Een nieuwe verzendworkflow configureren

De Workflow Designer wordt geopend en het deelvenster Informatie over workflow wordt weergegeven:

Voer de volgende informatie in op de pagina Informatie over workflow:

• Naam van workflow: geef een naam op voor de workflow. Deze naam wordt weergegeven op de Workflow Designer-banner, in de vervolgkeuzelijst Gebruik een workflow op de startpagina en boven aan de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. 
• Instructies voor afzender: voer de gebruiksinstructies in voor de workflow. Deze instructies worden boven aan de pagina Verzenden weergegeven als de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden. 

• Wie kan deze workflow gebruiken?: geef op wie de workflow kan gebruiken. De volgende opties zijn beschikbaar:
  
  • Alleen ik - De workflow is alleen beschikbaar voor gebruik door de maker van de workflow.
    
    • "Alleen ik" is alleen beschikbaar wanneer alle gebruikers toegang hebben tot aangepaste workflows.
    • Gebruikers die toegang hebben tot meerdere groepen, hebben de mogelijkheid om te selecteren voor welke groep de workflow beschikbaar is.
      
  • Geselecteerde groep: een vervolgkeuzelijst met alle groepen waartoe de maker toegang heeft.
    
    • Wanneer Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld voor het account, kunnen gebruikers workflows maken voor elke groep waarvan ze lid zijn.
    • Workflows kunnen slechts aan één groep worden gekoppeld. De groepskiezer op de pagina Verzenden wordt onderdrukt.
      • Als meerdere groepen toegang tot de workflow nodig hebben, voltooit u de workflowtest en kloont u vervolgens een kopie van de workflow voor elke groep die toegang nodig heeft.
        
    • Wanneer een groep is geselecteerd, heeft elke gebruiker die lid is van die groep, toegang tot de workflow.
      
      • Als alle gebruikers toegang krijgen tot aangepaste workflows, kunnen andere gebruikers de overeenkomst klonen en hun eigen versie van de workflow maken.
        
    • Beheerders op groepsniveau hebben de bevoegdheid om elke workflow te bewerken die wordt gedeeld met een groep waarvoor ze beheerdersbevoegdheid hebben. (Beheerders op accountniveau hebben ook de bevoegdheid om de gedeelde workflows van groepen te bewerken, aangezien ze bevoegdheid hebben over alle groepen.)
      
  • Elke gebruiker in mijn bedrijf: elke gebruiker in het Acrobat Sign-account kan de workflow gebruiken.
    • Workflows op accountniveau kunnen worden verzonden vanuit elke groep waarvan de afzender lid is.
    • Beheerders op accountniveau kunnen elke workflow bewerken die op organisatieniveau wordt gedeeld.
      

Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over workflow: 

Klik op Informatie over overeenkomst in de linkerrail.

Definieer de overeenkomstinformatie die moet worden ingevuld op de pagina Verzenden:

• Naam van de overeenkomst: voer de naam van de overeenkomst in. Deze naam wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden, en ook in de e-mailkop waarin de ontvanger wordt gevraagd om de overeenkomst te ondertekenen of goed te keuren.
  
• Bericht: typ een bericht voor de ontvangers. Dit bericht wordt weergegeven op de pagina Verzenden wanneer de workflow wordt gebruikt om een overeenkomst te verzenden.
  
• Cc: typ, indien nodig, de e-mailadressen voor cc-ontvangers. E-mailadressen moeten worden gescheiden door een komma of puntkomma
  • Minimaal: geef het minimale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
  • Maximaal: geef het maximale aantal e-mailadressen op dat voor de optie Cc kan worden gebruikt.
  • Bewerkbaar: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat afzenders de Cc-adressen van de workflow op de pagina Verzenden kunnen bewerken.
• Taal van ontvanger: de afzender kan hiermee de taal voor de ontvanger opgeven.  Deze instelling bepaalt of de taalkiezer wordt weergegeven op de pagina Verzenden en, als dat het geval is, welke standaardtaal moet worden weergegeven.
  • Als Taalkiezer niet weergeven is gekozen, wordt de standaardtaal van de ontvanger gebruikt die is gedefinieerd op account-/groepsniveau.
• Verzendopties
  • Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender een wachtwoord opgeeft voor een gedownloade PDF.
    
