Bij het invullen van een webformulier bestaan de invoerveldwaarden alleen in de browsersessie van de gebruiker. Daardoor moeten ondertekenaars van webformulieren alle veldinvoer in de eerste sessie invullen en het hele formulier in één keer indienen. Als u de browsersessie om welke reden dan ook sluit, worden alle invoerwaarden verwijderd en moet de ondertekenaar opnieuw beginnen.

Acrobat Sign-groepen die complexe webformulieren produceren, kunnen gebruikers toestaan het webformulier in een gedeeltelijk volledige staat op te slaan om later te hervatten en in te vullen.

De webformulierbesturingselementen opslaan

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kan de ondertekenaar het volgende doen:

Het webformulier op elk gewenst moment opslaan door het menu Opties te openen en Opslaan te selecteren.
- De ondertekenaar kan eventueel worden verplicht het webformulier op te slaan door zijn/haar e-mailadres te valideren voordat hij/zij toegang krijgt tot het webformulier.
- Mogelijk is het de ondertekenaar toegestaan zijn/haar exemplaar van het webformulier op te slaan onder een nieuwe overeenkomstnaam die hij/zij opgeeft.
Worden gevraagd het webformulier op te slaan als deze probeert weg te navigeren van het formulier.

Als dit is ingeschakeld, wordt de ondertekenaar gevraagd om zijn/haar naam, e-mailadres en een korte beschrijving van het formulier te geven voor gebruik als de naam van het formulier/de overeenkomst. Hierdoor kan het webformulier worden opgeslagen in het Acrobat Sign-systeem als een afzonderlijke overeenkomst.

De ervaring van de ondertekenaar

Wanneer het opslagproces wordt geactiveerd, moet de ondertekenaar een korte vragenlijst invullen om een uniek exemplaar van het formulier op te slaan.

De ondertekenaar moet eerst verifiëren (als verificatie is geconfigureerd voor het webformulier).
Ga akkoord met de Adobe-gebruiksvoorwaarden door op Doorgaan te klikken.
Zodra toegang tot het webformulier is verleend, kan de ondertekenaar het opslagproces op elk gewenst moment activeren door het menu Opties te openen en Opslaan te selecteren.
De ondertekenaar moet een kort formulier invullen om een exemplaar van het webformulier als een lopende overeenkomst op te slaan. De vereiste velden zijn:
- Naam
- E-mailadres (twee keer)
- Naam van het formulier (optioneel; bepaald door instellingen)
Selecteer Volgende of Opslaan wanneer u klaar bent.

Wanneer de optie Volgende is, mogen bijkomende ontvangers de aanvankelijke ondertekenaar volgen en wordt een nieuwe overlay gepresenteerd die de ondertekenaar naar wens kan configureren. (Extra deelnemers gemarkeerd als Vereist op het webformulier moeten worden ingevuld.)
Selecteer Opslaan wanneer u gereed bent.

Door het opslaan van het webformulier wordt de webformulierervaring voor de ondertekenaar beëindigd en omgezet in een normale overeenkomstervaring.
- Alle ingevulde veldwaarden worden in de overeenkomst geïmporteerd.
- Er wordt een e-mail gegenereerd voor de ondertekenaar met een koppeling voor Reviewen en ondertekenen.
De ondertekenaar wordt ervan op de hoogte gebracht dat hij/zij via een e-mailkoppeling toegang moet krijgen tot de overeenkomst om door te gaan.
De ondertekenaar kan op elk gewenst moment op de koppeling Reviewen en ondertekenen in de e-mail klikken om het invullen en het indienen van de overeenkomst te hervatten.

Als er extra ontvangers zijn geconfigureerd, wordt de overeenkomst doorgegeven aan de tweede deelnemer in het normale overeenkomstproces.

De functie inschakelen en configureren

Als u de optie Ontvangers toestaan hun voortgang op te slaan en later door te gaan wilt inschakelen, gaat u naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Webformulieren.

Selecteer de optie Ontvangers toestaan om hun voortgang op te slaan en later door te gaan en sla de paginaconfiguratie op.

