmente un insieme di autorizzazioni che governano le opzioni e i valori predefiniti presentati all’utente quando compone accordi o gestisce risorse (report, modelli libreria, ecc.).

Consentendo l’appartenenza di un utente a più gruppi, gli amministratori possono creare diversi gruppi secondo le esigenze di specifici flussi di lavoro. È possibile installare impostazioni predefinite robuste e limitare le opzioni di configurazione, in modo da garantire maggiore regolamentazione dei flussi documentali e dela risoluzione. Ad esempio, è possibile creare gruppi dedicati per:

  • Documenti interni (documenti fiscali, moduli di deposito automatico, richieste di ferie)
  • Documenti legali (accordo di non divulgazione, memorandum d’intesa)
  • Flussi di firma regolamentati (CFR 21 parte 11, PCI, HIPAA)
Pagina Invia quando è abilitata la funzione Utenti in più gruppi

Nota:

Si consiglia di registrarsi per un account sviluppatore in modo da poter sperimentare le diverse interfacce e interazioni introdotte dalla funzione Utenti in più gruppi in un ambiente protetto.

I clienti che dispongono di integrazioni API personalizzate o che sfruttano integrazioni di terze parti sono fortemente consigliati di provare il codice o le integrazioni in un account sviluppatore prima di eseguire l’aggiornamento.


Azioni da rivedere/eseguire prima dell’aggiornamento

La funzione Utenti in più gruppi è disponibile solo per i livelli di servizio Enterprise e Business.

  • Questi sono gli unici livelli di servizio che consentono più gruppi.

Gli account per sviluppatore e versione di prova si basano sul livello di servizio Enterprise.

La funzione Utenti in più gruppi non è compatibile con le pagine Home, Gestisci e Flussi di lavoro personalizzati classiche.

Quando si abilita la funzione Utenti in più gruppi, nell’account vengono abilitate le versioni più recenti delle pagine Home, Gestisci e Flusso di lavoro personalizzato (se non sono già presenti) e vengono disabilitati i collegamenti per tornare all’interfaccia classica.

L’opzione disponibile nell’interfaccia dell’amministratore per ripristinare le pagine classiche sarà disabilitata nel menu di amministrazione.

Per ripristinare i layout di pagina classici è quindi necessario ripristinare prima la funzione Utenti in gruppo singolo.

Nota:

Si consiglia di abilitare le versioni moderne delle pagine Home, Gestisci, e Flusso di lavoro personalizzato diverse settimane prima dell’aggiornamento alla funzione Utenti in più gruppi, al fine di consentire agli utenti di abituarsi ai layout di pagina di base.

Se le versioni moderne delle pagine Home e Gestisci restituiscono pagine vuote, contatta il team di sicurezza della rete per consentire gli endpoint Adobe Sign.

La funzione Utenti in più gruppi è stata testata per la compatibilità e dovrebbe funzionare normalmente con le seguenti integrazioni partner per Adobe Sign:

  • App Adobe Sign per dispositivi mobili (iOS e Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/Power Apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint locale
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Tieni presente che queste integrazioni non sono ancora predisposte per la funzione Utenti in più gruppi; pertanto le impostazioni utilizzate per l’invio degli accordi saranno quelle del “gruppo principale” dell’utente.

La possibilità di riconoscere e usare le iscrizioni a nuovi gruppi verrà implementata in future versioni di queste integrazioni.

Se hai creato integrazioni personalizzate utilizzando le API di Adobe Sign, ti consigliamo vivamente di testarle in un account sviluppatore abilitato per la funzione Utenti in più gruppi separato prima di aggiornare l’account di produzione. 

  • Se hai bisogno di assistenza per configurare un account sviluppatore abilitato per la funzione Utenti in più gruppi, rivolgiti al tuo Success Manager o al team di supporto.

Eventuali chiamate API REST v6 continuano a funzionare, indipendentemente dall’abilitazione della funzione Utenti in più gruppi.

  • Le versioni API precedenti (SOAP e REST) continuano a funzionare, ma riconoscono solo le impostazioni del “gruppo principale” dell’utente.
  • Per sfruttare appieno la funzione Utenti in più gruppi, è necessario migrare il codice all’API REST v6.

