DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: questa guida intende fornire delle linee guida e NON rappresenta consulenza legale. Per avere la certezza di soddisfare i requisiti in vigore nelle aree in cui operi, rivolgiti al consulente legale della tua azienda.
Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
-
Gestione degli utenti
- Aggiunta di utenti
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
-
Impostazioni account/gruppo
- Panoramica delle impostazioni
-
Impostazioni generali
- Nuova esperienza del destinatario
- Flussi di lavoro per firma autonoma
- Invia in modalità collettiva
- Moduli web
- Flussi di lavoro Power Automate
- Documenti libreria
- Raccogliere i dati modulo con gli accordi
- Visibilità limitata dei documenti
- Allegare una copia PDF dell’accordo firmato
- Includere un collegamento nell’e-mail
- Includere un’immagine nell’e-mail
- Denominazione dei file allegati alle e-mail
- Allegare report di audit ai documenti
- Unire più documenti in uno solo
- Scarica documenti singoli
- Caricare un documento firmato
- Impostare un fuso orario predefinito
- Utenti in più gruppi
- Autorizzazioni amministratore gruppo
- Sostituzione del destinatario
- Report di audit
- Piè di pagina transazione
- Cliente nel settore sanitario
- Configurazione dell’account
-
Preferenze firma
- Firme formattate correttamente
- Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
- Guida per i destinatari ai campi del modulo
- Riavvia il flusso di lavoro dell’accordo
- Rifiuto di firmare
- Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
- Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
- Richiedere indirizzo IP dei destinatari
- Firme digitali
- Sigilli elettronici
- Identità digitale
-
Impostazioni report
- Impostazioni di protezione
-
Impostazioni di invio
- Richiedere il nome del destinatario all’invio
- Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
- Ruoli destinatario consentiti
- Consentire e-Witnesses
- Gruppi di destinatari
- Cc
- Accesso dei destinatari agli accordi
- Appiattisci i campi
- Modificare gli accordi
- Messaggi privati
- Tipi di firma consentiti
- Promemoria
- Invia notifica di invio accordo tramite
- Opzioni di identificazione firmatari
- Protezione contenuti
- Ordine di firma
- Liquid Mode
- Impostazioni Bio-Pharma
- Impostazioni autenticazione
- Integrazione per pagamenti
- Impostazioni SAML
- Governance dei dati
- Impostazioni marca temporale
- Archivio esterno
- Lingue account
- Impostazioni e-mail
- Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
- Configurare le opzioni per i destinatari
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
Inviare, firmare e gestire gli accordi
-
Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
-
Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
-
Inviare gli accordi
- Panoramica sulla pagina Invia
- Inviare un accordo solo a se stessi
- Inviare un accordo agli altri
- Firme manuali
- Ordine di firma del destinatario
-
Invia in modalità collettiva
- Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
- Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
- Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
- Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
- Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
- Reporting per Invia in modalità collettiva
-
Authoring dei campi nei documenti
-
Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Domande frequenti sull’authoring
-
Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
-
Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
-
Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
-
Modelli riutilizzabili
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
-
Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
-
Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Estrazione dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Generazione degli accordi
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
Supporto e risoluzione dei problemi
In base al requisito del RGPD di ottenere il consenso degli utenti prima di archiviare i dati su dispositivo degli utenti, alcuni utenti possono ricevere una o più richieste relative all’abilitazione dei cookie:
- Gli utenti che accedono ad Adobe Acrobat Sign da aree geografiche interessate dal GDPR devono abilitare i cookie del servizio core
- I cookie per prestazioni e pubblicità personale possono essere abilitati o disabilitati facendo clic sul pulsante Personalizza
- I cookie possono essere gestiti in qualsiasi momento dal collegamento Prestazioni cookie, in basso a destra su tutte le pagine web di Acrobat Sign:
- Gli account che migrano al dominio adobesign.com (da echosign.com) devono configurare i cookie due volte, poiché ogni dominio utilizza cookie univoci.
