Novità
Introduzione
- Guida introduttiva per gli amministratori
- Guida introduttiva per gli utenti
- Per gli sviluppatori
- Libreria tutorial video
- Domande frequenti
Amministrazione
- Panoramica su Admin Console
- Gestione degli utenti
- Aggiungere un utente
- Aggiungere più utenti alla volta
- Aggiungere utenti dalla directory
- Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
- Creare utenti con funzioni specifiche
- Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
- Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
- Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
- Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
- Tipi di identità utente e SSO
- Cambiare l’identità utente
- Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
- Autenticare gli utenti con la Federazione Google
- Profili di prodotti
- Esperienza di accesso
- Impostazioni account/gruppo
- Panoramica delle impostazioni
- Impostazioni generali
- Livello e ID account
- Flussi di lavoro per firma autonoma
- Invia in modalità collettiva
- Moduli web
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Flussi di lavoro Power Automate
- Documenti libreria
- Raccogliere i dati modulo con gli accordi
- Visibilità limitata dei documenti
- Allegare una copia PDF dell’accordo firmato
- Includere un collegamento nell’e-mail
- Includere un’immagine nell’e-mail
- Denominazione dei file allegati alle e-mail
- Allegare report di audit ai documenti
- Unire più documenti in uno solo
- Caricare un documento firmato
- Delega per utenti nel mio account
- Consentire la delega ai destinatari esterni
- Autorizzazione a firmare
- Autorizzazione a inviare
- Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
- Impostare un fuso orario predefinito
- Impostare un formato data predefinito
- Utenti in più gruppi
- Autorizzazioni amministratore gruppo
- Sostituzione del destinatario
- Report di audit
- Messaggi e assistenza nel prodotto
- PDF accessibili
- Nuova esperienza di creazione
- Cliente nel settore sanitario
- Configurazione dell’account
- Aggiungere un logo
- Personalizzare nome host/URL dell’azienda
- Aggiungere il nome dell’azienda
- Reindirizzamento URL post-accordo
- Preferenze firma
- Firme formattate correttamente
- Consentire ai destinatari di firmare
- I firmatari possono cambiare il nome
- Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
- Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
- Guida per i destinatari ai campi del modulo
- Rifiuto di firmare
- Consentire flussi di lavoro con timbri
- Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
- Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
- Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
- Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
- Richiedere indirizzo IP dei destinatari
- Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
- Firme digitali
- Sigilli elettronici
- Identità digitale
- Impostazioni report
- Nuova esperienza per i report
- Impostazioni per report Classic
- Impostazioni di protezione
- Impostazioni Single Sign-on
- Impostazioni Ricordami
- Criterio password di accesso
- Forza password di accesso
- Durata sessione Web
- Tipo cifratura PDF
- API
- Accesso a informazioni su utenti e gruppi
- Intervalli IP consentiti
- Condivisione account
- Permessi di condivisione account
- Controlli di condivisione accordi
- Verifica identità firmatario
- Password per firma accordo
- Forza password del documento
- Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
- Autenticazione tramite telefono
- Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
- Consentire estrazione pagina
- Scadenza del link del documento
- Caricare un certificato client per webhook/richiamata
- Marca temporale
- Impostazioni di invio
- Mostrare la pagina Invia dopo l’accesso
- Richiedere il nome del destinatario all’invio
- Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
- Ruoli destinatario consentiti
- Gruppi di destinatari
- Campi obbligatori
- Creazione di documenti allegati
- Appiattisci i campi
- Modificare gli accordi
- Nome dell’accordo
- Lingue
- Messaggi privati
- Tipi di firma consentiti
- Promemoria
- Protezione con password di documenti firmati
- Invia notifica di invio accordo tramite
- Opzioni di identificazione firmatari
- Protezione contenuti
- Abilitare transazioni Notarize
- Scadenza documento
- Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
- Ordine di firma
- Liquid Mode
- Controlli per flusso di lavoro personalizzato
- Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
- Reindirizzamento URL di conferma post-firma
- Modelli messaggio
- Impostazioni Bio-Pharma
- Integrazione flusso di lavoro
- Impostazioni autenticazione
- Integrazione per pagamenti
- Messaggi per firmatari
- Impostazioni SAML
- Configurazione SAML
- Installare Microsoft Active Directory Federation Service
- Installare Okta
- Installare OneLogin
- Installare Oracle Identity Federation
- Configurazione SAML
- Governance dei dati
- Impostazioni marca temporale
- Archivio esterno
- Lingue account
- Impostazioni e-mail
- Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
- Configurare le opzioni per i destinatari
- Linee guida per i requisiti normativi
- Accessibilità
- HIPAA
- GDPR
- 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
- Clientela del settore sanitario
- Supporto IVES
- Accordi di “archiviazione”
- Considerazioni UE/Regno Unito
- Download di accordi in modalità collettiva
- Richiedere il proprio dominio
- Collegamenti Segnala abuso
Inviare, firmare e gestire gli accordi
- Opzioni destinatari
- Annullare un promemoria tramite e-mail
- Opzioni disponibili nella pagina di firma elettronica
- Panoramica della pagina di firma elettronica
- Aprire per leggere l’accordo senza campi
