Met de functie In bulk verzenden (SiB) kunnen gebruikers een bovenliggende sjabloon maken voor éénmalig gebruik van een overeenkomst en een lijst met ontvangers opgeven. Voor elke ontvangersrecord wordt een 'onderliggende' overeenkomst gegenereerd wanneer de transactie In bulk verzenden is verzonden. Er kunnen maximaal 1.000 onderliggende transacties worden uitgevoerd. Alle onderliggende overeenkomsten zijn discrete overeenkomsten en zijn autonoom voor zover de andere overeenkomsten worden gegenereerd.

Omdat alle onderliggende overeenkomsten echter vanuit dezelfde bovenliggende sjabloon zijn gemaakt, kunnen gebruikers de bovenliggende transactie In bulk verzenden controleren op de pagina Beheren en ook de algemene status van de onderliggende overeenkomsten.

Er zijn twee methoden om de lijst met ontvangersrecords aan de sjabloon toe te voegen:

Handmatig: in dit geval typt (of plakt) de afzender handmatig de e-mailadressen van de gebruiker.
- Met deze optie beperkt u het aantal ontvangers tot één externe ontvanger.
- De afzender kan als optionele ontvanger worden opgenomen nadat de externe ontvanger heeft getekend.
CSV-bestanden (door komma's gescheiden waarden) geüpload: de CSV is een spreadsheet waarin elke rij een ontvangersrecord is en de verschillende kolommen eigenschappen van de overeenkomst definiëren, die elk kunnen worden gepersonaliseerd voor de ontvangers van de overeenkomst. Dit geeft de afzender een veel bredere controle over hoe de overeenkomst kan worden aangepast voor de ontvangers. De voordelen van de CSV-bestandsmethode zijn:
- U kunt meerdere ontvangers hebben. (Maximaal 100 per overeenkomst.)
- Personalisatie per ontvanger:
  - Naam ontvanger
  - Rol
  - Verificatiemethode
  - Privébericht voor ontvanger
- Aanpassingen op overeenkomstniveau:
  - Naam van overeenkomst
  - Localisatie
  - Algemeen overeenkomstbericht
  - Vervaldatum
  - Ondertekeningsflow
- Aangepaste samenvoegvelden waarbij de CSV een waarde invoegt in een veld in de overeenkomst, waardoor ontvangerspecifieke details aan de overeenkomst kunnen worden toegevoegd, zoals een adres, een lijst met goederen of diensten, prijzen en kortingen.

Beschikbaarheid:

In bulk verzenden is beschikbaar voor licentielidmaatschappen van Acrobat Pro en Acrobat Sign Solutions.

Configuratiescope:

De besturingselementen voor In bulk verzenden kunnen worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

Rapportage voor In bulk verzenden

Er zijn verschillende opties voor het genereren van rapportgegevens voor de overeenkomsten die zijn opgenomen in In bulk verzenden. De gebruikte optie is afhankelijk van het type informatie dat u wilt verzamelen.

Alle rapportage die expliciet is gekoppeld aan het bovenliggende object In bulk verzenden, is toegankelijk op de pagina Beheren door het filter Bulkverzendingen te selecteren en vervolgens het specifieke bovenliggende sjabloon In bulk verzenden dat u wilt controleren te openen.

Als u alleen het basisvoltooiingspercentage wilt bekijken of inzoomen om een afzonderlijke overeenkomst te zoeken, gaat u naar de overzichtstabel Overeenkomsten in de lijst Acties.

Een afdrukbare tabel van alle onderliggende overeenkomsten kan worden gegenereerd met de actie Activiteitenrapport weergeven.

Een op CSV gebaseerde definitie van de overeenkomst, samen met volledige invoer op veldniveau per ontvanger, is beschikbaar via de actie Formulierveldgegevens downloaden .

De standaardrapportageomgeving kan afdrukbare grafieken en diagrammen produceren en gegevens op veldniveau in CSV-indeling leveren.

Wanneer u in eerste instantie een CSV upload om de ontvangers te importeren, zullen indelingsfouten van elementen die door Acrobat Sign worden beheerd een foutkoppeling activeren op de configuratiepagina van de sjabloon.

