Handboek Annuleren

Veldgegevens uit uw ondertekende document extraheren en Excel-blad bijwerken

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Maak een Power Automate-flow die de formulierveldgegevens automatisch extraheert uit een voltooide overeenkomst en de gegevens in een online Excel-document invult.

Overzicht

Deze sjabloon automatiseert de extractie van formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst in Acrobat Sign en werkt een online Excel-blad bij met de geëxtraheerde informatie. Wanneer een overeenkomstworkflow in Acrobat Sign is voltooid, haalt de sjabloon het ondertekende document op, extraheert de formulierveldgegevens en werkt vervolgens het opgegeven Excel-blad bij met de geëxtraheerde gegevens.

Een overeenkomst wordt als voltooid beschouwd wanneer alle in de overeenkomst gedefinieerde ontvangers hun aangewezen activiteiten hebben voltooid (ondertekenen, goedkeuren, het formulier invullen, enz.) voor het webformulier.

Voorbeelden van gebruiksscenario's

  • Verkoop - Extraheer gegevens uit ondertekende contracten, zoals de naam van de klant, contactgegevens en het aankoopbedrag, om rapporten over de verkoopprestaties te genereren.
  • Klanttevredenheid: extraheer gegevens uit ondertekende enquêtes, zoals beoordelingen van klanttevredenheid, feedback en suggesties om de producten en services van het bedrijf te verbeteren.
  • Personeelszaken - Extraheer gegevens uit ondertekende prestatiebeoordelingen, zoals de prestatiesbeoordeling van de werknemer, doelstellingen, en prestaties, om werknemersprestaties te volgen.

Vereisten

  • Vereist een geldig online Excel- en OneDrive Business-account.
  • De doelwerkmap moet zich op OneDrive bevinden voordat de flow wordt uitgevoerd.

De flow inschakelen

  1. Navigeer naar Workflows > Power Automate > Workflow maken.

    Navigatiestappen voor de pagina Power Automate workflow maken.

  2. Op de Wat wilt u vandaag automatiseren? pagina, typ Extraheren in de zoekbalk.

  3. Selecteer Starten bij de workflow die u wilt inschakelen.

    De pagina Workflow maken waarop de zoekresultaten worden weergegeven en de knop Starten is gemarkeerd

  4. De pagina Een flow maken wordt geladen en toont:

    • De bewerkbare flownaam. Dit is dezelfde naam als de oorspronkelijke sjabloon, die kan worden bewerkt.
    • De Connectoren die nodig zijn om de flow te voltooien.
      • Een Connector is een wrapper rond de API-code en biedt een gebruiksvriendelijke interface voor het verzamelen van de informatie die nodig is om elke noodzakelijke service te verifiëren en om de flow aan te passen voor de specifieke behoeften van een gebruiker. U moet eerst de geverifieerde verbinding tot stand brengen. In een volgende stap wordt u gevraagd om alle vereiste informatie te verstrekken die de connector nodig heeft.
      • Als u een Connector wilt verifiëren, selecteert u de drie punten naast de Connector. Er verschijnt een verificatiedeelvenster voor de service (applicatie) waar de referenties van de gebruiker kunnen worden ingevoerd.
        Als de verificatie is voltooid, wordt een permanente verbinding tot stand gebracht tussen de service en Power Automate.
        Een groen vinkje naast de drie punten geeft aan dat er een geverifieerde verbinding is.

    Verifieer elke Connector onder de sectie Aanmelden.

  5. Selecteer Volgende wanneer alle Connectoren zijn geverifieerd.

    De Power Automate tussen Acrobat Sign en Excel met het verificatievenster zichtbaar

  6. De pagina wordt vernieuwd om de vereiste velden van de connectoren weer te geven.

    Deze flow vereist:

    • Excel Online-locatie: selecteer de locatie van de bestandsopslag in de vervolgkeuzelijst.
    • Excel Online-documentenbibliotheek: selecteer een documentenbibliotheek in de vervolgkeuzelijst.
    • Excel Online-bestand: selecteer het afzonderlijke Excel-bestand dat u wilt bijwerken in de vervolgkeuzelijst. U moet mogelijk omlaag navigeren in de bestandsstructuur, afhankelijk van de manier waarop het bestand is gemaakt.

     

    De pagina Een flow maken geeft de velden weer die nodig zijn om de connectors te configureren.

    Als u Bewerken in geavanceerde modus selecteert, wordt de gedetailleerde weergave van de connectoren en alle beschikbare velden geopend die kunnen worden gebruikt om het proces te verfijnen.

    Alleen gebruikers met een goede kennis van Power Automate zouden geavanceerde bewerkingen moeten uitvoeren.

    De geavanceerde bewerkingsweergave met vijf connectoren

  7. Selecteer Flow maken wanneer alle vereiste veldwaarden zijn verstrekt.

    Het maken van de flow kan een paar seconden duren.Als u klaar bent, wordt de beheerpagina voor de flow weergegeven. 

    Pagina voor het beheer van de flow.

    Opmerking:

    Flows worden gemaakt met de status 'ingeschakeld'. Als u niet wilt dat uw flow actief is, selecteert u de optie Uitschakelen in de bovenste actiebalk.

De sjabloon gebruiken

Deze sjabloon wordt geactiveerd door een gebeurtenis (wanneer een overeenkomststatus wordt bijgewerkt naar 'voltooid'.)

Indien correct geconfigureerd en ingeschakeld, wordt de flow automatisch uitgevoerd wanneer de triggergebeurtenis plaatsvindt. Er is geen gebruikersinteractie vereist.

De flow blijft actief totdat deze wordt uitgeschakeld, op voorwaarde dat er voor het Power Automate-account van de klant transacties beschikbaar zijn (via de inbegrepen rechten van de integratie of via het volume dat rechtstreeks bij Microsoft is gekocht).

De sjabloon testen

Nadat u de vereiste details in de flowsjabloon hebt ingevoerd, moet u de knop Flow maken selecteren om de flow in te schakelen voor gebruik. Zodra de flow is ingeschakeld, kunt u deze testen.

  1. Controleer uw Excel-blad om te zien of de overeenkomstgegevens eraan zijn toegevoegd.

Problemen met algemene fouten oplossen

  • Nadat de workflowovereenkomst is voltooid, wordt de flow soms niet geactiveerd.

    Zoek in dergelijke gevallen of er triggerfouten (met berichten) zijn die op de detailpagina worden weergegeven en los deze op.

  • Connector-configuratie: wanneer er meer dan één OneDrive voor Business-account bestaat, is de huidige sessie mogelijk aangemeld met een ander account.

    Het resultaat is dat het bestand niet beschikbaar is in het account zelf. Zorg ervoor dat u in dergelijke gevallen bent aangemeld bij het juiste account.

  • Het opgeven van een onjuist mappad kan leiden tot het mislukken van de flow.

    /Apps/TestFiles/ resulteert bijvoorbeeld in een fout als TestFiles of Apps niet bestaan.

    Het is altijd veiliger om via het pad in het vervolgkeuzemenu te navigeren.

  • Machtigingen: zorg ervoor dat Adobe Acrobat Sign de juiste machtigingen heeft om toegang te krijgen tot de OneDrive-map. Het document kan anders niet op de genoemde locatie worden opgeslagen.

    Meestal is een groen vinkje aan de rechterkant van een connector een goede indicatie dat de connector naar verwachting is geconfigureerd. Elke fout wordt weergegeven met een uitroepteken. Klik erop voor meer informatie.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?