- Rifiutare di firmare un accordo
- Delegare autorizzazioni di firma
- Riavviare l’accordo
- Scaricare un file PDF dell’accordo
- Visualizzare la cronologia dell’accordo
- Visualizzare i messaggi dell’accordo
- Convertire una firma elettronica in una manuale
- Convertire una firma da manuale a elettronica
- Aggiungere i campi modulo
- Cancellare i dati dai campi modulo
- Navigazione e ingrandimento della pagina Firma elettronica
- Cambiare la lingua utilizzata nelle informazioni e negli strumenti per gli accordi
- Rivedere le note legali
- Regolare le preferenze dei cookie Acrobat Sign
- Inviare gli accordi
- Panoramica sulla pagina Invia
- Inviare un accordo solo a se stessi
- Inviare un accordo agli altri
- Firme manuali
- Ordine di firma del destinatario
- Invia in modalità collettiva
- Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
- Invia in modalità collettiva - Destinatari manuali
- Invia in modalità collettiva - Caricamento CSV
- Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
- Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
- Reporting per Invia in modalità collettiva
- Authoring dei campi nei documenti
- Ambiente di authoring in-app
- Rilevamento automatico dei campi
- Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
- Assegnare i campi modulo ai destinatari
- Ruolo di precompilazione
- Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
- Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
- Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
- Creare moduli e tag di testo
- Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
- Campi
- Domande frequenti sull’authoring
- Ambiente di authoring in-app
- Firmare gli accordi
- Gestire gli accordi
- Panoramica della pagina Gestisci
- Delegare gli accordi
- Sostituire i destinatari
- Limitare la visibilità del documento
- Annullare un accordo
- Creare nuovi promemoria
- Revisione dei promemoria
- Annullare un promemoria
- Accedere ai flussi Power Automate
- Altre azioni...
- Come funziona la ricerca
- Visualizzare un accordo
- Creare un modello da un accordo
- Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
- Caricare un accordo firmato
- Modificare i file e i campi di un accordo inviato
- Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
- Aggiungere o modificare una data di scadenza
- Aggiungere una nota a un accordo
- Condividere un singolo accordo
- Annullare la condivisione di un accordo
- Scaricare un singolo accordo
- Scaricare i singoli file di un accordo
- Scaricare il report di audit di un accordo
- Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
- Report di audit
- Rapporti ed esportazioni di dati
- Panoramica
- Concedere agli utenti l’accesso al reporting
- Grafici del report
- Esportazioni di dati
- Rinominare un report o un’esportazione
- Duplicare un report o un’esportazione
- Pianificare un report o un’esportazione
- Eliminare un report o un’esportazione
- Verificare l’utilizzo delle transazioni
Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi
- Moduli web
- Modelli riutilizzabili (Modelli libreria)
- Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
- Creare un modello libreria
- Modificare il nome di un modello libreria
- Modificare il tipo di un modello libreria
- Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
- Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
- Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
- Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
- Flussi di lavoro Power Automate
- Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
- Abilitare l’integrazione di Power Automate
- Azioni nel contesto sulla pagina Gestisci
- Tracciare l’utilizzo di Power Automate
- Creare un nuovo flusso (esempi)
- Trigger utilizzati per i flussi
- Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
- Gestire i flussi
- Modificare i flussi
- Condividere i flussi
- Disabilitare o abilitare i flussi
- Eliminare i flussi
- Modelli utili
- Solo per l’amministratore
- Archiviazione dell’accordo
- Archiviazione del modulo web dell’accordo
- Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
- Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
- Salvare i documenti completati in Google Drive
- Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
- Estrazione dati dall’accordo
- Notifiche per l’accordo
- Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
- Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
- Generazione degli accordi
- Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
- Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
- Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
- Flussi di lavoro di invio personalizzati
- Condividere utenti e accordi
Integrazione con altri prodotti
- Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign
- Acrobat Sign per Salesforce
- Acrobat Sign per Microsoft
- Altre integrazioni
- Integrazioni gestite dai partner
- Come ottenere una chiave di integrazione
Acrobat Sign per sviluppatori
- API REST
- Webhook
Supporto e risoluzione dei problemi
Panoramica dei flussi di lavoro personalizzati
La progettazione dei flussi di lavoro personalizzati viene utilizzata per creare modelli di flusso di lavoro che predefiniscono la composizione dell’accordo e i processi di firma in base alle specifiche esigenze aziendali. Gli utenti possono progettare modelli di flusso di lavoro utilizzando un’interfaccia intuitiva che consente di specificare facilmente le caratteristiche dei partecipanti, inclusi i nomi, i ruoli e i percorsi predefiniti; i documenti da includere in un accordo; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; la distribuzione delle e-mail per i partecipanti; le opzioni di scadenza o password dell’accordo; e altro ancora.
