Een account met een andere gebruiker delen

In Adobe Acrobat Sign wordt gebruikerscontent standaard beveiligd ten opzichte van alle andere gebruikers die niet expliciet zijn uitgenodigd om die content te bekijken of ermee te werken.

Overeenkomsten omvatten alle ontvangers op impliciete wijze.  Bibliotheekdocumenten worden expliciet gedeeld in de sjablooneigenschappen.

Er zijn echter functies in de meeste organisaties die een overzicht moeten hebben van de transacties zonder er rechtstreeks bij betrokken te zijn. En soms moet een bepaalde groep medewerkers een algemeen idee hebben van alle transacties in de groep.

Door gebruikersinhoud te delen, kan een gebruiker of groep inhoud delen met elke andere gebruiker of groep.

Er zijn twee manieren om gebruikersinhoud te delen:

• Standaard - Gebruiker kan de inhoud alleen weergeven
  • Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
    • GebruikerX kan alle inhoud weergeven (maar alleen weergeven) die te zien is op de pagina Beheren van gebruikerA
• Geavanceerd - Groep- en gebruikersweergave met desgewenst de opties Wijzigen en Verzenden
  • Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
    • GebruikerX kan alle inhoud op de pagina Beheren van GebruikerA weergeven
    • GebruikerX kan een lopende overeenkomst wijzigen (indien ingeschakeld)
    • GebruikerX kan een overeenkomst namens de gebruiker verzenden (indien ingeschakeld)
      • GebruikerX wordt vermeld in de historie en het auditlogbestand als verzender namens GebruikerA
      • De overeenkomst wordt beheerd en is eigendom van GebruikerA
  • Delen op groepsniveau is ingeschakeld
    • Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GroepN:
      • Alle leden van GroepN kunnen alle inhoud op de pagina Beheren van GebruikerA bekijken
      • Alle leden van GroepN hebben de machtigingen die de deelstatus aan GebruikerA heeft verleend (Verzenden en/of Wijzigen)
    • Wanneer GroepN wordt gedeeld met GebruikerA:
      • GebruikerA kan alle inhoud van alle gebruikers in GroepN zien
      • GebruikerA is gemachtigd om (zoals geconfigureerd) overeenkomsten voor alle leden in GroepN te verzenden en te wijzigen

Geavanceerd delen is momenteel alleen beschikbaar voor accounts op Enterprise-niveau. Beheerders die geavanceerd delen willen inschakelen, moeten een ticket indienen bij het ondersteuningsteam.

Beschikbaarheid

Eenvoudig delen is als pakket beschikbaar voor kleine bedrijven, bedrijven en ondernemingen.

• Voor deze manier van delen geldt een limiet van 100 accounts die u deelt en 100 accounts die met u worden gedeeld

Geavanceerd delen is alleen beschikbaar voor ondernemingen.

• Met Geavanceerd delen kunt u standaard 500 accounts delen en kunnen 500 accounts met u worden gedeeld
  • Als u meer dan 500 deelstatussen in een van beide richtingen nodig hebt, neemt u contact op met uw Success Manager

Acrobat Pro voor teams en alle lidmaatschappen voor een enkele gebruiker bieden geen ondersteuning voor het delen van een gebruikersaccount.

• Acrobat Pro voor teams en accounts voor een enkele gebruiker kunnen alleen individuele objecten delen vanaf de pagina Beheren.

Gebruikersinterface

Standaard delen

Gebruikers van Standaard delen kunnen hun deelstatussen instellen, bekijken en annuleren in de sectie Persoonlijke voorkeuren. Voor alle gebruikers (dus ook voor beheerders) werkt dit op dezelfde manier.

Er zijn twee afzonderlijke pagina's, één voor inkomende deelstatussen (Overige accounts bekijken) en één voor uitgaande deelstatussen (Mijn account delen):

Gebruikers vragen een deelstatus aan door te klikken op het pictogram met het plusteken en een e-mail op te stellen voor de gebruiker met wie ze inhoud willen delen.

Nadat het verzoek tot delen is ingediend, ziet u de status In behandeling totdat de gewenste gebruiker de uitnodiging accepteert of afslaat.

Geavanceerde deelfuncties voor accounts

Geavanceerde deelfuncties voor accounts zijn alleen beschikbaar op het serviceniveau van de onderneming en moeten worden ingeschakeld door een ticket in te dienen bij het ondersteuningsteam.

Wanneer een account wordt omgezet in Geavanceerd delen, verandert de gebruikersinterface van twee afzonderlijke pagina's in één pagina, namelijk de pagina Status voor delen met tabbladen:

De twee tabbladen komen overeen met de twee pagina's van Standaard delen:

• Mijn account wordt gedeeld met > Mijn account delen
• Gedeeld met mij > Overige accounts bekijken

Gebruikers brengen een deelstatus tot stand door te klikken op het plusteken. Dan verschijnt een pop-upvenster waarin de gebruiker een e-mailadres invoert of gebruikers of groepen selecteert in een lijst met accountgebruikers en groepsobjecten.

• Klik op de pijl rechts van de groepsnaam om de groep uit te vouwen en de gebruikers weer te geven
• Met het plusteken wordt de gebruiker/groep toegevoegd aan het verzoek voor delen (in het bovenste invoerveld)

Accountbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruiker en elke andere gebruiker binnen hun Acrobat Sign-account volledig tot stand te brengen.

Groepsbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruikers en een willekeurige andere gebruiker in hun groep volledig tot stand te brengen.

Groepsbeheerders die proberen een deelstatus met een gebruiker of groep buiten hun eigen groep tot stand te brengen, maken een deelstatus met de status 'In behandeling'.  De andere gebruiker dient het verzoek om te delen expliciet goed te keuren (te accepteren) om de deelstatus tot stand te brengen.

• Verzoeken om met een groep te delen genereren een e-mail aan de groepsbeheerder die alle deelstatussen die nog in behandeling zijn accepteert of weigert.

Gebruikers die geen beheerder zijn, kunnen een deelstatus aanvragen (op basis van de configuratie-instellingen). Deze aanvraag behoudt de deelstatus In behandeling tot de andere partij deze accepteert of afwijst.

Delen op groepsniveau

Beheerders hebben (volgens de regels voor geavanceerd delen) de mogelijkheid om de groep waarvan ze de beheerder zijn te delen en om de deelstatussen te beheren die zijn gekoppeld aan de groep (en niet aan de gebruiker).

Delen op groepsniveau werkt op dezelfde manier als delen tussen gebruikers, maar de groep is een grotere entiteit en door te delen met een groep krijgt een gebruiker toegang tot alle inhoud van alle gebruikers in die groep.

Wanneer een gebruiker wordt verwijderd uit de groep, staat de inhoud van die gebruiker niet meer in de groep en is deze dus niet meer zichtbaar.

Als groepsbeheerder toegang krijgen tot delen op groepsniveau:

• Meld u aan als groepsbeheerder
• Navigeer naar Groep > Mijn Gebruikersgroep > Status voor delen

Accountbeheerders kunnen de deelstatussen voor alle groepen in het account beheren en kunnen deelstatussen tussen groepen volledig tot stand brengen zonder dat goedkeuring door een andere gebruiker nodig is.

Toegang tot delen op groepsniveau als accountbeheerder:

• Navigeer naar Account > Groepen > {selecteer de groep die u wilt delen}

Wanneer het menu Groep is geladen, klikt u op Status voor delen

Extra besturingselementen voor het beheren van deelstatussen tussen accounts

Gedeelde inhoud weergeven

De inhoud die met uw gebruiker is gedeeld, wordt weergegeven op het tabblad Beheren.

Linksboven op de pagina Beheren ziet u een vervolgkeuzelijstpijl naast Uw overeenkomsten

• Klik op de pijl om de lijst met gebruikers/groepen die met u zijn gedeeld te zien
• Selecteer de groep/gebruiker die u wilt weergeven
• U kunt ook Alle gedeelde overeenkomsten selecteren, dan wordt alle gedeelde inhoud weergegeven

De pagina wordt vernieuwd en de inhoud van de pagina Beheren van de geselecteerde gebruiker/groep wordt weergegeven:

Besturingselementen voor Geavanceerd delen

Besturingselementen

De besturingselementen voor delen op gebruikersniveau vindt u in Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen > Account delen

• Delen kan worden geconfigureerd op accountniveau, waarbij de instellingen worden doorgegeven aan alle groepen
• Delen kan ook op groepsniveau worden geconfigureerd, waarbij de overgeërfde waarden op accountniveau worden overschreven.

De besturingselementen voor Standaard delen bepalen of delen is toegestaan en de methode waarop het delen wordt uitgevoerd:

• Delen van account niet toestaan - de interface voor het delen van accounts is verwijderd uit de gebruikersinterface voor het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep.
• Verzoek om account te delen toestaan - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen de inhoud van een andere gebruiker weergeven
• Toestaan dat eigen account wordt gedeeld - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen hun account delen met een andere gebruiker
• Beide - de gebruiker mag delen zowel aanvragen als aanbieden 

Geavanceerd delen maakt een aantal aanvullende machtigingen mogelijk:

• Met externe accounts - wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers een weergave van hun accountcontent delen met gebruikers van andere Acrobat Sign-accounts.
  • Door te delen met een extern account wordt een alleen-lezenrelatie tot stand gebracht.
• Met interne accounts - wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers hun content delen met andere gebruikers in hun eigen Acrobat Sign-account.
  • Wanneer delen met interne accounts ingeschakeld is, zijn er twee extra opties:
    • Verzenden - hiermee kan de partij met wie wordt gedeeld nieuwe overeenkomsten verzenden uit naam van de delende partij.
      • De historie en het controlespoor geven duidelijk aan dat de overeenkomst is verzonden door de partij met wie is gedeeld uit naam van de delende partij.
      • De overeenkomst is eigendom van en wordt beheerd door de delende partij alsof deze de overeenkomst zelf heeft verzonden.
    • Bestaande transacties wijzigen - Hiermee kan de partij met wie is gedeeld, lopende overeenkomsten bewerken.