Attenzione:
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Cos’è il regolamento RGPD?
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la nuova legge sulla privacy dell’Unione Europea che armonizza e modernizza i requisiti di protezione dei dati. Anche se esistono molti requisiti nuovi o migliorati, i principi di base fondamentali rimangono invariati. Le nuove disposizioni si basano su una definizione di dati personali più ampia e con portata maggiore, e sono applicabili a tutte le aziende che raccolgono informazioni personali su singoli cittadini nell’UE. Il regolamento prevede che le singole persone abbiano il diritto di comprendere quali dati personali sono stati raccolti e di richiederne la cancellazione, quando appropriato.
Ai fini di questo articolo, il termine Utente si riferisce a un membro di un’azienda che invia accordi per la firma. Il termine “Firmatario” si riferisce a un utente che riceve e firma o rifiuta l’accordo. Un amministratore privacy è un amministratore dell’account Acrobat Sign autorizzato a usare specifici controlli per rimuovere le informazioni personali dal servizio, su richiesta di un mittente o di un firmatario.
L’univocità dell’utente si basa sull’indirizzo e-mail utilizzato per identificare tale persona. Una persona che dispone di più indirizzi e-mail può avere più ID utente distinti nel sistema. Tutti i controlli GDPR di Acrobat Sign si basano sull’utilizzo dell’indirizzo e-mail per trovare e gestire le informazioni personali. Non esiste alcuna connessione tra gli specifici indirizzi e-mail e un amministratore troverà solo i dati relativi all’indirizzo e-mail fornito.
Funzionalità che supportano i requisiti GDPR
Acrobat Sign offre funzionalità che aiutano i clienti a rispettare i requisiti GDPR. Per ulteriori informazioni su come Adobe protegge la tua privacy, visita www.adobe.com/it/privacy.
Il regolamento RGPD rafforza il diritto delle persone a richiedere l’accesso ai propri dati personali, nonché la loro correzione ed eliminazione.
- Accesso: un utente o firmatario può accedere direttamente alla maggior parte delle sue informazioni personali tramite l’interfaccia utente di Acrobat Sign. Una piccola quantità di informazioni sulle attività non è attualmente disponibile direttamente.Il titolare di un account per utente individuale dovrà contattare l’ufficio Privacy di Adobe all’indirizzo Adobe.com/it/privacy per richiedere l’accesso a tali informazioni.Più avanti in questo articolo viene fornito un esempio di questo tipo di report.
- Correzione: tutte le informazioni personali raccolte su utenti o firmatari sono disponibili tramite l’interfaccia utente.Se sono richieste delle modifiche, l’utente o il firmatario può apportarle direttamente senza contattare Adobe o il suo amministratore.
- Eliminazione: sono disponibili azioni diverse a seconda del ruolo rivestito nel processo di firma.Un utente che invia accordi deve inoltrare la richiesta alla società di cui è dipendente.Adobe non può partecipare a questa interazione e non controlla i dati raccolti dal datore di lavoro durante le attività aziendali.Durante il processo di firma, viene raccolta una quantità minima di informazioni su un firmatario.I dati raccolti includono nome, indirizzo e-mail, indirizzo IP e, facoltativamente, un numero di telefono e codice monouso. Tali informazioni vengono archiviate con l’accordo e la firma e sono gestite dall’azienda che ha inviato l’accordo. Se un firmatario richiede informazioni in merito ai dati personali raccolti con un accordo, deve contattare il mittente dell’accordo.Adobe, in qualità di responsabile del trattamento, non può fornire informazioni al firmatario in merito all’accordo o all’azienda che lo ha inviato. Poiché le sole informazioni salvate sul firmatario si trovano nell’accordo, eliminando l’accordo vengono eliminati anche i dati personali del firmatario.Se il mittente accetta di eliminare le informazioni del firmatario, potrà usare il menu Privacy per trovare ed eliminare gli accordi a cui ha partecipato il firmatario.
