I destinatari vengono innanzitutto informati della disponibilità dell’accordo tramite una notifica e-mail contenente un pulsante Rivedi e firma per accedere al contenuto dell’accordo:
Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
-
Gestione degli utenti
- Aggiunta di utenti
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
-
Linee guida per i requisiti normativi
- Accessibilità
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
- Clientela del settore sanitario
- Supporto IVES
- Accordi di “archiviazione”
- Considerazioni UE/Regno Unito
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
Inviare, firmare e gestire gli accordi
-
Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
-
Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
-
Inviare gli accordi
- Panoramica sulla pagina Invia
- Inviare un accordo solo a se stessi
- Inviare un accordo agli altri
- Firme manuali
- Ordine di firma del destinatario
-
Invia in modalità collettiva
- Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
- Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
- Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
- Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
- Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
- Reporting per Invia in modalità collettiva
-
Authoring dei campi nei documenti
-
Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Domande frequenti sull’authoring
-
Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
-
Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
-
Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
-
Modelli riutilizzabili
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
-
Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
-
Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Estrazione dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Generazione degli accordi
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
Supporto e risoluzione dei problemi
Abilitare un metodo di autenticazione del destinatario utilizzando documenti emessi da enti pubblici.
Panoramica
Basato su avanzati algoritmi di apprendimento automatico, il processo di Adobe Acrobat Sign per l’autenticazione mediante documento di identità consente alle aziende di tutto il mondo di garantire un’autenticazione di alta qualità dell’identità del destinatario.
L’autenticazione mediante documento di identità è un metodo premium in cui viene richiesto al destinatario di caricare l’immagine di un documento di identità rilasciato da un ente pubblico (patente di guida, carta d’identità nazionale, passaporto) e quindi ne verifica l’autenticità.
I documenti supportati includono:
- Passaporto globale
- Tutti i passaporti conformi con ICAO
- Patente di guida/Carta d’identità/Permesso di soggiorno
Il servizio valuta l’immagine del documento per verificarne l’autenticità convalidando decine di elementi all’interno del documento, tra cui:
- Struttura del documento
- Dati biografici
- Codice a barre PDF417 (se applicabile)
- Area leggibile dalla macchina (se applicabile)
- Funzioni di sicurezza
- Area della foto
- Firma
Disponibilità:
L’autenticazione con Documento di identità è disponibile solo per i piani di licenza Enterprise ETLA. I piani di licenza VIP non hanno accesso.
L’autenticazione con documento di identità è un metodo premium soggetto a tariffe in base all’utilizzo.
- Le transazioni devono essere acquistate tramite il rappresentante commerciale Adobe.
- Le transazioni sono una risorsa a livello di account. Tutti i gruppi consumano dallo stesso pool globale.
Ambito di configurazione:
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
Confronto biometrico: su richiesta, oltre alla verifica del documento, è possibile attivare un confronto biometrico facoltativo. Il confronto biometrico invita il destinatario a scattare un’immagine in tempo reale (“selfie”) e quindi la confronta con l’immagine presente nel documento caricato. Il confronto biometrico richiede che il destinatario risponda ad alcuni messaggi sullo schermo per dimostrare la sua presenza in tempo reale ed evitare che non vengano utilizzate immagini statiche scattate in precedenza.
Come utilizzare questa funzione
-
La richiesta di autenticazione viene attivata quando il pulsante Rivedi e firma è selezionato.
-
Al destinatario viene chiesto di fornire il numero di uno smartphone in grado di ricevere messaggi di testo.
Questo passaggio è necessario affinché l’applicazione di acquisizione possa confrontare l’immagine con il documento di identità.
- La procedura di verifica deve essere completata entro 15 minuti dal momento in cui l’utente fa clic sul collegamento nel messaggio e-mail.
- Dopo l’invio dell’SMS, viene visualizzato un messaggio blu che indica che il messaggio è stato inviato e il collegamento nel messaggio sarà valido per 5 minuti.
Nota:Questo passaggio relativo al numero di telefono viene ignorato se il processo di firma viene avviato su uno smartphone.
-
Viene inviato un messaggio di testo con un collegamento al servizio di identificazione al numero di telefono fornito.
Quando fa clic sul collegamento, il destinatario può scegliere se autenticarsi utilizzando la patente di guida/carta di identità o il passaporto.
Nota:Durante il processo di raccolta e verifica del contenuto del documento, la pagina di notifica originale presenta un messaggio di stato in cui viene segnalato che è in corso la verifica dei dettagli:
-
Se si usa la patente di guida o la carta di identità, l’app chiede al destinatario di scattare le seguenti foto:
- La parte anteriore del documento di identità
- La parte posteriore del documento di identità
- Se stesso (facoltativo in base alle configurazioni dell’account)
Se si usa il passaporto, è necessaria una sola immagine del passaporto.
-
Immagine di sé in tempo reale facoltativa per il confronto biometrico con l’immagine sul documento.
Se per l’account è abilitata l’opzione “selfie” in tempo reale, per dimostrare che il destinatario è una persona reale, viene chiesto di eseguire alcune azioni dal vivo e di reagire alle richieste dell’applicazione di acquisizione immagini.
Quando il test di “vitalità” viene superato, l’app acquisisce l’immagine ed esegue il confronto biometrico con l’immagine del documento di identità.
-
Una volta verificata l’identità, il destinatario può interagire con l’accordo sul dispositivo originale su cui è stato aperto il messaggio e-mail.
