Een extern archief instellen


Een extern archief opstellen

Beheerders kunnen de Adobe Acrobat Sign-functie Extern archief configureren om automatisch een kopie van de e-mail Ondertekend en gearchiveerd voor elke succesvol voltooide overeenkomst te verzenden naar een extra e-mailadres. Deze automatische kopie bevat altijd de ondertekende overeenkomst-PDF, de controlerapport-PDF en de CSV met veldgegevens (indien aanwezig), ongeacht de account-/groepsinstellingen die bepalen of/wanneer deze documenten bijgevoegd moeten zijn.

Het externe archief kan op twee locaties worden geconfigureerd voor zowel account- als groepsniveau-instellingen:

  • Het tabblad Extern archief in het account-/groepsbeheermenu.
  • Het tabblad Algemene instellingen op accountniveau; het tabblad Groepsinstellingen op groepsniveau.

Beide interfaces delen dezelfde eigenschapswaarden, dus door het bewerken van de ene wordt de andere automatisch bijgewerkt.

Instellingen op groepsniveau nemen in eerste instantie de instellingen op accountniveau over en kunnen worden geconfigureerd om die overgenomen eigenschap te verwijderen of toe te voegen. Accounts die gebruikmaken van Gebruikers in meerdere groepen kunnen de configuratie op groepsniveau effectief gebruiken wanneer groepen worden gebruikt om specifieke documentworkflows te definiëren. (Een juridische groep kan bijvoorbeeld hun juridische afdeling opnemen in alle voltooide overeenkomsten en elk algemeen archiefadres verwijderen dat mogelijk op accountniveau is geconfigureerd.)

Elk geldig e-mailadres kan worden gebruikt, ook toepassingen van derden die een inkomende e-mail accepteren. 

Het tabblad Extern archief bevat instructies voor het vinden van het binnenkomende e-mailadres voor de toepassingen Box en Evernote. Elk ander e-mailadres werkt hetzelfde.

Een e-mail toevoegen aan de externe-archiefinterface

Opmerking:

Het onderstaande proces toont de interface Algemene/Groepsinstellingen. De Extern archief-interface werkt precies hetzelfde.

  1. Meld u aan als beheerder en ga naar Accountinstellingen > Algemene instellingen > Stuur een extra kopie van elke ondertekende overeenkomst naar de volgende e-mailadressen

  2. Selecteer de knop E-mailadres toevoegen.

    Naar de externe-archiefbesturingselementen navigeren

  3. Er wordt een overlay geopend om het e-mailadres voor het archief te accepteren.

    Voer het e-mailadres twee keer in (om ervoor te zorgen dat de waarde correct is).

    Het archief-e-mailadres invoeren

    Zorg ervoor dat het e-mailadres van het archief juist is. U wilt niet automatisch een kopie van elke overeenkomst naar de verkeerde persoon sturen.

  4. Klik op Opslaan.

  5. Het e-mailadres wordt opgeslagen als een afzonderlijk object in het e-mailveld.

    • Er kunnen meerdere adressen worden opgeslagen.
    • Als u de X rechts van een e-mailadres selecteert, wordt het e-mailadres uit het veld verwijderd.

    Voeg alle e-mailadressen toe die de ondertekende overeenkomstdocumentatie automatisch moeten ontvangen.

    E-mailadres van archief geconfigureerd

  6. Selecteer Opslaan in de rechterbenedenhoek van het venster wanneer alle e-mails zijn toegevoegd, om de configuratie op te slaan.

    Configuratie opslaan

Adobe-logo

Aanmelden bij je account