Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
-
Gestione degli utenti
- Aggiunta di utenti
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
-
Impostazioni account/gruppo
- Panoramica delle impostazioni
-
Impostazioni generali
- Nuova esperienza del destinatario
- Flussi di lavoro per firma autonoma
- Invia in modalità collettiva
- Moduli web
- Flussi di lavoro Power Automate
- Documenti libreria
- Raccogliere i dati modulo con gli accordi
- Visibilità limitata dei documenti
- Allegare una copia PDF dell’accordo firmato
- Includere un collegamento nell’e-mail
- Includere un’immagine nell’e-mail
- Denominazione dei file allegati alle e-mail
- Allegare report di audit ai documenti
- Unire più documenti in uno solo
- Scarica documenti singoli
- Caricare un documento firmato
- Impostare un fuso orario predefinito
- Utenti in più gruppi
- Autorizzazioni amministratore gruppo
- Sostituzione del destinatario
- Report di audit
- Piè di pagina transazione
- Cliente nel settore sanitario
- Configurazione dell’account
-
Preferenze firma
- Firme formattate correttamente
- Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
- Guida per i destinatari ai campi del modulo
- Riavvia il flusso di lavoro dell’accordo
- Rifiuto di firmare
- Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
- Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
- Richiedere indirizzo IP dei destinatari
- Firme digitali
- Sigilli elettronici
- Identità digitale
-
Impostazioni report
- Impostazioni di protezione
-
Impostazioni di invio
- Richiedere il nome del destinatario all’invio
- Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
- Ruoli destinatario consentiti
- Consentire e-Witnesses
- Gruppi di destinatari
- Cc
- Accesso dei destinatari agli accordi
- Appiattisci i campi
- Modificare gli accordi
- Messaggi privati
- Tipi di firma consentiti
- Promemoria
- Invia notifica di invio accordo tramite
- Opzioni di identificazione firmatari
- Protezione contenuti
- Ordine di firma
- Liquid Mode
- Impostazioni Bio-Pharma
- Impostazioni autenticazione
- Integrazione per pagamenti
- Impostazioni SAML
- Governance dei dati
- Impostazioni marca temporale
- Archivio esterno
- Lingue account
- Impostazioni e-mail
- Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
- Configurare le opzioni per i destinatari
-
Linee guida per i requisiti normativi
- Accessibilità
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
- Clientela del settore sanitario
- Supporto IVES
- Accordi di “archiviazione”
- Considerazioni UE/Regno Unito
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
Inviare, firmare e gestire gli accordi
-
Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
-
Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
-
Authoring dei campi nei documenti
-
Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Domande frequenti sull’authoring
-
Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
-
Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
-
Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
-
Modelli riutilizzabili
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
-
Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
-
Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Estrazione dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Generazione degli accordi
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
Supporto e risoluzione dei problemi
Panoramica di Invia in modalità collettiva
La funzione Invia in modalità collettiva (SiB) consente agli utenti di creare un modello “principale” di un accordo utilizzabile una sola volta e di fornire un elenco di destinatari. Per ogni record del destinatario viene generato un accordo “secondario” quando la transazione Invia in modalità collettiva viene inviata. È possibile eseguire fino a 1000 transazioni secondarie e tutti gli accordi secondari sono accordi distinti e autonomi nella misura in cui gli altri accordi vengono generati.
Tuttavia, poiché gli accordi secondari sono tutti creati dallo stesso modello principale, è possibile rivedere la transazione principiale Invia in modalità collettiva sulla pagina Gestisci ed esaminare lo stato complessivo degli accordi secondari.
Per aggiungere l’elenco dei record dei destinatari al modello, esistono due modi:
- Manualmente: in questo caso, il mittente digita (o incolla) manualmente gli indirizzi e-mail dell’utente.
- Questa opzione limita il numero di destinatari a un destinatario esterno.
- Il mittente può essere incluso come destinatario facoltativo dopo che il destinatario esterno ha apposto la firma.
- Caricamento di file CSV (Valori separati da virgole): il file CSV è un foglio di calcolo in cui ogni riga è un record del destinatario e le varie colonne definiscono le proprietà dell’accordo, ciascuna delle quali può essere personalizzata per i destinatari dell’accordo. In questo modo, il mittente ha un controllo molto più ampio su come personalizzare l’accordo per i destinatari. I vantaggi del metodo file CSV sono:
- È possibile disporre di più destinatari. (Fino a 100 per accordo).
- Personalizzazione per destinatario:
- Nome destinatario
- Ruolo
- Metodo di autenticazione
- Messaggio privato del destinatario
- Personalizzazioni a livello di accordo:
- Nome dell’accordo
- Localizzazione
- Messaggio di accordo globale
- Data di scadenza
- Flusso di firma
- Campi unione personalizzati in cui il file CSV inserisce un valore in un campo dell’accordo, consentendo di aggiungere all’accordo dettagli specifici del destinatario, ad esempio indirizzo, elenco di beni o servizi, prezzi e sconti.
Disponibilità:
Invia in modalità collettiva è disponibile per i piani di licenza Acrobat Pro e Acrobat Sign Solutions.
Ambito di configurazione:
I controlli per Invia in modalità collettiva possono essere abilitati a livello di account e di gruppo.
Reporting per Invia in modalità collettiva
Per generare i dati di report relativi agli accordi inclusi in Invia in modalità collettiva sono disponibili diverse opzioni. L’opzione utilizzata dipende dal tipo di informazioni che desideri raccogliere.
Tutti i report esplicitamente collegati all’oggetto principale Invia in modalità collettiva sono accessibili dalla pagina Gestisci selezionando il filtro Invii in modalità collettiva e quindi aprendo il modello principale Invia in modalità collettiva che desideri rivedere.
