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Denominazione dei file allegati alle e-mail

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Panoramica

Clienti che abilitano l’opzione Allega una copia PDF del documento firmato nelle e-mail inviate a possono controllare la modalità di denominazione del documento allegato.

I nomi dei file possono essere mantenuti, mostrando lo stesso nome file del documento caricato originale o allineati al nome dell’accordo con un numero incrementale per differenziare i file.

Il modo in cui vengono denominati i file restituiti può essere particolarmente critico se la funzione Unisci più documenti in un unico documento dopo la firma è stata configurata per mantenere i file separati.

Un’immagine dell’e-mail finale con vari allegati
Quando separi i file, valuta se è preferibile mantenere i nomi dei file piuttosto che allinearli al nome dell’accordo.

Configurazione

Disponibilità:

La definizione dei nomi dei file è disponibile per i piani di licenza Team ed Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni globali > I file allegati all’e-mail verranno denominati come

Scheda Impostazioni globali con i controlli di denominazione dei file evidenziati

Le opzioni configurabili sono:

  • Nome accordo:
    • Se tutti i file vengono uniti: un file denominato in base al nome dell’accordo. Ad esempio Contratto di servizio 2023
    • Se i file sono separati: viene allegato un file per ogni file caricato. Ogni file utilizza il nome dell’accordo con un enumeratore aggiunto. Ad esempio, Contratto di servizio 2023 (parte 1), Contratto di servizio 2023 (parte 2), Contratto di servizio 2023 (parte 3)
  • Nome file
    • Se tutti i file vengono uniti: se viene caricato un singolo file, l’allegato e-mail mantiene il nome del file originale. Se vengono caricati più file, l’allegato e-mail viene denominato “multidoc".
    • Se i file sono separati: viene allegato un file per ogni file caricato. Ogni allegato conserva il nome file originale indipendentemente dall’origine (modello, documento di accordo caricato, documento transitorio, allegato destinatario).
  • Ibrido
    • Se tutti i file vengono uniti: un file a cui viene assegnato un nome secondo il nome dell’accordo.
    • Se i file vengono separati: viene allegato un file per ogni file caricato, con ogni allegato che mantiene il nome del file originale.

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