Upgrade uw account om gebruikers in meerdere groepen toe te staan

Overzicht van gebruikers in meerdere groepen

Met de functie Gebruikers in meerdere groepen (hierna afgekort als UMG) wordt het praktische gebruik van de Groeps structuur uitgebreid. Deze structuur is dan niet meer alleen een lijst met gebruikers en de middelen die voor hen beschikbaar zijn.

Een groep is in wezen een set machtigingen waarmee wordt bepaald welke opties en standaardinstellingen aan de gebruiker worden getoond bij het opstellen van overeenkomsten of het beheren van activa (rapporten, bibliotheeksjablonen, enz.)

Door een gebruiker lid te laten zijn van meerdere groepen, kunnen beheerders groepen samenstellen met expliciete werkstromen in gedachten. Zo kunnen sterke standaardinstellingen worden geïnstalleerd en configuratieopties beperkt. Dit leidt tot een hele duidelijke documentstroom en resolutie. Er kunnen bijvoorbeeld speciale groepen worden samengesteld voor:

  • Interne documenten (belastingdocumenten, automatische stortingsformulieren, verlofaanvragen)
  • Juridische documenten (geheimhoudingsverklaring, memorandum van overeenstemming)
  • Naleving van beperkte handtekeningstromen (CFR 21 deel 11, PCI, HIPAA)
Pagina verzenden met UMG-functie ingeschakeld

Opmerking:

Het wordt aanbevolen dat u zich registreert voor een ontwikkelaarsaccount, zodat u de verschillende interfaces en interacties kunt ervaren die door de UMG-functie worden geïntroduceerd in een beveiligde omgeving.

Aan klanten met aangepaste API-integraties of die integraties van derden toepassen, wordt sterk aangeraden om hun code/integraties grondig in een ontwikkelaarsaccount te testen voordat ze een update uitvoeren.


Handelingen die u moet controleren of ondernemen voordat u de update uitvoert

De UMG-functie voor gebruikers in meerdere groepen is alleen beschikbaar voor de serviceniveaus onderneming en bedrijf.

  • Dit zijn de enige serviceniveaus die meerdere groepen toestaan

Ontwikkelaars- en proef accounts zijn gebaseerd op het serviceniveau voor ondernemingen.

UMG is niet compatibel met de klassieke pagina's Start, Beheren en Aangepaste workflows.

Wanneer u UMG activeert, worden de meest recente versies van de pagina's StartBeheren en Aangepaste workflows door het account ingeschakeld (als dat nog niet het geval is). Ook worden de koppelingen om terug te gaan naar de klassieke interface uitgeschakeld.

De interface-optie van de beheerder om terug te keren naar de klassieke pagina's wordt uitgeschakeld in het beheerdersmenu.

De enige manier om terug te keren naar de klassieke paginalay-outs is om eerst terug te gaan naar de modus voor Gebruikers in één groep.

Opmerking:

Het wordt aangeraden om de moderne versies van de pagina's Start, Beheren en Aangepaste workflows enkele weken vóór de update naar UMG te activeren, zodat uw gebruikers kunnen wennen aan de lay-outs van deze basispagina's.

Als de moderne versies van de pagina's Start en Beheren als blanco pagina's worden getoond, neemt u contact op met uw netwerkbeveiligingsteam om de Adobe Sign-eindpunten toe te staan.

UMG is op getest op compatibiliteit en werkt naar verwachting normaal met de volgende Adobe Sign-partnerintegraties:

  • Mobiele apps van Adobe Sign (iOS en Android)
  • Box
  • Dropbox
  • Google
  • Microsoft Dynamics 365
  • Microsoft Office (Word/PowerPoint/Outlook)
  • Microsoft Power Automate/ Power-apps
  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint On-Premise
  • Microsoft Teams
  • Oracle NetSuite
  • Salesforce
  • SAP SuccessFactors
  • ServiceNow
  • Workday

Let op: deze integraties zijn nog niet "UMG bewust", dus de instellingen die gebruikt worden bij het verzenden van overeenkomsten zijn die van de "primaire groep" van de gebruiker.

De functie om nieuwe groepslidmaatschappen te herkennen en ermee te werken is ingepland voor toekomstige releases van deze integraties.

Als u aangepaste integraties hebt gebouwd met behulp van Adobe Sign-API's, raden wij u sterk aan om deze integraties afzonderlijk te testen op een ontwikkelaarsaccount dat is ingeschakeld voor UMG voordat u uw productieaccount gaat bijwerken. 

  • Uw succesmanager (of het ondersteuningsteam) kan u helpen bij het opzetten van een ontwikkelaarsaccount dat is ingeschakeld voor UMG

Alle bestaande REST v6 API-aanroepen blijven werken, ongeacht of UMG is ingeschakeld of niet.

