De functie Account delen is beschikbaar voor abonnementen op het niveau voor kleine bedrijven en voor bedrijven en ondernemingen.
Overzicht van het delen van gebruikerscontent
In Adobe Acrobat Sign wordt gebruikerscontent standaard beveiligd ten opzichte van alle andere gebruikers die niet expliciet zijn uitgenodigd om die content te bekijken of ermee te werken.
Overeenkomsten omvatten alle ontvangers op impliciete wijze. Bibliotheekdocumenten worden expliciet gedeeld in de sjablooneigenschappen.
Er zijn echter functies in de meeste organisaties die een overzicht moeten hebben van de transacties zonder er rechtstreeks bij betrokken te zijn. En soms moet een bepaalde groep medewerkers een algemeen idee hebben van alle transacties in de groep.
Door gebruikersinhoud te delen, kan een gebruiker of groep inhoud delen met elke andere gebruiker of groep.
Er zijn twee manieren om gebruikersinhoud te delen:
- Standaard - Gebruiker kan de inhoud alleen weergeven
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
- GebruikerX kan alle inhoud weergeven (maar alleen weergeven) die te zien is op de pagina Beheren van gebruikerA
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
- Geavanceerd - Groep- en gebruikersweergave met desgewenst de opties Wijzigen en Verzenden
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
- GebruikerX kan alle inhoud op de pagina Beheren van GebruikerA weergeven
- GebruikerX kan een lopende overeenkomst wijzigen (indien ingeschakeld)
- GebruikerX kan een overeenkomst namens de gebruiker verzenden (indien ingeschakeld)
- GebruikerX wordt vermeld in de historie en het auditlogbestand als verzender namens GebruikerA
- De overeenkomst wordt beheerd en is eigendom van GebruikerA
- Delen op groepsniveau is ingeschakeld
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GroepN:
- Alle leden van GroepN kunnen alle inhoud op de pagina Beheren van GebruikerA bekijken
- Alle leden van GroepN hebben de machtigingen die de deelstatus aan GebruikerA heeft verleend (Verzenden en/of Wijzigen)
- Wanneer GroepN wordt gedeeld met GebruikerA:
- GebruikerA kan alle inhoud van alle gebruikers in GroepN zien
- GebruikerA is gemachtigd om (zoals geconfigureerd) overeenkomsten voor alle leden in GroepN te verzenden en te wijzigen
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GroepN:
- Wanneer GebruikerA inhoud deelt met GebruikerX:
Geavanceerd delen is momenteel alleen beschikbaar voor accounts op Enterprise-niveau. Beheerders die geavanceerd delen willen inschakelen, moeten een ticket indienen bij het ondersteuningsteam.
Als een account eenmaal is omgezet in geavanceerd delen, kan het niet meer worden teruggezet op Standaard. Dit is een eenrichtingsproces.
Als u uw account wilt delen nadat u zich hebt aangemeld, gaat u naar Profielinstellingen > Persoonlijke voorkeuren > Mijn account delen
Beschikbaarheid
Eenvoudig delen is als pakket beschikbaar voor kleine bedrijven, bedrijven en ondernemingen.
- Voor deze manier van delen geldt een limiet van 100 accounts die u deelt en 100 accounts die met u worden gedeeld
Geavanceerd delen is alleen beschikbaar voor ondernemingen.
- Met Geavanceerd delen kunt u standaard 500 accounts delen en kunnen 500 accounts met u worden gedeeld
- Als u meer dan 500 deelstatussen in een van beide richtingen nodig hebt, neemt u contact op met uw Success Manager
Acrobat Pro voor teams en alle lidmaatschappen voor een enkele gebruiker bieden geen ondersteuning voor het delen van een gebruikersaccount.
- Acrobat Pro voor teams en accounts voor een enkele gebruiker kunnen alleen individuele objecten delen vanaf de pagina Beheren.
