Adobe Acrobat Sign pro vlastnoruční podepisování: Příručka uživatele

Přehled

Funkce „Podepsání sám sebou" v Adobe Acrobat Sign for Salesforce umožňuje uživatelům na komunitním portálu podepisovat samoobslužné smlouvy. Funkci Podepsání sám sebou můžete přidat do jakéhokoli portálu Salesforce Experience Cloud, například zákaznického, partnerského, zaměstnaneckého a dalších, abyste uživatelům pomohli iniciovat a podepisovat jejich smlouvy přímo z portálu.

Funkce „Podepsání sám sebou" je k dispozici pro přístup z následujících portálů několika různých edicí komunitního cloudu Salesforce:

• B2C portál: používají se licence pro přihlášení uživatele komunity a přihlášení uživatele komunity plus, které využívají zákazníci
• B2B portál: licence uživatele partnerské komunity

Abyste uživatelům umožnili přijímat a podepisovat smlouvy na komunitním portálu, musíte provést následující kroky:

• Ověřit předpoklady
• Povolit Chatter (pouze pro uživatele komerčního cloudu)
• Aktivujte dvě důvěryhodné weby CSP
  
• Povolte sadu oprávnění „Adobe Acrobat Sign Community User" pro všechny
  
• Vytvořit uživatele komunitního portálu
• Vytvořit účet a kontakt pro komunitu
• Povolit digitální prostředí
• Nakonfigurovat stránku komunity SFDC
• Povolte nastavení „Povolit odesílání jako jiní uživatelé"
• Udělení přístupu k datům integrace služby Salesforce
• Udělení přístupu k šablonám dohod a souvisejícím objektům
• Použijte komunitní portál pro odesílání a podepisování smluv

Ověřte předpoklady

• Přejděte na kartu Adobe Acrobat Sign Admin a vyberte možnost Generovat ukázkové šablony smluv, pokud ještě není vybraná. Po dokončení vyberte Uložit.
  

Poznámka: V ideálním případě musíte při propojování účtu Acrobat Sign se Salesforce vybrat možnost Generovat ukázkové šablony smluv.

• Pokud šablony nebyly vygenerovány během instalace nebo pokud jste provedli upgrade ze starší verze na balíček V 19, musíte šablony vygenerovat pomocí následujících kroků:
  1. Přejděte na kartu Adobe Acrobat Sign Admin.
  2. Ze seznamu Zdroje v pravém panelu vyberte Generovat ukázkovou šablonu smlouvy pro podepsání sám sebou.
     Otevře se šablona „Test Community Agreement" na kartě Šablony smluv.
  3. V části Rozšířené možnosti šablony „Test Community Agreement" zkontrolujte, že Typ smlouvy je NDA.

Povolit Chatter (pouze pro uživatele Commercial Cloud ve verzích 18 až 22)

Pokud používáte Commercial Cloud s Acrobat Sign pro Salesforce v22 nebo starší verzi, musíte povolit Chatter v organizaci SFDC. 

Aktivace dvou důvěryhodných serverů CSP

Musíte nakonfigurovat dva důvěryhodné servery CSP (zásady zabezpečení obsahu), aby povolovaly základní URL adresy pro váš účet Adobe Acrobat Sign. Postup:

Povolte sadu oprávnění „Adobe Acrobat Sign Community User" pro všechny

Musíte povolit komunitním uživatelům sadu oprávnění Adobe Acrobat Sign Community User, aby mohli používat portál.Postup:

Poznámka: Komunitní portál můžete vytvořit bez povolení sady oprávnění Adobe Acrobat Sign Community User.

Vytvořit uživatele komunitního portálu

Chcete-li nakonfigurovat uživatelské profily k používání samoobslužného portálu Adobe Acrobat Sign, musíte naklonovat a upravit jeden ze standardních profilů. Postup:

Vytvořit účet a kontakt pro komunitu

Musíte vytvořit účet a kontakt pro komunitu. 

Vlastník účtu musí mít přiřazenou roli, aby bylo možné povolit uživatele portálu.Chcete-li přiřadit roli uživateli služby Salesforce, přejděte do části Nastavení > Správa > Uživatelé > Uživatelé. Poté ze seznamu uživatelů vyberte Upravit pro uživatele a na stránce, která se otevře, otevřete rozbalovací seznam Role > vyberte roli > vyberte Uložit.

