Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
-
Vytváření polí v dokumentech
- Prostředí pro vytváření v aplikaci
- Vytváření formulářů pomocí textových značek
- Tvorba formulářů pomocí aplikace Acrobat (AcroForms)
- Pole
- Časté dotazy k vytváření
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Povolte metodu ověření příjemce pomocí jeho chytrého telefonu. V takovém případě obdrží textovou nebo hlasovou zprávu obsahující heslo.
Přehled
Ověření pomocí telefonu představuje prémiovou metodu dvoufaktorového ověření, která zajišťuje robustní ověření totožnosti, neboť k ověření příjemce slouží kód doručený na jeho telefonní číslo, ať už prostřednictvím textové zprávy, nebo telefonního hovoru (jakmile o něj požádá).
Dostupnost:
Metoda Ověření pomocí telefonu je k dispozici pouze pro podnikové licenční plány.
Ověření pomocí telefonu patří mezi prémiové metody ověření, které jsou zpoplatněné na základě počtu použití.
- Transakce je nutné zakoupit prostřednictvím obchodního zástupce společnosti Adobe.
- Transakce jsou zdrojem na úrovni účtu. Všechny skupiny čerpají ze stejného globálního fondu.
Rozsah konfigurace:
Funkce lze aktivovat na úrovni účtu a skupiny.
Jak se používá
V rámci ověřování je nejdřív příjemci oznámeno, že k přístupu k dohodě potřebuje zadat ověřovací kód. Toto oznámení obsahuje následující informace:
- Poslední čtyři číslice telefonní čísla příjemce (jak bylo zadáno při tvorbě dohody), aby příjemce věděl, na jaké zařízení mu bude kód odeslán.
- Jméno autora dohody (včetně odkazu), pro případ, že by se na něj příjemce potřeboval z jakéhokoli důvodu obrátit (např. aby změnil telefonní číslo). Tento odkaz otevře e-mail odesílateli dohody.
- Tento odkaz lze upravit tak, aby příjemce navedl na určitou adresu, například na adresu našeho týmu podpory.
- Tento odkaz lze upravit tak, aby příjemce navedl na určitou adresu, například na adresu našeho týmu podpory.
- Možnost doručení kódu přes telefonní hovor nebo textovou zprávu.
Jakmile je uživatel připraven přijmout ověřovací kód, může vybrat tlačítko Odeslat kód:
Po výběru tlačítka Odeslat kód:
- Stránka se aktualizuje, aby umožnila zadat přístupový kód.
- Na uvedené telefonní číslo je směřován automatický hovor nebo textová zpráva s pětimístným ověřovacím kódem.
- Kód je platný po dobu 10 minut. Po uplynutí doby platnosti se příjemce musí vrátit k e-mailové zprávě a nechat si zaslat nový kód.
- Příjemce má na zadání správného kódu omezený počet pokusů. Pokud ve všech těchto pokusech neuspěje, dohoda se automaticky zruší a odesílatel bude o této skutečnosti informován.
Po úspěšném ověření může příjemce s dohodou pracovat.
Pokud příjemce z jakéhokoli důvodu zavře dohodu před dokončením akce, bude muset před případným pokračováním znovu podstoupit ověření.
Acrobat Sign používá službu se sídlem v USA, která využívá více operátorů k doručování textových a hlasových zpráv po celém světě. Operátor použitý pro jakýkoli individuální kontakt je založen na nejlepším poměru ceny a výkonu v okamžiku, kdy je kontakt požadován.
Na základě celkového objemu transakcí se může stát, že operátoři nejsou místními poskytovateli podle datového centra odesílatele nebo čísla příjemce.
Nastavení metody ověření pomocí telefonu při tvorbě nové dohody
Pokud je metoda ověření pomocí telefonu zapnutá, odesílatel může vybrat možnost pomocí telefonu v rozbalovací nabídce Ověření, která se nachází vpravo od e-mailové adresy příjemce:
Po zvolení metody ověření Telefon je nutné zadat telefonní číslo, které bude použito při procesu ověření příjemce.
Poznámka:
- Pokud příjemce deleguje svou úlohu v dohodě, musí zadat telefonní číslo nového příjemce.
- Telefonní číslo spojené s procesem ověření lze změnit pouze u dohod, které se zpracovávají, a to úpravou metody ověření na stránce správy odesílatele.
Pokud při tvorbě dohody dojde k rozpoznání „nesprávného“ tvaru telefonního čísla, proces se zastaví a v horní části stránky se zobrazí chybová zpráva:
Využívání prémiových ověřovacích transakcí
Vzhledem k tomu, že se jedná o prémiovou metodu ověřování, musí být před odesláním dohod s touto nakonfigurovanou metodou zakoupeny a zpřístupněny transakce Ověření pomocí telefonu.
Počet využitých transakcí pomocí telefonu se započítává podle počtu příjemců.
Např. dohoda, v niž jsou nastaveni tři příjemci, kteří mají využít ověření pomocí telefonu se započítá jako tří ověřovací transakce.
Vytvořením dohody s několika příjemci dojde za každého příjemce, pro kterého je nastavena metoda ověřování Telefon, k odečtení jedné transakce z celkového počtu transakcí dostupných pro účet.
