Příručka uživatele Zrušit

Shromažďování údajů o formulářích s dohodami

 

Příručka služby Adobe Acrobat Sign

Co je nového

Začínáme

Správa

Odesílání, podepisování a správa dohod

Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod

Integrace s jinými produkty

Vývojář služby Acrobat Sign

Podpora a řešení problémů

Přehled

Nezřídka se stává, že odesílatel dohody je primárním kontaktem pro proces podpisu/dokumentů u zákazníka. To často znamená, že potřebuje přístup k informacím, které zákazník poskytne v dokumentu.

Skupina ovládacích prvků Shromažďování údajů o formulářích s dohodami poskytuje odesílajícímu agentovi následující:

  • Možnost zobrazit obsah polí příjemců při procházení formuláře v reálném čase. To může být užitečné, pokud podepisující komunikuje s příjemcem a pomáhá mu doplnit správné informace do jednotlivých polí.
  • Sestava CSV s obsahem všech polí po dokončení dohody. Užitečné, pokud jsou odesílatelé povinni shromažďovat a vykazovat údaje odvozené z odeslaných dohod.
Poznámka:

Ovládací prvky pro shromažďování údajů formuláře poskytují přístup pouze k datům polí pro odesílatele dohody. Žádní další účastníci dohody nemají tyto možnosti k dispozici.

Dostupnost:

Ovládací prvky pro shromažďování dat polí formuláře a jejich zpřístupnění odesílateli jsou k dispozici pro licenční plány řešení Acrobat Sign Solutions.

Rozsah konfigurace:

Funkce lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.

Jak se používá

K dispozici jsou dva ovládací prvky:

  • Připojit soubor CSV s údaji formuláře k e-mailům odesílatele s podepsanou dohodou– toto nastavení je třeba nakonfigurovat pouze na úrovni skupiny, aby odesílatel obdržel nebo neobdržel přílohu souboru CSV. Odesílatel nemusí (a ani nesmí) přímo zasahovat do možnosti připojit soubor CSV.
  • Odesílatelé mohou zobrazit data polí formuláře, když je vyplňují příjemci – jedná se o dynamické zobrazení pouze polí v dokumentu a obsahu, který do nich aktuální příjemce přidal. Odesílatel může k tomuto zobrazení přistupovat ze stránky Správa a sledovat obsah, kterým jsou jednotlivá pole vyplňována.
  1. Přihlaste se do služby Acrobat Sign jako odesílatel.

  2. Přejděte na stránku Správa a vyberte příslušnou dohodu.

    Tím se zobrazí panel Akce vpravo od seznamu dohody.

  3. Pod seznamem akcí je seznam příjemců.

    U každého příjemce, který do dohody přidal obsah pole, se vpravo od záznamu příjemce zobrazí ikona.

    • Pokud není zobrazena žádná ikona, příjemce ještě nezadal žádné informace do pole.
    • Je-li zde pouze ikona tužky, příjemce právě vyplňuje informace do svého pole.
    • Pokud je vedle ikony tužky ikona zaškrtnutí, příjemce dokončil svou interakci s dohodou

    Vyberte příjemce, kterého chcete zkontrolovat.

    Stránka Správa s rozbalenými podrobnostmi o příjemci a zvýrazněným tlačítkem Zobrazit průběh.

    Poznámka:

    Zobrazení dat polí se zpřístupní poté, co příjemce zadá svou první hodnotu do formuláře. Do té doby je tlačítko (a ikona) Zobrazit průběh skryté.
    To neznamená, že si příjemce dohodu nepřečetl, pouze že nepřidal žádný obsah pole.

    Pole podpisů a pole související s podpisy (např. titul, společnost, jméno, e-mail a datum podpisu) nejsou v tomto kontextu považována za pole formuláře, takže se nezobrazují, a pokud jsou přítomna pouze pole související s podpisy, tlačítko a ikona Zobrazit průběh se nezobrazí.

  4. Vyberte tlačítko Zobrazit průběh nebo Zobrazit data formuláře.

    Otevře se překryvné okno zobrazující posuvný seznam polí s názvem pole formuláře vlevo a aktuální hodnotou pole vpravo:

    Seznam polí se zobrazenými aktuálními hodnotami

    Poznámka:

    Příjemce nemůže pracovat s obsahem pole ani ho upravovat. Toto je zobrazení hodnot polí pouze ke čtení.

  5. Po dokončení stisknutím tlačítka OK překrytí zavřete.

Osvědčené postupy

Před povolením těchto ovládacích prvků si dobře uvědomte, jaký typ informací o dohodách shromažďujete, a zjistěte, zda je vhodné tyto informace zpřístupnit odesílatelům dohod. Pokud shromažďujete soukromé nebo fakturační údaje, nemusí být nejvhodnějším postupem zpřístupnit tyto údaje odesílatelům.

Pozor:

Obsah pole zpřístupněný odesílatelům není maskován, i když je pole určeno k maskování obsahu pole. Jedná se o způsob, jak doručit nemaskovaný obsah pole internímu uživateli (odesílateli), který může tyto informace potřebovat.

Konfigurace

Postup kontroly a úprav ovládacích prvků funkce:

  1. Přihlaste se jako správce, přejděte na kartu Nastavení účtu a vyberte kartu podnabídky Globální nastavení .
Nabídka správce „Globální nastavení“ zvýrazňující nastavení „Shromáždit data formuláře pro dohody“.

Konfigurovatelné možnosti jsou:

Co byste měli vědět

  • Hodnoty maskovaného pole nejsou pro odesílatele maskovány, pokud jsou tyto ovládací prvky povoleny.
  • Možnost Zobrazit data formuláře zůstává dostupná i po dokončení dohody:
Seznam příjemců pro dokončenou dohodu se zvýrazněním ikony Zobrazit data formuláře

  • Zrušené dohody nebo dohody s vypršenou platností neuchovávají data polí.
  • Pole podpisů a pole související s podpisy nejsou v tomto kontextu považována za „pole formuláře“. Nebudou uvedena v seznamu polí ani nevyvolají zobrazení tlačítka nebo ikony Zobrazit průběh.
  • Pokud je příjemce v postupu podepisování nahrazen, nebude nahrazený příjemce vykazovat žádný průběh, protože jeho údaje v poli budou při nahrazení ztraceny. Pokud je přidán nový příjemce jako alternativní podepisující, bude průběh původního příjemce stále viditelný.

Získejte pomoc rychleji a snáze

Nový uživatel?