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Abilitare notifiche senza collegamento

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Abilita il tuo account o gruppo per inviare e-mail relative agli accordi ai destinatari senza collegamenti attivi.

Panoramica

Gli amministratori possono configurare il proprio account o gruppo affinché le e-mail degli accordi inviati ai destinatari non contengano alcun collegamento ipertestuale attivo. Il destinatario riceve invece istruzioni in testo normale con un URL e un codice di accesso che si collega all’accordo interattivo. Quando questa funzione è abilitata, vengono aggiornati entrambi i modelli e-mail Rivedi e firma e Promemoria.

Questa configurazione può essere utile quando le normative di conformità richiedono che non vengano inclusi collegamenti attivi quando si fornisce l’accesso a materiale da firmare. 

L’immissione del codice di accesso sostituisce solo l’atto di selezionare il collegamento ipertestuale nel modello e-mail tradizionale. Una volta verificato il codice di accesso, il destinatario deve accettare le condizioni d’uso, completare il metodo di autenticazione configurato e svolgere le azioni necessarie nell’accordo, come farebbe nel processo tradizionale.

La notifica senza collegamento è disponibile nella versione nuova e in quella classica dell’esperienza Richiedi firma.

Disponibilità:

L’opzione di notifica senza collegamento è disponibile per i piani di licenza Business ed Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione di notifica senza collegamento può essere abilitata a livello di account e di gruppo.

I controlli di questa funzione sono disponibili in Impostazioni e-mail > Abilita notifica senza collegamento.

Come utilizzare questa funzionalità

Quando l’impostazione è abilitata, non vi è alcun impatto sui mittenti. Per l’invio vengono utilizzati gli stessi processi e flussi di lavoro di prima. Le uniche modifiche riguardano il modello e-mail inviato al destinatario.

I destinatari accedono all’accordo seguendo le istruzioni fornite nell’e-mail.

  1. Viene ricevuto un messaggio e-mail con la richiesta di rivedere e firmare un accordo.

    Per questa e-mail esistono tre elementi importanti:

    A. URL della pagina che accetta il codice di accesso
    B. L’indirizzo e-mail del destinatario
    C. Il codice di accesso

    Corpo di un’e-mail in cui è evidenziato il codice di accesso dell’accordo.

    Nota:

    Le e-mail Promemoria hanno un formato simile, contenente i tre elementi per accedere all’accordo in formato testo.

  2. Copia e incolla l’URL in una nuova scheda del browser per aprire la pagina Accedi al documento pagina.

  3. Immetti (copia e incolla) l’indirizzo e-mail del destinatario e il codice di accesso.

    Seleziona Invia.

    Pagina “Accedi al documento” con i campi e-mail e codice di accesso compilati

  4. La pagina si aggiorna per esporre un pulsante Rivedi e firma e facoltativamente un pulsante Delega (se la delega è abilitata per il destinatario).

    Menu a comparsa con i pulsanti Rivedi e firma e Delega.

    Quando si seleziona il pulsante Rivedi e firma, si passa all’ambiente per la firma elettronica e al destinatario viene chiesto di accettare le condizioni d’uso oppure viene attivata l’autenticazione (a seconda delle impostazioni dell’accordo).

    Se si seleziona il pulsante Delega, viene aperta la pagina delega e il destinatario può delegare a un’altra persona le autorizzazioni di firma.

    Il destinatario immette quanto segue:

    • L’indirizzo e-mail della persona che deve completare l’accordo
    • Un messaggio per il nuovo delegato con informazioni sull’accordo, se necessario.

    Una volta configurata la delega, il destinatario seleziona il pulsante Delega per eseguire il processo di delega.

    Finestra a comparsa di delega contenente campi compilati.

    Quando la delega viene accettata dal sistema, viene visualizzato un messaggio di operazione completata.

    Messaggio di operazione completata quando la delega viene accettata.

    Il nuovo delegato riceve immediatamente un’e-mail Rivedi e firma con un nuovo codice di accesso e il messaggio fornito dal delegante.

Best practice

Nonostante il processo del codice di accesso non sia complesso, risulta meno intuitivo per i destinatari rispetto alla semplice selezione di un collegamento ipertestuale. I clienti dovrebbero abilitare questa funzione solo se hanno un motivo relativo alla conformità per farlo.

Configurazione

I controlli di questa funzione sono disponibili in E-mail > Abilita notifiche senza collegamento

Pagina Impostazioni e-mail in cui sono evidenziati i controlli per Abilita notifiche senza collegamento

Report di audit ed elenco Attività

Il Report di audit identifica in modo esplicito i messaggi e-mail inviati con un codice di accesso:

Report di audit con l’e-mail inviata l.events evidenziata per mostrare il testo del codice di accesso.

Nota:

L’elenco Attività dell’accordo non identifica che l’accordo è stato inviato con un codice di accesso.

Aspetti da considerare

  • Quando viene attivata una nuova e-mail di promemoria per qualsiasi accordo, questa impostazione viene valutata e viene selezionato il modello corretto. Se l’impostazione cambia e vengono attivati nuovi promemoria, il nuovo valore dell’impostazione viene rispettato e viene inviato il modello relativo a tale valore.
  • Le notifiche senza collegamento possono essere supportate in Modelli e-mail personalizzati.
  • Gli account i che hanno i Collegamenti Segnala abuso abilitati troveranno la versione cartacea dell’URL nel piè di pagina dell’e-mail.
URL senza collegamento per segnalare abusi nel piè di pagina dell’e-mail

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