La progettazione dei flussi di lavoro personalizzati viene utilizzata per creare modelli di flusso di lavoro che predefiniscono la composizione dell’accordo e i processi di firma in base alle specifiche esigenze aziendali. Gli utenti possono progettare modelli di flusso di lavoro utilizzando un’interfaccia intuitiva che consente di specificare facilmente le caratteristiche dei partecipanti, inclusi i nomi, i ruoli e i percorsi predefiniti; i documenti da includere in un accordo; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; la distribuzione delle e-mail per i partecipanti; le opzioni di scadenza o password dell’accordo; e altro ancora.

I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di creazione dell’accordo con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno soggetto a errori.

A seconda delle impostazioni di account/gruppo, tutti gli utenti possono accedere alla creazione di flussi di lavoro per uso personale o per condividerli con i loro gruppi.

Gli amministratori possono creare e condividere modelli a livello di gruppo.
- Gli amministratori a livello di account possono condividere un flusso di lavoro nell’intera organizzazione.
Gli utenti non amministratori possono essere autorizzati a sviluppare i propri flussi di lavoro e, facoltativamente, a condividerli con i gruppi di cui sono membri.

È possibile accedere alla cronologia e al report di audit dell’accordo creato dal flusso di lavoro dalla pagina Gestisci.

Mentre l’accordo è in corso, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni ad esso correlate.

Una volta effettuato l’accesso, seleziona Flussi di lavoro nel menu superiore della schermata Home.

Accedere ad Acrobat Sign

Firma/approvazione e gestione di un accordo generato da un flusso di lavoro

L’accordo generato dal processo del flusso di lavoro è esattamente uguale a qualsiasi altro accordo inviato tramite lo stesso gruppo.

I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell’e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Acrobat Sign in account affidabili.

I mittenti dispongono delle stesse opzioni per gestire l’accordo dalla propria pagina Gestisci.

I report e le esportazioni di dati trattano l’accordo come qualsiasi altro accordo creato manualmente.

Configurazione

Disponibilità:

L’Ambiente del flusso di lavoro di invio personalizzato è disponibile solo per piani di licenza Enterprise.

Ambito di configurazione:

I controlli che influiscono sui Flussi di lavoro di invio personalizzato sono accessibili a livello di account e di gruppo.

Abilitando la nuova esperienza di flusso di lavoro, i flussi di lavoro si avvicinano alla funzionalità del processo di invio manuale.

Funzionalità abilitate con questa opzione:

Layout di pagina con scorrimento del testo
Usare firme digitali per uno o più destinatari
Configurare i destinatari per la verifica dell’identità premium
Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio

Per abilitare l’esperienza più recente, passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato

Configurare i flussi di lavoro per utilizzare la nuova esperienza

Verifica dell’identità premium

In Progettazione flussi di lavoro, tutti i metodi di autenticazione abilitati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.

I metodi di autenticazione sono visualizzati sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni di progetto flussi di lavoro per il mittente.

Se nella progettazione vengono selezionate più opzioni, queste diventano disponibili per il mittente durante il processo di invio.

Scheda Destinatario con le proprietà del firmatario esposte e le opzioni di autenticazione evidenziate

Gruppi di destinatari

Gli oggetti destinatario nella Progettazione possono essere assegnati come gruppi destinatari. Questo consente al mittente di utilizzare un gruppo di destinatari riutilizzabile dalla propria rubrica o un gruppo di destinatari ad hoc per identificare un insieme di indirizzi e-mail autorizzati ad agire per quella fase di firma.

Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di tre responsabili, puoi aggiungere un gruppo destinatari contenente tutti e tre i messaggi e-mail. Quando il ciclo di firma viene inviato al gruppo di destinatari, tutti e tre i responsabili ricevono una notifica, ma solo uno di essi dovrà completare l’azione.

Quando si utilizza un gruppo di destinatari riutilizzabile in un flusso di lavoro, il destinatario deve essere stato creato prima ed essere disponibile per l’utente all’interno dell’ambito utilizzabile del flusso di lavoro. Questo significa che se il flusso di lavoro è disponibile per l’intera organizzazione, il gruppo di destinatari deve essere disponibile anche per l’intera organizzazione.

Per aggiungere un gruppo destinatari riutilizzabile, seleziona il pulsante Aggiungi gruppo destinatari per aprire il selettore di gruppo.