- Při zrušení předběžné verze dohody budou všechny transakce Ověření pomocí telefonu vráceny do celkového objemu, který je pro účet k dispozici.
- Pokud zrušíte probíhající transakci, k návratu počtu ověřovacích transakcí dostupných v účtu na původní hodnotu nedojde.
- Pokud změníte způsob ověření na metodu pomocí telefonu (z jakékoli jiné metody), započítá se to jako jedna transakce.
- Pokud u jednoho a toho samého příjemce několikrát změníte metodu ověřování z metody ověření pomocí telefonu na jinou a zase zpátky, započítá se to celkem jako jedna transakce.
- Pokud u jednoho a toho samého příjemce několikrát změníte metodu ověřování z metody ověření pomocí telefonu na jinou a zase zpátky, započítá se to celkem jako jedna transakce.
- Pokud změníte metodu ověření z metody ověření pomocí telefonu na jinou metodu nezapočítává se to jako jedna transakce.
- Každý příjemce, který použije metodu Ověření pomocí telefonu, spotřebuje pouze jednu transakci bez ohledu na to, kolik pokusů o ověření uskuteční.
Jak zjistit, kolik zbývá transakcí
Pokud chcete zjistit, kolik v účtu zbývá dostupných ověření pomocí telefonu:
- Přejděte do části Nastavení účtu > Nastavení odeslání > Metody ověřování totožnosti
- Vyberte odkaz Sledování využití:
Telefonické ověření a doručení SMS s odkazem sdílejí stejný fond transakcí. Využití transakcí je rozděleno do jednotlivých přehledů, které ukazují objem spotřebovaný na transakce doručování SMS a telefonického ověřování.
Zpráva o auditu
Ve zprávě o auditu je výslovně uvedeno, že k ověření totožnosti bylo použito telefonní číslo.
- Zobrazeny jsou pouze poslední čtyři číslice telefonního čísla.
Pokud dojde ke zrušení dohody v důsledku toho, že příjemce nedokázal ověřit svou totožnost, ve zprávě je důvod výslovně uveden:
Nejlepší postupy a důležité faktory
- Pokud pro interní podpisy není nutné dvoufaktorové ověřování podpisů, zvažte možnost používat metodu ověření službou Acrobat Sign místo metody ověření pomocí telefonu, protože podepisování je jednodušší a nemusíte vynakládat prostředky za prémiové ověřovací transakce.
- Telefonní číslo spojené s procesem ověření lze změnit pouze u dohod, které se zpracovávají, a to úpravou metody ověření na stránce správy odesílatele.
- Personalizujte své zprávy k ověření pomocí telefonu, abyste posílili důvěru příjemců v textové zprávy a zefektivnili kontakty se zákazníky.
- Textové nebo hlasové zprávy služby Acrobat Sign nejsou nikdy nevyžádané. Vždy jsou založeny na tom, že podepisující definuje typ kontaktu na úvodní stránce Výzva k ověření pomocí telefonu (výběrem preferované možnosti Textová nebo Hlasová) a následným výběrem tlačítka Odeslat spustí kontakt. Obavy příjemce ze spamu nebo z nekalých úmyslů lze zmírnit především proto, že komunikace (hlasová nebo textová) probíhá téměř v reálném čase.
- Hlasové a textové kontakty služby Acrobat Sign nikdy nevyzývají příjemce k provedení akce (např. navštivte web nebo poskytněte osobní informace). Sděluje se pouze číselný kód.
Konfigurace
Metodu Ověření pomocí telefonu lze upřesnit pomocí dvou skupin nastavení, které lze upravit na úrovni účtu nebo skupiny:
- Nastavení odeslání řídí přístup odesílatele k metodě Telefon a umožňují konfigurovat možnosti zpráv SMS.
- Nastavení zabezpečení omezují pokusy příjemce o zadání správného tokenu.
Povolte metodu ověření v části Nastavení odeslání
Možnost používat ověření pomocí telefonu lze odesílatelům povolit, když přejdete do části Nastavení odeslání > Metody ověření totožnosti
- Zaškrtávací políčko Ověření pomocí telefonu – Pokud je zaškrtnuté, metoda Ověření pomocí telefonu je při tvorbě nové dohody dostupná.
- Ve výchozím nastavení použijte následující kód země – Tato funkce vyzve správce k tomu, aby pro dohody odeslané v rámci skupiny vybral výchozí kód země.
- Přizpůsobení zprávy k ověření pomocí telefonu – Nahradí odkaz vložený autorem dohody jiný textovým prvkem, jako například e-mailovou adresou na váš tým podpory.
Konfigurace Nastavení zabezpečení
U ověření pomocí telefonu je vyžadováno, aby správce nakonfiguroval počet povolených neúspěšných pokusů (větší než nula), než bude dohoda zrušena. Ve výchozím nastavení se jedná o pět pokusů.
Toto nastavení se dá konfigurovat na stránce Nastavení zabezpečení:
Automatické zrušení dohody při selhání ověření příjemce
Při vyčerpání omezeného počtu pokusů o ověření metodou Ověření pomocí telefonu je dohoda automaticky zrušena.
Autor dohody obdrží e-mailovou zprávu s upozorněním, že došlo ke zrušení dohody, a v poznámce bude uveden příjemce, jehož ověření selhalo.
Žádné další strany dohody upozornění neobdrží.