De ondertekenaars worden via e-mail op de hoogte gesteld en worden gevraagd de overeenkomst te openen door op de knop Controleren en ondertekenen te klikken
Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Overzicht van digitale handtekeningen in Adobe Acrobat Sign
Digitale handtekeningen zijn een type elektronische handtekening die gebruikmaakt van een certificaatgebaseerde digitale ID. Deze wordt verkregen van een cloudgebaseerde trustserviceprovider of van het lokale systeem van de ondertekenaar.
Op vergelijkbare wijze als bij een normale, geschreven handtekening kan met een digitale handtekening de persoon die een document ondertekent, worden geïdentificeerd. In tegenstelling tot een geschreven handtekening is een digitale handtekening op basis van een certificaat echter moeilijk te vervalsen, omdat deze versleutelde gegevens bevat die uniek zijn voor de ondertekenaar. Het kan eenvoudig worden geverifieerd en informeert de ontvangers of het document is gewijzigd nadat de ondertekenaar het in eerste instantie heeft ondertekend.
Adobe Acrobat Sign ondersteunt digitale handtekeningen door het veld Digitale handtekening op een formulier te plaatsen (ofwel via Tekstcodes, via slepen en neerzetten in de Acrobat Sign-authoringomgeving of door authoring in Adobe Acrobat met Acroforms).
Beschikbaarheid:
Digitale handtekeningen zijn beschikbaar bij licentielidmaatschappen voor Acrobat Standard, Acrobat Pro en Acrobat Sign Solutions.
Configuratiebereik:
Digitale handtekeningen kan worden ingeschakeld op account- en groepsniveau.
Digitale handtekeningen kunnen via de Acrobat Sign-service op twee manieren worden toegepast:
Tijdstempels voor digitale handtekeningen
Bij het toepassen van digitale handtekeningen zijn tijdstempels een kritieke component van de standaarden voor handtekeningcompatibiliteit in zowel de EU als in de VS.
De tijdstempel fungeert als een vergrendelmechanisme voor zowel de identiteit van de ondertekenaar als het document zelf. De identiteit kan op verschillende manieren worden vastgesteld (certificaat, aanmelding, identiteitskaart, enz.), maar de tijdstempel moet door een vertrouwde en bevoegde TSA (Time Stamping Authority, ofwel tijdstempelautoriteit) worden geleverd.
De tijdstempel waarborgt de LTV (Long-Term Validity, ofwel geldigheid op lange termijn) van de ondertekende overeenkomst door zowel de handtekening als het document te vergrendelen. In feite wordt zo een slot verschaft voor het slot. Dit is essentieel voor de compatibiliteit van digitale handtekeningen, omdat persoonlijke certificaten kunnen verlopen terwijl de LTV van de tijdstempel in de loop der tijd kan worden verlengd zonder de geldigheid van de handtekening te wijzigen. De LTV-tijdstempel garandeert dat het certificaat geldig was toen het werd toegepast en verlengt de geldigheid van de ondertekende overeenkomst tot na het tijdsbestek van het feitelijke certificaat van de ondertekenaar.
Het tijdstempelbewijs wordt weergegeven in de digitale handtekening met de ISO 8601-notatie.
Gekwalificeerd tijdstempel voor e-IDAS-conformiteit in de Europese Unie
Op alle accounts in de Acrobat Sign EU1-instantie in Europa wordt standaard een gekwalificeerde tijdstempel toegepast dat voldoet aan de e-IDAS-normen. (In welke instantie wordt mijn account uitgevoerd?)
Voor afzenders
Vanuit het perspectief van de afzender hoeft alleen het veld Digitale handtekening te worden geplaatst in het document dat ter ondertekening wordt verzonden.
Digitale handtekeningen nemen meer ruimte op de pagina in door de extra content in de handtekening. Houd hier rekening mee bij het ontwerpen van uw handtekeningvelden voor een document.
Configuratie
De functiebesturingselementen bekijken en bewerken:
- Meld u aan als beheerder en ga naar het menu Accountinstellingen.
- Selecteer het tabblad Digitale handtekeningen.
De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:
Reden voor ondertekening weergeven
Voor compatibiliteit met bepaalde richtlijnen moet de ondertekenaar een reden opgegeven voor het toepassen van een digitale handtekening. Bijvoorbeeld: compatibiliteit met Title 21 CFR Part 11- en SAFE-BioPharma-normen.
Als digitale handtekeningen worden gebruikt om aan een compatibiliteitsvereiste te voldoen, dient u uw juridische afdeling te vragen of u ook een reden voor de handtekening dient op te nemen in het ondertekeningsproces.