Selecteer de foutkoppeling om de lijst met fouten op rijnummer van het CSV-bestand weer te geven:

Voorbeeld van een foutenrapport van gegenereerde onderliggende overeenkomsten op de bovenliggende sjabloon

Opmerking:

U moet alle CSV-indelingsfouten corrigeren voordat u de transactie In bulk verzenden kunt indienen en kunt starten met het genereren van onderliggende overeenkomsten.

Sommige fouten worden niet gedetecteerd als problemen tijdens het CSV-uploadproces, maar worden ontdekt terwijl de onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd. Bijvoorbeeld een rol of verificatiemethode toewijzen aan een ontvanger die in conflict is met de groepsinstellingen. Deze runtimefouten worden vastgelegd in een foutenrapport dat u kunt downloaden op de pagina Beheren door de actie Foutenrapport downloaden te selecteren voor de bovenliggende sjabloon:

Voorbeeldfoutenrapport van gegenereerde onderliggende overeenkomsten gedownload van de pagina Beheren

Het systeem voegt een lijn toe aan het foutenlogboek met de rijgegevens van de ontvanger wanneer fouten worden ontdekt.

Het verwerken van het CSV-bestand wordt hervat en genereert een onderliggende overeenkomst voor elke rij van de CSV die geen fout veroorzaakt.

Ontvangers die op het foutenrapport staan, moeten de overeenkomst opnieuw toegestuurd krijgen in een nieuwe transactie.

Waarschuwing:

Er wordt geen openlijke waarschuwing aan de afzender gegeven voor runtimefouten.

Afzenders moeten altijd het downloadbare rapport voor de bovenliggende sjabloon controleren nadat het genereren van onderliggende overeenkomsten is voltooid.

De bovenliggende sjabloon bevat een overzichtstabel in de lijst Acties voor alle onderliggende overeenkomsten. In de tabel wordt het aantal overeenkomsten in elke status aangegeven.

Als u op de overzichtstabel klikt, wordt een sorteerbare weergave van de afzonderlijke onderliggende overeenkomsten geopend. De records in de overzichtstabel zijn een actieve koppeling naar de overeenkomsten, zodat u de afzonderlijke overeenkomsten gemakkelijk kunt bewerken.

De pagina Beheren met het overeenkomstoverzicht

De optie Activiteitenrapport weergeven in de lijst Acties biedt een Documentuitvoeringsrapport. Dit rapport bevat een meer gedetailleerde (en afdrukbare) samenvatting van de onderliggende overeenkomsten op basis van status.

De pagina Beheren met de actie Activiteitenrapport weergeven gemarkeerd, met een voorbeeld van een activiteitenrapport — Het Documentuitvoeringsrapport bevat een volledig overzicht van de volledige lijst met onderliggende overeenkomsten, met bovenaan een algemeen overzicht.

De activiteit Gegevens van het formulierveld downloaden downloadt de veldgegevens voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn gemaakt door de bovenliggende sjabloon.

Elke rij van de CSV vertegenwoordigt één overeenkomstrecord. De record is zo gestructureerd om het volgende te verstrekken:

eerst alle informatie over de ontvanger:
- Naam van ontvanger (vastgelegd tijdens het toepassen van de handtekening)
- E-mailadres van ontvanger
- Rol van ontvanger
- Verificatiemethode en waarde van ontvanger
- Privébericht van ontvanger
De overeenkomstinformatie na de ontvangersinfo:
- E-mails in CC
- Landinstellingen
- Informatie over herinneringen
- Informatie over verlooptijd
- Naam van overeenkomst
- Algemeen bericht van overeenkomst
- Volgorde van handtekeningen
Aangepaste veldgegevens worden vermeld na de overeenkomstvelden. Dit omvat alle velden die zijn opgenomen in de documentsjabloon of die in de documenten zijn geplaatst.
- Aangepaste velden worden alfabetisch weergegeven op basis van de veldnaam.
De overeenkomst-ID is het laatste veld.

De pagina Beheren met een voorbeeld van de CSV-gegevensvelden — Alle onderliggende overeenkomsten worden weergegeven. Velden worden ingevuld terwijl de overeenkomsten worden voltooid

In standaard overeenkomstrapportage worden de onderliggende overeenkomsten vastgelegd, maar alleen begrepen als reguliere overeenkomsten. Er wordt geen bredere relatie begrepen in de zin van overeenkomsten die gerelateerd zijn via een bovenliggende overeenkomstsjabloon.