Povolení digitálních prostředí

Postup povolení digitálních prostředí:

1. Přejděte na Nastavení > Nástroje platformy > Nastavení funkcí > Digitální prostředí > Nastavení.
2. Zaškrtněte políčko Povolit platformu .
3. Zaškrtněte políčko Povolit pracovní prostory prostředí , pokud již není povoleno.
4. Vyberte možnost Uložit. 

Konfigurace stránky komunity SFDC

Pro konfiguraci stránky portálu komunity SFDC musíte provést následující kroky:

Povolení nastavení „Povolit odesílání jako jiní uživatelé"

Můžete povolit nastavení „Povolit odesílání jménem jiných" pro uživatele, kteří nemají licenci Adobe Acrobat Sign. Toto nastavení umožňuje komunitnímu uživateli vytvořit smlouvu pomocí licence jiného uživatele.

Chcete-li toto nastavení dokončit, musíte provést následující konfigurační kroky:

Udělení přístupu k datům integrace služby Salesforce

Vlastní objekty našeho balíčku jsou ve výchozím nastavení pro externí uživatele nastaveny jako soukromé. Sady oprávnění uživatelů komunity poskytují přístup k vlastním objektům a jejich polím, nikoli však k záznamům vytvořeným ostatními uživateli (interními i externími).

V rámci komunitních portálů mají správci následující dvě možnosti nastavení postupů eSign:

• použít naše předdefinované komponenty (vlastní podpis a Simple Sign),
• vytvořit si vlastní toky pomocí našich rozhraní API Apex. 

V obou případech správci často používají šablony dohod, aby uživatelům komunity umožnili zahájit postupy elektronického podepisování nebo se jich účastnit. Aby to fungovalo, uživatelé komunity potřebují přístup pouze na čtení k šablonám dohod a souvisejícím zdrojům, jako jsou objekty slučování a mapování dat, které jsou obvykle vytvářeny interními uživateli.

Typ uživatelské licence komunity určuje, jak lze získat přístup:

• Licence Community User Login: Správci mohou povolit „Zobrazit vše" pro šablony smluv a objekty sloučení/mapování dat prostřednictvím profilu uživatele komunity a udělit tak přístup.
• Licence Community User Login PLUS a Partner Community User: Povolení přístupu „Zobrazit vše" prostřednictvím profilu není možné.Správci musí k poskytnutí přístupu používat pravidla sdílení založená na rolích.

Udělení přístupu k šablonám dohod a souvisejícím objektům

Aby mohli uživatelé komunity vytvářet dohody pomocí šablon dohod, musí mít přístup ViewAll k šablonám dohod a přidruženým objektům.

• Šablona dohody (echosign_dev1__Agreement_Template__c)
• Mapování sloučení (echosign_dev1__SIGN_Merge_Mapping__c)

• Mapování dat (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)

Pokud jsou šablony služby Acrobat Sign Document Builder použity s šablonou dohody jako příloha souboru, musí být následujícím objektům udělen přístup pro uživatele komunity:

• Šablona nástroje Document Builder (adobesign__Document_Template__c)

• Mapování polí objektu (adobesign__Object_Field_Mapping__c)

Použití komunitního portálu pro odesílání a podepisování smluv

Chcete-li použít komunitní portál pro odesílání a podepisování smluv, přečtěte si následující témata:

• Ověřte předpoklady.
• Ujistěte se, že šablony na Úroveň účtu splňují požadavky. 
• Podívejte se, jak odeslat smlouvy uživatelům v komunitním portálu. 
• Informace o nastavení šablon smluv.
• Podívejte se, jak uživatelé zobrazují a podepisují smlouvy v komunitním portálu.

Ověření předpokladů

Abyste mohli odesílat smlouvy nebo podepisovat smlouvy prostřednictvím komunitního portálu, musíte zajistit, aby:

• Komunitní portál je nakonfigurován:
  • Portál musí být aktivní.
  • Ujistěte se, že je příslušný profil povolen pro uživatelský přístup.
    
  • Komponenta Adobe Acrobat Sign je nainstalována.
• Uživatelé jsou nakonfigurováni pro komunitu:
  • Uživatelé jsou v komunitě povoleni.
  • Uživatelé mají přiřazenou správnou uživatelskou licenci a profil.