    • Vereist: schakel deze optie in als u altijd een wachtwoord verplicht wilt stellen voor de gedownloade PDF. Als deze optie is ingesteld, kunnen afzenders deze optie niet uitschakelen op de pagina Verzenden en moeten ze een wachtwoord opgeven.
  • Deadline voor voltooiing: schakel deze optie in als u wilt toestaan dat een voltooiingsdeadline wordt ingevoerd op de pagina Verzenden.
    • dagen om de overeenkomst te voltooien: selecteer het standaardaantal dagen waarin de ontvangers het ondertekeningsproces moeten voltooien. Het opgegeven aantal dagen kan altijd worden bewerkt op de pagina Verzenden.
  • Authoring van documenten voorafgaand aan verzending toestaan: schakel deze optie in om toe te staan dat afzenders de documentvelden in de authoringomgeving kunnen wijzigen met de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen op de pagina Verzenden.
    • Authoring standaard inschakelen: schakel deze optie in om de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen in te schakelen op de pagina Verzenden.

Hieronder ziet u een voorbeeld van Informatie over overeenkomst:

Klik op Ontvangers in het linkerdeelvenster om toegang te krijgen tot de sectie Routing van ontvangers

In de sectie Routing van ontvangers kunt u de ontvangers en de routeringvolgorde opgeven, precies zoals u dat wilt. U kunt zeer complexe workflows maken met seriële, parallelle, hybride of geneste hybride routering.  De volgende instructies beschrijven de functionaliteit die beschikbaar is voor het instellen van de routering voor ontvangers.

• Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
  • Klik op het pictogram Toevoegen .
  • Selecteer de rol die u wilt gebruiken (alle rollen die voor het account zijn ingeschakeld, zijn beschikbaar).

• Als u een parallelle vertakking wilt opgeven, klikt u op het pictogram Toevoegen boven een ontvanger en selecteert u Parallelle takken. 

• Als u een ontvanger wilt verwijderen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Verwijderen.

• Als u een ontvanger wilt aanpassen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Bewerken.

Tijdens het bewerken van een ontvanger kunt u de volgende opties instellen:

• Label van ontvanger: pas het label voor de ontvanger naar wens aan. U kunt het standaardlabel bijvoorbeeld instellen op Koper. 
  • De labels voor ontvangers moeten uniek zijn binnen de workflow.
• Ontvanger - voer het standaard e-mailadres van de ontvanger in.
• Ontvangersgroep toevoegen - selecteer deze knop om een herbruikbare ontvangersgroep toe te voegen uit de lijst met beschikbare ontvangersgroepen.
• Markeren als ontvangersgroep - wanneer dit is ingeschakeld, wordt er een ontvangersgroep gemaakt op basis van de e-mailadressen die worden vermeld in het veld Ontvanger in plaats van een standaard e-mailrecord voor ontvangers. De ontvangersgroep kan leeg worden gelaten of worden gevuld met een of meer e-mailadressen uit het veld E-mail (door komma's gescheiden).
• Deze ontvanger is de afzender: als deze optie is ingeschakeld, wordt de afzender ingevoegd als de ontvanger.
• Vereist: schakel deze optie in als een handtekening van de ontvanger vereist is.
  
• Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender het e-mailadres voor deze ontvanger op de pagina Verzenden bijwerkt.
• Privébericht toevoegen—Selecteer deze optie om een privébericht voor de ontvanger op te geven. Privéberichten worden ingevoegd in de e-mail van de ontvanger (naast het algemene bericht) en op de pagina voor elektronische ondertekening.
• Rol: Werk de rol van de ontvanger bij (Ondertekenaar, Goedkeurder, Formulierinvuller, enz.).
• Verificatie: Selecteer welk type identiteitsverificatie vereist is voor de ondertekenaar. Alleen de ingeschakelde opties zijn zichtbaar.
  
