Questo articolo descrive la nuova esperienza Richiedi l’autenticazione dell’identità a cui si accede dalla scheda Impostazioni Bio-Pharma del menu amministratore. (Rilasciata a novembre 2023.)
Questa nuova esperienza è abilitata per impostazione predefinita per i nuovi account dopo la versione di novembre 2023 e abilitata da un amministratore per gli account esistenti prima della versione di novembre 2023.
Il documento della procedura classica Richiedi l’autenticazione dell’identità è ancora disponibile e rimarrà tale fino al ritiro dell’esperienza.
Panoramica
La funzione Richiedi l’autenticazione dell’identità definisce gli eventi di trigger in seguito ai quali viene richiesto al destinatario di autenticarsi nuovamente quando interagisce con un accordo. Sono disponibili tre opzioni selezionabili in modo indipendente:
- Autenticazione all’apertura dell’accordo.
- Autenticazione al momento di applicare una firma.
- Autenticazione al completamento dell’accordo.
I trigger abilitati sono applicabili a tutti i firmatari (interni ed esterni) inclusi nell’accordo.
L’accesso ai controlli delle funzioni è disponibile nella pagina Impostazioni Bio-Pharma ed è abilitato per tutti i clienti che dispongono di un piano di servizio Enterprise o Business.
La versione di novembre 2023 ha separato i controlli per l’autenticazione dell’identità avanzata, rimuovendo la dipendenza tra di essi.
Gli account creati prima della versione di novembre 2023 devono dare il consenso all’esperienza dei controlli separati selezionando il pulsante Attiva ora sulla pagina Impostazioni Bio-Pharma.
Gli account creati successivamente alla versione di novembre 2023 ereditano automaticamente la nuova esperienza.
La nuova esperienza può essere attivata solo a livello di account. Ciò significa che:
- Tutti i gruppi che non hanno configurato in modo esplicito la propria pagina Impostazioni Bio-Pharma continueranno a ereditare la stessa configurazione dei controlli a livello di account.
- I gruppi configurati in modo esplicito adotteranno la nuova esperienza di controllo separata, ma manterranno anche le configurazioni di controllo esistenti.
È importante tenere presente che l’attivazione della nuova esperienza non modifica alcun effetto attualmente rispettato durante la firma di un accordo, indipendentemente dal gruppo da cui tale accordo viene inviato.
L’effetto concreto dell’attivazione della nuova esperienza è la possibilità di abilitare o disabilitare ciascuno dei tre controlli in modo separato.
Le coseguenze dell’attivazione del nuovo ambiente Richiedere l’autenticazione dell’identità sono due:
- L’esperienza classica necessita che l’opzione Richiedi all’utente di autenticarsi all’apertura dell’accordo sia abilitata prima di poter abilitare uno dei controlli subordinati.
La nuova esperienza rimuove tale requisito, consentendo di attivare singolarmente ciascuno dei tre controlli.
L’interfaccia utente è stata aggiornata per mostrare tutti e tre i controlli allo stesso “livello”, per indicare che tutti e tre sono ugualmente disponibili.
- L’esperienza classica può mostrare le caselle di controllo selezionate nei controlli subordinati quando il controllo principale è disabilitato.
Poiché il controllo principale è disabilitato, i controlli subordinati non sono attivi, ma le caselle di controllo disattivate restano visibili e potrebbero dare l’impressione errata di essere attive.
Quando la nuova esperienza è attivata:
• Se il controllo Richiedi all’utente di autenticarsi all’apertura dell’accordo è disabilitato, i controlli (precedentemente) subordinati verranno cancellati e visualizzati correttamente come deselezionati.
• Se il controllo Richiedi all’utente di autenticarsi all’apertura dell’accordo è abilitato, i controlli (precedentemente) subordinati manterranno i relativi valori.
L’attivazione della nuova esperienza non è reversibile.
Una volta salvata l’attivazione, l’account viene aggiornato e il banner Attiva ora viene rimosso dall’interfaccia.
Utilizzo
Prerequisiti
Per il corretto funzionamento di Richiedi l’autenticazione dell’identità, il firmatario deve autenticarsi con uno dei metodi seguenti:
- Autenticazione telefonica (SMS): metodo consigliato per i firmatari esterni.