I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di creazione dell’accordo con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno soggetto a errori.
A seconda delle impostazioni di account/gruppo, tutti gli utenti possono accedere alla creazione di flussi di lavoro per uso personale o per condividerli con i loro gruppi.
- Gli amministratori possono creare e condividere modelli a livello di gruppo.
- Gli amministratori a livello di account possono condividere un flusso di lavoro nell’intera organizzazione.
- Gli amministratori a livello di account possono condividere un flusso di lavoro nell’intera organizzazione.
- Gli utenti non amministratori possono essere autorizzati a sviluppare i propri flussi di lavoro e, facoltativamente, a condividerli con i gruppi di cui sono membri.
È possibile accedere alla cronologia e al report di audit dell’accordo creato dal flusso di lavoro dalla pagina Gestisci.
Mentre l’accordo è in corso, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni ad esso correlate.
Una volta effettuato l’accesso, seleziona Flussi di lavoro nel menu superiore della schermata Home.
Firma/approvazione e gestione di un accordo generato da un flusso di lavoro
L’accordo generato dal processo del flusso di lavoro è esattamente uguale a qualsiasi altro accordo inviato tramite lo stesso gruppo.
I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell’e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Acrobat Sign in account affidabili.
I mittenti dispongono delle stesse opzioni per gestire l’accordo dalla propria pagina Gestisci.
I report e le esportazioni di dati trattano l’accordo come qualsiasi altro accordo creato manualmente.
Configurazione
Disponibilità:
L’Ambiente del flusso di lavoro di invio personalizzato è disponibile solo per piani di licenza Enterprise.
Ambito di configurazione:
I controlli che influiscono sui Flussi di lavoro di invio personalizzato sono accessibili a livello di account e di gruppo.
Abilitando la nuova esperienza di flusso di lavoro, i flussi di lavoro si avvicinano alla funzionalità del processo di invio manuale.
Funzionalità abilitate con questa opzione:
- Layout di pagina con scorrimento del testo
- Usare firme digitali per uno o più destinatari
- Configurare i destinatari per la verifica dell’identità premium
- Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
- Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio
Per abilitare l’esperienza più recente, passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato
Verifica dell’identità premium
In Progettazione flussi di lavoro, tutti i metodi di autenticazione abilitati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.
I metodi di autenticazione sono visualizzati sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni di progetto flussi di lavoro per il mittente.
Se nella progettazione vengono selezionate più opzioni, queste diventano disponibili per il mittente durante il processo di invio.
Gruppi di destinatari
Gli oggetti destinatario nella Progettazione possono essere assegnati come gruppi destinatari. Questo consente al mittente di utilizzare un gruppo di destinatari riutilizzabile dalla propria rubrica o un gruppo di destinatari ad hoc per identificare un insieme di indirizzi e-mail autorizzati ad agire per quella fase di firma.
Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di tre responsabili, puoi aggiungere un gruppo destinatari contenente tutti e tre i messaggi e-mail. Quando il ciclo di firma viene inviato al gruppo di destinatari, tutti e tre i responsabili ricevono una notifica, ma solo uno di essi dovrà completare l’azione.
