Handboek voor Adobe Acrobat Sign
Nieuwe functies
Aan de slag
- Snelstartgids voor beheerders
- Handleiding om snel aan de slag te gaan voor gebruikers
- Bibliotheek voor videotutorial
- Veelgestelde vragen
Beheerder
- Overzicht Admin Console
-
User Management
- Gebruikers toevoegen
- Op functies gerichte gebruikers maken
- Controleren op gebruikers met provisioningfouten
- Naam/e-mailadres wijzigen
- Groepslidmaatschap van een gebruiker bewerken
- Een gebruiker tot een beheerdersrol bevorderen
- Typen gebruikersidentiteiten en SSO
- Gebruikersidentiteit wisselen
- Gebruikers verifiëren met MS Azure
- Gebruikers verifiëren met Google Federation
- Productprofielen
- Aanmeldingservaring
-
Begeleiding voor regelgevingsvereisten
- Toegankelijkheid
- HIPAA
- AVG
- 21 CFR deel 11 en EudraLex bijlage 11
- Klanten in de gezondheidszorg
- IVES-ondersteuning
- Overeenkomsten archiveren
- Overwegingen voor EU/VK
- Uw domein claimen
- Koppelingen voor het melden van misbruik
Overeenkomsten verzenden, ondertekenen en beheren
-
Opties voor ontvangers
- Een e-mailherinnering annuleren
-
Opties op de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Overzicht van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- Openen om de overeenkomst zonder velden te lezen
- Weigeren om een overeenkomst te ondertekenen
- Ondertekeningsbevoegdheid delegeren
- Een PDF van de overeenkomst downloaden
- Geschiedenis van de overeenkomst weergeven
- Berichten over de overeenkomst weergeven
- Een elektronische handtekening naar een geschreven handtekening converteren
- Een geschreven handtekening naar een elektronische handtekening converteren
- Door formuliervelden navigeren
- De gegevens uit de formuliervelden wissen
- Vergroting en navigatie van de pagina voor elektronisch ondertekenen
- De taal wijzigen die wordt gebruikt in de tools en informatie van de overeenkomst
- Juridische kennisgevingen controleren
- Cookievoorkeuren voor Acrobat Sign aanpassen
- Overeenkomsten verzenden
-
Velden in documenten opnemen
-
In-app authoringomgeving
- Automatische velddetectie
- Velden slepen en neerzetten met de authoringomgeving
- Formuliervelden toewijzen aan ontvangers
- De rol Vooraf invullen
- Velden aanbrengen met een herbruikbare veldsjabloon
- Overdracht van velden naar een nieuwe bibliotheeksjabloon
- Bijgewerkte authoringomgeving bij het verzenden van overeenkomsten
- Formulieren met tekstlabels maken
- Formulieren maken met Acrobat (AcroForms)
- Velden
- Veelgestelde vragen over ontwerpen
-
In-app authoringomgeving
- Overeenkomsten ondertekenen
-
Overeenkomsten beheren
- Overzicht pagina Beheren
- Overeenkomsten delegeren
- Ontvangers vervangen
- Documentzichtbaarheid beperken
- Een overeenkomst annuleren
- Nieuwe herinneringen maken
- Herinneringen voor beoordeling
- Een herinnering annuleren
- Toegang verkrijgen tot Power Automate-flows
-
Meer handelingen...