- Autenticazione Acrobat Sign: metodo consigliato per i firmatari interni.
Se viene definito un altro metodo di autenticazione, l’accordo viene elaborato normalmente, ma l’Autenticazione forzata dell’identità non viene applicata per quel destinatario. Nella stessa transazione è possibile configurare per alcuni destinatari l’applicazione di Richiedi l’autenticazione dell’identità mentre altri possono ignorarlo e utilizzare altri metodi di autenticazione.
Il metodo di autenticazione è definito nella pagina Impostazioni di invio nella sezione Metodi di autenticazione identità.
Esperienza del destinatario
All’attivazione di una richiesta di autenticazione, al destinatario viene presentata l’interfaccia utente di autenticazione.
Le due opzioni di autenticazione sono:
- Autenticazione telefonica: testo SMS con codice a cinque cifre che il firmatario deve inserire prima di apporre la firma.
- Autenticazione Acrobat Sign: richiesta di fornire la password Acrobat Sign del firmatario.. Poiché è richiesta l’autenticazione Adobe, questo metodo è consigliato principalmente per i destinatari interni in cui il mittente può avere ragionevoli aspettative circa l’esistenza di tale account.
Gli account che configurano l’organizzazione di Admin Console per consentire l’autenticazione SSO eseguiranno l’autenticazione tramite il provider di identità configurato, eliminando il requisito per i destinatari interni di avere diritto a una licenza di Acrobat Sign.
Una volta superata l’autenticazione, il destinatario può continuare il processo di compilazione/firma del modulo.
Configurazione
Disponibilità:
Richiedi l’autenticazione dell’identità è limitato ai piani di licenza Enterprise.
Ambito di configurazione:
La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.
Opzioni di configurazione
Per abilitare le opzioni di Richiedi l’autenticazione dell’identità, passa a Impostazioni account > Impostazioni Bio-Pharma > Richiedi l’autenticazione dell’identità.
Richiedi l’autenticazione dell’identità contiene tre opzioni selezionabili in modo indipendente:
- Richiedi all’utente di autenticarsi all’apertura dell’accordo: quando questa opzione è abilitata, ogni destinatario deve autenticarsi prima che l’accordo venga aperto per la visualizzazione.
- Richiedi all’utente di autenticarsi quando il firmatario fa clic su un campo firma nell’accordo: quando questa opzione è attivata, tutti i destinatari devono autenticarsi ogni volta che viene selezionato un campo firma (prima che la firma possa essere applicata).
- Solo i campi firma e blocco firma chiedono una nuova autenticazione; i campi iniziali no.
- Questa impostazione interessa i campi firma obbligatori e facoltativi, nonché i campi nel blocco firma.
- Richiedi all’utente di autenticarsi quando viene selezionato il pulsante Fai clic per firmare al termine della formalità di firma: quando questa opzione è attivata, il destinatario deve autenticarsi nuovamente dopo aver selezionato il pulsante Fai clic per firmare (una volta completata l’interazione con l’accordo).
Impostazioni correlate
L’opzione Richiedi all’utente di autenticarsi all’apertura dell’accordo può essere sospesa per i destinatari nel tuo account se hanno effettuato l’accesso ad Acrobat Sign quando l’accordo viene aperto. In questo modo, puoi eliminare alcuni ostacoli per i firmatari interni.
Per consentire agli utenti di saltare l’autenticazione di apertura dell’accordo se hanno effettuato l’accesso:
- Passa a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Opzioni di identificazione firmatario.
- Abilita Non chiedere al firmatario di autenticarsi di nuovo se ha già eseguito l’accesso ad Acrobat Sign.
- Salva la configurazione della pagina.
Modifiche al report di audit
Quando una qualsiasi delle opzioni Richiedi l’autenticazione dell’identità è abilitata, il rapporto di audit registra esplicitamente ogni autenticazione nel report di audit e, in misura minore, nel pannello attività dell’accordo.
Aspetti da tenere presente...
- La richiesta di identità funziona con firma autonoma autenticata.
- La richiesta di autenticazione dell’identità funziona con i campi per firma elettronica e digitale.
- La richiesta di autenticazione dell’identità non è applicabile se per la firma viene utilizzato unicamente un timbro.
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