Invia in modalità collettiva è un processo che utilizza un modello di accordo “principale” creato dal mittente per generare più accordi “secondari” per uno o più destinatari

Il modello principale viene configurato in tre fasi:

Definizione dei Dettagli dell’accordo: il nome, il messaggio globale e i file di base dell’accordo.
Definizione delle Impostazioni dell’accordo: le configurazioni di supporto dell’accordo, come promemoria, data di scadenza, password, localizzazione, ecc.
Aggiungi destinatari: l’elenco dei destinatari utilizzati per generare gli accordi secondari, inserito:
- Manualmente, digitando (o incollando) ciascun destinatario nel campo di testo.
- Caricandoli tramite un file CSV.

Metodo per aggiungere i destinatari

La definizione dei Dettagli dell’accordo e impostazioni è lo stesso procedimento indipendentemente dal modo in cui aggiungi i destinatari. Tuttavia, il modo in cui intendi aggiungere i destinatari ha implicazioni importanti relative all’ambito e alle opzioni applicate agli accordi secondari.
Prima di iniziare a configurare un modello principale Invia in modalità collettiva, occorre conoscere e comprendere quale metodo intendi utilizzare per aggiungere i destinatari. Se intendi sfruttare le opzioni di importazione di un file CSV, è necessario definire il file CSV prima di iniziare a creare il modello.

L’interfaccia di immissione manuale consente:

Un solo destinatario per ogni accordo secondario, con controfirma opzionale del mittente. Non è possibile aggiungere altri destinatari esterni né assegnare un controfirmatario diverso o spostare la controfirma nella posizione della prima firma.
È possibile aggiungere fino a 50 singoli destinatari tramite il processo manuale, generando fino a 50 accordi secondari.

Inoltre, tutti i dettagli dell’accordo configurato e le impostazioni del modello principale sono validi per tutti gli accordi secondari. Tali dettagli includono:

Ruolo del destinatario
Metodo e valore di autenticazione del destinatario
Scadenza degli accordi secondari
Messaggio globale incluso nella notifica e-mail
Lingua utilizzata per l’esperienza del destinatario

Il metodo di importazione di file CSV offre diversi miglioramenti pratici rispetto al metodo manuale, ad esempio:

È possibile configurare fino a 1.000 accordi secondari per una transazione Invia in modalità collettiva.
In ogni accordo secondario possono essere inclusi fino a 100 destinatari. Ogni destinatario può avere il proprio:
- Ruolo
- Tipo di autenticazione (incluse e-mail (nessuna), autenticazione Acrobat Sign, telefono (SMS), password e autenticazione basata su conoscenza)
- Valore di autenticazione
- Messaggio privato (fino a 1.000 caratteri)
Ogni accordo secondario può essere configurato per includere:
- Nome accordo personalizzato
- “Messaggio globale” personalizzato nell’e-mail (fino a 1.000 caratteri)
- Impostazioni di lingua personalizzate
- Data di scadenza personalizzata
- Strutture di flusso di lavoro complesse (flussi di firma sequenziali, paralleli e ibridi)

Nota:

Al momento, il nuovo ambiente Invia in modalità collettiva non supporta la configurazione del mittente come primo firmatario tramite l’opzione per aggiungere manualmente i destinatari.

Configurare il modello principale

Definire i Dettagli dell’accordo

Accedi come un utente che ha accesso alla funzione Invia in modalità collettiva abilitata nel gruppo principale, quindi passa alla pagina Home.
Seleziona la sezione Invia in modalità collettiva.

Se la sezione non è presente, significa che nel gruppo principale dell’utente non è abilitata la funzione Invia in modalità collettiva.

Contatta l’amministratore di Acrobat Sign per richiedere che venga fornito l’accesso alla funzione Invia in modalità collettiva per il gruppo principale dell’utente.

Se viene generato un errore di tipo accesso insufficiente, il gruppo principale dell’utente non è configurato per consentire l’accesso a Invia in modalità collettiva, ma l’utente è membro di un gruppo dotato di accesso.