  • Eerdere API-versies (zowel SOAP als REST) blijven werken, maar herkennen alleen de instellingen van de "primaire groep" van de gebruiker
  • Om optimaal gebruik te kunnen maken van UMG, moet u uw code migreren naar de REST v6 API

Als u werkt met partnerintegraties van derden, zoals:

  • Apttus
  • Ariba
  • CallidisCloud
  • Icertis
  • Intesi
  • Jaeger
  • Nintex
  • Zoho CRM

Wij raden sterk aan dat u deze integraties test op een ontwikkelaarsaccount dat is ingeschakeld voor UMG voordat u de UMG-functie inschakelt op uw productieaccount. 

Uw succesmanager (of het ondersteuningsteam) kan u helpen bij het opzetten van een ontwikkelaarsaccount dat is ingeschakeld voor UMG  

Opmerking:

Neem contact op met de integratiepartner om het probleem te melden en om een oplossing te vragen.

Opmerking:

Alle accounts worden sterk aangemoedigd om de update zo snel mogelijk uit te voeren, zodat er voldoende tijd is om eventuele problemen op te lossen.

Accounts kunnen terug naar de oude situatie als er zich problemen voordoen. 


Het account bijwerken naar UMG

Als u zeker weet dat uw account klaar is voor de update:

  1. Meld u bij Adobe Sign aan als beheerder op accountniveau

  2. Ga naar Account > Accountinstellingen > Algemene instellingen > Gebruikers in meerdere groepen

  3. Klik op de knop Nu inschakelen

     

    Navigeren naar de instelling

  4. Evalueer de controlelijst en vink elk vakje aan om te bevestigen dat uw account klaar is voor activering.

    Klik op OK  

    UMG-controlelijst

  5. Klik op Opslaan


Wat gebeurt er als u UMG uitschakelt?

Als u moet terugkeren naar gebruikers die beperkt zijn tot een enkele groep, zijn enkele dingen waar u op moet letten:

  • Alle gebruikers worden beperkt tot hun primaire groep

    • De gebruiker heeft alleen toegang tot sjablonen/workflows die zijn gekoppeld aan hun primaire groep
    • Gebruikers kunnen alleen overeenkomsten verzenden vanuit hun primaire groep
  • Alle groepslidmaatschappen van een gebruiker (behalve de primaire groep) worden gedeactiveerd

    • Als de gebruiker niet is verplaatst naar een nieuwe groep terwijl UMG is uitgeschakeld, worden de gebruikersgroepen opnieuw geactiveerd wanneer UMG weer wordt ingeschakeld
    • Als een gebruiker is toegewezen aan een nieuwe groep terwijl UMG is uitgeschakeld, wordt de group_membership-tabel van de gebruiker herschreven met slechts één (primaire) groep (waardoor de inactieve groepsrecords worden uitgeschakeld). De gebruiker behoudt alleen het primaire groepslidmaatschap wanneer UMG opnieuw wordt ingeschakeld
  • Alle UMG-geactiveerde pagina's keren terug naar de enkele groepsinterface/-functionaliteit

    • Op de pagina's Verzenden/Sjabloon wordt de optie voor groepselectie verwijderd
    • Als u gebruikers in bulk maakt, wordt de voorgaande syntaxis weer toegepast
  • Paginaversie-opties worden hersteld naar hun vorige staat

    • Als u uw account niet had geconfigureerd met de meest recente versies van de pagina's Start, Beheren, en Aangepaste workflow pagina's voorafgaand aan de update, keert uw account terug naar de exacte set met paginaconfiguraties die vóór de update van toepassing was
  • Gebruikers behouden toegang tot alle items die ze hebben gemaakt (overeenkomsten, bibliotheeksjablonen, webformulieren)

    • De maker van een item blijft altijd als eigenaar aan het item gekoppeld, ongeacht de groepsverband
  • Bestaande overeenkomsten blijven onaangetast en worden normaal afgerond

    • Het wijzigen van de groepsstatus van de eigenaar heeft geen invloed op overeenkomsten die in uitvoering zijn (in-flight)
    • De eigenaar van de overeenkomst verandert niet en de parameters van de overeenkomst worden vergrendeld op het moment dat de overeenkomst wordt verzonden
  • Integraties blijven werken zoals vóór de update naar UMG

    • Adobe Sign-integraties houden momenteel geen rekening met de UMG-functie voor gebruikers in meerdere groepen. Het terugzetten van Adobe Sign naar afzonderlijke gebruikers blijft dus buiten het werkgebied (en 'bewustzijn') van de integraties
    • De gebruikersactiviteit wordt niet beïnvloed
    • In-flight overeenkomsten worden normaal afgerond
Adobe-logo

Aanmelden bij je account