Se stai cercando di rivedere solo il tasso di completamento di base o di eseguire un’analisi approfondita per trovare un accordo individuale, nell’elenco Azioni è disponibile la tabella di riepilogo degli Accordi.
È possibile generare una tabella stampabile di tutti gli accordi secondari tramite l’azione Visualizza report attività.
Tramite l’azione Scarica dati per campo modulo è disponibile una definizione dell’accordo basata su CSV, insieme all’inserimento a livello di campo completo per destinatario.
L'ambiente di reporting standard può produrre diagrammi e grafici stampabili e fornire dati a livello di campo in formato CSV.
Per tutti gli accordi secondari, il modello principale include una tabella di riepilogo nell’elenco Azioni. Nella tabella è riportato il numero di accordi in ogni stato.
Facendo clic sulla tabella di riepilogo si apre una vista ordinabile dei singoli accordi secondari. I record nella tabella di riepilogo sono un collegamento attivo agli accordi per consentire una facile gestione dei singoli accordi a seconda delle esigenze.
Scaricare tutti gli accordi secondari completati dalla pagina Gestisci
Dopo che è stata inviata una transazione per l’Invio in modalità collettiva e i destinatari hanno iniziato a completare gli accordi secondari, il mittente può scaricare tutti gli accordi completati relativi alla transazione principale dalla pagina Gestisci.
Quando il download viene attivato, vengono scaricati solo gli accordi con lo stato Completato. Gli accordi annullati, rifiutati, scaduti e in corso non lo sono.
È possibile scaricare fino a 1.5 GB di dati per ogni richiesta.
Il download consegnerà un file zip al sistema locale dell’utente che lo richiede. Il nome del file si basa sul nome della transazione di Invio in modalità collettiva, con un numero di transazione allegato alla fine.
Gli accordi completati verranno inseriti nel file zip. Ogni file viene denominato in base all’ID della transazione del singolo accordo secondario. I report di audit non vengono allegati quando vengono scaricati dalla pagina Gestisci, ma possono essere richiesti se il download viene avviato tramite API.
- Non uscire dalla schermata o non eseguire altre azioni durante il processo di download; tali azioni annullerebbero il download.
- I download che richiedono più di sei minuti vengono annullati automaticamente. Prova a riavviare il download almeno una volta; se l’errore persiste, scarica ciascun elemento singolarmente.
- Al momento non sono disponibili funzioni di reporting per gli accordi scaricati. Se scopri che alcuni accordi non sono stati scaricati, prova a scaricarli di nuovo.
Best practice
Utilizza modelli ben collaudati per i tuoi documenti di base. Ciò è particolarmente importante se disponi di più destinatari. Alcuni cicli di test a livello di campo per garantire che i campi siano assegnati correttamente e l’acquisizione del contenuto corretto con convalide utili richiede molto meno tempo rispetto all’annullamento di centinaia di singoli accordi.
Quando crei i modelli, utilizza nomi di campo significativi in modo che i report restituiscano intestazioni di colonna significative.
Considerazioni sulla configurazione per quanto riguarda la Governance dei dati
Invia in modalità collettiva dispone di una proprietà denominata “rollup” che determina quante notifiche il mittente riceve in relazione al numero di accordi secondari creati dal modello SiB. Il valore predefinito è tre, ovvero il mittente riceve una notifica solo quando vengono generati al massimo tre accordi secondari. L’impostazione di rollup non è esposta alla clientela e può essere modificata solo dal team di supporto Acrobat Sign.
LaGovernance dei dati determina quanto presto un accordo viene eliminato dal sistema Acrobat Sign dopo che ha raggiunto uno stato terminale (Completato, Annullato o Scaduto).
La clientela che deve interagire con gli accordi completati inviati tramite un processo Invia in modalità collettiva potrebbe voler estendere il numero di rollup (possibilmente a un valore “illimitato”) per assicurarsi di ricevere le notifiche relative agli accordi secondari “Completati” prima che vengano eliminati automaticamente dal sistema dalla Governance dei dati.
Potrebbe valere la pena indagare l’integrazione Power Automate per automatizzare tutte le attività successive al completamento al fine di ridurre sia il lavoro manuale degli utenti, sia per evitare che si verifichino delle lacune in cui un accordo potrebbe andare perso a causa delle regole di governance dei dati.
Aspetti da considerare
- La nuova interfaccia Invia in modalità collettiva è ancora in fase di sviluppo e altre opzioni saranno disponibili nelle versioni future (ad esempio, metodi di autenticazione aggiuntivi, parti in Cc definite dall’accordo, promemoria definiti dall’accordo).
- L’opzione per Il mittente firma per primo che si trova nella versione classica di Invia in modalità collettiva non è attualmente nella nuova versione, ma è prevista in una versione futura per il processo manuale. I clienti che utilizzano il metodo di caricamento CSV devono aggiungere il mittente al file CSV come destinatario in ogni record in cui il mittente deve apporre la firma.
- La modifica del selettore di gruppi non modifica il logo nella pagina del mittente. Le e-mail e l’esperienza di firma successive utilizzano il logo corretto per il gruppo da cui viene inviato l’accordo.
- L’annullamento di tutti gli accordi secondari di una transazione Invia in modalità collettiva a livello di modello (principale) è possibile solo se non sono stati firmati accordi secondari. Se vengono firmati accordi secondari, l’attività Annulla viene rimossa dall’interfaccia del modello e gli accordi esistenti devono essere annullati a livello di accordo.
- L’opzione file CSV contiene molti campi facoltativi, ma è necessaria solo un’e-mail. Acquisire familiarità con il processo CSV renderà meno scoraggianti le opzioni di campo più avanzate (come i campi unione) e aprirà le possibilità più preziose offerte dal file CSV.