Handboek Annuleren

Overzicht van In bulk verzenden

 

Handboek voor Adobe Acrobat Sign

Nieuwe functies

Aan de slag

Beheerder

Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren

Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten

Integreren met andere producten

Acrobat Sign Developer

Ondersteuning en probleemoplossing

Overzicht van In bulk verzenden 

Met de functie In bulk verzenden (SiB)  kunnen gebruikers een bovenliggende sjabloon maken voor éénmalig gebruik van een overeenkomst en een lijst met ontvangers opgeven. Voor elke ontvangersrecord wordt een 'onderliggende' overeenkomst gegenereerd wanneer de transactie In bulk verzenden is verzonden. Er kunnen maximaal 1.000 onderliggende transacties worden uitgevoerd. Alle onderliggende overeenkomsten zijn discrete overeenkomsten en zijn autonoom voor zover de andere overeenkomsten worden gegenereerd.

Omdat alle onderliggende overeenkomsten echter vanuit dezelfde bovenliggende sjabloon zijn gemaakt, kunnen gebruikers de bovenliggende transactie In bulk verzenden controleren op de pagina Beheren en ook de algemene status van de onderliggende overeenkomsten.

Er zijn twee methoden om de lijst met ontvangersrecords aan de sjabloon toe te voegen:

  • Handmatig: in dit geval typt (of plakt) de afzender handmatig de e-mailadressen van de gebruiker. 
    • Met deze optie beperkt u het aantal ontvangers tot één externe ontvanger.
    • De afzender kan als optionele ontvanger worden opgenomen nadat de externe ontvanger heeft getekend. 
  • CSV-bestanden (door komma's gescheiden waarden) geüpload: de CSV is een spreadsheet waarin elke rij een ontvangersrecord is en de verschillende kolommen eigenschappen van de overeenkomst definiëren, die elk kunnen worden gepersonaliseerd voor de ontvangers van de overeenkomst. Dit geeft de afzender een veel bredere controle over hoe de overeenkomst kan worden aangepast voor de ontvangers. De voordelen van de CSV-bestandsmethode zijn:
    • U kunt meerdere ontvangers hebben. (Maximaal 100 per overeenkomst.)
    • Personalisatie per ontvanger:
      • Naam ontvanger
      • Rol
      • Verificatiemethode
      • Privébericht voor ontvanger
    • Aanpassingen op overeenkomstniveau:
      • Naam van overeenkomst
      • Localisatie
      • Algemeen overeenkomstbericht
      • Vervaldatum
      • Ondertekeningsflow
    • Aangepaste samenvoegvelden waarbij de CSV een waarde invoegt in een veld in de overeenkomst, waardoor ontvangerspecifieke details aan de overeenkomst kunnen worden toegevoegd, zoals een adres, een lijst met goederen of diensten, prijzen en kortingen.

Beschikbaarheid:

In bulk verzenden is beschikbaar voor licentielidmaatschappen van Acrobat Pro en Acrobat Sign Solutions.

Configuratiescope:

De besturingselementen voor In bulk verzenden kunnen worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.

Rapportage voor In bulk verzenden

Er zijn verschillende opties voor het genereren van rapportgegevens voor de overeenkomsten die zijn opgenomen in In bulk verzenden. De gebruikte optie is afhankelijk van het type informatie dat u wilt verzamelen.

Alle rapportage die expliciet is gekoppeld aan het bovenliggende object In bulk verzenden, is toegankelijk op de pagina Beheren door het filter Bulkverzendingen te selecteren en vervolgens het specifieke bovenliggende sjabloon In bulk verzenden dat u wilt controleren te openen.

Als u alleen het basisvoltooiingspercentage wilt bekijken of inzoomen om een afzonderlijke overeenkomst te zoeken, gaat u naar de overzichtstabel Overeenkomsten in de lijst Acties.

Een afdrukbare tabel van alle onderliggende overeenkomsten kan worden gegenereerd met de actie Activiteitenrapport weergeven.

Een op CSV gebaseerde definitie van de overeenkomst, samen met volledige invoer op veldniveau per ontvanger, is beschikbaar via de actie Formulierveldgegevens downloaden .

De standaardrapportageomgeving kan afdrukbare grafieken en diagrammen produceren en gegevens op veldniveau in CSV-indeling leveren.

Alle voltooide onderliggende overeenkomsten downloaden vanaf de pagina Beheren

Nadat een transactie voor In bulk verzenden is verzonden en de ontvangers de onderliggende overeenkomsten hebben voltooid, kan de afzender alle voltooide overeenkomsten downloaden die betrekking hebben op de bovenliggende transactie vanaf de pagina Beheren.

Wanneer de download wordt geactiveerd, worden alleen overeenkomsten met de status Voltooid gedownload. Geannuleerde, geweigerde, verlopen en in bewerking zijnde overeenkomsten worden niet gedownload.
Er kan maximaal 1,5 GB aan gegevens per verzoek worden gedownload.

De pagina Beheren met een transactie voor In bulk verzenden met de actie Voltooide overeenkomsten downloaden gemarkeerd.