Per quanto riguarda i set di strumenti di Acrobat Sign, sono disponibili tre funzionalità:
- Registri a livello di utente: un registro dei vari eventi (che includono informazioni personali) attivati nell’ambiente Acrobat Sign.
- Eliminazione degli accordi: gli amministratori privacy possono visualizzare ed eliminare qualsiasi accordo creato da qualsiasi utente all’interno del proprio account.
- Eliminazione degli utenti: gli amministratori privacy possono eliminare qualsiasi utente dal proprio account.
Gli amministratori della privacy possono gestire le informazioni e gli accordi degli utenti accedendo a Admin Console e modificando il profilo utente.
Registri a livello di utente
Qualsiasi utente può richiedere al centro privacy di Adobe di fornire il registro delle sue attività nel sistema Acrobat Sign, in cui sono inclusi i dati privati.
Tali informazioni vengono restituite sotto forma di file CSV contenente ciò che segue:
- Data dell’evento
- Tipo di evento
- Indirizzo IP da cui è stato attivato l’evento
Eliminazione degli accordi
Applicabile solo agli accordi inviati dagli utenti gestiti dall’amministratore privacy.
Quando un firmatario richiede la rimozione delle sue informazioni dal sistema Acrobat Sign, l’amministratore privacy dell’account può eseguire ricerche in base all’indirizzo e-mail dell’utente e restituire tutti gli accordi a cui ha partecipato tale indirizzo e-mail e che sono stati creati nell’interno dell’organizzazione dell’amministratore.
Se l’amministratore privacy determina che l’accordo non è più necessario, può eliminarlo dal servizio in modo completo e irrevocabile.
I destinatari che contattano Acrobat Sign saranno indirizzati a rivedere la propria scheda Gestisci e a contattare l’azienda che ha originariamente creato la transazione allo scopo di eliminare l’accordo.
Acrobat Sign, come responsabile del trattamento del cliente, non eliminerà mai un accordo su richiesta di un destinatario.
Eliminazione utenti
Applicabile solo agli utenti gestiti dall’amministratore privacy
Quando un dipendente richiede l’eliminazione dei suoi dati dai sistemi, questo strumento consente di eliminare completamente tutti i dati dell’utente dai server Acrobat Sign.
Gli utenti devono inoltrare questa richiesta direttamente all’amministratore privacy dell’account. Solo l’amministratore privacy può eliminare gli utenti.
Il servizio di assistenza di Acrobat Sign non può eliminare gli utenti da un account e, se riceve una richiesta in tal senso, inviterà l’utente a rivolgersi all’amministratore dell’account.
Account individuale e gratuito
Gli utenti che sono di fatto l’unica persona di un account o che dispongono solo di un account gratuito non potranno eliminare se stessi. In questo caso, l’utente dovrà contattare il Centro per la privacy di Adobe.
L’utente deve fornire il proprio indirizzo e-mail e richiedere esplicitamente che l’utente associato all’indirizzo e-mail venga eliminato dai sistemi Acrobat Sign. Il Centro per la privacy di Adobe intraprenderà le azioni necessarie affinché l’utente venga eliminato.
Come richiedere la rimozione dei propri dati da Acrobat Sign
Affinché i dati personali di un utente possano essere eliminati dal sistema Acrobat Sign, le risorse dell’utente devono essere risolte correttamente.Questo processo varia a seconda del tipo di utente o account coinvolto, che può essere raggruppato in tre categorie:
Centro per la privacy di Adobe
Eventuali richieste che non sono supportate dagli strumenti disponibili nell’interfaccia utente e domande sulla conformità al regolamento GDPR devono essere inviate al Centro per la privacy di Adobe.
Gli addetti all’assistenza e i Success Agent non hanno accesso agli strumenti che consentono di eliminare i contenuti dai server.