L’accesso all’interfaccia Invia in modalità collettiva richiede che la funzione sia abilitata nel gruppo principale.
Una volta che è stata caricata l’interfaccia Invia in modalità collettiva:
1. Seleziona il gruppo da cui inviare gli accordi. Se il selettore di gruppi non è disponibile, puoi accedere a un solo gruppo. Il gruppo definisce:
  
  i modelli disponibili per la transazione;
  
  le opzioni di firma e i requisiti;
  
  la protezione applicata agli accordi.
2. Seleziona il pulsante Scegli file per scegliere il file da utilizzare come documento di base per l’accordo. È possibile selezionare un file da:
  
  Risorse del computer. La selezione di un file dal computer fa avanzare immediatamente il processo di configurazione. Se devi utilizzare più file, puoi selezionarne altri non appena la pagina sarà stata aggiornata.
  
  Libreria di modelli. Scegliendo l’opzione Modello è possibile selezionare più file dalla libreria facendo clic sulla relativa casella nell’elenco. Una volta selezionati tutti i file, seleziona il pulsante Conferma per aggiungerli alla transazione. La libreria di modelli presenta due schede:
  
  Modelli. Questo è un elenco di tutti i modelli a disposizione dell’utente tramite la libreria di modelli del gruppo.
  
  Modelli recenti. Qui sono elencati gli ultimi modelli utilizzati nella libreria di modelli del gruppo.
È possibile abilitare un collegamento nell’angolo in alto a destra della finestra per consentire agli utenti di passare alla versione classica della funzione Invia in modalità collettiva.

Nota:

Quando utilizzi i modelli, prima di creare centinaia di accordi è fondamentale verificare che i campi del modello siano stati assegnati e che funzionino correttamente.
La pagina si aggiorna per mostrare i dettagli dell’accordo.

Sono disponibili tre sezioni da rivedere e modificare in base alle esigenze:
- File dell’accordo: i file o i modelli selezionati sono già allegati. Per allegare altri file, fai clic sul pulsante Scegli altri file e aggiungi i file dal computer locale o dalla libreria dei modelli.
  
  I file possono essere aggiunti da entrambe le origini in base alle esigenze.
  
  I file selezionati dal sistema locale possono essere aggiunti uno alla volta. È possibile selezionare più modelli.
- Nome accordo : il nome dell’accordo viene visualizzato nella riga dell’oggetto dell’e-mail del destinatario e in modo ben visibile nella pagina Gestisci.
  
  Il nome predefinito dell’accordo viene importato dal primo file allegato.
  
  Il nome dell’accordo può essere modificato facendo clic nel campo e digitando il testo desiderato.
- Messaggio: il campo del messaggio contiene il messaggio predefinito globale che viene inserito nel corpo del messaggio e-mail per tutti i destinatari. Per modificare il campo del messaggio, fai clic nel campo e inizia a digitare il testo desiderato.

Configurare o regolare le Impostazioni accordo

I valori predefiniti per Impostazioni accordo vengono ereditate dalle impostazioni del gruppo. Ogni impostazione può essere regolata per essere adattata allo scopo del modello.
Possono essere incluse diverse opzioni, a seconda del livello di servizio e delle impostazioni a livello di gruppo. Di seguito sono riportate quelle più comuni:

Verifica o configura la Scadenza completamento.

A seconda della natura degli accordi, è possibile stabilire una scadenza per l’accordo.
Se utilizzata:

La durata predefinita degli accordi è stabilita a livello di gruppo. Se devi modificare frequentemente questo valore, parla con il tuo amministratore per verificare se sia possibile cambiare l’impostazione predefinita.
Il mittente può modificare questa scadenza durante la composizione dell’accordo (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
È possibile modificare le scadenze nella pagina Gestisci da parte del mittente originale (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
I firmatari interni possono essere esclusi dall’annullamento della scadenza (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
L’accordo scade automaticamente una volta superata la scadenza e non può più essere firmato o completato. È necessario creare un nuovo accordo.

Modifica la Scadenza completamento selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova scadenza dal calendario.

Pannello delle impostazioni dell’accordo con il calendario delle scadenze evidenziato

Nota:

Tutti gli accordi scadono dopo essere stati in corso per 365 giorni, se non vengono completati. Questa scadenza non può essere modificata o eliminata.

Verifica o modifica la Frequenza promemoria.

La frequenza dei promemoria definisce il ciclo in cui i promemoria vengono inviati tramite e-mail agli attuali destinatari attivi dell’accordo.

L’iterazione predefinita dei promemoria è definita nelle impostazioni del gruppo.
È possibile configurare un messaggio di promemoria predefinito nelle impostazioni del gruppo.
Il promemoria predefinito può essere modificato durante la composizione dell’accordo (se consentito dalle impostazioni del gruppo).
I promemoria che vengono attivati ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni. Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni. La durata dei promemoria non può essere modificata.
Le e-mail di promemoria vengono inviate alla stessa ora del giorno in cui viene inizialmente inviato l’accordo.
Dopo l’invio dell’accordo, i promemoria possono essere modificati nella pagina Gestisci.
I destinatari ricevono una notifica solo quando sono i partecipanti attivi nell’accordo. Non ricevono una notifica né prima né dopo (ad eccezione della notifica finale contenente il PDF dell’accordo completato).

Puoi modificare la Frequenza promemoria selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e selezionando una nuova frequenza dal menu a discesa.

Pannello delle impostazioni dell’accordo con il selettore dei promemoria evidenziato

Aggiungi una password per visualizzare il PDF finale.

La password immessa in questo campo serve esclusivamente per visualizzare il PDF.

La password per visualizzare il PDF dell’accordo finale può essere configurata come campo obbligatorio, facoltativo o negato nelle impostazioni del gruppo.
La sicurezza della password (numero di caratteri e complessità) è definita nelle impostazioni del gruppo.
Non è possibile stabilire un valore predefinito per la password. Il valore deve essere fornito dal mittente durante la composizione dell’accordo.
Quando viene aggiunta, questa password è incorporata nel PDF come parametro di sicurezza e non può essere rimossa senza la password.
La password non viene memorizzata in alcun punto del sistema Acrobat Sign e non può essere recuperata dal supporto tecnico.

Per impostare la protezione tramite password durante la visualizzazione del PDF dell’accordo, seleziona l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e digita una password nel campo.

Pannello delle impostazioni dell’accordo con il campo della password evidenziato

Configurare la Protezione del contenuto.

La protezione del contenuto installa la protezione per visualizzare l’accordo dopo che è stato completato. Per la sua visualizzazione, l’accordo deve utilizzare lo stesso metodo di autenticazione configurato per la firma iniziale.

Pannello delle impostazioni dell’accordo con i campi di protezione del contenuto evidenziati

Verifica o seleziona una nuova lingua di localizzazione per l’e-mail del destinatario.

Il valore Lingua indica la localizzazione di tutti gli elementi del modello Acrobat Sign, come etichette e istruzioni, nell’e-mail del destinatario e nella pagina di firma elettronica.

La localizzazione predefinita è stabilita nelle impostazioni del gruppo.
Il valore predefinito può essere modificato (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
La lingua di localizzazione è un’impostazione distinta dalle impostazioni dell’interfaccia utente. È possibile che la lingua dell’interfaccia utente del gruppo sia impostata su inglese (US) e che la lingua predefinita del gruppo per la firma sia impostata su giapponese.

Puoi modificare la Lingua del destinatario selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova lingua dal menu a discesa.

Pannello delle impostazioni dell’accordo con il selettore della lingua evidenziato

Aggiungere destinatari

Come accennato in precedenza, il modo in cui intendi aggiungere i destinatari è fondamentale per ottenere risultati ottimali.
Per impostazione predefinita, quando si avvia la configurazione del modello viene presentato il processo manuale.

Seleziona il metodo che intendi utilizzare per aggiungere i destinatari:

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