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Panoramica di Invia in modalità collettiva

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Panoramica di Invia in modalità collettiva 

La funzione Invia in modalità collettiva (SiB) consente agli utenti di creare un modello “principale” di un accordo utilizzabile una sola volta e di fornire un elenco di destinatari. Per ogni record del destinatario viene generato un accordo “secondario” quando la transazione Invia in modalità collettiva viene inviata. È possibile eseguire fino a 1000 transazioni secondarie e tutti gli accordi secondari sono accordi distinti e autonomi nella misura in cui gli altri accordi vengono generati.

Tuttavia, poiché gli accordi secondari sono tutti creati dallo stesso modello principale, è possibile rivedere la transazione principiale Invia in modalità collettiva sulla pagina Gestisci ed esaminare lo stato complessivo degli accordi secondari.

Per aggiungere l’elenco dei record dei destinatari al modello, esistono due modi:

  • Manualmente: in questo caso, il mittente digita (o incolla) manualmente gli indirizzi e-mail dell’utente. 
    • Questa opzione limita il numero di destinatari a un destinatario esterno.
    • Il mittente può essere incluso come destinatario facoltativo dopo che il destinatario esterno ha apposto la firma. 
  • Caricamento di file CSV (Valori separati da virgole): il file CSV è un foglio di calcolo in cui ogni riga è un record del destinatario e le varie colonne definiscono le proprietà dell’accordo, ciascuna delle quali può essere personalizzata per i destinatari dell’accordo. In questo modo, il mittente ha un controllo molto più ampio su come personalizzare l’accordo per i destinatari. I vantaggi del metodo file CSV sono:
    • È possibile disporre di più destinatari. (Fino a 100 per accordo).
    • Personalizzazione per destinatario:
      • Nome destinatario
      • Ruolo
      • Metodo di autenticazione
      • Messaggio privato del destinatario
    • Personalizzazioni a livello di accordo:
      • Nome dell’accordo
      • Localizzazione
      • Messaggio di accordo globale
      • Data di scadenza
      • Flusso di firma
    • Campi unione personalizzati in cui il file CSV inserisce un valore in un campo dell’accordo, consentendo di aggiungere all’accordo dettagli specifici del destinatario, ad esempio indirizzo, elenco di beni o servizi, prezzi e sconti.

Disponibilità:

Invia in modalità collettiva è disponibile per i piani di licenza Acrobat Pro e Acrobat Sign Solutions.

Ambito di configurazione:

controlli per Invia in modalità collettiva possono essere abilitati a livello di account e di gruppo.

Reporting per Invia in modalità collettiva

Per generare i dati di report relativi agli accordi inclusi in Invia in modalità collettiva sono disponibili diverse opzioni. L’opzione utilizzata dipende dal tipo di informazioni che desideri raccogliere.

Tutti i report esplicitamente collegati all’oggetto principale Invia in modalità collettiva sono accessibili dalla pagina Gestisci selezionando il filtro Invii in modalità collettiva e quindi aprendo il modello principale Invia in modalità collettiva che desideri rivedere.

Se stai cercando di rivedere solo il tasso di completamento di base o di eseguire un’analisi approfondita per trovare un accordo individuale, nell’elenco Azioni è disponibile la tabella di riepilogo degli Accordi.

È possibile generare una tabella stampabile di tutti gli accordi secondari tramite l’azione Visualizza report attività.

Tramite l’azione Scarica dati per campo modulo è disponibile una definizione dell’accordo basata su CSV, insieme all’inserimento a livello di campo completo per destinatario.

L'ambiente di reporting standard può produrre diagrammi e grafici stampabili e fornire dati a livello di campo in formato CSV.

Scaricare tutti gli accordi secondari completati dalla pagina Gestisci

Dopo che è stata inviata una transazione per l’Invio in modalità collettiva e i destinatari hanno iniziato a completare gli accordi secondari, il mittente può scaricare tutti gli accordi completati relativi alla transazione principale dalla pagina Gestisci.

Quando il download viene attivato, vengono scaricati solo gli accordi con lo stato Completato. Gli accordi annullati, rifiutati, scaduti e in corso non lo sono.
È possibile scaricare fino a 1.5 GB di dati per ogni richiesta.

Pagina Gestisci che mostra una transazione di Invio in modalità collettiva con l’azione “Scarica accordi completati” evidenziata.

