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Abilitare l’invio degli URL dell’accordo al telefono del destinatario

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Abilitare l’opzione per inviare ai destinatari i collegamenti agli accordi direttamente ai loro smartphone.

Panoramica

La funzione di notifica con collegamento tramite SMS consente di recapitare direttamente gli URL di un accordo allo smartphone del destinatario senza dover accedere alla posta elettronica. Questa funzione è particolarmente utile quando il tempo è un fattore importante e quando è urgente ottenere un documento da firmare davanti a un destinatario.

Se si abilita l’opzione con collegamento tramite SMS per un destinatario, tutti i collegamenti relativi al firmatario vengono recapitati direttamente al numero di telefono fornito, compresi firma, promemoria e collegamenti agli accordi completati.

I collegamenti SMS possono essere forniti in aggiunta o in sostituzione del classico formato e-mail.

Disponibilità:

La notifica con collegamento tramite SMS è disponibile solo per i piani di licenza Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

Come utilizzare questa funzione

Quando l’opzione collegamento SMS è attivata, i mittenti possono scegliere se inviare il collegamento per la firma dell’accordo tramite e-mail, SMS o entrambi. Se l’opzione SMS è selezionata, il mittente deve includere un numero di telefono.

  • Se è selezionata solo l’opzione e-mail, non cambia nulla e per inviare i collegamenti tramite posta elettronica viene utilizzato l’indirizzo del destinatario.
  • Se si seleziona solo l’opzione SMS, il record del destinatario si aggiorna per accettare un numero di telefono. Il prefisso internazionale può essere selezionato dal menu a discesa a sinistra del campo del numero di telefono.
  • Se entrambe le opzioni sono selezionate, il record del destinatario viene aggiornato per aggiungere un campo aggiuntivo per il numero di telefono (obbligatorio).
  • Quando sono disponibili entrambe le opzioni E-mail e SMS, la configurazione predefinita dei record prevede che la prima sia abilitata e la seconda disabilitata. I mittenti devono abilitare esplicitamente gli SMS ogni volta.

I collegamenti SMS sono configurati per destinatario.
I gruppi di destinatari ad hoc sono supportati. Ogni membro deve essere configurato singolarmente e tutti i membri del gruppo devono ricevere una notifica in base alla propria configurazione.

Pagina Invia che mostra tre record dei destinatari, uno con l’e-mail selezionata, uno con solo l’opzione SMS selezionata e il terzo con selezionate entrambi

I destinatari ricevono un breve messaggio che identifica chi ha inviato l’accordo, il nome dell’accordo e il collegamento che invia il firmatario direttamente alla pagina di firma elettronica dell’accordo.
Se è configurata l’autenticazione, il destinatario dovrà superarla prima di poter interagire con l’accordo.

Messaggio dell’accordo e URL visualizzati su uno smartphone.

Best practice

Abilita le notifiche dei collegamenti SMS se hai un motivo aziendale identificato. Le notifiche con collegamento tramite SMS utilizzano le stesse transazioni premium di Autenticazioni tramite telefono e verrà richiesto un budget per il loro utilizzo.

Presta particolare attenzione all’utilizzo delle notifiche con collegamento tramite SMS e delle autenticazioni tramite telefono. Una volta esaurito il pool di transazioni, la notifica del collegamento (e l’autenticazione tramite telefono) non avrà esito positivo e il processo dell’accordo si bloccherà fino a quando le transazioni non saranno nuovamente disponibili.

Configurazione

I controlli di questa funzione possono essere determinati passando a Impostazioni di invio > Invia notifiche dell’accordo tramite

Impostazioni di invio nel menu di amministrazione che evidenzia i controlli “Invia notifiche dell’accordo tramite”.

Quando l’impostazione è disattivata, il record del destinatario mostra che E-mail è selezionata e la possibilità di modificare le impostazioni viene eliminata.

Record del destinatario con le opzioni di invio del collegamento espanse che mostrano le impostazioni eliminate.

Quando questa impostazione è abilitata, il mittente ha il controllo sulla modalità di invio dei collegamenti.
Per impostazione predefinita, l’opzione E-mail è selezionata e l’opzione SMS è disattivata.

Record del destinatario con le opzioni di invio del collegamento espanse che mostrano le impostazioni configurabili.

Consumo di notifiche con collegamento tramite SMS

Viene consumata una transazione SMS quando un destinatario riceve per la prima volta una notifica della sua partecipazione all’accordo. La transazione consumata dal pool SMS include fino a tre notifiche al destinatario:

  1. Il messaggio iniziale Firma con un collegamento.
  2. Un messaggio di promemoria con un collegamento.
    • Solo una notifica Promemoria viene inviata tramite SMS. Se il destinatario è configurato per ricevere più promemoria (ad esempio, ogni giorno), verrà inviato un promemoria e dopo questo verrà annullato.
  3. Un messaggio Accordo completato oppure Delegato con un collegamento (a seconda di come il destinatario completa la propria azione).

Tutti i membri del gruppo di destinatari ricevono una notifica contemporaneamente. Se un gruppo di destinatari ha cinque membri e tre sono configurati per ricevere notifiche SMS, vengono consumate tre transazioni SMS.

Se la scadenza del collegamento è attiva e viene richiesto un nuovo collegamento, il nuovo collegamento viene recapitato senza consumare un’altra transazione SMS.

Ogni promemoria configurato dopo il primo verrà addebitato come una transazione SMS e invierà un solo collegamento SMS. Ad esempio, se configuri un promemoria settimanale, verrà addebitato un collegamento SMS, verrà inviato un collegamento SMS e il promemoria verrà terminato.

Suggerimento:

Se la consegna e-mail è configurata in aggiunta all’SMS, il ciclo del promemoria e-mail non viene troncato e consegnerà le notifiche e-mail in base alla pianificazione configurata.

Nota:

È importante ricordare che le notifiche con collegamento SMS consumano transazioni dallo stesso pool dell’autenticazione tramite telefono.

Delega

La delega della firma effettuata in qualsiasi metodo non è supportata e il destinatario delegato riceverà i collegamenti inviati nel modulo di posta elettronica.

 Tenere traccia del volume disponibile

Per monitorare il volume delle transazioni SMS disponibili per l’account:

  • passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Invia notifiche dell’accordo tramite
  • Passa il puntatore sul collegamento Traccia utilizzo:
Pagina Impostazioni di invio che evidenzia il collegamento Traccia utilizzo con la finestra a comparsa delle informazioni esposta
L’utilizzo delle transazioni viene suddiviso nel riquadro a comparsa per visualizzare il volume utilizzato per le transazioni di recapito SMS e autenticazione telefonica.

Record sulla pagina Gestisci

Quando l’accordo viene visualizzato sulla pagina Gestisci, l’indirizzo e-mail (o il nome del destinatario) è elencato nella colonna Destinatari se l’accordo viene inviato con l’e-mail abilitata.

Se è abilitata solo l’opzione SMS, il numero di telefono parzialmente oscurato sotto forma di indirizzo e-mail viene visualizzato nella colonna Destinatari. (ad esempio, XXXXXX1212@sms.adobesign.com)

Pagina Gestisci che mostra due record dell’accordo, un esempio di quando viene utilizzato un messaggio e-mail e l’altro mostra il formato quando viene utilizzato solo SMS.

Quando vengono visualizzano i record dei singoli destinatari (quando si sostituisce il destinatario o si modifica il tipo di autenticazione), il numero di telefono viene presentato senza oscuramento:

Record del destinatario che evidenzia il metodo di consegna SMS e il numero di telefono a cui viene consegnato il messaggio

Nota:

Gli accordi inviati utilizzando solo l’opzione collegamento SMS (nessuna notifica e-mail) non verranno elencati sulla pagina Gestisci del destinatario.

Report di audit e registro Attività

Il Report di audit e il registro Attività identificano chiaramente quando viene utilizzata l’opzione SMS per la richiesta iniziale di firma del documento da parte di un destinatario.
Il report di audit registrerà anche gli eventi promemoria se il gruppo è configurato per questo scopo.

  • Vengono esposte solo le ultime quattro cifre del numero di telefono.
Report di audit che evidenzia il record del collegamento SMS inviato

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