Impostare i pagamenti online

La funzione per pagamenti online di Adobe Sign consente al mittente di richiedere un pagamento come parte del processo del destinatario (indipendente dal ruolo). I pagamenti possono essere definiti come valori fissi (preventivi), derivati dai campi calcolati nell’accordo (modulo d’ordine) oppure inseriti dal cliente (donazioni). La funzione per pagamenti è disponibile per i livelli di servizio Enterprise, Business e Small Business nei data center NA, EU e AU.


Descrizione della funzione

Nel servizio Pagamento online di Adobe Sign è integrato Braintree come gateway di pagamento associato al processo di firma. L’integrazione viene abilitata con l’aggiunta di un campo Pagamento al modulo.

I moduli possono essere creati con campi di pagamento basati su:

  • un valore statico, come nel caso di un preventivo per un servizio;
  • un valore dinamico, ricavato dai campi calcolati presenti nel modulo, come nel caso di un modulo d’ordine con più oggetti, quantità e metodi di spedizione;
  • un valore inserito dal destinatario, come nel caso di una richiesta di donazione.
Nota:

Quando si inserisce un campo di pagamento in un accordo, il pulsante Clicca per firma viene sostituito da Paga e firma quando il valore del campo è diverso da zero.

 

Se il firmatario fa clic sul pulsante Paga e firma, viene visualizzata una finestra di pagamento fornita dall’integrazione Braintree. Questa finestra consente di raccogliere tutte le informazioni personali relative al pagamento senza che il firmatario debba inserirle in un modulo Adobe Sign, migliorandone la sicurezza a livello generale ed eliminando la necessità di acquisire ed elaborare manualmente il pagamento. 

Nota:

I pagamenti online non sono disponibili per gli account dei clienti nei data center JP1 o IN1.

Il servizio Braintree è disponibile solo per gli esercenti di specifiche aree geografiche. Per determinare se il servizio è supportato per la tua area geografica, consulta le linee guida internazionali di Braintree.


Come utilizzare questa funzione

Per creare un modulo di pagamento è sufficiente utilizzare un campo modulo di pagamento nell’accordo.

Se è la prima volta che crei un modulo con Adobe Sign, consulta la sezione su come usare lo strumento di creazione in-app.

Se hai già dimestichezza con il processo di creazione, dovrai semplicemente imparare a usare il nuovo tipo di campo (Pagamento), rispettando i requisiti per il suo corretto funzionamento.

Creazione con trascinamento della selezione

Il campo di pagamento si trova in fondo all’elenco delle categorie dei campi, sul lato destro della finestra di creazione.

 

Quando si utilizzano i campi di pagamento, è importante prestare attenzione alle opzioni dei campi per fare sì che il modulo funzioni correttamente.

In particolare:

Assegnato a: verifica che il campo venga assegnato al destinatario che deve effettuare il pagamento. Ciò potrebbe non risultare intuitivo per un valore di pagamento statico, ma l’assegnazione del campo rappresenta l’associazione logica dell’utente che effettua il pagamento al record di pagamento.

Tipo di valore: è collegato alla funzione del modulo.

  • Valore immesso fornisce un valore statico, che si tratti di un valore dichiarato (come nel caso di un preventivo) o di un valore accettato (come nel caso di una donazione).
  • Valore calcolato fornisce un valore derivato da una formula che comprende altri campi. Questo tipo di valore viene usato nei moduli d’ordine dinamici.

Solo lettura: se questa opzione è selezionata, il mittente deve assicurarsi che il campo sia compilato con un valore fisso o con un valore calcolato.

Se non è selezionata, il valore sarà quello predefinito impostato in fase di creazione oppure quello inserito dal destinatario.

Valore di default: usa questa opzione se il modulo contiene un valore impostato per pagamenti statici o un valore di donazione consigliato.

Valuta: imposta la valuta appropriata per i destinatari. 1000 yen hanno un valore ben diverso da 1000 euro.

Intervallo valori: questa opzione è utile per stabilire un intervallo di valori consentiti per le donazioni.

Valore statico (preventivi)

Per i moduli con un valore statico è necessario impostare un valore Immesso durante la creazione.

  • Il campo deve essere definito come di Sola lettura.
  • È necessario inserire un Valore di default diverso da zero.
  • Seleziona la Valuta appropriata per il destinatario.

 

L’utente vedrà il campo e il valore, ma non potrà modificarlo.

Valore dinamico (modulo d’ordine)

Il campo di pagamento con valore dinamico deve essere configurato come valore Calcolato.

  • L’impostazione Sola lettura è obbligatoria per i campi con valori calcolati; pertanto non è disponibile nel menu delle proprietà. 
  • Il valore calcolato verrà derivato da altri campi con cui il destinatario può interagire (quantità, metodi di spedizione, opzioni di protezione) e così via.
  • Durante la fase di creazione, nel campo è visibile la formula anziché il valore numerico.

Seleziona una Valuta appropriata.