De download levert een zipbestand naar het lokale systeem van de gebruiker die het heeft aangevraagd. De bestandsnaam is gebaseerd op de naam van de transactie voor In bulk verzenden, met een transactienummer aan het einde toegevoegd.

De voltooide overeenkomsten zijn in het zipbestand opgenomen. Elk bestand krijgt een naam op basis van de transactie-ID van de individuele onderliggende overeenkomst. Controlerapporten worden niet bijgevoegd wanneer wordt gedownload vanaf de pagina Beheren, maar kunnen worden aangevraagd als de download via API is geïnitieerd.

Een voorbeeld van het zipbestand met de naam gemarkeerd en een inzet van de daadwerkelijke PDF's in het zipbestand.

Opmerking:
  • Ga niet weg van het scherm en voer ook geen andere handelingen uit tijdens het downloadproces, anders wordt de download geannuleerd.
  • Downloads die langer dan zes minuten duren, worden automatisch geannuleerd. Probeer de download ten minste eenmaal opnieuw te starten. Als de fout blijft optreden, is de oplossing om elk item afzonderlijk te downloaden.
  • Er is momenteel geen rapportage voor de gedownloade overeenkomsten. Als u vaststelt dat niet alle overeenkomsten zijn gedownload, probeert u het downloadproces opnieuw uit te voeren.

Aanbevolen methoden

Gebruik goed geteste sjablonen voor uw basisdocumenten. Dit is met name van belang als u meerdere ontvangers hebt. Een paar testrondes op veldniveau om ervoor te zorgen dat de velden correct zijn toegewezen en het vastleggen van de juiste content met nuttige validaties kost aanzienlijk minder tijd dan het annuleren van honderden individuele overeenkomsten.

Bij het samenstellen van uw sjablonen gebruikt u betekenisvolle veldnamen, zodat de rapportage betekenisvolle kolomkoppen retourneert. 

Overwegingen over de configuratie van Gegevensbeheer

In bulk verzenden heeft de eigenschap 'roll-up', die bepaalt hoeveel meldingen de afzender ontvangt voor het aantal onderliggende overeenkomsten dat met de SiB-sjabloon is gemaakt. De standaardwaarde is drie. Dit betekent dat de afzender alleen op de hoogte wordt gesteld wanneer er drie of minder onderliggende overeenkomsten worden gegenereerd. De roll-up-instelling is niet zichtbaar voor klanten en kan alleen worden gewijzigd door het Acrobat Sign-ondersteuningsteam.

Gegevensbeheer bepaalt hoe snel een overeenkomst uit het Acrobat Sign-systeem wordt verwijderd nadat deze een eindstatus heeft bereikt (Voltooid, Geannuleerd of Verlopen).

Klanten die moeten werken met voltooide overeenkomsten die worden verzonden via het proces In bulk verzenden, kunnen het roll-up-aantal (mogelijk tot een onbeperkte waarde) uitbreiden zodat ze de voltooide berichten van onderliggende overeenkomsten ontvangen voordat deze automatisch uit het systeem worden geschrapt door Gegevensbeheer.

Tip:

Misschien is het de moeite waard om de Power Automate-integratie te onderzoeken voor automatisering van alle activiteiten na voltooiing, zowel om het handmatige werk van gebruikers te verminderen als om te voorkomen dat er leemten ontstaan waar een overeenkomst verloren kan gaan door regels voor gegevensbeheer.

Handige weetjes

  • De nieuwe interface voor In bulk verzenden is nog in ontwikkeling. In toekomstige versies worden meer opties verwacht (bijv. extra verificatiemethoden, door overeenkomst gedefinieerde CC-partijen, herinneringen die zijn gedefinieerd voor overeenkomsten).
  • De optie voor Afzender ondertekent eerst in de klassieke versie van In bulk verzenden bevindt zich momenteel niet in de nieuwe versie, maar deze wordt in een toekomstige versie voor het handmatige proces verwacht. Klanten die de CSV-uploadmethode gebruiken, moeten de afzender aan het CSV toevoegen als ontvanger in elke record waarin de afzender moet ondertekenen.
  • Als u de groepskiezer wijzigt, verandert het logo op de pagina van de afzender niet. De daaropvolgende e-mails en ervaring bij ondertekening gebruiken het juiste logo voor de groep van waaruit de overeenkomst wordt verzonden.
  • Alle onderliggende overeenkomsten annuleren van een In bulk verzenden -transactie op het (bovenliggende) sjabloonniveau, is alleen mogelijk als er geen onderliggende overeenkomsten zijn ondertekend. Als er onderliggende overeenkomsten worden ondertekend, wordt de activiteit Annuleren verwijderd uit de sjablooninterface en moeten bestaande overeenkomsten op overeenkomstniveau worden geannuleerd. 
  • De CSV-bestandsoptie heeft veel optionele velden, maar er is alleen een e-mailadres vereist. Door vertrouwd te raken met het CSV-proces worden de geavanceerdere veldopties (zoals samenvoegvelden) minder ontmoedigend en worden de waardevollere mogelijkheden van CSV-bestanden geopend.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?