Als u het naamfilter gebruikt, kunt u rapporten genereren op basis van die waarde als u unieke naamconventies gebruikt in uw In bulk verzenden-campagnes.

Klanten die veel gebruikmaken van In bulk verzenden, kunnen ervoor kiezen om een groep aan het doel toe te wijzen. Zo kunt u de ontvangerservaring nauwkeuriger afstemmen en kunt u rapporten gebruiken om overeenkomsten te filteren op basis van de groep.

Weergave van de rapportage-interface met zichtbaar filter Overeenkomstnaam en een voorbeeldrapport — Dezelfde filters kunnen ook worden toegepast op gegevensexports.

Aanbevolen methoden

Gebruik goed geteste sjablonen voor uw basisdocumenten. Dit is met name van belang als u meerdere ontvangers hebt. Een paar testrondes op veldniveau om ervoor te zorgen dat de velden correct zijn toegewezen en het vastleggen van de juiste content met nuttige validaties kost aanzienlijk minder tijd dan het annuleren van honderden individuele overeenkomsten.

Bij het samenstellen van uw sjablonen gebruikt u betekenisvolle veldnamen, zodat de rapportage betekenisvolle kolomkoppen retourneert.

Overwegingen over de configuratie van Gegevensbeheer

In bulk verzenden heeft de eigenschap 'roll-up', die bepaalt hoeveel meldingen de afzender ontvangt voor het aantal onderliggende overeenkomsten dat met de SiB-sjabloon is gemaakt. De standaardwaarde is drie. Dit betekent dat de afzender alleen op de hoogte wordt gesteld wanneer er drie of minder onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd. De roll-up-instelling is niet zichtbaar voor klanten en kan alleen worden gewijzigd door het Acrobat Sign-ondersteuningsteam.

Gegevensbeheer bepaalt hoe snel een overeenkomst uit het Acrobat Sign-systeem wordt verwijderd nadat deze een eindstatus heeft bereikt (Voltooid, Geannuleerd of Verlopen).

Klanten die moeten werken met voltooide overeenkomsten die worden verzonden via het proces In bulk verzenden, kunnen het roll-up-aantal (mogelijk tot een onbeperkte waarde) uitbreiden zodat ze de voltooide berichten van onderliggende overeenkomsten ontvangen voordat deze automatisch uit het systeem worden geschrapt door Gegevensbeheer.

Tip:

Misschien is het de moeite waard om de Power Automate-integratie te onderzoeken voor automatisering van alle activiteiten na voltooiing, zowel om het handmatige werk van gebruikers te verminderen als om te voorkomen dat er leemten ontstaan waar een overeenkomst verloren kan gaan door regels voor gegevensbeheer.

Handige weetjes

De nieuwe interface voor In bulk verzenden is nog in ontwikkeling. In toekomstige versies worden meer opties verwacht (bijv. extra verificatiemethoden, door overeenkomst gedefinieerde CC-partijen, herinneringen die zijn gedefinieerd voor overeenkomsten).
De optie voor Afzender ondertekent eerst in de klassieke versie van In bulk verzenden bevindt zich momenteel niet in de nieuwe versie, maar deze wordt in een toekomstige versie voor het handmatige proces verwacht. Klanten die de CSV-uploadmethode gebruiken, moeten de afzender aan het CSV toevoegen als ontvanger in elke record waarin de afzender moet ondertekenen.
Als u de groepskiezer wijzigt, verandert het logo op de pagina van de afzender niet. De daaropvolgende e-mails en ervaring bij ondertekening gebruiken het juiste logo voor de groep van waaruit de overeenkomst wordt verzonden.
Alle onderliggende overeenkomsten annuleren van een In bulk verzenden -transactie op het (bovenliggende) sjabloonniveau, is alleen mogelijk als er geen onderliggende overeenkomsten zijn ondertekend. Als er onderliggende overeenkomsten worden ondertekend, wordt de activiteit Annuleren verwijderd uit de sjablooninterface en moeten bestaande overeenkomsten op overeenkomstniveau worden geannuleerd.
De CSV-bestandsoptie heeft veel optionele velden, maar er is alleen een e-mailadres vereist. Door vertrouwd te raken met het CSV-proces worden de geavanceerdere veldopties (zoals samenvoegvelden) minder ontmoedigend en worden de waardevollere mogelijkheden van CSV-bestanden geopend.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Overzicht van In bulk verzenden