Se lavori con integrazioni di partner terze parti, ad esempio:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

ti consigliamo vivamente di testarle con un account sviluppatore abilitato per la funzione Utenti in più gruppi prima di attivare tale funzione sull’account di produzione. 

Per assistenza nella configurazione di un account sviluppatore abilitato per la funzione Utenti in più gruppi, rivolgiti al tuo Success Manager o al team di supporto.  

Nota:

Se si verifica un problema, contatta il partner di integrazione per segnalare il problema e richiedere una correzione.

Nota:

Si incoraggiano vivamente tutti gli account ad eseguire l’aggiornamento il prima possibile, in modo da avere più tempo a disposizione per risolvere eventuali problemi.

In caso di problemi, gli account possono essere riportati alla funzionalità precedente


Come aggiornare l’account alla funzione Utenti in più gruppi

Quando hai la certezza che l’account è pronto per l’aggiornamento:

  1. Accedi ad Adobe Sign come amministratore a livello di account.

  2. Passa a Account > Impostazioni account > Impostazioni globali > Utenti in più gruppi

  3. Fai clic sul pulsante Abilita.

     

    Passare all’impostazione

  4. Valuta l’elenco di controllo e seleziona ogni casella per confermare che l’account è pronto per essere abilitato.

    Fai clic su OK

    Elenco di controllo per la funzione Utenti in più gruppi

  5. Fai clic su Salva.


Cosa accade se si disabilita la funzione Utenti in più gruppi

Se è necessario ripristinare il vincolo degli utenti a un singolo gruppo, occorre tenere conto di alcuni aspetti:

  • Tutti gli utenti saranno limitati al proprio gruppo principale.

    • L’utente potrà accedere solo ai modelli e ai flussi di lavoro associati al gruppo principale.
    • Gli utenti possono inviare accordi solo dal gruppo principale.
  • I singoli utenti non saranno più membri di gruppi diversi dal gruppo principale.

    • Se un utente non viene trasferito a un nuovo gruppo mentre è disattivata la funzione Utenti in più gruppi, i precedenti gruppi dell’utente verranno riattivati una volta riabilitata la funzione Utenti in più gruppi.
    • Se un utente è assegnato a un nuovo gruppo mentre è disattivata la funzione Utenti in più gruppi, la tabella group_membership dell’utente viene riscritta con il solo gruppo principale, disabilitando i record dei gruppi inattivi. Quando la funzione Utenti in più gruppi viene nuovamente attivata, l’utente resta iscritto solo al gruppo principale.
  • Per tutte le pagine abilitate per la funzione Utenti in più gruppi, verranno ripristinate l’interfaccia e le funzionalità per gruppo singolo.

    • Nelle pagine Invia e Modello verrà rimossa la possibilità di selezionare un gruppo.
    • Per la creazione di utenti in blocco verrà ripristinata la sintassi precedente.
  • Verrà ripristinato lo stato precedente delle opzioni per le versioni delle pagine.

    • Se prima dell’aggiornamento non hai configurato l’account per l’utilizzo delle versioni più recenti delle pagine Home, Gestisci e Flusso di lavoro personalizzato, per l’account verranno ripristinate le configurazioni di pagina esistenti prima dell’aggiornamento.
  • Gli utenti continueranno a poter accedere a eventuali risorse che avevano creato (accordi, modelli di libreria, moduli web).

    • Il creatore di una risorsa resta sempre associato ad essa come proprietario, a prescindere dall’appartenenza a un gruppo.
  • Gli accordi esistenti non sono interessati da tale cambiamento e verranno completati come di consueto.

    • La modifica dello stato del gruppo del proprietario non ha alcun impatto sugli accordi in corso.
    • Il proprietario dell’accordo non cambia e i parametri dell’accordo sono bloccati nel momento in cui quest’ultimo viene inviato.
  • Le integrazioni funzioneranno come prima dell’aggiornamento alla funzione Utenti in più gruppi.

    • Al momento le integrazioni Adobe Sign non tengono conto degli utenti di più gruppi, pertanto il ripristino di Adobe Sign alla modalità utenti per singolo gruppo avviene senza tenere in considerazione le integrazioni.
    • Non si verifica alcun impatto sulle attività degli utenti.
    • Gli accordi in corso verranno completati normalmente.
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