 

L’utente potrà vedere il campo; il valore del campo si aggiorna in tempo reale in base alle opzioni selezionate, ma non può essere modificato direttamente dal destinatario (sezione evidenziata di seguito).

Valori definiti dal destinatario (donazioni)

Un campo di pagamento definito dal firmatario può essere compilato direttamente dall’utente che vi immette il valore del pagamento. Questo deve essere configurato come valore Immesso e la funzione Solo lettura deve essere disattivata.

È possibile impostare un valore di default, che tuttavia potrà essere modificato liberamente dal destinatario.

È consentito definire un intervallo di valori ammessi, e il valore immesso dal destinatario sarà vincolato entro tale intervallo. Ad esempio, potete eventualmente impostare un valore minimo accettabile.

 

L’utente vedrà un campo di pagamento modificabile, che potrà eventualmente contenere un valore di default.

Se è stato definito un limite massimo o minimo e viene immesso un valore al di fuori di tale limite, si verificherà un errore e il destinatario potrà firmare solo dopo che questo sarà stato corretto.

Nota:

Se il campo viene compilato con un valore pari a zero o lasciato vuoto, il pulsante Paga e firma viene sostituito da Clicca per firma per indicare che l’accordo non richiede alcun pagamento.

 

I valori negativi non sono consentiti.

Record di transazione

Per gestire informazioni personali come i dettagli di pagamento è fondamentale accertarsi che i dati siano memorizzati in modo sicuro. Adobe Sign e Braintree condividono solo i dettagli indispensabili a completare la transazione e garantire la corretta verifica di un pagamento associato a un accordo.

Record di Braintree

Il sistema Adobe Sign custodisce i documenti dell’accordo e i record dei destinatari e delle interazioni. Braintree non verrà mai a conoscenza del contenuto della transazione né dell’elenco completo dei destinatari (necessariamente, Braintree deve invece essere a conoscenza dell’utente che effettua il pagamento).

Quando l’utente fa clic sul pulsante Paga e firma, viene aperto un frame interattivo per il servizio Braintree e vengono richiamati quattro oggetti di dati:

  1. Tipo di valuta: necessario solo per fare sì che in Braintree venga utilizzato l’account esercente corretto.
  2. Valore numerico nel campo di pagamento: necessario per comprendere il valore dell’importo ricevuto.
  3. Indirizzo e-mail di chi effettua il pagamento: necessario per identificare chi effettua il pagamento.
  4. Codice di partecipazione della transazione: necessario per associare direttamente il record di pagamento al quello dell’accordo. 

Record di Adobe Sign

Braintree è il custode dei record di pagamento e nessun record relativo ai dati personali di chi effettua il pagamento viene comunicato ad Adobe Sign.

Una volta completato il pagamento, ad Adobe Sign viene comunicato solo il numero di transazione Braintree. Questo ID di transazione si trova nella scheda Cronologia (nella pagina Gestisci) 

 

e nel report di audit.


Attivazione e disattivazione

Prima di iniziare a lavorare con i campi di pagamento in Adobe Sign, è necessario disporre di un account Braintree.

È possibile registrare un account di produzione qui:  https://www.braintreepayments.com/sales-apply

La funzionalità Pagamenti online di Adobe Sign può essere attivata a livello di account dall’amministratore dell’account Adobe Sign.

  • Le impostazioni a livello di gruppo sono consentite e sostituiscono i valori a livello di account
    • Per ogni gruppo può essere attivato un account Braintree univoco
  1. Per abilitare questa funzione, passa a: Account > Impostazioni account > Integrazione pagamenti

  2. Copiare e incollare le informazioni sulle credenziali richieste dall’account di Braintree nei campi correlati:

    • Chiave pubblica
    • Chiave privata
    • ID esercente
    Passare al menu dei pagamenti

  3. Al termine fai clic su Salva.

    La pagina viene aggiornata per mostrare che casella di controllo Per abilitare i pagamenti, collega un account Braintree è selezionata e che è stato aggiunto il testo Il tuo account Braintree è pronto per accettare pagamenti:

    Account Braintree configurato


Modifica delle credenziali Braintree

Se devi modificare le credenziali Braintree (ad esempio per usare un nuovo account esercente):

  1. Accedi alla pagina di pagamento: Account > Impostazioni account > Integrazione pagamenti.

  2. Immetti il nuovo ID esercente e la chiave pubblica/privata e fai clic su Salva

    Collegarsi a un altro account

    La pagina viene aggiornata e le nuove credenziali di pagamento vengono applicate a tutti i pagamenti successivi.