Ujistěte se, že šablona na úrovni účtu splňuje požadavky

Šablona na úrovni účtu musí splňovat následující požadavky:

• Vytvořena pomocí šablony smlouvy, která je napojena na typ smlouvy.
• Má nastaven hlavní typ objektu na kontakt.
• Má připojený soubor.
  
• Volitelně má nakonfigurovánu funkci Odeslat jménem.

Podívejte se, jak posílat smlouvy uživatelům v komunitním portálu

Můžete použít kteroukoliv z následujících dvou metod pro doručování smluv uživatelům v komunitním portálu:

• Pomocí přímého odeslání - Pokud odešlete smlouvu kontaktu Salesforce, tento uživatel uvidí smlouvy uvedené ve svém osobním zobrazení portálu.
  
• Pomocí šablony účtu - Když potřebujete získat podpisy z účtu, můžete vytvořit šablonu a pak ji zpřístupnit uživatelům. Z pohledu uživatele to vypadá stejně, ale tato metoda generuje novou dohodu pouze tehdy, když uživatel klikne na tlačítko Podepsat/Povolit. Další podrobnosti najdete v části Šablona dohody.

Šablonu dohody je možné vložit do komunitního portálu pomocí panelu správy komponenty pro danou komunitu. Po přidání je šablona zobrazena v sekci Čeká na vás a vypadá stejně jako přímo odeslaná smlouva uživateli.

Rozdíl je v tom, že tlačítko Odeslat/Schválit spustí šablonu pro generování nové smlouvy v okamžiku kliknutí a poté hostuje smlouvu v rámci portálu.  To znamená, že seznam dohod není doplněn o tyto potenciální dohody, dokud uživatel nezahájí proces podepisování.

V kterémkoli daném čase lze používat pouze jednu šablonu a tato šablona je spravována pomocí dalších nastavení na panelu správy (popsáno níže).

Nastavení šablony smlouvy

• Rozsah smlouvy: Definuje limit uživatelů pro spuštění šablony.
  Pokud je nastaveno na „Uživatel", všichni uživatelé s přístupem k portálu mohou šablonu používat. Každý uživatel může podepsat individuální kopii dohody. S touto možností se každá podepsaná kopie zobrazí v sekci „Dokončené dohody" na portálu.
  Pokud je nastaveno na „Účet", pouze první uživatel, který vygeneruje dohodu, ji může podepsat. Jakmile dokončí dohodu, zmizí z pohledu ostatních uživatelů.
• Dny prodloužení: Určuje, kdy se odkaz na šablonu znovu objeví zákazníkovi, ačkoliv jej přímo nevidí. Konkrétně tato hodnota určuje počet dní po posledním podepsání šablony, než se odkaz znovu stane přístupným.Například hodnota 360 zajišťuje, že se odkaz na šablonu smlouvy znovu objeví 360 dní po podepsání.
  
• Název a logo záhlaví: Název záhlaví je přizpůsobitelné textové pole, které můžete upravit podle potřeby. Možnost loga záhlaví řídí viditelnost loga Adobe Acrobat Sign a umožňuje vám jej buď zobrazit, nebo skrýt.
  
• Termín podepsání: Ukládá povinnost podepsat dohody do tohoto data, které se zobrazuje výrazně pod názvem dohody. Po uplynutí termínu systém odebere tlačítko „Podepsat" a zvýrazní text termínu červeně.

Podívejte se, jak mohou uživatelé zobrazit a podepsat dohodu na komunitním portálu

Jakmile jsou uživatelé a portál správně nastaveni, dohody odeslané kontaktu se zobrazí na portálu. Uživatelé mohou k těmto dohodám přistupovat a podepisovat je podle svého uvážení. Toto uživatelé vidí na komunitním portálu:

• Dohody čekající na podpis uživatele se zobrazují v horní části seznamu. Tlačítko vedle názvu dohody zobrazuje, zda je potřeba podpis nebo schválení.
• Po úspěšném podepsání nebo schválení dohody uživatelem se na panelu komponenty zobrazí zpráva o úspěchu.
• Dohody již podepsané uživatelem, ale čekající na akci od ostatních příjemců, jsou uvedeny dále.
• Dokončené dohody se zobrazují ve spodní části panelu komponenty s e-mailovou adresou podepisujícího/schvalujícího a datem uzavření.