Gebruikersinterface
Standaard delen
Gebruikers van Standaard delen kunnen hun deelstatussen instellen, bekijken en annuleren in de sectie Persoonlijke voorkeuren. Voor alle gebruikers (dus ook voor beheerders) werkt dit op dezelfde manier.
Er zijn twee afzonderlijke pagina's, één voor inkomende deelstatussen (Overige accounts bekijken) en één voor uitgaande deelstatussen (Mijn account delen):
Gebruikers vragen een deelstatus aan door te klikken op het pictogram met het plusteken en een e-mail op te stellen voor de gebruiker met wie ze inhoud willen delen.
Nadat het verzoek tot delen is ingediend, ziet u de status In behandeling totdat de gewenste gebruiker de uitnodiging accepteert of afslaat.
Geavanceerde deelfuncties voor accounts zijn alleen beschikbaar op het serviceniveau van de onderneming en moeten worden ingeschakeld door een ticket in te dienen bij het ondersteuningsteam.
Wanneer een account wordt omgezet in Geavanceerd delen, verandert de gebruikersinterface van twee afzonderlijke pagina's in één pagina, namelijk de pagina Status voor delen met tabbladen:
De twee tabbladen komen overeen met de twee pagina's van Standaard delen:
- Mijn account wordt gedeeld met > Mijn account delen
- Gedeeld met mij > Overige accounts bekijken
Gebruikers brengen een deelstatus tot stand door te klikken op het plusteken. Dan verschijnt een pop-upvenster waarin de gebruiker een e-mailadres invoert of gebruikers of groepen selecteert in een lijst met accountgebruikers en groepsobjecten.
- Klik op de pijl rechts van de groepsnaam om de groep uit te vouwen en de gebruikers weer te geven
- Met het plusteken wordt de gebruiker/groep toegevoegd aan het verzoek voor delen (in het bovenste invoerveld)
Nadat de aanvrager de gebruikers/groepen voor de deelstatus heeft vastgesteld, kan hij de machtigingen voor de deelstatus definiëren (Verzenden en/of Wijzigen):
Accountbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruiker en elke andere gebruiker binnen hun Acrobat Sign-account volledig tot stand te brengen.
Groepsbeheerders hebben de bevoegdheid om zonder goedkeuring een deelstatus tussen hun gebruikers en een willekeurige andere gebruiker in hun groep volledig tot stand te brengen.
Groepsbeheerders die proberen een deelstatus met een gebruiker of groep buiten hun eigen groep tot stand te brengen, maken een deelstatus met de status 'In behandeling'. De andere gebruiker dient het verzoek om te delen expliciet goed te keuren (te accepteren) om de deelstatus tot stand te brengen.
- Verzoeken om met een groep te delen genereren een e-mail aan de groepsbeheerder die alle deelstatussen die nog in behandeling zijn accepteert of weigert.
Gebruikers die geen beheerder zijn, kunnen een deelstatus aanvragen (op basis van de configuratie-instellingen). Deze aanvraag behoudt de deelstatus In behandeling tot de andere partij deze accepteert of afwijst.
Delen op groepsniveau
Beheerders hebben (volgens de regels voor geavanceerd delen) de mogelijkheid om de groep waarvan ze de beheerder zijn te delen en om de deelstatussen te beheren die zijn gekoppeld aan de groep (en niet aan de gebruiker).
Delen op groepsniveau werkt op dezelfde manier als delen tussen gebruikers, maar de groep is een grotere entiteit en door te delen met een groep krijgt een gebruiker toegang tot alle inhoud van alle gebruikers in die groep.
Wanneer een gebruiker wordt verwijderd uit de groep, staat de inhoud van die gebruiker niet meer in de groep en is deze dus niet meer zichtbaar.
Als groepsbeheerder toegang krijgen tot delen op groepsniveau:
- Meld u aan als groepsbeheerder
- Navigeer naar Groep > Mijn Gebruikersgroep > Status voor delen
Een groep kan met zichzelf worden gedeeld, zodat alle gebruikers in de groep alle inhoud van alle andere gebruikers in de groep kunnen weergeven, zonder afzonderlijke deelstatussen te moeten definiëren.