Disabilitare Braintree

Per disattivare l’integrazione tra Adobe Sign e Braintree:

  1. Passa ad Account > Impostazioni account > Integrazione pagamenti.

  2. Fai clic sul pulsante Cancella credenziali

    Cancella credenziali

  3. Fai clic su Salva.

  4. Viene chiesto di confermare che si desidera disabilitare l’integrazione.

    • Selezionare la casella per confermare che l’integrazione smetterà di funzionare
    • Fai clic su Cancella
    Disabilitare i pagamenti

  5. La pagina si aggiorna per mostrare che la funzione di pagamento è disabilitata con i controlli delle credenziali eliminati:

    Disabilitazione senza credenziali


Disabilitare Braintree: salvare le credenziali

È possibile disattivare l’integrazione tra Adobe Sign e Braintree, ma salvare le credenziali per riattivare il servizio con lo stesso ID esercente quando necessario.

  1. Passa a Account > Impostazioni account > Integrazione pagamenti.

  2. Deseleziona la casella di controllo Per abilitare i pagamenti, collega un account Braintree.

  3. Fai clic su Salva.

    Disabilitare i pagamenti : salvare le credenziali

  4. Viene chiesto di confermare che si desidera disabilitare l’integrazione.

    • Fai clic su Disabilita.
    Salvare le credenziali

  5. La pagina si aggiorna per mostrare che la funzione di pagamento è disabilitata, con i controlli delle credenziali salvate visibili

    Disabilitato con credenziali salvate

    Nota:

    Per riattivare i pagamenti con le credenziali salvate, seleziona la casella Per abilitare i pagamenti quindi Salva.


Opzioni di configurazione

Il servizio Braintree offre una serie di opzioni di configurazione che possono migliorare notevolmente l’esperienza del firmatario. Gli utenti che si avvalgono di un servizio di pagamenti hanno esigenze diverse e vale la pena approfondire le funzioni offerte da Braintree.

Per quanto riguarda l’integrazione di Adobe Sign, alcune funzioni riguardano direttamente il firmatario:

  • Valuta: quale valuta viene accettata?

Braintree accetta una vasta gamma di valute e consente di impostare un “account esercente” per ogni valuta accettata. L’account esercente consente inoltre di definire i tipi di pagamenti accettati (PayPal e/o specifiche carte di credito).

 

All’interno di Adobe Sign, il campo Pagamento deve essere configurato per una valuta. Questa configurazione collega il pagamento all’account esercente impostato per lo stesso tipo di valuta. 

I valori presenti nelle proprietà del campo di Adobe Sign sono determinati dalle valute accettate dal tuo account esercente di Braintree.

L’impostazione di un account esercente predefinito determina anche la valuta predefinita che viene caricata nel campo di pagamento di Adobe Sign.

 

  • Controllo duplice transazione: impedisce che con un doppio clic possano essere create accidentalmente due transazioni e che l’importo possa essere addebitato due volte al firmatario.


Aspetti da considerare

Contenuto e archiviazione PCI

Durante il processo di pagamento, tutte le informazioni vengono inserite nell’interfaccia Braintree.

Tutte le informazioni di pagamento sono memorizzate esclusivamente all’interno dell’account Braintree.

Nell’ambiente Adobe Sign vengono memorizzate solo le credenziali API per l’account Braintree e il numero di transazione trasmesso da Braintree (registrato nella traccia di audit di Adobe Sign).

Nessuna informazione di pagamento effettiva entra mai a contatto con il sistema Adobe Sign, garantendo compatibilità PCI e sicurezza del firmatario ottimali.

Operazione interrotta tra pagamento e firma

Durante l’utilizzo dei pagamenti il processo di firma avviene in due fasi:

  • Acquisizione del pagamento
  • Completamento della firma

In questo modo viene garantito che l’accordo non possa essere completato senza che il pagamento sia stato acquisito.

Se per qualsiasi motivo si verificasse un’interruzione del processo, il firmatario potrà riaprire l’accordo dal collegamento originale (o da un collegamento del promemoria, se quest’ultimo è stato configurato) e riprendere il processo di firma.

Se il pagamento è stato acquisito prima dell’interruzione, queste informazioni verranno presentate chiaramente al firmatario.

 

La scheda Cronologia riflette inoltre correttamente questa condizione.

Prevenzione di duplice pagamento

La funzione Controllo duplice transazione del servizio Braintree impedisce che più transazioni possano essere registrate per lo stesso ID di transazione entro un determinato periodo di tempo.  In questo modo si evita il rischio che più pagamenti possano essere registrati in seguito a più clic.

Per configurare l’opzione Controllo duplice transazione:

1. Accedi al tuo account Braintree.

2. Passa a Impostazioni > Elaborazione > Controllo duplice transazione.

3. Attiva questa opzione.

Controversie di pagamento

I destinatari con controversie di pagamento di qualsiasi tipo devono contattare la parte che ha inviato l’accordo rispondendo all’e-mail che era stato ricevuto con la richiesta di firma.

Il servizio Adobe Sign offre la piattaforma per il processo di firma, ma il processo di pagamento è gestito da Braintree.

Adobe Sign non raccoglie alcun pagamento né informazioni di pagamento. Permette semplicemente di accedere al portale di pagamento configurato dal mittente dell’accordo.

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