Il download consegnerà un file zip al sistema locale dell’utente che lo richiede. Il nome del file si basa sul nome della transazione di Invio in modalità collettiva, con un numero di transazione allegato alla fine.

Gli accordi completati verranno inseriti nel file zip. Ogni file viene denominato in base all’ID della transazione del singolo accordo secondario. I report di audit non vengono allegati quando vengono scaricati dalla pagina Gestisci, ma possono essere richiesti se il download viene avviato tramite API.

Un esempio del file zip, con il nome evidenziato e un riquadro dei PDF effettivi all’interno del file zip.

Nota:
  • Non uscire dalla schermata o non eseguire altre azioni durante il processo di download; tali azioni annullerebbero il download.
  • I download che richiedono più di sei minuti vengono annullati automaticamente. Prova a riavviare il download almeno una volta; se l’errore persiste, scarica ciascun elemento singolarmente.
  • Al momento non sono disponibili funzioni di reporting per gli accordi scaricati. Se scopri che alcuni accordi non sono stati scaricati, prova a scaricarli di nuovo.

Best practice

Utilizza modelli ben collaudati per i tuoi documenti di base. Ciò è particolarmente importante se disponi di più destinatari. Alcuni cicli di test a livello di campo per garantire che i campi siano assegnati correttamente e l’acquisizione del contenuto corretto con convalide utili richiede molto meno tempo rispetto all’annullamento di centinaia di singoli accordi.

Quando crei i modelli, utilizza nomi di campo significativi in modo che i report restituiscano intestazioni di colonna significative. 

Considerazioni sulla configurazione per quanto riguarda la Governance dei dati

Invia in modalità collettiva dispone di una proprietà denominata “rollup” che determina quante notifiche il mittente riceve in relazione al numero di accordi secondari creati dal modello SiB. Il valore predefinito è tre, ovvero il mittente riceve una notifica solo quando vengono generati al massimo tre accordi secondari. L’impostazione di rollup non è esposta alla clientela e può essere modificata solo dal team di supporto Acrobat Sign.

LaGovernance dei dati determina quanto presto un accordo viene eliminato dal sistema Acrobat Sign dopo che ha raggiunto uno stato terminale (Completato, Annullato o Scaduto).

La clientela che deve interagire con gli accordi completati inviati tramite un processo Invia in modalità collettiva potrebbe voler estendere il numero di rollup (possibilmente a un valore “illimitato”) per assicurarsi di ricevere le notifiche relative agli accordi secondari “Completati” prima che vengano eliminati automaticamente dal sistema dalla Governance dei dati.

Suggerimento:

Potrebbe valere la pena indagare l’integrazione Power Automate per automatizzare tutte le attività successive al completamento al fine di ridurre sia il lavoro manuale degli utenti, sia per evitare che si verifichino delle lacune in cui un accordo potrebbe andare perso a causa delle regole di governance dei dati.

Aspetti da considerare

  • La nuova interfaccia Invia in modalità collettiva è ancora in fase di sviluppo e altre opzioni saranno disponibili nelle versioni future (ad esempio, metodi di autenticazione aggiuntivi, parti in Cc definite dall’accordo, promemoria definiti dall’accordo).
  • L’opzione per Il mittente firma per primo che si trova nella versione classica di Invia in modalità collettiva non è attualmente nella nuova versione, ma è prevista in una versione futura per il processo manuale. I clienti che utilizzano il metodo di caricamento CSV devono aggiungere il mittente al file CSV come destinatario in ogni record in cui il mittente deve apporre la firma.
  • La modifica del selettore di gruppi non modifica il logo nella pagina del mittente. Le e-mail e l’esperienza di firma successive utilizzano il logo corretto per il gruppo da cui viene inviato l’accordo.
  • L’annullamento di tutti gli accordi secondari di una transazione Invia in modalità collettiva a livello di modello (principale) è possibile solo se non sono stati firmati accordi secondari. Se vengono firmati accordi secondari, l’attività Annulla viene rimossa dall’interfaccia del modello e gli accordi esistenti devono essere annullati a livello di accordo. 
  • L’opzione file CSV contiene molti campi facoltativi, ma è necessaria solo un’e-mail. Acquisire familiarità con il processo CSV renderà meno scoraggianti le opzioni di campo più avanzate (come i campi unione) e aprirà le possibilità più preziose offerte dal file CSV.

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