- Il nome del destinatario riportato sul documento di identità viene importato nel campo della firma e non può essere modificato.
Il destinatario ha a disposizione cinque tentativi per verificare correttamente la propria identità. Se la verifica non riesce per cinque volte, l’accordo viene annullato e il mittente riceve una notifica in merito.
Configurazione del metodo di autenticazione tramite documento di identità durante la composizione di un nuovo accordo
Quando è abilitato il metodo di autenticazione tramite documento di identità, il mittente può selezionarlo dal menu a discesa Autenticazione a destra dell’indirizzo e-mail del destinatario.
Se l’opzione Documento di identità non è presente nell’elenco, significa che tale metodo non è abilitato per il gruppo da cui l’utente sta inviando l’accordo e un amministratore dovrà abilitarlo.
Consumo di transazioni di autenticazione premium
L’autenticazione tramite documento di identità è un metodo premium soggetto a tariffe per destinatario.
- Le transazioni con documento di identità devono essere acquistate e installate prima di poter utilizzare l’opzione.
- Le transazioni con documento di identità vengono utilizzate per ogni destinatario configurato con il metodo di autenticazione documento di identità.
- Ad esempio, un accordo configurato con tre destinatari, due dei quali autenticati tramite documento di identità, utilizza due transazioni di autenticazione.
- Le transazioni di autenticazione vengono detratte dal totale dell’account quando l’accordo viene inviato all’authoring (come bozza di accordo) o inviato al primo destinatario (come accordo in corso).
- L’annullamento di un accordo con stato di bozza determina il ripristino delle transazioni di autenticazione con il valore totale dell’account.
- L’annullamento di un accordo con stato in corso non determina il rimborso di alcuna transazione.
- La modifica di un metodo di autenticazione esistente in documento di identità determina il consumo di una licenza.
- La modifica del metodo di autenticazione da documento di identità non determina la restituzione della transazione di autenticazione.
- La modifica dell’autenticazione da documento di identità e viceversa determina il consumo di una sola transazione (per il destinatario specifico).
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Report identità firmatario
Per impostazione predefinita, Acrobat Sign non conserva le informazioni di identità raccolte durante l’autenticazione tramite documento di identità. Tuttavia, gli amministratori a livello di account possono richiedere la memorizzazione delle informazioni di identità nel sistema Acrobat Sign mediate il report SIR (Signer Identity Report).
SIR contiene i dati raccolti nel corso della verifica del documento di identità (come l’immagine del documento di identità del firmatario, l’immagine del volto, il numero di telefono, i dati estratti dal documento di identità e altro ancora).
SIR:
- Viene salvato insieme al report di audit
- Il mittente può accedere al report utilizzando l’interfaccia della pagina Gestisci o una chiamata API REST v6.
- Può essere eliminato utilizzando le stesse funzionalità di governance dei dati o di eliminazione GDPR che consentono di eliminare il report di audit.
Report di audit
Nel report di audit viene indicato chiaramente che l’identità del destinatario è stata verificata mediante l’autenticazione tramite documento di identità:
Se l’accordo viene annullato, il motivo per cui il destinatario non è in grado di autenticarsi viene indicato esplicitamente.
Best practice e considerazioni
- Se l’autenticazione a due fattori non è richiesta per le firme interne, può essere utile considerare il metodo di autenticazione Acrobat Sign anziché il documento d'identità al fine di semplificare il processo di firma e risparmiare sull’utilizzo di transazioni di autenticazione premium.
- Documento di identità:
- Non è destinato a flussi di lavoro e casi d’uso regolamentati o ad alto valore in materia di firma elettronica.
- Non può identificare tutti i documenti di identificazione fraudolenti o “falsi”.
- Non può sostituire la necessità di una revisione da parte di una persona.
Opzioni di configurazione
Abilitare il metodo di autenticazione in Impostazioni di invio
Per accedere all’autenticazione tramite documento di identità è necessario un contratto per un volume di destinatari annui. L’opzione è visibile nell’interfaccia dell’amministratore solo dopo che è stata configurata nel back-end.
Una volta che l’acquisto delle transazioni di identità è stato immesso nel sistema, gli amministratori troveranno i controlli per esporre l’autenticazione tramite documento di identità nella pagina Impostazioni di invio insieme agli altri metodi di autenticazione dell’identità.
Abilita il metodo selezionando la casella Autenticazione con documento di identità.
- Una volta abilitato il metodo, l’amministratore avrà la possibilità di impostare l’autenticazione tramite documento di identità come valore predefinito per i nuovi accordi. L’opzione è visibile solo quando il metodo è abilitato in modo esplicito:
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Confronto biometrico “selfie” facoltativo
Chi desidera includere il confronto biometrico tra il documento di identità e un selfie in tempo reale del destinatario possono contattare il team di supporto per attivare la funzionalità.
Annullamento automatico dell’accordo se un destinatario non si autentica
Il servizio Documento di identità è configurato per consentire un massimo di quattro tentativi consecutivi non riusciti di autenticazione dell’identità del destinatario. Dopo il quinto errore, l’accordo viene annullato automaticamente nel sistema e viene inviata una notifica al proprietario dell’accordo che lo informa dell’annullamento a causa di un errore di autenticazione.
L’opzione per la configurazione di questa soglia non è disponibile nell’interfaccia per il cliente. Gli amministratori dell’account possono richiedere che la soglia di cancellazione venga modificata con un valore diverso contattando il team di supporto.
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