Sono disponibili solo i gruppi di destinatari che dispongono delle autorizzazioni utente compatibili:
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero account può utilizzare solo i gruppi di destinatari gestiti dall’account
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero gruppo può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’account e dal gruppo
- Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un singolo utente può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’utente, dal gruppo e dall’account
Quando si utilizza il modello per inviare un accordo, il nome del gruppo destinatari riutilizzabile viene inserito automaticamente come nome del gruppo.
Se il destinatario è configurato come gruppo destinatari, non potrà più essere modificabile quando si utilizza il modello per inviare un accordo.
I membri del gruppo di destinatari riutilizzabili non possono essere modificati, eliminati o aggiunti.
Quando viene configurato un gruppo destinatari, il destinatario non può essere rimosso dal flusso di firma, anche se non presenta i contrassegni necessari.

Il pannello di configurazione dei destinatari con il pulsante Aggiungi gruppo di destinatari evidenziato. Inclusa la finestra del selettore gruppo di destinatari e della pagina Invia risultante

I gruppi di destinatari ad hoc vengono creati nella definizione di destinatario del flusso di lavoro personalizzata, che esiste esclusivamente per descrivere un destinatario in un flusso di lavoro. Non è possibile salvarli o riutilizzarli in altri processi.

Per configurare un gruppo di destinatari ad hoc:

Immetti gli indirizzi e-mail dei membri del gruppo di destinatari nel campo Destinatario utilizzando le virgole per delimitarli.
Spunta la casella di controllo Contrassegna come gruppo di destinatari.
- Quando un mittente avvia un accordo utilizzando il flusso di lavoro, il sistema inserisce automaticamente un nome per il gruppo. Il nome del gruppo contiene un prefisso che identifica il nome generato automaticamente e quindi la stringa “Gruppo destinatari X”, dove X è un numero incrementale che inizia da 1 e aumenta a seconda del numero di gruppi di destinatari aggiunti.
- Se il destinatario è configurato per essere modificabile, il mittente può modificare il nome del gruppo, eliminare uno o tutti i membri preinseriti e aggiungere nuovi membri in base alle esigenze.

La progettazione del flusso di lavoro con Contrassegna come gruppo di destinatari selezionato e la pagina Invia risultante con i membri del gruppo di destinatari elencati

File allegati

Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Acrobat Sign.

Nota:

Quando si allega un Modello Acrobat Sign a un flusso di lavoro, gli utenti visualizzeranno solo i Modelliassegnati allo stesso gruppo del flusso di lavoro e i Modelli assegnati all’organizzazione (modelli a livello di account). Ciò è dovuto alla relazione (uno a uno) tra il flusso di lavoro e i gruppi. (E al fatto che i modelli a livello di account vengono ereditati da tutti i gruppi.)

Si tratta di un’esperienza diversa rispetto a quella in cui un utente con un’iscrizione a più gruppi (uno a molti) visualizza la propria libreria di modelli . Poiché l’utente ha accesso a vari gruppi, può visualizzare tutti i modelli relativi a tutti i gruppi.
Questo non è il caso di un Flusso di lavoro che è limitato nell’ambito di un solo gruppo.

L’esperienza utente sotto la “nuova” impostazione è stata aggiornata a un design moderno con scorrimento del testo, come la pagina Invia.

Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.

Accordo configurato per il flusso di lavoro

Assegnazione dei campi definita dal modello

L’Assegnazione dei campi definita dal modello collega l’elenco dei destinatari, come definito in Progettazione flussi di lavoro, alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.

Esempio di caso d’uso:

Un firmatario (cliente) deve firmare per primo
- Facoltativamente un cofirmatario può firmare per secondo
Un commerciale interno deve controfirmare

Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:

Un modulo per lo scenario con firmatario singolo, in cui la controfirma interna viene assegnata come indice del secondo firmatario
Un altro modulo per lo scenario con cofirmatario, in cui il cofirmatario corrisponde al secondo firmatario e chi appone la controfirma al terzo

Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.

L’indice dei firmatari destinatari (come definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.

Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.

Abilita questa nuova funzionalità passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello

Configurare i flussi di lavoro per utilizzare il posizionamento della firma definito nel modello

Nota:

Se attivi la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.

Relazione tra destinatari e campi

A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).

I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.

Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:

Dall’alto al basso
- Da sinistra a destra

Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.

Il Firmatario è il destinatario più sinistra e quindi gli viene assegnato il numero 1
Il Cofirmatario è a destra del Firmatario e quindi gli viene assegnato il numero 2

In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.

Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.

L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.

Nota:

I nomi dei destinatari “Firmatario”, “Cofirmatario”, “Commerciale” ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro.

Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.

(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)

Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).

Nell’ambiente di creazione di Acrobat Sign, si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.

Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ciascun partecipante.

Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.

Per poter configurare i flussi di lavoro, la funzione deve essere abilitata.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita progettazione flussi di lavoro per gli amministratori.

Una volta attivata, tutti gli amministratori a livello di account e di gruppo avranno accesso alla progettazione dei flussi di lavoro nel menu amministratore.

Gli amministratori a livello di gruppo possono creare flussi di lavoro per i gruppi sui quali hanno autorità amministrativa.
Gli amministratori a livello di account possono creare un flusso di lavoro per qualsiasi gruppo, nonché flussi di lavoro a livello di organizzazione.

Configurare i flussi di lavoro da esporre per l’account

Quando l’impostazione è abilitata, l’opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
Quando l'impostazione è disabilitata, l’opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.

Accesso abilitato rispetto a disabilitato

Per abilitare l’opzione per creare flussi di lavoro con un ambito di utilizzo “Solo io”, la progettazione del flusso di lavoro deve essere abilitata per tutti gli utenti. Se non sono abilitati tutti gli utenti, i flussi di lavoro possono essere associati solo ai gruppi o all’intera organizzazione.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita l’accesso alla progettazione del flusso di lavoro per tutti gli utenti.

Quando l'impostazione è abilitata, l'opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
Quando l'impostazione è disabilitata, l'opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.

Per impostazione predefinita, gli utenti non amministratori possono creare flussi di lavoro solo per se stessi, ma non dispongono delle autorizzazioni per condividere un flusso di lavoro con il proprio gruppo.

Tuttavia, le autorizzazioni degli utenti per condividere i flussi di lavoro con i propri gruppi possono essere abilitate a livello di account o di gruppo.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Consenti la condivisione dei flussi di lavoro creati dagli utenti a uno dei loro gruppi.

Consenti agli utenti di condividere flussi di lavoro con il proprio gruppo

Quando l’impostazione è abilitata, gli utenti visualizzano la casella a discesa del selettore di gruppi come opzione per chi può utilizzare il flusso di lavoro.
Quando l’impostazione è disattivata, l’opzione a discesa del selettore di gruppi non è esposta nell’interfaccia.

Gli account che desiderano applicare con forza flussi di lavoro specifici per tutti i documenti e semplificare il processo di invio alla quantità minima di input da parte dell’utente possono definire completamente tutti i flussi di lavoro basati su documenti e limitare completamente l’invio ad hoc da parte degli utenti.

Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono estendere le opzioni configurabili a livello di gruppo, garantendo in tal modo che le opzioni di firma e i processi di notifica corretti vengano applicati in modo rigido.

Per limitare gli utenti a inviare solo flussi di lavoro approvati, passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e seleziona Abilita l’invio degli accordi utilizzando solo i flussi di lavoro.

Configurare i flussi di lavoro come unico metodo per inviare accordi

Segnalazione degli errori per problemi comuni

Alcuni elementi della precedente esperienza di flusso di lavoro generano errori nella nuova interfaccia in seguito ai miglioramenti apportati al controllo e alla sicurezza della nuova esperienza. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori qualora si verifichino.

Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:

Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole.

L’esperienza moderna visualizza gli errori rilevati.

Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.

Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:

Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).

Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:

Se gli indirizzi e-mail in Cc sono delimitati correttamente

Che la stringa e-mail di ogni destinatario sia nel formato corretto
- (ad esempio, nome@dominio.tld)
- La nuova esperienza accetta virgole o punti e virgola

La nuova esperienza richiede valori univoci per tutti i titoli di documento nella pagina Documenti di Progettazione flussi di lavoro.

Per ulteriori dettagli su questo errore fai clic qui

Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.

Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.

Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario. L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario.

Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.

Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.

Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello

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Panoramica e configurazione per flussi di lavoro di invio personalizzati

Panoramica dei flussi di lavoro personalizzati

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