Het is niet ongewoon dat een afzender van een overeenkomst de primaire contactpersoon is voor het document-/ondertekeningsproces van een klant. Dat betekent vaak dat ze toegang moeten hebben tot de informatie die de klant in het document verstrekt.

In de groep bedieningselementen Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen vindt u de verzendende agent:

De optie om de veldinvoer van ontvangers weer te geven terwijl ze het formulier in realtime doorlopen. Dit kan handig zijn als de ondertekenaar communiceert met de ontvanger om de juiste informatie in elk veld toe te voegen.
Een CSV-rapport van alle veldinhoud zodra de overeenkomst is voltooid. Dit is handig als afzenders gegevens moeten verzamelen en rapporteren over de overeenkomsten die ze hebben verzonden.

Opmerking:

Met de bedieningselementen voor het verzamelen van formuliergegevens hebt u alleen toegang tot de veldgegevens voor de afzender van een overeenkomst. Geen enkele andere deelnemer van de overeenkomst beschikt over deze opties.

Beschikbaarheid:

De bedieningselementen om formulierveldgegevens te verzamelen en aan de afzender te tonen zijn beschikbaar voor Acrobat Sign Solutions-licentielidmaatschappen.

Configuratiescope:

De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.

Gebruik

Er zijn twee bedieningselementen:

Een CSV met formuliergegevens bijvoegen bij de e-mail met de ondertekende overeenkomst van de afzender - Deze instelling hoeft alleen op groepsniveau te worden geconfigureerd om de afzender al dan niet de CSV-bestandsbijlage te laten ontvangen. De afzender hoeft (en mag) geen directe interactie aangaan met de optie om het CSV-bestand bij te voegen.
Verzenders kunnen formulierveldgegevens bekijken terwijl ontvangers ze invullen - Dit is een dynamische weergave van alleen de velden in een document en de inhoud die de huidige ontvanger eraan heeft toegevoegd. De afzender kan deze weergave openen via de pagina Beheren en de inhoud bekijken waarmee elk veld is gevuld.

Meld u aan bij Acrobat Sign als afzender.
Ga naar de pagina Beheren en selecteer de betreffende overeenkomst.

Hierdoor wordt het deelvenster Acties geopend aan de rechterkant van de lijst met overeenkomsten.
Onder de lijst met acties vindt u de lijst met ontvangers.

Elke ontvanger die veldinhoud aan de overeenkomst heeft toegevoegd, krijgt een pictogram rechts van het ontvangersrecord te zien.
- Als geen pictogram zichtbaar is, heeft de ontvanger nog geen veldinformatie ingevoerd.
- Als alleen het potloodpictogram zichtbaar is, is de ontvanger bezig met het invullen van de veldinformatie.
- Als er een vinkje staat naast het potloodpictogram, heeft de ontvanger de interactie met de overeenkomst voltooid.
Selecteer de ontvanger die u wilt beoordelen.

Opmerking:

U kunt de veldgegevens bekijken zodra de ontvanger de eerste waarde op het formulier heeft ingevoerd. Tot die tijd is de knop Voortgang bekijken (en het pictogram) verborgen.
Dit betekent niet dat de ontvanger de overeenkomst niet heeft gelezen, alleen dat deze geen veldinhoud heeft toegevoegd.

Handtekening en velden die aan handtekeningen gerelateerd zijn (zoals titel, bedrijf, naam, e-mail en datum van handtekening) worden in deze context niet als formuliervelden beschouwd en worden daarom niet weergegeven. Als er alleen velden met betrekking tot handtekeningen aanwezig zijn, worden de knop en het pictogram Voortgang weergeven niet weergegeven.
Selecteer de knop Voortgang bekijken of Formuliergegevens bekijken.

Dit opent een overlay met een lijst met velden waar u doorheen kunt scrollen, met links de naam van het formulierveld en rechts de huidige veldwaarde:

Opmerking:

De ontvanger kan de inhoud van het veld niet bewerken. Dit is een alleen-lezen weergave van de veldwaarden.
Als u klaar bent, selecteert u OK om de overlay te sluiten.