Accountbeheerders kunnen de deelstatussen voor alle groepen in het account beheren en kunnen deelstatussen tussen groepen volledig tot stand brengen zonder dat goedkeuring door een andere gebruiker nodig is.
Toegang tot delen op groepsniveau als accountbeheerder:
- Navigeer naar Account > Groepen > {selecteer de groep die u wilt delen}
Wanneer het menu Groep is geladen, klikt u op Status voor delen
Extra besturingselementen voor het beheren van deelstatussen tussen accounts
De initiatiefnemer van een deelstatus met de status In behandeling kan het deelverzoek als volgt opnieuw naar de gewenste gebruiker sturen:
- Navigeer naar de interface voor delen
- Klik één keer op de deelstatus die u opnieuw wilt verzenden
- Klik op de koppeling Verzoek tot delen opnieuw verzenden
- Er wordt automatisch een e-mail naar de gewenste gebruiker verzonden
Wanneer een gebruiker een deelstatus aanvraagt, ontvangt de gewenste gebruiker (of de groepsbeheerder in het geval van groepen) een e-mail met een koppeling om de deelstatus te accepteren:
Een gebruiker kan een verzoek ook als volgt accepteren of weigeren in de toepassing:
- Navigeer naar de interface voor delen
- Klik op het nog niet verwerkte verzoek om het te accepteren of te weigeren
- Klik op Accepteren of Weigeren
In beide modellen voor delen kunnen beide partijen op elk gewenst moment een deelstatus annuleren:
- Navigeer naar de bijbehorende interface voor delen
- Klik één keer op de deelstatus die u wilt annuleren
- Klik op de koppeling Annuleren dat documenten worden gedeeld
De machtigingen van een ingestelde deelstatus tussen gebruikers/groepen kunnen als volgt worden gewijzigd:
- Navigeer naar de interface voor delen
- Klik één keer op de deelstatus die u wilt bewerken om de opties boven aan de lijst weer te geven
- Klik op de koppeling Machtigingen wijzigen
- Bewerk de machtigingen
- Klik op Opslaan
Er zit een vertraging van 30 minuten tussen het tijdstip waarop u de machtigingen voor delen wijzigt en het tijdstip waarop u het effect ervan kunt zien.
Gedeelde inhoud weergeven
De inhoud die met uw gebruiker is gedeeld, wordt weergegeven op het tabblad Beheren.
Linksboven op de pagina Beheren ziet u een vervolgkeuzelijstpijl naast Uw overeenkomsten
- Klik op de pijl om de lijst met gebruikers/groepen die met u zijn gedeeld te zien
- Selecteer de groep/gebruiker die u wilt weergeven
- U kunt ook Alle gedeelde overeenkomsten selecteren, dan wordt alle gedeelde inhoud weergegeven
De pagina wordt vernieuwd en de inhoud van de pagina Beheren van de geselecteerde gebruiker/groep wordt weergegeven:
De filters in de linkerlijst (Voltooid, In bewerking, Webformulieren) filteren de inhoud net zo als wanneer u uw eigen inhoud weergeeft.
Door middel van Geavanceerd delen kan een gebruiker de documenten en de velden in de overeenkomsten van een gedeeld account bewerken (zolang de overeenkomst nog steeds van toepassing is).
Een overeenkomst wijzigen:
- Ga naar de pagina Beheren
- Ga naar de weergave van de gebruiker die eigenaar is van de overeenkomst die u wilt wijzigen
- Klik één keer op de overeenkomst om deze te selecteren
- Vouw de opties uit om deze weer te geven
- Klik op de handeling die u wilt uitvoeren:
- Overeenkomst openen - Bekijk de overeenkomst in de huidige toestand
- Herinnering - Stel herinneringen in of bewerk deze
- Annuleren - Annuleer de transactie
- PDF downloaden - Download een PDF van de overeenkomst in de huidige toestand
- Auditrapport downloaden - Download het auditrapport in de huidige toestand
- Overeenkomst wijzigen - Bewerk de documenten en/of de velden in de overeenkomst
- Delen - Deel de individuele overeenkomst
- Notities - Pas notities op de overeenkomst
- Afzonderlijke bestanden downloaden - Hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden als er oorspronkelijk meerdere waren geüpload
Door middel van Geavanceerd delen kan een gebruiker een overeenkomst verzenden uit naam van een gedeelde gebruiker.
Deze overeenkomst is eigendom van het gedeelde account alsof de eigenaar van het account deze heeft verzonden.
Alleen in de historie en in het auditlogbestand wordt aangegeven dat de overeenkomst via het gedeelde account door een andere gebruiker is verzonden.
Een overeenkomst verzenden vanuit een gedeeld account:
- Meld u aan bij uw gebruikersaccount
- Klik rechtsboven in het scherm op uw naam en selecteer Account omschakelen
- Kies de gebruiker namens wie u wilt verzenden
- Klik op OK.
De pagina wordt vernieuwd en u ziet een beperkte interface.
Een banner boven aan de pagina geeft aan dat u in een gedeeld account werkt en wie de gebruiker van dat account is.
Aan de rechterkant van de banner staat een koppeling waarmee u teruggaat naar uw account.
- Klik op het tabblad Verzenden
- Configureer en verzend de overeenkomst zoals gebruikelijk
In het activiteitenlogboek van de overeenkomst wordt duidelijk aangegeven dat de overeenkomst namens de gebruiker is verzonden:
Besturingselementen
De besturingselementen voor delen op gebruikersniveau vindt u in Accountinstellingen > Beveiligingsinstellingen > Account delen
- Delen kan worden geconfigureerd op accountniveau, waarbij de instellingen worden doorgegeven aan alle groepen
- Delen kan ook op groepsniveau worden geconfigureerd, waarbij de overgeërfde waarden op accountniveau worden overschreven.
De besturingselementen voor Standaard delen bepalen of delen is toegestaan en de methode waarop het delen wordt uitgevoerd:
- Delen van account niet toestaan - de interface voor het delen van accounts is verwijderd uit de gebruikersinterface voor het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep.
- Verzoek om account te delen toestaan - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen de inhoud van een andere gebruiker weergeven
- Toestaan dat eigen account wordt gedeeld - gebruikers in het geconfigureerde account/de geconfigureerde groep mogen hun account delen met een andere gebruiker
- Beide - de gebruiker mag delen zowel aanvragen als aanbieden
Geavanceerd delen maakt een aantal aanvullende machtigingen mogelijk:
- Met externe accounts - wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers een weergave van hun accountcontent delen met gebruikers van andere Acrobat Sign-accounts.
- Door te delen met een extern account wordt een alleen-lezenrelatie tot stand gebracht.
- Met interne accounts - wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen gebruikers hun content delen met andere gebruikers in hun eigen Acrobat Sign-account.
- Wanneer delen met interne accounts ingeschakeld is, zijn er twee extra opties:
- Verzenden - hiermee kan de partij met wie wordt gedeeld nieuwe overeenkomsten verzenden uit naam van de delende partij.
- De historie en het controlespoor geven duidelijk aan dat de overeenkomst is verzonden door de partij met wie is gedeeld uit naam van de delende partij.
- De overeenkomst is eigendom van en wordt beheerd door de delende partij alsof deze de overeenkomst zelf heeft verzonden.
- Bestaande transacties wijzigen - Hiermee kan de partij met wie is gedeeld, lopende overeenkomsten bewerken.
- Verzenden - hiermee kan de partij met wie wordt gedeeld nieuwe overeenkomsten verzenden uit naam van de delende partij.
- Wanneer delen met interne accounts ingeschakeld is, zijn er twee extra opties:
Aanmelden bij je account