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Conformità ai requisiti del GDPR

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

Introduzione

Amministrazione

Inviare, firmare e gestire gli accordi

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

Integrazione con altri prodotti

Acrobat Sign per sviluppatori

Supporto e risoluzione dei problemi

Nota:

In base al requisito del RGPD di ottenere il consenso degli utenti prima di archiviare i dati su dispositivo degli utenti, alcuni utenti possono ricevere una o più richieste relative all’abilitazione dei cookie:

  • Gli utenti che accedono ad Adobe Acrobat Sign da aree geografiche interessate dal GDPR devono abilitare i cookie del servizio core
    • I cookie per prestazioni e pubblicità personale possono essere abilitati o disabilitati facendo clic sul pulsante Personalizza
    • I cookie possono essere gestiti in qualsiasi momento dal collegamento Prestazioni cookie, in basso a destra su tutte le pagine web di Acrobat Sign:

  • Gli account che migrano al dominio adobesign.com (da echosign.com) devono configurare i cookie due volte, poiché ogni dominio utilizza cookie univoci.
Attenzione:

DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: questa guida intende fornire delle linee guida e NON rappresenta consulenza legale. Per avere la certezza di soddisfare i requisiti in vigore nelle aree in cui operi, rivolgiti al consulente legale della tua azienda.

Cos’è il regolamento RGPD?

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la nuova legge sulla privacy dell’Unione Europea che armonizza e modernizza i requisiti di protezione dei dati. Anche se esistono molti requisiti nuovi o migliorati, i principi di base fondamentali rimangono invariati. Le nuove disposizioni si basano su una definizione di dati personali più ampia e con portata maggiore, e sono applicabili a tutte le aziende che raccolgono informazioni personali su singoli cittadini nell’UE. Il regolamento prevede che le singole persone abbiano il diritto di comprendere quali dati personali sono stati raccolti e di richiederne la cancellazione, quando appropriato.

Ai fini di questo articolo, il termine Utente si riferisce a un membro di un’azienda che invia accordi per la firma. Il termine “Firmatario” si riferisce a un utente che riceve e firma o rifiuta l’accordo. Un amministratore privacy è un amministratore dell’account Acrobat Sign autorizzato a usare specifici controlli per rimuovere le informazioni personali dal servizio, su richiesta di un mittente o di un firmatario.

L’univocità dell’utente si basa sull’indirizzo e-mail utilizzato per identificare tale persona. Una persona che dispone di più indirizzi e-mail può avere più ID utente distinti nel sistema. Tutti i controlli GDPR di Acrobat Sign si basano sull’utilizzo dell’indirizzo e-mail per trovare e gestire le informazioni personali. Non esiste alcuna connessione tra gli specifici indirizzi e-mail e un amministratore troverà solo i dati relativi all’indirizzo e-mail fornito.

Funzionalità che supportano i requisiti GDPR

Acrobat Sign offre funzionalità che aiutano i clienti a rispettare i requisiti GDPR. Per ulteriori informazioni su come Adobe protegge la tua privacy, visita www.adobe.com/it/privacy.

Il regolamento RGPD rafforza il diritto delle persone a richiedere l’accesso ai propri dati personali, nonché la loro correzione ed eliminazione.

  • Accesso: un utente o firmatario può accedere direttamente alla maggior parte delle sue informazioni personali tramite l’interfaccia utente di Acrobat Sign.  Una piccola quantità di informazioni sulle attività non è attualmente disponibile direttamente.Il titolare di un account per utente individuale dovrà contattare l’ufficio Privacy di Adobe all’indirizzo Adobe.com/it/privacy per richiedere l’accesso a tali informazioni.Più avanti in questo articolo viene fornito un esempio di questo tipo di report.
  • Correzione: tutte le informazioni personali raccolte su utenti o firmatari sono disponibili tramite l’interfaccia utente.Se sono richieste delle modifiche, l’utente o il firmatario può apportarle direttamente senza contattare Adobe o il suo amministratore.
  • Eliminazione: sono disponibili azioni diverse a seconda del ruolo rivestito nel processo di firma.Un utente che invia accordi deve inoltrare la richiesta alla società di cui è dipendente.Adobe non può partecipare a questa interazione e non controlla i dati raccolti dal datore di lavoro durante le attività aziendali.Durante il processo di firma, viene raccolta una quantità minima di informazioni su un firmatario.I dati raccolti includono nome, indirizzo e-mail, indirizzo IP e, facoltativamente, un numero di telefono e codice monouso. Tali informazioni vengono archiviate con l’accordo e la firma e sono gestite dall’azienda che ha inviato l’accordo. Se un firmatario richiede informazioni in merito ai dati personali raccolti con un accordo, deve contattare il mittente dell’accordo.Adobe, in qualità di responsabile del trattamento, non può fornire informazioni al firmatario in merito all’accordo o all’azienda che lo ha inviato. Poiché le sole informazioni salvate sul firmatario si trovano nell’accordo, eliminando l’accordo vengono eliminati anche i dati personali del firmatario.Se il mittente accetta di eliminare le informazioni del firmatario, potrà usare il menu Privacy per trovare ed eliminare gli accordi a cui ha partecipato il firmatario.

Per quanto riguarda i set di strumenti di Acrobat Sign, sono disponibili tre funzionalità:

  • Registri a livello di utente: un registro dei vari eventi (che includono informazioni personali) attivati nell’ambiente Acrobat Sign.
  • Eliminazione degli accordi: gli amministratori privacy possono visualizzare ed eliminare qualsiasi accordo creato da qualsiasi utente all’interno del proprio account.
  • Eliminazione degli utenti: gli amministratori privacy possono eliminare qualsiasi utente dal proprio account.

Gli amministratori della privacy possono gestire le informazioni e gli accordi degli utenti accedendo a Admin Console e modificando il profilo utente.

Registri a livello di utente

Qualsiasi utente può richiedere al centro privacy di Adobe di fornire il registro delle sue attività nel sistema Acrobat Sign, in cui sono inclusi i dati privati.

Tali informazioni vengono restituite sotto forma di file CSV contenente ciò che segue:

  • Data dell’evento
  • Tipo di evento
  • Indirizzo IP da cui è stato attivato l’evento

Eliminazione degli accordi

Applicabile solo agli accordi inviati dagli utenti gestiti dall’amministratore privacy.

Quando un firmatario richiede la rimozione delle sue informazioni dal sistema Acrobat Sign, l’amministratore privacy dell’account può eseguire ricerche in base all’indirizzo e-mail dell’utente e restituire tutti gli accordi a cui ha partecipato tale indirizzo e-mail e che sono stati creati nell’interno dell’organizzazione dell’amministratore.

Se l’amministratore privacy determina che l’accordo non è più necessario, può eliminarlo dal servizio in modo completo e irrevocabile.

I destinatari che contattano Acrobat Sign saranno indirizzati a rivedere la propria scheda Gestisci e a contattare l’azienda che ha originariamente creato la transazione allo scopo di eliminare l’accordo.

Acrobat Sign, come responsabile del trattamento del cliente, non eliminerà mai un accordo su richiesta di un destinatario.

Finestra Privacy con gli accordi visualizzati e il collegamento Scarica accordo evidenziato

Eliminazione utenti

Applicabile solo agli utenti gestiti dall’amministratore privacy

Quando un dipendente richiede l’eliminazione dei suoi dati dai sistemi, questo strumento consente di eliminare completamente tutti i dati dell’utente dai server Acrobat Sign.

Gli utenti devono inoltrare questa richiesta direttamente all’amministratore privacy dell’account. Solo l’amministratore privacy può eliminare gli utenti.

Il servizio di assistenza di Acrobat Sign non può eliminare gli utenti da un account e, se riceve una richiesta in tal senso, inviterà l’utente a rivolgersi all’amministratore dell’account.

Scheda Utenti con le opzioni per un utente inattivo visualizzate e il collegamento Elimina informazioni utente evidenziato.

Nota:

Account individuale e gratuito

Gli utenti che sono di fatto l’unica persona di un account o che dispongono solo di un account gratuito non potranno eliminare se stessi. In questo caso, l’utente dovrà contattare il Centro per la privacy di Adobe.

L’utente deve fornire il proprio indirizzo e-mail e richiedere esplicitamente che l’utente associato all’indirizzo e-mail venga eliminato dai sistemi Acrobat Sign. Il Centro per la privacy di Adobe intraprenderà le azioni necessarie affinché l’utente venga eliminato.

Come richiedere la rimozione dei propri dati da Acrobat Sign

Affinché i dati personali di un utente possano essere eliminati dal sistema Acrobat Sign, le risorse dell’utente devono essere risolte correttamente.Questo processo varia a seconda del tipo di utente o account coinvolto, che può essere raggruppato in tre categorie:

Centro per la privacy di Adobe

Eventuali richieste che non sono supportate dagli strumenti disponibili nell’interfaccia utente e domande sulla conformità al regolamento GDPR devono essere inviate al Centro per la privacy di Adobe.

Gli addetti all’assistenza e i Success Agent non hanno accesso agli strumenti che consentono di eliminare i contenuti dai server.

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