Aanbevolen methoden

Voordat u deze bedieningselementen inschakelt, moet u zich goed bewust zijn van het type informatie dat u verzamelt over de overeenkomsten en begrijpen of het een goede gewoonte is om deze informatie bloot te stellen aan de afzenders van de overeenkomsten. Als u privé- of factuurgegevens verzamelt, is het misschien geen aanbevolen methode om deze gegevens aan afzenders te verstrekken.

Let op:

De veldinhoud die wordt weergegeven aan de afzenders is niet gemaskeerd, zelfs als het veld is aangewezen om de veldinhoud te maskeren. Dit is een methode om ongemaskeerde veldinhoud te verstrekken aan de interne gebruiker (afzender) die deze informatie mogelijk nodig heeft.

Configuratie

De functiebesturingselementen bekijken en bewerken:

Meld u aan als beheerder, ga naar het tabblad Accountinstellingen en selecteer in het submenu het tabblad Algemene instellingen.

Het beheerdersmenu Algemene instellingen met de instellingen voor de optie Formuliergegevens verzamelen voor overeenkomsten gemarkeerd.

De volgende configureerbare opties zijn beschikbaar:

Indien ingeschakeld, wordt de CSV bijgevoegd, samen met de PDF-kopie van de ondertekende overeenkomst en het controlerapport (als het account is geconfigureerd om deze documenten op te nemen).

Voorbeeld van een definitieve e-mail waarin het bijgevoegde CSV-bestand is gemarkeerd.

Als de instelling niet is ingeschakeld, wordt het CSV-bestand met de veldgegevens niet bij de definitieve e-mail gevoegd.

Als dit is ingeschakeld, kan de afzender alle gegevens bekijken die door de ontvangers zijn ingevoerd in de ontvangergegevens op de pagina Beheren.

Informatie die specifiek is voor de handtekening, zoals de feitelijke handtekening, datum van ondertekening, enz., hoort daar niet bij. Dit betekent dat als de enige velden in uw document handtekeningvelden zijn, de knop Voortgang weergeven en het pictogram niet worden weergegeven.

Voorbeeld van een ontvangersrecord met het pictogram en de knop Voortgang bekijken gemarkeerd.

Als deze instelling is uitgeschakeld, kan de afzender de veldgegevens van het ontvangersrecord niet bekijken.

Opmerking:

De optie om de gegevens van het ontvangersveld te bekijken op de pagina Beheren is dynamisch. Dit betekent dat als u de instelling wijzigt en opslaat, de nieuwe waarde wordt toegepast op alle bestaande overeenkomsten.
(Dit geldt alleen voor overeenkomsten die zijn gemaakt na 17 september 2024)

Handige weetjes

Gemaskeerde veldwaarden worden niet gemaskeerd voor de afzender als deze bedieningselementen zijn ingeschakeld.
De optie Formuliergegevens weergeven blijft beschikbaar nadat de overeenkomst is voltooid:

De ontvangerslijst voor een voltooide overeenkomst met de pictogrammen Formuliergegevens weergeven gemarkeerd

Geannuleerde of verlopen overeenkomsten behouden de veldgegevens niet.
Handtekening- en handtekeninggerelateerde velden worden in deze context niet als formuliervelden beschouwd. Ze staan niet in de lijst met velden en zorgen er ook niet voor dat de knop of het pictogram Voortgang weergeven wordt weergegeven.
Als een ontvanger in de ondertekeningsworkflow wordt vervangen, vertoont de vervangen ontvanger geen voortgang, omdat de veldgegevens verloren gaan wanneer deze worden vervangen. Als een nieuwe ontvanger wordt toegevoegd als alternatieve ondertekenaar, is de voortgang van de oorspronkelijke ontvanger nog steeds zichtbaar.

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Formuliergegevens bij overeenkomsten verzamelen

Overzicht