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Creare una pagina Composizione personalizzata utilizzando Designer flussi di lavoro personalizzati

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Progettare una pagina Composizione personalizzata con il Designer flussi di lavoro personalizzati.

Negli account Enterprise, tutti gli utenti possono creare pagine personalizzate Composizione utilizzando il Designer flussi di lavoro personalizzati, se abilitato.

Le pagine personalizzate Composizione possono variare da un modello di composizione semplice e personalizzato, che include dettagli sulla firma, tempi di scadenza, messaggi personali e così via, fino a flussi di lavoro ibridi complessi e con più firme che richiedono una conformità rigorosa ai criteri aziendali.

  • Gli amministratori dell’account possono creare flussi di lavoro per l’intero account o per gruppi specifici.
  • Gli amministratori dei gruppi possono creare flussi di lavoro per i gruppi a loro assegnati.
  • Gli utenti con le autorizzazioni corrette possono creare e condividere flussi di lavoro personali con i relativi gruppi.

Accesso al Designer di flussi di lavoro personalizzati:

  1. Passa alla scheda Flussi di lavoro nella barra di navigazione superiore.
  2. Seleziona Flussi di lavoro personalizzati dal menu a sinistra per visualizzare i flussi di lavoro disponibili.
  3. Seleziona Crea flusso di lavoro per iniziare a crearne uno nuovo.
Elenco Flusso di lavoro personalizzato con il pulsante Crea flusso di lavoro evidenziato.

Quando apri un nuovo flusso di lavoro, l’intestazione Designer flussi di lavoro viene visualizzata sotto il logo.

Nella parte superiore della pagina sono disponibili diversi indicatori e controlli:

  1. Indicatore di stato: mostra lo stato attuale del flusso di lavoro:
    • Bozza/Non attivo: etichettato come “Bozza”.
    • Attivo: etichettato come “Attivo”.
  2. Nome flusso di lavoro: mostra il nome del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).
  3. Clona flusso di lavoro: crea una copia del flusso di lavoro con un nuovo nome.
  4. Elimina flusso di lavoro: rimuove il flusso di lavoro dall’account.
  5. Chiudi: esce dal flusso di lavoro. Se sono presenti modifiche non salvate, viene visualizzato un prompt.
  6. Salva: salva tutte le modifiche.
  7. Attiva/disattiva: attiva o disattiva lo stato del flusso di lavoro:
    • Attivato: il flusso di lavoro è contrassegnato come “Attivo” e disponibile per gli utenti, i gruppi o l’organizzazione assegnati.
    • Disattivato: il flusso di lavoro rimane nello stato “Bozza” ed è accessibile solo al proprietario o all’amministratore.
Barra di intestazione del Designer flussi di lavoro con le azioni numerate

La creazione di un flusso di lavoro richiede l’impostazione dei seguenti dettagli:

  • Informazioni flusso di lavoro: assegna un nome al flusso di lavoro, aggiungi istruzioni personalizzate per i mittenti e assegna le autorizzazioni.
  • Informazioni accordo: personalizza il modo in cui i dettagli dell’accordo vengono visualizzati nella pagina Composizione personalizzata.
  • Destinatari: definisci l’ordine di firma aggiungendo i firmatari e altri tipi di destinatari.
  • E-mail: specifica le notifiche e-mail per i diversi partecipanti per ciascuna fase del processo di firma.
  • Documenti: seleziona i documenti da includere nel flusso di lavoro.
  • Campi di inserimento mittente: aggiungi campi per consentire ai mittenti di immettere informazioni prima di inviare un accordo. Questo inserimento viene unito all’accordo prima di raggiungere i firmatari e gli approvatori.

Tutto ciò che viene configurato in Progettazione flussi di lavoro consente di automatizzare la pagina Composizione personalizzata, riducendo l’inserimento manuale dei mittenti. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco (*), mentre i campi facoltativi possono essere personalizzati o lasciati vuoti.

L’obiettivo è precompilare quante più informazioni possibili, rendendo il processo di invio più facile e veloce e meno soggetto a errori.

Nota:

Le impostazioni e le proprietà definite in un flusso di lavoro personalizzato hanno precedenza rispetto alle impostazioni a livello di gruppo o account. Questo vale per tutti gli elementi configurabili del flusso di lavoro.

Ad esempio, se l’impostazione a livello di gruppo specifica una scadenza del documento di cinque giorni ma il modello del flusso di lavoro definisce una scadenza di completamento di tre giorni, l’accordo scadrà entro i tre giorni.

Una volta configurato completamente il flusso di lavoro, seleziona Salva per archiviare le modifiche.

Quando è tutto pronto per distribuire il flusso di lavoro, seleziona Attiva per renderlo disponibile.

Suggerimento:

Durante i test, imposta Chi può utilizzare questo flusso di lavoro su Solo io per garantire che tutte le configurazioni funzionino come previsto.

Una volta che hai la certezza che il flusso di lavoro sia impostato correttamente, aggiorna Chi può usare questo flusso di lavoro sull’impostazione di produzione appropriata e salva le tue modifiche.

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