Voor toegang tot de besturingselementen klikt u op de koppeling Bio-Pharma-instellingen
RSA-PSS
RSA-PSS is een ondertekeningsschema dat is gebaseerd op het RSA-cryptosysteem en dat veiliger is dan het oudere RSA-PKCS#1 v.1.5-schema.
De accountbeheerder hoeft niets te configureren voor de Acrobat Sign-implementatie van RSA-PSS.
- Wanneer Cloudondertekening wordt gekozen en de digitale id van de ondertekenaar ondersteuning biedt voor zowel RSA-PSS als RSA-PKCS#1, wordt standaard het RSA-PSS-schema gebruikt.
- Wanneer Ondertekenen met Acrobat wordt gekozen, is het gebruik van RSS-PSS of RSA-PKCS#1 afhankelijk van de instellingen van de ondertekenaar in zijn of haar Acrobat-toepassing
- Acrobat Sign biedt volledige ondersteuning voor CRL- en OCSP-reacties die met het RSA-PSS-schema zijn ondertekend.
- Het gebruik van het RSA-PSS-schema is vereist om te voldoen aan de specifiek in Duitsland geldende vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Opties voor opmaak van digitale handtekeningen
PKCS#7 is de standaardindeling voor digitale handtekeningen voor de meeste Acrobat Sign-accounts (buiten de EU).
- Accounts op de Europese locatie (EU1) gebruiken standaard de PAdES-indeling (ETSI EN 319142) om compatibiliteit met eIDAS-normen te verkrijgen.
- Een beheerder op accountniveau kan de technische ondersteuning van Acrobat Sign vragen deze instelling te wijzigen in een andere indeling.
- Deze functie kan op groeps- of accountniveau worden ingeschakeld en geconfigureerd.
In de digitale-handtekeningworkflow moet de overeenkomst een uniek proces doorstaan. Er gelden enkele beperkingen vanwege de speciale behandeling die nodig is om de handtekening toe te passen.
- Aan elke ondertekenaar kan maximaal één digitaal handtekeningveld worden toegewezen tijdens het downloaden van het document en het ondertekenen met Acrobat. Cloudgebaseerde handtekeningen bieden ondersteuning voor maximaal 10 digitale handtekeningvelden per ontvanger.(Aadhaar en Singpass worden niet ondersteund.)
- Webformulieren bieden geen ondersteuning voor digitale handtekeningen.
- In bulk verzenden biedt geen ondersteuning voor handtekeningen van Downloaden en ondertekenen met Acrobat. Digitale cloudhandtekeningen werken zoals verwacht.
- Digitale handtekeningen worden niet ondersteund in desktop-apps voor Microsoft Office, omdat ze zijn ontworpen voor gebruik in een browseromgeving. U kunt ook de Office-webapps vanuit uw browser gebruiken.
- Digitale handtekeningen schakelen de functie Beperkte documentzichtbaarheid uit. Alle ontvangers zien alle pagina's.
- Ondertekenaars op mobiele apparaten kunnen alleen cloudgebaseerde digitale handtekeningen toepassen.
- De modus voor een digitale cloud-id met OAuth-verificatie wordt niet ondersteund door de functie Invullen en ondertekenen.
- De functie Invullen en ondertekenen ondersteunt geen ondertekening met de serviceprovider van Aadhaar.
- Gebruikers die hun content delen of accounts waarvoor geavanceerd delen is ingeschakeld, kunnen geen digitale handtekeningen gebruiken.
- eVaulting kan niet worden gebruikt in combinatie met digitale handtekeningen.
- Bestandsbijlagen kunnen alleen door de eerste ondertekenaar worden toegepast. Wanneer volgende ondertekenaars een nieuw bestand toevoegen als bijlage, worden alle eerdere digitale handtekeningen ongeldig.
- Als het controlerapport is bij een digitaal ondertekende overeenkomst is gevoegd, wordt met behulp van de twee documenten een PDF-portfolio gemaakt.
- In de velden voor transactienummers wordt een digitale handtekening geconverteerd naar een elektronische handtekening.
- Als de optie om het controlerapport bij te voegen is ingeschakeld, wordt er een PDF-portfolio gemaakt (met daarin de overeenkomst en een apart PDF-bestand voor het controlerapport, beide ingesloten in de PDF-portfolio, ook wel PDF-envelop genoemd). Zodra een digitale handtekening is toegepast, kunnen er namelijk geen wijzigingen meer worden aangebracht in de overeenkomst.