Quando si utilizza un gruppo di destinatari riutilizzabile in un flusso di lavoro, il destinatario deve essere stato creato prima ed essere disponibile per l’utente all’interno dell’ambito utilizzabile del flusso di lavoro. Questo significa che se il flusso di lavoro è disponibile per l’intera organizzazione, il gruppo di destinatari deve essere disponibile anche per l’intera organizzazione.
Per aggiungere un gruppo destinatari riutilizzabile, seleziona il pulsante Aggiungi gruppo destinatari per aprire il selettore di gruppo.
- Sono disponibili solo i gruppi di destinatari che dispongono delle autorizzazioni utente compatibili:
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero account può utilizzare solo i gruppi di destinatari gestiti dall’account
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero gruppo può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’account e dal gruppo
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un singolo utente può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’utente, dal gruppo e dall’account
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero account può utilizzare solo i gruppi di destinatari gestiti dall’account
- Quando si utilizza il modello per inviare un accordo, il nome del gruppo destinatari riutilizzabile viene inserito automaticamente come nome del gruppo.
- Se il destinatario è configurato come gruppo destinatari, non potrà più essere modificabile quando si utilizza il modello per inviare un accordo.
- I membri del gruppo di destinatari riutilizzabili non possono essere modificati, eliminati o aggiunti.
- Quando viene configurato un gruppo destinatari, il destinatario non può essere rimosso dal flusso di firma, anche se non presenta i contrassegni necessari.
I gruppi di destinatari ad hoc vengono creati nella definizione di destinatario del flusso di lavoro personalizzata, che esiste esclusivamente per descrivere un destinatario in un flusso di lavoro. Non è possibile salvarli o riutilizzarli in altri processi.
Per configurare un gruppo di destinatari ad hoc:
- Immetti gli indirizzi e-mail dei membri del gruppo di destinatari nel campo Destinatario utilizzando le virgole per delimitarli.
- Spunta la casella di controllo Contrassegna come gruppo di destinatari.
- Quando un mittente avvia un accordo utilizzando il flusso di lavoro, il sistema inserisce automaticamente un nome per il gruppo. Il nome del gruppo contiene un prefisso che identifica il nome generato automaticamente e quindi la stringa “Gruppo destinatari X”, dove X è un numero incrementale che inizia da 1 e aumenta a seconda del numero di gruppi di destinatari aggiunti.
- Se il destinatario è configurato per essere modificabile, il mittente può modificare il nome del gruppo, eliminare uno o tutti i membri preinseriti e aggiungere nuovi membri in base alle esigenze.
File allegati
Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Acrobat Sign.
Quando si allega un Modello Acrobat Sign a un flusso di lavoro, gli utenti visualizzeranno solo i Modelliassegnati allo stesso gruppo del flusso di lavoro e i Modelli assegnati all’organizzazione (modelli a livello di account). Ciò è dovuto alla relazione (uno a uno) tra il flusso di lavoro e i gruppi. (E al fatto che i modelli a livello di account vengono ereditati da tutti i gruppi.)
Si tratta di un’esperienza diversa rispetto a quella in cui un utente con un’iscrizione a più gruppi (uno a molti) visualizza la propria libreria di modelli . Poiché l’utente ha accesso a vari gruppi, può visualizzare tutti i modelli relativi a tutti i gruppi.
Questo non è il caso di un Flusso di lavoro che è limitato nell’ambito di un solo gruppo.
L’esperienza utente sotto la “nuova” impostazione è stata aggiornata a un design moderno con scorrimento del testo, come la pagina Invia.
Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.
Assegnazione dei campi definita dal modello
L’Assegnazione dei campi definita dal modello collega l’elenco dei destinatari, come definito in Progettazione flussi di lavoro, alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.
Esempio di caso d’uso:
- Un firmatario (cliente) deve firmare per primo
- Facoltativamente un cofirmatario può firmare per secondo
- Un commerciale interno deve controfirmare
Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:
- Un modulo per lo scenario con firmatario singolo, in cui la controfirma interna viene assegnata come indice del secondo firmatario
- Un altro modulo per lo scenario con cofirmatario, in cui il cofirmatario corrisponde al secondo firmatario e chi appone la controfirma al terzo
Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.
L’indice dei firmatari destinatari (come definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.
Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.
Abilita questa nuova funzionalità passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello
Se attivi la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.
Relazione tra destinatari e campi
A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).
I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.
Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:
- Dall’alto al basso
- Da sinistra a destra
Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.
- Il Firmatario è il destinatario più sinistra e quindi gli viene assegnato il numero 1
- Il Cofirmatario è a destra del Firmatario e quindi gli viene assegnato il numero 2
In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.
Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.
L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.
I nomi dei destinatari “Firmatario”, “Cofirmatario”, “Commerciale” ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro.
Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.
(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)
Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).
Nell’ambiente di creazione di Acrobat Sign, si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.
Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ciascun partecipante.
Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.
Per poter configurare i flussi di lavoro, la funzione deve essere abilitata.
Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita progettazione flussi di lavoro per gli amministratori.
Una volta attivata, tutti gli amministratori a livello di account e di gruppo avranno accesso alla progettazione dei flussi di lavoro nel menu amministratore.
- Gli amministratori a livello di gruppo possono creare flussi di lavoro per i gruppi sui quali hanno autorità amministrativa.
- Gli amministratori a livello di account possono creare un flusso di lavoro per qualsiasi gruppo, nonché flussi di lavoro a livello di organizzazione.
- Quando l’impostazione è abilitata, l’opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
- Quando l'impostazione è disabilitata, l’opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.
Per abilitare l’opzione per creare flussi di lavoro con un ambito di utilizzo “Solo io”, la progettazione del flusso di lavoro deve essere abilitata per tutti gli utenti. Se non sono abilitati tutti gli utenti, i flussi di lavoro possono essere associati solo ai gruppi o all’intera organizzazione.
Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita l’accesso alla progettazione del flusso di lavoro per tutti gli utenti.
- Quando l'impostazione è abilitata, l'opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
- Quando l'impostazione è disabilitata, l'opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.
Per impostazione predefinita, gli utenti non amministratori possono creare flussi di lavoro solo per se stessi, ma non dispongono delle autorizzazioni per condividere un flusso di lavoro con il proprio gruppo.
Tuttavia, le autorizzazioni degli utenti per condividere i flussi di lavoro con i propri gruppi possono essere abilitate a livello di account o di gruppo.
Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Consenti la condivisione dei flussi di lavoro creati dagli utenti a uno dei loro gruppi.
- Quando l’impostazione è abilitata, gli utenti visualizzano la casella a discesa del selettore di gruppi come opzione per chi può utilizzare il flusso di lavoro.
- Quando l’impostazione è disattivata, l’opzione a discesa del selettore di gruppi non è esposta nell’interfaccia.
Gli account che desiderano applicare con forza flussi di lavoro specifici per tutti i documenti e semplificare il processo di invio alla quantità minima di input da parte dell’utente possono definire completamente tutti i flussi di lavoro basati su documenti e limitare completamente l’invio ad hoc da parte degli utenti.
Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono estendere le opzioni configurabili a livello di gruppo, garantendo in tal modo che le opzioni di firma e i processi di notifica corretti vengano applicati in modo rigido.
Per limitare gli utenti a inviare solo flussi di lavoro approvati, passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e seleziona Abilita l’invio degli accordi utilizzando solo i flussi di lavoro.
Segnalazione degli errori per problemi comuni
Alcuni elementi della precedente esperienza di flusso di lavoro generano errori nella nuova interfaccia in seguito ai miglioramenti apportati al controllo e alla sicurezza della nuova esperienza. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori qualora si verifichino.
Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:
Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole.
L’esperienza moderna visualizza gli errori rilevati.
Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.
Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:
Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).
Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:
- Se gli indirizzi e-mail in Cc sono delimitati correttamente
- Che la stringa e-mail di ogni destinatario sia nel formato corretto
- (ad esempio, nome@dominio.tld)
-
- La nuova esperienza accetta virgole o punti e virgola
La nuova esperienza richiede valori univoci per tutti i titoli di documento nella pagina Documenti di Progettazione flussi di lavoro.
Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.
Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.
Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario. L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario.
Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.
Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.
Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello
Contenuti aggiuntivi relativi ai flussi di lavoro di invio personalizzati:
- Panoramica e opzioni di configurazione per flussi di lavoro di invio personalizzati
- Come creare un nuovo modello del flusso di lavoro per gli accordi
- Come modificare un modello del flusso di lavoro accordo esistente
- Come attivare o disattivare un modello del flusso di lavoro accordo
- Come inviare accordi utilizzando un modello del flusso di lavoro accordo con i clienti.