- De werking van de zoekfunctie
- Een overeenkomst weergeven
- Een sjabloon maken op basis van een overeenkomst
- Overeenkomsten verbergen/zichtbaar maken
- Een ondertekend document uploaden
- Bestanden en velden van een verzonden overeenkomst wijzigen
- De verificatiemethode van een ontvanger bewerken
- Een vervaldatum toevoegen of wijzigen
- Een opmerking toevoegen aan een overeenkomst
- Een individuele overeenkomst delen
- Delen van een overeenkomst ongedaan maken
- Een individuele overeenkomst downloaden
- De afzonderlijke bestanden van een overeenkomst downloaden
- Het controlerapport van een overeenkomst downloaden
- De veldinhoud van een overeenkomst downloaden
- Controlerapport
- Rapportage en gegevensexports
Geavanceerde voorzieningen en workflows voor overeenkomsten
- Webformulieren
-
Herbruikbare sjablonen
- US Government-formulieren in de Acrobat Sign-bibliotheek
- Een bibliotheeksjabloon maken
- De naam van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het type van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Het machtigingsniveau van een bibliotheeksjabloon wijzigen
- Een gedeelde sjabloon kopiëren, bewerken en opslaan
- De verzamelde veldgegevens voor een bibliotheeksjabloon downloaden
- Eigendom van webformulieren en bibliotheeksjablonen overdragen
-
Power Automate-workflows
- Overzicht van de Power Automate-integratie en opgenomen rechten
- De Power Automate-integratie inschakelen
- Contextuele acties op de pagina Beheren
- Gebruik van Power Automate bijhouden
- Een nieuwe flow maken (voorbeelden)
- Triggers die worden gebruikt voor flows
- Flows van buiten Acrobat Sign importeren
- Flows beheren
- Flows bewerken
- Flows delen
- Flows in- of uitschakelen
- Flows verwijderen
-
Nuttige sjablonen
- Alleen beheerder
- Archivering van overeenkomst
- Archivering van webformulierovereenkomst
- Data-extractie van de overeenkomst
- Overeenkomstmeldingen
- Overeenkomst genereren
- Workflows op maat verzenden
- Gebruikers en overeenkomsten delen
Integreren met andere producten
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Overige integraties
- Door partners beheerde integraties
- Een integratiesleutel verkrijgen
Acrobat Sign Developer
- REST-API's
- Webhooks
Ondersteuning en probleemoplossing
Met Inhoudsbeveiliging kunt u op verificatie gebaseerde beveiliging gebruiken om de inhoud van voltooide overeenkomsten te bekijken.
Overzicht
Inhoudsbeveiliging past een op verificatie gebaseerde beveiligingslaag toe om een overeenkomst te bekijken nadat deze is voltooid. Deze beveiliging is van toepassing op alle overeenkomsten, ongeacht hoe deze zijn gemaakt (via de gebruikersinterface, REST API, SOAP API, In bulk verzenden, Aangepaste workflows, enz. Elke overeenkomst valt binnen het bereik.)
Beveiliging kan passief worden toegepast door de overgenomen beveiligingsmethode in te schakelen. Als deze optie is ingeschakeld, moeten alle overeenkomsten die vanuit de ingeschakelde groep worden verzonden, een verificatievraag passeren voordat ze kunnen worden weergegeven.
Bovendien kunnen afzenders de mogelijkheid krijgen om hun overeenkomst expliciet te configureren voor toepassing van de beveiliging. Met deze methode wordt de configuratie ingesloten in de metagegevens van de overeenkomst. Deze methode kan niet meer worden gewijzigd als de overeenkomst eenmaal is verzonden.
Wanneer u probeert een overeenkomst weer te geven waarvoor beveiliging is ingeschakeld, wordt de deelnemer gevraagd zich te verifiëren door de oorspronkelijke verificatiemethode te gebruiken of optioneel een eenmalig wachtwoord te gebruiken dat op het e-mailadres van de deelnemer wordt bezorgd.
Ondersteunde verificatietypen:
- Adobe Acrobat Sign-verificatie
- Wachtwoord
- Telefonische verificatie
- OTP via e-mail (OTPvEM)
- KBA (Knowledge Based Authentication, verificatie op basis van kennis) (met vereiste naam ingeschakeld)
Niet-ondersteunde verificatietypen:
- Geen (e-mail)
- KBA (Knowledge Based Authentication, verificatie op basis van kennis) (zonder vereiste naam ingeschakeld)
- Overheids-ID
- Digitale identiteit
Niet-ondersteunde verificatiemethoden gebruiken de OTP via de fallback-methode voor e-mail wanneer deze is ingeschakeld.
Gebruik
Er zijn twee methoden waarmee inhoudsbeveiliging op een overeenkomst kan worden toegepast:
- Overgenomen beveiliging maakt het mogelijk dat de instelling op groepsniveau (expliciet ingesteld of overgenomen van het account) de inhoudsbeveiligingswaarde bepaalt voor alle overeenkomsten die vanuit de groep worden verzonden. Het direct wijzigen van de instelling is van invloed als u de overeenkomst bekijkt voor een verificatievraag voor inhoudsbeveiliging.
- Ingesloten bescherming vereist dat de gebruiker expliciet kiest of inhoudsbeveiliging moet worden ingesloten in de transactiemetadata. De beveiligingswaarden kunnen niet meer worden gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden. Overgenomen beveiligingswaarden hebben geen invloed op overeenkomsten waarin de gedefinieerde inhoudsbeveiliging is ingesloten.
Beide toepassingsmethoden hebben besturingselementen om interne en externe deelnemers afzonderlijk in of uit te schakelen.
- Interne deelnemers worden gedefinieerd als elke deelnemer (zoals geïdentificeerd door hun e-mail) die binnen de autoriteit van de Acrobat Sign-account valt. Als het e-mailadres voorkomt in uw gebruikerslijst, zijn het interne e-mailadressen.
- Externe deelnemers omvatten alle e-mailadressen die geen interne deelnemers zijn.
De verificatiemethode die wordt gebruikt om toegang te verlenen tot de overeenkomst, is gebaseerd op de oorspronkelijke verificatiemethode die tijdens het ondertekeningsproces is gebruikt.
Om problemen zoals deelnemers zonder verificatiemethode, niet-ondersteunde verificatiemethoden en CC-partijen op te lossen, is er een optie om de verificatiemethode Eenmalig wachtwoord via e-mail verzenden in te schakelen als alternatief middel voor toegang. Deze optie vereist dat de deelnemer toegang heeft tot zijn/haar e-mail, een toegangscode ophaalt en deze in het vragenveld invoert.
Als inhoudsbeveiliging is ingeschakeld, en de alternatieve verificatiemethode Eenmalig wachtwoord via e-mail verzenden niet is ingeschakeld, ontvangen deelnemers die KBA of Overheids-ID gebruiken of geen verificatiemethode hebben, een bericht dat ze geen toegang hebben tot de overeenkomst.
Hieronder vallen ontvangers in CC en iedereen met wie de overeenkomst wordt gedeeld.
Voor ontvangers met een gedefinieerde verificatiemethode voor handtekeningen verandert de ervaring afhankelijk van die methode:
- De methoden Wachtwoord, Telefoon en Acrobat Sign-verificatie gebruiken dezelfde methode (met hetzelfde wachtwoord en telefoonnummer).
- OTP via e-mail, Verificatie op kennisbasis en Overheids-ID maken gebruik van de methode OTP via e-mail (mits ingeschakeld).
- Als OTP via e-mail is uitgeschakeld, wordt er een foutmelding weergegeven en kan de deelnemer de overeenkomst niet bekijken.
Configuratie
Beschikbaarheid:
Inhoudsbeveiliging is alleen beschikbaar voor lidmaatschappen voor ondernemingen.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
De besturingselementen voor deze functie kunnen worden beoordeeld door naar Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Inhoudsbeveiliging te gaan
De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:
Aanbevolen methoden
Het wordt sterk aangeraden dat u de verificatie Eenmalig wachtwoord via e-mail inschakelt als u van plan bent inhoudsbeveiliging te gebruiken. Er zijn overeenkomstdeelnemers die geen verificatiemethoden hebben. Deze gratis service biedt hun de mogelijkheid om de overeenkomst snel te bekijken via een simpel proces.
De meeste zakelijke klanten kunnen waarschijnlijk gebruikmaken van de overgenomen contentbeveiligingsmethode.
- Over het algemeen is het een goed idee om de toegang van deelnemers tot overeenkomsten te controleren, ook als er aanvankelijk geen verificatie vereist is. Het kost de deelnemer weinig moeite en biedt beveiliging wanneer een weergavekoppeling per ongeluk in een e-mail wordt doorgestuurd.
- Overgenomen beveiliging heeft ook het voordeel dat het dynamisch wordt toegepast, wat betekent dat wanneer een downstreamproces wordt onderbroken, de instelling kan worden uitgeschakeld en er geen permanente schade is.
- Klanten die verificatiemethoden gebruiken met wachtwoorden en telefoon, moeten het wachtwoord en het telefoonnummer langdurig gebruiken. Doordat u inhoudsbeveiliging kunt uitschakelen, is er toch een toegangsmethode als telefoonnummers veranderen of als wachtwoorden worden vergeten.
Denk goed na voordat u een afzender verplicht om de ingesloten inhoudsbeveiliging te configureren. Er zijn zeker processen waarvoor dit granulaire controleniveau nodig is, maar denk aan het volgende:
- Elke overeenkomst die vanuit de groep wordt verzonden, moet expliciet door de afzender worden geconfigureerd. Dit voegt een proces toe en nodigt uit tot menselijke fouten.
- Er is geen optie om de standaardwaarden te definiëren. Afzenders moeten expliciet de ingeschakelde vervolgkeuzelijsten configureren.
- Ingesloten inhoudsbeveiliging kan niet meer worden gewijzigd nadat de overeenkomst is verzonden.
- Met de verificatiemethoden voor telefoon en wachtwoord kunt u weergave van de overeenkomst door een deelnemer vergrendelen als het wachtwoord is vergeten of als het telefoonnummer wordt gewijzigd.