De instelling kan op account- en groepsniveau worden geconfigureerd.
- De instelling is alleen beschikbaar voor ondernemings- en bedrijfs accounts.
De instelling is van toepassing op alle bestaande webformulieren binnen de scope van de instelling.
- Instellingen op accountniveau worden in eerste instantie overgenomen door alle groepen in het account.
- Instellingen op groepsniveau overschrijven de overgenomen instellingen op accountniveau.
Door de instelling te wijzigen wordt de ervaring van de ondertekenaar in real time bijgewerkt voor nieuw gestarte exemplaren van de webformulieren.
- Als u de instelling inschakelt, wordt de optie toegevoegd voor het opslaan van nieuwe webformulieren, hetzij door de keuze van de ondertekenaar, hetzij door het optionele instellingsmandaat (zie hieronder).
- Door het uitschakelen van de instelling wordt de optie voor ondertekenaars om de instantie van hun webformulier op te slaan, verwijderd.
  - Het uitschakelen van de instelling heeft geen invloed op overeenkomsten die al zijn opgeslagen.

Wanneer het opslaan van webformulieren is ingeschakeld, kunt u drie opties configureren om de ervaring van de ontvanger verder te verbeteren:

Indien ingeschakeld zet Eerste ondertekenaars moeten hun e-mailadres valideren voordat ze webformulieren kunnen openen het opslagproces in gang zodra de eerste ondertekenaar het webformulier opent en akkoord gaat met de Gebruiksvoorwaarden van Adobe. De ondertekenaar krijgt een invoervenster te zien om zijn of haar naam en e-mailadres in te voeren en (optioneel) de naam van de overeenkomst te bewerken waarop het webformulier betrekking heeft.

De ondertekenaar ontvangt vervolgens een e-mail met een koppeling waarmee het webformulier voor zijn of haar interactie wordt geopend. Zodra de e-mailkoppeling is gebruikt, wordt de overeenkomst zichtbaar op de pagina Beheren.

Het inschakelen/uitschakelen van deze instelling is van toepassing op alle webformulieren binnen de scope van de instelling (Account of Groep) en is onmiddellijk van toepassing op alle nieuw geopende sessies met het webformulier.

Als de webformulieren die in de groep zijn gemaakt klein, snel en gemakkelijk te begrijpen/in te vullen zijn, kan deze instelling meer werk kosten dan nodig is. Als uw webformulieren echter lang of ingewikkeld zijn of veel velden bevatten, is het inschakelen van deze optie een goede beveiliging tegen het aflopen van de sessie van de ondertekenaar tijdens het proces, waardoor deze gedwongen wordt het formulier opnieuw te starten.

Accounts waarvoor Gebruikers in meerdere groepen is ingeschakeld, kunnen unieke groepen maken voor webformulieren die uitzonderlijk ingewikkeld zijn als het account over het algemeen is geconfigureerd voor eenvoudigere webformulieren die niet eerst kunnen worden opgeslagen.

Met de optie Ondertekenaar opnieuw verifiëren uitschakelen bij toegang tot het webformulier via gemailde koppelingen kan de ontvanger het verificatieproces voor het webformulier omzeilen bij het openen van de overeenkomst via de gemailde koppeling.

Het in-/uitschakelen van deze instelling is van toepassing op alle overeenkomsten die worden opgeslagen nadat de instelling is opgeslagen.

Deze optie vermindert het werk voor de ondertekenaar en vergroot de kans dat de ondertekenaar het ondertekeningsproces voltooit.

Bij webformulieren die gebruikmaken van het kennisgebaseerde verificatieproces, moet serieus worden overwogen of het verbruiken van nog een premium verificatietransactie gerechtvaardigd is bij het openen van een opgeslagen webformulier.

Opmerking:

Als de optie Eerste ondertekenaars moeten hun e-mailadres valideren voordat ze webformulieren kunnen openen is geselecteerd, is deze optie uitgeschakeld. De vereiste dat de eerste ondertekenaar zijn of haar e-mailadres moet verifiëren, vereist dat verificatie via de e-mailkoppeling is ingeschakeld.

Indien ingeschakeld kunnen de ontvangers de naam van de overeenkomst wijzigen in een waarde naar keuze.

Het in-/uitschakelen van deze instelling geldt voor alle overeenkomsten die worden opgeslagen nadat de instelling is opgeslagen.

Wanneer ontvangers de naam van een overeenkomst wijzigen, wordt de naamwaarde toegepast op de overeenkomst, het controlerapport en alle gerelateerde documenten/eigenschappen. Dit heeft direct invloed op de mogelijkheid om op naam te zoeken op de pagina Beheren.

De overeenkomst is echter nog steeds rechtstreeks gerelateerd aan het hoofdwebformulier en wordt opgenomen in alle rapportages waarbij het hoofdwebformulier wordt gebruikt.

Als deze optie is ingeschakeld, wordt aanbevolen de ondertekenaar duidelijke instructies te geven over hoe de ontvanger de overeenkomst moet benoemen.