  • Eenstapsverificaties: geen (e-mail), Acrobat Sign, e-mail OTP (eenmalig wachtwoord).
  • Tweestapsverificaties: telefoon, KBA, wachtwoord en overheids-ID.

Zorg dat u op Opslaan klikt om de configuraties die u voor de ontvanger hebt ingesteld, op te slaan.

Hieronder ziet u een voorbeeld van informatie over Ontvangers en een routering waarbij de labels voor beide ondertekenaars (Koper en Directeur Verkoop) en voor de fiatteur (VP Verkoop) zijn aangepast. 

Klik op E-mails in de linkerrail om naar de sectie E-mails te gaan.

• In de sectie E-mails kunt u bepalen welke e-mails worden verzonden tijdens het ondertekenings-/goedkeuringsproces op basis van verschillende gebeurtenissen. 
• U kunt bijvoorbeeld opgeven dat kennisgevings-e-mails naar ontvangers en CC's worden verzonden wanneer een overeenkomst wordt geannuleerd. 

Schakel de vakjes in voor de gebeurtenissen waarvoor u een e-mailmelding wilt activeren en sla de configuratie op.

Klik op Documenten in de linkerral om naar de sectie Documenten te gaan.

In de sectie Documenten kunt u de volgende opties configureren

• Documenttitel: voer een titel in voor het document. Deze titel wordt weergegeven in het gedeelte Documenten van de pagina Verzenden.
  
• Bestanden: Klik op het pictogram Bestand toevoegen om een document uit uw Acrobat Sign-sjabloonbibliotheek bij te voegen. Dit document wordt automatisch toegevoegd als u het via deze workflow verzendt
  • Als er geen bestand is geselecteerd, heeft de afzender de mogelijkheid om een bestand op te geven wanneer de overeenkomst wordt verzonden
  • Als een document is gemarkeerd als Vereist, wordt het automatisch gekoppeld aan de overeenkomst bij het starten van de workflow
  • Bestand verwijderen: als u het verkeerde bestand toevoegt, klikt u op het pictogram Verwijderen (X) naast de naam van het bestand om het bestand te verwijderen
• Documentnaam: geef een betekenisvolle naam aan het document, zodat de afzender weet om welk document het gaat. De naam van het geüploade bibliotheekdocument wordt standaard weergegeven, maar dit kan worden overschreven
• Vereist: hiermee wordt aangegeven of het document al dan niet vereist is
• Document toevoegen: klik op de knop Document toevoegen om rijen toe te voegen voor extra documenten
  •  Documentnamen moeten uniek zijn
• Rij verwijderen: klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen

Hieronder ziet u een voorbeeld van een geconfigureerde sectie Documenten:

Klik op Invoervelden voor afzender in het linkerpaneel om de sectie Invoervelden voor afzender te openen.

Deze invoervelden worden toegewezen aan formuliervelden die zijn gedefinieerd in de gekoppelde documenten (ofwel als onderdeel van het workflowontwerp, of als bestand dat door de afzender is geüpload).

Met deze velden kan de afzender inhoud vooraf invullen voordat hij de overeenkomst naar de ontvanger stuurt.

Klik in het deelvenster Invoervelden voor afzender op Veld toevoegen

Vervolgens kunt u de onderstaande opties configureren voor elke rij die u toevoegt:

• Veldtitel: voer een titel voor het veld in. Deze waarde wordt op de pagina Verzenden weergegeven als referentie voor de afzender
• Documentveldnaam: voer de veldnaam in voor een veld op het toegevoegde bibliotheekdocument
  • De veldnaam die u hier invoert moet overeenkomen met de naam van het formulierveld in het document
• Standaardwaarde: voer een standaardwaarde in, indien aanwezig.
• Vereist: schakel deze optie in als een waarde voor dit veld moet worden ingevoerd voordat de overeenkomst kan worden verzonden
• Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de standaardwaarde kan worden gewijzigd door de afzender van de overeenkomst
• Klik op het pictogram Rij verwijderen (X) om de volledige rij te verwijderen

Hieronder ziet u een voorbeeld van Invoervelden voor afzender: