Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
-
Gestione degli utenti
- Aggiunta di utenti
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
-
Linee guida per i requisiti normativi
- Accessibilità
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
- Clientela del settore sanitario
- Supporto IVES
- Accordi di “archiviazione”
- Considerazioni UE/Regno Unito
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
Inviare, firmare e gestire gli accordi
-
Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
-
Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
-
Inviare gli accordi
- Panoramica sulla pagina Invia
- Inviare un accordo solo a se stessi
- Inviare un accordo agli altri
- Firme manuali
- Ordine di firma del destinatario
-
Invia in modalità collettiva
- Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
- Invio in modalità collettiva: configurare un modello principale
- Invio in modalità collettiva: configurare un file CSV
- Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
- Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
- Reporting per Invia in modalità collettiva
-
Authoring dei campi nei documenti
-
Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Domande frequenti sull’authoring
-
Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
-
Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
-
Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
-
Modelli riutilizzabili
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
-
Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
-
Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Estrazione dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Generazione degli accordi
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
Supporto e risoluzione dei problemi
Abilitare l’opzione per inviare ai destinatari i collegamenti agli accordi direttamente ai loro smartphone.
Panoramica
La funzione di notifica con collegamento tramite SMS consente di recapitare direttamente gli URL di un accordo allo smartphone del destinatario senza dover accedere alla posta elettronica. Questa funzione è particolarmente utile quando il tempo è un fattore importante e quando è urgente ottenere un documento da firmare davanti a un destinatario.
Se si abilita l’opzione con collegamento tramite SMS per un destinatario, tutti i collegamenti relativi al firmatario vengono recapitati direttamente al numero di telefono fornito, compresi firma, promemoria e collegamenti agli accordi completati.
I collegamenti SMS possono essere forniti in aggiunta o in sostituzione del classico formato e-mail.
Disponibilità:
La notifica con collegamento tramite SMS è disponibile solo per i piani di licenza Enterprise.
Ambito di configurazione:
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
Come utilizzare questa funzione
Quando l’opzione collegamento SMS è attivata, i mittenti possono scegliere se inviare il collegamento per la firma dell’accordo tramite e-mail, SMS o entrambi. Se l’opzione SMS è selezionata, il mittente deve includere un numero di telefono.
- Se è selezionata solo l’opzione e-mail, non cambia nulla e per inviare i collegamenti tramite posta elettronica viene utilizzato l’indirizzo del destinatario.
- Se si seleziona solo l’opzione SMS, il record del destinatario si aggiorna per accettare un numero di telefono. Il prefisso internazionale può essere selezionato dal menu a discesa a sinistra del campo del numero di telefono.
- Se entrambe le opzioni sono selezionate, il record del destinatario viene aggiornato per aggiungere un campo aggiuntivo per il numero di telefono (obbligatorio).
- Quando sono disponibili entrambe le opzioni E-mail e SMS, la configurazione predefinita dei record prevede che la prima sia abilitata e la seconda disabilitata. I mittenti devono abilitare esplicitamente gli SMS ogni volta.
I collegamenti SMS sono configurati per destinatario.
I gruppi di destinatari ad hoc sono supportati. Ogni membro deve essere configurato singolarmente e tutti i membri del gruppo devono ricevere una notifica in base alla propria configurazione.
I destinatari ricevono un breve messaggio che identifica chi ha inviato l’accordo, il nome dell’accordo e il collegamento che invia il firmatario direttamente alla pagina di firma elettronica dell’accordo.
Se è configurata l’autenticazione, il destinatario dovrà superarla prima di poter interagire con l’accordo.
Best practice
Abilita le notifiche dei collegamenti SMS se hai un motivo aziendale identificato. Le notifiche con collegamento tramite SMS utilizzano le stesse transazioni premium di Autenticazioni tramite telefono e verrà richiesto un budget per il loro utilizzo.
Presta particolare attenzione all’utilizzo delle notifiche con collegamento tramite SMS e delle autenticazioni tramite telefono. Una volta esaurito il pool di transazioni, la notifica del collegamento (e l’autenticazione tramite telefono) non avrà esito positivo e il processo dell’accordo si bloccherà fino a quando le transazioni non saranno nuovamente disponibili.
Quando l’impostazione è disattivata, il record del destinatario mostra che E-mail è selezionata e la possibilità di modificare le impostazioni viene eliminata.
Quando questa impostazione è abilitata, il mittente ha il controllo sulla modalità di invio dei collegamenti.
Per impostazione predefinita, l’opzione E-mail è selezionata e l’opzione SMS è disattivata.
Consumo di notifiche con collegamento tramite SMS
Viene consumata una transazione SMS quando un destinatario riceve per la prima volta una notifica della sua partecipazione all’accordo. La transazione consumata dal pool SMS include fino a tre notifiche al destinatario:
- Il messaggio iniziale Firma con un collegamento.
- Un messaggio di promemoria con un collegamento.
- Solo una notifica Promemoria viene inviata tramite SMS. Se il destinatario è configurato per ricevere più promemoria (ad esempio, ogni giorno), verrà inviato un promemoria e dopo questo verrà annullato.
- Un messaggio Accordo completato oppure Delegato con un collegamento (a seconda di come il destinatario completa la propria azione).
Tutti i membri del gruppo di destinatari ricevono una notifica contemporaneamente. Se un gruppo di destinatari ha cinque membri e tre sono configurati per ricevere notifiche SMS, vengono consumate tre transazioni SMS.
Se la scadenza del collegamento è attiva e viene richiesto un nuovo collegamento, il nuovo collegamento viene recapitato senza consumare un’altra transazione SMS.
Ogni promemoria configurato dopo il primo verrà addebitato come una transazione SMS e invierà un solo collegamento SMS. Ad esempio, se configuri un promemoria settimanale, verrà addebitato un collegamento SMS, verrà inviato un collegamento SMS e il promemoria verrà terminato.
Se la consegna e-mail è configurata in aggiunta all’SMS, il ciclo del promemoria e-mail non viene troncato e consegnerà le notifiche e-mail in base alla pianificazione configurata.
È importante ricordare che le notifiche con collegamento SMS consumano transazioni dallo stesso pool dell’autenticazione tramite telefono.
Delega
La delega della firma effettuata in qualsiasi metodo non è supportata e il destinatario delegato riceverà i collegamenti inviati nel modulo di posta elettronica.
Tenere traccia del volume disponibile
Per monitorare il volume delle transazioni SMS disponibili per l’account:
- passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Invia notifiche dell’accordo tramite
- Passa il puntatore sul collegamento Traccia utilizzo:
Record sulla pagina Gestisci
Quando l’accordo viene visualizzato sulla pagina Gestisci, l’indirizzo e-mail (o il nome del destinatario) è elencato nella colonna Destinatari se l’accordo viene inviato con l’e-mail abilitata.
Se è abilitata solo l’opzione SMS, il numero di telefono parzialmente oscurato sotto forma di indirizzo e-mail viene visualizzato nella colonna Destinatari. (ad esempio, XXXXXX1212@sms.adobesign.com)
Quando vengono visualizzano i record dei singoli destinatari (quando si sostituisce il destinatario o si modifica il tipo di autenticazione), il numero di telefono viene presentato senza oscuramento:
Gli accordi inviati utilizzando solo l’opzione collegamento SMS (nessuna notifica e-mail) non verranno elencati sulla pagina Gestisci del destinatario.
Report di audit e registro Attività
Il Report di audit e il registro Attività identificano chiaramente quando viene utilizzata l’opzione SMS per la richiesta iniziale di firma del documento da parte di un destinatario.
Il report di audit registrerà anche gli eventi promemoria se il gruppo è configurato per questo scopo.
- Vengono esposte solo le ultime quattro cifre del numero di telefono.